Assurances sociales: Fin des rapports de travail
Daniel Leuzinger
Daniel Leuzinger est formateur indépendant en assurances sociales depuis 2011, ainsi que responsable de formation, case manager et coach mental.
Aides de travail appropriées
Assurances sociales à la fin des rapports de travail
Lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise, de nombreux aspects administratifs et juridiques doivent être pris en compte, notamment dans le domaine des assurances sociales. Nous vous indiquerons ci-après les tâches concrètes dont vous devrez vous acquitter, en tant que spécialiste RH en matière d'assurances sociales, à la fin d'un contrat de travail. Vous garantirez ainsi que le départ du collaborateur se déroulera sans accrocs et conformément à la loi.
Assurance vieillesse et survivants (AVS)
La personne concernée doit envoyer le formulaire correspondant à l'AVS quatre à six mois avant le début de la retraite afin que celle-ci soit versée dans les délais. Si celle-ci a encore des enfants âgés de moins de 18/25 ans, elle percevra, en plus de la rente AVS, des rentes pour enfants, car elle ne touchera plus d'allocations familiales (si son partenaire travaille encore, il peut demander des allocations familiales à son employeur).
Si cette même personne continue de travailler après l'âge de la retraite, elle peut faire valoir la franchise AVS de CHF 1400.– (= non soumise à l'AVS). Tout revenu excédentaire est soumis à l'AVS, mais ne donne plus droit à une rente. Vous ne pourrez plus effectuer de déductions AC pour ce collaborateur.
Dans le cadre du versement flexible de la rente, il est possible d'anticiper ou d'ajourner le versement de la rente. Une anticipation est possible à partir de 63 ans. Pour les femmes nées entre 1961 et 1969, elle est possible dès l'âge de 62 ans. Il est également possible d'ajourner le versement de la rente jusqu'à cinq ans. Dans les deux cas, un versement partiel de la rente est également autorisé.
A partir de 2028, l'âge de référence uniforme de 65 ans s'appliquera aux femmes et aux hommes. A titre de mesure compensatoire pour le relèvement de l'âge de référence, les femmes nées entre 1961 et 1969 («génération de transition») auront droit à un supplément de rente à partir du 1er janvier 2025 si elles touchent leur rente de vieillesse à l'âge de référence ou plus tard. Le montant du supplément de rente dépend du revenu annuel moyen déterminant, de l'échelle des rentes et de l'année de naissance de la femme concernée. En cas de perception anticipée de la rente, il n'y a pas de droit à ce supplément.
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Les revenus inférieurs à CHF 2500.– sont considérés comme un salaire minime et ne sont pas soumis aux cotisations AVS/AI/APG et AC, sauf dans les secteurs suivants: producteurs de danse et de théâtre, orchestres, producteurs phonographiques et audiovisuels, radio et télévision, ainsi que les écoles dans le domaine artistique, et pour autant que le salarié ne demande pas le versement des cotisations.
Vous devez désinscrire les collaborateurs de votre caisse de compensation AVS. Veuillez tenir compte des dispositions relatives aux fichiers du personnel que vous devrez conserver dans le dossier personnel (5 ans). Lorsqu'un collaborateur ne perçoit qu'une petite rente AVS et/ou LPP, il doit impérativement demander des prestations complémentaires.
Prévoyance professionnelle (LPP)
En tant que responsable RH, vous êtes le lien entre votre caisse de pension et son conseil de fondation. L'inscription du bénéficiaire de la rente doit être demandée conformément aux conditions de votre caisse de pension et à son règlement, parfois jusqu'à un an à l'avance, afin que la rente LPP puisse être calculée et versée en temps utile.
Lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise, vous devez le désinscrire auprès de votre caisse de pension et l'informer qu'il bénéficie d'un délai de couverture supplémentaire d'un mois pour les prestations de risque. Indiquez à vos collaborateurs que les prestations de libre passage (LP) doivent être transférées (au moyen d'un bulletin de versement/formulaire) à la nouvelle caisse de pension (CP) ou sur un compte de libre passage (banque/assurance).
Toute personne licenciée à partir de 58 ans peut, conformément à l'art. 47a LPP, demander que les prestations de libre passage restent dans l'ancienne CP et soient ensuite versées sous forme de rente à partir de 64/65 ans.
Allocations familiales (AF)
En tant que RH/employeur, vous devez désinscrire le collaborateur sortant auprès de votre caisse d'allocations familiales. Ce même collaborateur doit s'inscrire auprès de la caisse d'allocations familiales via son nouvel employeur. Si votre collaborateur ne travaille pas, son conjoint peut demander les allocations familiales auprès de son employeur. Si aucun des deux ne travaille, ce sont les cantons qui versent les allocations familiales. Cela vaut pour les enfants de moins de 18/25 ans.
Assurance-accidents (LAA)
En tant qu'employeur, vous avez l'obligation absolue d'informer le collaborateur qui quitte l'entreprise qu'il bénéficie d'une couverture complémentaire de 31 jours (à hauteur de la moitié du salaire). Toutefois, cette couverture complémentaire n'est accordée que si le collaborateur a travaillé plus de 8 heures par semaine et, par conséquent, assuré contre les accidents non professionnels.
En tant qu'employeur, vous devez être en mesure de prouver à votre assurance-accidents que vous avez dûment informé le collaborateur sortant. Demandez à chaque collaborateur qui quitte l'entreprise de remplir le formulaire de votre assureur-accidents et conservez ce formulaire pendant 5 ans dans leur dossier personnel.
