Stagiaires: Comment les assurer?
Marco Riedi
Marco Riedi est directeur général de Bedra Sarl à Coire. Il est spécialiste des assurances sociales et formateur avec brevet fédéral, chargé de cours dans plusieurs établissements de formation continue et directeur des cours d’assurances sociales et de RH à ibW Haute École spécialisée du Sud- Est de la Suisse de Coire.
Stagiaires – AVS/AI/APG
L’assujettissement à l’assurance résulte du domicile en Suisse. Ainsi, les enfants sont déjà assurés à l’AVS, à l’AI et aux APG sans qu’il y ait obligation de cotiser.
En ce qui concerne l’obligation de cotiser, celle-ci naît pour les personnes exerçant une activité lucrative le 1er janvier suivant leur 17e année. Si une personne qui effectue un stage a par exemple 19 ans et n’a pas exercé d’activité lucrative auparavant, elle doit s’inscrire auprès de la caisse de compensation. En principe, cela se fait lorsque l’employeur mentionne la personne concernée sur la liste des salaires à la fin de l’année lors de la déclaration de la masse salariale.
Les stagiaires sont enregistrés par la caisse de compensation AVS et un compte individuel est ouvert à leur nom.
Dès que le stagiaire est soumis à l’obligation de cotiser, la cotisation AVS/AI/APG est déduite de son salaire brut. En même temps que cette cotisation salariale, l’employeur verse sa contribution à la caisse de compensation AVS compétente.
Assurance chômage
Les points mentionnés ci-dessus s’appliquent par analogie à l’assurance chômage. Ainsi, l’obligation d’assurance et de cotisation à l’assurance chômage s’oriente sur les règles de l’AVS.
Prévoyance professionnelle selon la LPP
Pour qu’il y ait assujettissement obligatoire à la LPP, deux conditions doivent être remplies:
- la personne concernée est admise dans la caisse de pension au 1er janvier suivant ses 17 ans révolus, et
- le salaire annuel doit être supérieur au salaire minimum défini dans la LPP, c’est-à-dire qu’il doit être supérieur au seuil d’entrée qui est actuellement de CHF 22 680.–
Dans le cas d’un stage à durée déterminée, se posent non seulement la question du seuil d’entrée, mais aussi celle de la composante temporelle. En effet, s’il s’agit d’un stage limité d’emblée à trois mois, la personne concernée ne doit pas être soumise à la LPP, même si elle remplit les conditions d’âge et de revenu.
En revanche, les stages limités à plus de trois mois sont soumis à la LPP, à condition que les critères «âge» et «revenu» soient remplis. En revanche, il peut y avoir une amélioration de la situation des salariés au sens d’une solution LPP supra obligatoire. Concrètement, cela pourrait signifier que les salariés et, dans le cas suivant, les stagiaires, sont assurés à la LPP dès le premier jour de leur activité professionnelle sans que la durée limitée des rapports de travail ne joue un rôle dans l’assujettissement.
En ce qui concerne l’obligation de cotiser, les principes d’assujettissement à la LPP que nous venons d’évoquer ont des conséquences correspondantes. Ainsi, le montant des cotisations et la date à partir de laquelle elles sont dues sont également fixés dans le règlement. Comme pour les cotisations AVS, la déduction des cotisations LPP s’effectue par le biais d’une retenue sur le salaire. L’employeur, en tant que débiteur solidaire de ces cotisations LPP, verse les cotisations salariales à la caisse de pension en même temps que ses cotisations patronales. Les employeurs doivent veiller à ce que leurs cotisations correspondent au moins à la moitié de toutes les cotisations des salariés.
Assurance accidents selon la LAA
Dès que le rapport de stage commence, il existe une couverture obligatoire contre les accidents selon la LAA. En partant du principe que le temps de travail des stagiaires devrait être supérieur à huit heures par semaine chez le même employeur, une couverture LAA complète contre les accidents professionnels et non professionnels est ainsi mise en place. La couverture LAA ne dépend donc pas d’une quelconque condition d’âge, mais de la qualité de collaborateur.
