Priorités: Fixer des priorités et se concentrer sur l'essentiel
Matthias K. Hettl
Après avoir terminé ses études en Sciences économiques de gestion et en Economie politique ainsi que sa préparation au doctorat, Matthias K. Hettl occupa tout d’abord le poste d’assistant de direction pour exercer ensuite des responsabilités de direction et des responsabilités budgétaires dans diverses positions de management. Il exerce la fonction de directeur de l’entreprise Management Institut Hettl Consult à Rohr près de Nuremberg depuis 1995. Il est plus particulièrement actif dans le rôle de coach, entraîneur et conseiller en management pour les comités de direction, les directions d’entreprise et les cadres dirigeants. Ses principaux centres d’intérêt englobent les thèmes de Leadership skills et de compétences managériales. Ses activités de membre de conseil de surveillance, de direction d’une entreprise de taille moyenne et de consultant auprès des Nations Unies à New York lui confèrent une grande expérience. De plus, il a occupé plusieurs années durant une chaire de management et marketing. Il est connu comme auteur d’ouvrages spécialisés et livres audio ainsi que pour avoir publié de nombreux articles techniques. En collaboration avec son team, il conseille les CEOs, les membres de conseils d’administration, les directions et le service de gestion des ressources humaines des petites et moyennes entreprises ainsi que des groupes dans le cadre national et international. Remarqué comme «excellent speaker» et «excellent trainer», il fait partie des conférenciers d’envergure dans les pays germanophones et collabore avec les organisateurs des séminaires et congrès les plus prisés en Europe. A ce jour, il a enthousiasmé ses 25 000 auditeurs par une indiscutable compétence, un style d’exposé direct et très motivant aux conseils pratiques utilisables tels quels. Ses conférences obtiennent régulièrement la note d’excellence.
Définir des priorités pour une meilleure performance
En tant que cadre dirigeant, votre capacité à définir les bonnes priorités est un facteur clé de votre réussite. Savoir distinguer ce qui est important de ce qui l'est moins est une condition sine qua non pour votre réussite et votre performance en tant que cadre dirigeant, car le simple fait de se sentir débordé et submergé par les tâches à accomplir nuit à votre efficacité.
« On ne peut pas être assis sur deux chevaux à la fois. » (Woody Allen)
Le bureau d'un PDG très prospère du secteur automobile, que je rencontre dans le cadre d'un coaching exécutif, ne cesse de m'impressionner. Son bureau est presque vide. C'est étonnant. Il n'y a que deux ou trois dossiers à traiter sur la table, c'est tout. Il garde une vue d'ensemble grâce à son PC, son téléphone et les tableaux d'information pivotants fixés au mur derrière lui, qui lui fournissent tous les chiffres clés actuels et pertinents ainsi que l'état d'avancement des projets de l'ensemble de l'entreprise. On se croirait dans un centre de commandement où toutes les informations pertinentes sont regroupées et où les bonnes priorités ont été fixées.
Échapper à la tyrannie de l'urgence
Si, en tant que dirigeant, vous avez tendance à prendre toutes les décisions vous-même, votre journée n'en finira plus. Votre liste de tâches s'allonge plus vite que vous ne pouvez les accomplir. Dans une telle situation, le plus grand danger pour vous est de perdre de vue les tâches importantes mais non urgentes.
Il s'agit de décisions lourdes de conséquences. Mais aussi de votre tâche centrale, qui est de diriger vos collaborateurs. En particulier dans les situations où « le feu est à la maison », vous devez garder votre calme et fixer des priorités avec le plus de lucidité possible. Vous vous assurez ainsi que les tâches les plus importantes sont effectivement accomplies. L'essentiel est de vous limiter à quelques tâches. Si vous souhaitez obtenir des résultats et réussir, concentrez-vous sur un petit nombre de priorités soigneusement sélectionnées. Ce principe est particulièrement important dans les situations complexes, interconnectées et interactives.
Définir des priorités sous pression
Dans le monde du travail actuel, la recommandation de se concentrer est souvent accueillie par un hochement de tête entendu, mais aussi par une question ignorante : « Comment ? ». De plus, il est particulièrement difficile de définir des priorités lorsque tous vos collaborateurs réclament votre attention.
Agir ou réagir
Face à la multitude de tâches à accomplir, vous n'arrivez pas à définir des priorités. Si vous ne faites plus que réagir, vous ne dirigez plus, vous êtes dirigé. La question suivante est donc de savoir comment établir des priorités.
« La plupart du temps, on perd du temps parce qu'on ne réfléchit pas jusqu'au bout. » (Alfred Herrhausen)
Un participant à mon séminaire a dit un jour à propos de la définition des priorités : « C'est pourtant relativement simple. » Il ne se rendait pas compte qu'il contactait ses collaborateurs toutes les dix minutes pour une raison différente, les faisait venir dans son bureau et les interrompait dans leur travail. En observant un tel chef, on a l'impression que ses collaborateurs travaillent dur, mais qu'ils n'accomplissent pas grand-chose. Le problème est évident : ce n'est pas le dynamisme du chef qui pose problème ici, mais le fait qu'il ne reconnaît pas son incapacité à se concentrer sur l'essentiel.