Pendant la période de couverture supplémentaire, votre collaborateur a le droit de souscrire une assurance par convention pour une durée maximale de 6 mois et de payer les primes. Ensuite, si ces personnes ne travaillent pas, elles doivent impérativement inclure la couverture accidents dans leur assurance maladie.
Vous devrez peut-être également faire ajuster le salaire annuel auprès de votre assureur-accidents si son montant change de manière significative.
S'il existe une assurance-accidents complémentaire, vous devez informer votre/vos collaborateur(s) de son/leur droit de passer à une assurance individuelle.
Assurance d’indemnités journalières en cas de maladie (AIJM)
Vous avez également l'obligation d'informer votre collaborateur qu'il a le droit de passer sans réserve à l'assurance individuelle d'indemnités journalières en cas de maladie dans le délai convenu dans le contrat/la police. Vous devrez peut-être également faire adapter la masse salariale annuelle auprès de votre AIJM.
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Caisse-maladie (LAMal)
Si votre collaborateur effectue un service militaire de plus de 60 jours, il doit faire suspendre sa prime auprès de sa caisse-maladie (école de recrues, service civil et militaires en service long). Si le collaborateur ne travaille plus et ne perçoit pas d'indemnités journalières, il est impératif de faire inclure la couverture accidents dans l'assurance-maladie.
Assurance-chômage (AC)
Les collaborateurs licenciés doivent commencer à chercher un emploi pendant leur délai de congé et être en mesure de le prouver (environ 10 candidatures par mois).
Informez votre collaborateur qu'il ne percevra que 70% ou 80% de son indemnité journalière après les jours d'attente usuels et que l'assurance-chômage ne verse généralement les indemnités journalières que le mois suivant. Cela peut quelquefois entraîner des difficultés financières pour vos collaborateurs.
Votre collaborateur doit être apte au placement. Si un collaborateur est malade ou accidenté pendant plus de 30 jours ou 44 jours, il perd son droit à l'indemnité journalière de l'assurance-chômage.
En cas de chômage volontaire (les personnes ayant quitté volontairement leur emploi), des jours de suspension sont prononcés, jusqu'à 60 jours, ce qui signifie:
- S'inscrire immédiatement auprès de l'ORP et rechercher activement un emploi (environ 10 postulations par mois), sinon jours de suspension (sanction)
- Prendre en compte les jours d'attente (jours sans paiement de l'ORP), par exemple environ 5 à 15 jours lorsqu'il n'y a pas d'obligation d'entretien
- Mettre de l'argent de côté pendant le délai de congé – parfois, cela peut prendre jusqu'à un mois et demi avant que l'argent ne soit versé, en fonction des jours d'attente, etc.
- Pas d'enfants? Seulement 70% du dernier salaire/avec enfants 80%
- Les gérants ne peuvent pas pointer – comme les indépendants
- Salaire assuré maximal: CHF 148'200.–/an
- Par exemple, à partir de 25 ans (période de cotisation de 2 ans) 400 indemnités journalières, à partir de 55 ans 520 indemnités journalières
- La CCh détermine le montant de l'indemnité journalière, le délai d'attente et d'éventuels jours de suspension.
- Une fois le droit aux prestations clarifié auprès de l'AC, vous êtes automatiquement assuré contre les accidents non professionnels auprès de la SUVA via l'AC
- Attention, jusqu'à ce que le droit aux prestations soit accordé, il est impératif de souscrire une assurance par convention si la couverture complémentaire de 31 jours ne suffit pas.
Prestations complémentaires (PC)
Si un collaborateur ne perçoit qu'une petite rente AVS/AI et/ou LPP ou s'il touche une indemnité journalière de l'AI pendant une mesure de reconversion professionnelle, il doit impérativement demander des prestations complémentaires.
Le site www.prosenectute.ch propose un calculateur en ligne permettant de vérifier leurs conditions d'octroi.
Prestations transitoires (PT) pour les chômeurs âgés (AC) de plus de 60 ans
Une prestation transitoire est versée aux personnes qui ont épuisé leurs droits aux indemnités journalières après avoir atteint l'âge de 60 ans. Cette prestation est versée jusqu'à l'âge de la retraite. Pour avoir droit à la prestation transitoire, les conditions suivantes doivent être remplies:
- Arrivée en fin de droit après 60 ans révolus.
- Au total, 20 années de cotisation AVS, dont au moins 5 après 50 ans, avec un revenu annuel minimum correspondant au seuil d'accès LPP (2025 : CHF 22'680.–)
Aide sociale
Si un collaborateur arrive en fin de droits à l'assurance-chômage, il doit s'annoncer auprès de l'autorité d'aide sociale compétente. Les 26 lois cantonales et les directives de la CSIAS doivent être respectées. Celle-ci examine les droits selon le principe de subsidiarité et verse les prestations.
Autres travaux
Ceux-ci ne concernent pas directement les assurances sociales en cas de cessation des rapports de travail. Ils sont toutefois mentionnées ici par souci d'exhaustivité. Il s'agit des éléments suivants:
- Rédiger le certificat
- Vérifier les références
- Déclarer les collaborateurs soumis à l'impôt à la source
- Ne pas oublier d'établir le certificat de salaire pour la fin de l'année.