Recommandations de séminaires
Identifier l'essentiel
Ce qui rend difficile la définition des priorités pour de nombreux dirigeants, c'est le défi intellectuel et émotionnel que cela représente. Ils doivent décider par quoi commencer : les tâches qui sont essentielles à la réalisation des objectifs ou celles dont l'inexécution ne cause qu'un « préjudice » relativement faible.
« La concentration est la clé du résultat. » (Fredmund Malik)
Cela signifie pour vous d'identifier les tâches qui sont prioritaires et qui vous apportent actuellement le plus de valeur. Même s'il est évident que cela varie d'un cadre à l'autre, les éléments suivants peuvent vous aider :
- La priorité absolue est d'assurer les fonctions vitales de votre domaine de responsabilité. Si vous pensez que celles-ci ne fonctionnent plus d'une manière ou d'une autre, vous devez agir en premier lieu. Demandez-vous quelles sont ces fonctions vitales, ces fonctions essentielles pour vous. Vous devez toujours savoir quoi faire et quand.
- La deuxième priorité consiste à maîtriser toutes les menaces indirectes qui pèsent sur vos fonctions vitales. Pour rester dans notre métaphore, qu'en est-il de la circulation sanguine ? Il s'agit généralement de difficultés personnelles ou liées aux processus.
- En troisième lieu, vous devez vous concentrer sur la pérennité de votre domaine de responsabilité.
- Viennent ensuite les questions liées à l'optimisation et à votre niveau de forme organisationnelle.
- Enfin, vous devez clarifier les questions individuelles qui restent en suspens.
Surveiller les fonctions vitales
Les fonctions vitales comprennent toutes les activités indispensables à la survie de l'entreprise, telles que les aspects financiers. Viennent ensuite les autres processus opérationnels nécessaires à la fourniture des prestations, tels que la logistique, les ressources humaines ou l'informatique.
Si vous êtes temporairement limité dans vos activités commerciales en raison d'une panne de connexion Internet, cela n'aura pas de conséquences majeures. La situation devient vraiment critique pour la survie de l'entreprise si vous êtes déconnecté pendant une période prolongée.
Déterminez vos priorités
Pour définir des priorités, vous avez besoin de calme et d'une vue d'ensemble afin de pouvoir vous concentrer sur les tâches vraiment importantes. Cela vous sera difficile si vous enchaînez les réunions, répondez aux appels téléphoniques et traitez vos e-mails entre deux. Ce stress ne fera qu'accroître votre pression et vous convaincre que vous devez agir.
Vous devez parvenir à distinguer les tâches et les sujets vraiment importants parmi tous ceux qui vous attendent. Pour cela, vous avez besoin de calme. Selon vos habitudes de travail, le matin peut être le moment idéal si vous êtes un lève-tôt. Si vous êtes plutôt du soir, la soirée vous conviendra probablement mieux. Le samedi, où vous ne serez pas dérangé, est également souvent une bonne option. N'oubliez pas que lorsque vous établissez vos priorités, vous devez également décider ce que vous allez faire des tâches que vous ne voulez ou ne pouvez pas accomplir vous-même. Vous devez décider si vous fixez une date pour la tâche, si vous la déléguez à un collaborateur compétent ou si vous ne la réalisez pas du tout.
Liste des priorités
Une fois votre liste de priorités établie, il est judicieux et recommandé, pour les décisions vraiment importantes, de la revoir avec vos collaborateurs les plus importants avant de la communiquer à l'ensemble de vos collaborateurs. Vous éviterez ainsi d'oublier des tâches importantes et urgentes. Mais soyez cohérent. Respectez votre liste de priorités et exigez-en autant de vos collaborateurs.
« Les dirigeants efficaces font d'abord les choses importantes, puis les choses secondaires. » (Peter F. Drucker)
Trouver la tâche la plus prioritaire
Vous pouvez répondre à la question suivante pour déterminer votre priorité absolue, la tâche la plus importante : imaginez que vous devez partir en voyage d'affaires pendant un mois et que vous n'avez plus le temps d'accomplir qu'une seule tâche de votre liste. Laquelle choisiriez-vous ? C'est cette tâche qui est la plus prioritaire. Si vous aviez le temps d'accomplir deux tâches, lesquelles choisiriez-vous ? Vous pouvez ainsi déterminer relativement rapidement et facilement vos priorités. Prenez l'habitude de vous demander régulièrement quelle est votre tâche la plus importante et travaillez-y chaque jour avec rigueur. Si vous faites preuve d'une telle discipline et veillez à ce que vos collaborateurs travaillent également de cette manière, vous appliquerez efficacement le principe de réussite que constituent la focalisation et la concentration.
Check-list pour définir des priorités
- Êtes-vous absolument certain de toujours travailler uniquement sur les tâches importantes qui ne peuvent être accomplies que par vous ?
- Savez-vous exactement quelles sont les tâches les plus importantes que vous devez accomplir aujourd'hui ?
- Donnez-vous des priorités claires à vos collaborateurs afin qu'ils se concentrent sur les tâches importantes ?
- Vous concentrez-vous sur un petit nombre de priorités soigneusement sélectionnées ?
- Êtes-vous conscient des fonctions vitales dans votre domaine ou dans votre entreprise ?
- Travaillez-vous dans le calme nécessaire pour accomplir vos tâches vraiment importantes ?
- Vous demandez-vous régulièrement quelle est votre tâche la plus importante à l'instant présent ?