Le législateur prévoit que l’employeur ne peut pas répercuter la prime pour la couverture des accidents professionnels sur les employés par le biais d’une déduction de salaire. En revanche, l’employeur peut imputer la prime d’assurance contre les accidents non professionnels à ses employés sous forme de déduction salariale, les régimes plus favorables en faveur des employés étant tout à fait autorisés et même courants dans certains endroits.
Une particularité des stages réside dans le fait que l’assureur accidents se base sur des primes forfaitaires minimales qui dépendent de l’âge de la personne concernée. Ces primes forfaitaires sont calculées sur la base du montant maximal du gain journalier assuré selon la LAA. Concrètement, cela signifie que pour les stagiaires âgés de moins de 20 ans, la prime s’élève au moins à 10% du montant maximum du gain journalier assuré, alors que, pour les stagiaires âgés de plus de 20 ans, elle s’élève à 20% du montant maximum du gain journalier assuré.
En revanche, si le gain effectif est supérieur au taux minimal forfaitaire mentionné précédemment, c’est bien entendu le gain effectif qui est déterminant pour la perception des cotisations.
Recommandations de produits
Assurance indemnités journalières en cas de maladie
Si l’employeur dispose d’une assurance indemnités journalières en cas de maladie, le cercle des personnes assurées découle des dispositions générales du contrat (CGA). Il est d’usage que toutes les personnes qui sont liées à l’employeur par un contrat de travail ou de formation soient assurées dans la police en question, y compris les stagiaires.
Assurance maladie selon la LAMal
Conformément à la LAMal, toutes les personnes domiciliées en Suisse doivent obligatoirement s’assurer pour les soins de santé dans les trois mois suivant leur prise de domicile. De son côté, l’employeur n’est pas tenu de conclure une telle assurance maladie pour ses employés.
Dès que les stagiaires sont entièrement assurés contre les accidents professionnels et non-professionnels selon la LAA, ils peuvent faire suspendre la couverture des accidents dans leur assurance maladie selon la LAMal. Dans ce cas, cette suspension doit être annoncée par écrit à la caisse maladie concernée, accompagnée d’une preuve de cette couverture LAA. Dans la pratique, cette suspension a lieu à partir du premier jour du mois suivant.
Allocations familiales
L’entrée en stage ne donne très probablement pas droit à des allocations familiales de la part du/de la stagiaire. Par contre, selon l’âge du stagiaire, il peut y avoir des changements chez ses parents, car les allocations pour enfants versées jusqu’à présent sont remplacées par l’allocation de formation.
En principe, les collaborateurs en Suisse qui ont des enfants vivant en Suisse ou à l’étranger ont droit aux allocations familiales. Les enfants vivant à l’étranger donnent droit à des allocations si la Suisse a conclu une convention de sécurité sociale avec l’État concerné. Les indépendants ont également droit aux allocations. Pour que les salariés puissent toucher des allocations familiales, ils doivent réaliser un revenu minimum qui s’élève actuellement à CHF 7560.–. Les allocations familiales sont toujours versées sous forme d’allocations entières; cela signifie que le montant effectif des allocations n’est pas adapté au taux effectif d’occupation.
La notion d’enfant comprend les propres enfants. Les enfants d’un autre lit ou les enfants placés en font également partie. De même, les frères et soeurs ou les petits-enfants à l’entretien desquels l’ayant droit subvient de manière prépondérante peuvent donner droit à des allocations.
La loi fédérale sur les allocations familiales (LAFam) indique quels types d’allocations doivent être versés et à quel montant minimum. Ainsi, l’allocation pour enfant doit s’élever au moins à CHF 215.– par mois et l’allocation de formation professionnelle à CHF 268.– par mois. Les cantons sont libres de définir des taux d’allocation plus élevés.
L’allocation pour enfant est versée pour les enfants à partir du mois de leur naissance jusqu’au mois au cours duquel ils atteignent l’âge de 16 ans. En revanche, si l’enfant est incapable d’exercer une activité lucrative, cette allocation pour enfant est versée au plus tard jusqu’à ce qu’il atteigne l’âge de 20 ans.
L’allocation de formation professionnelle est versée dès que l’enfant atteint l’âge de 16 ans. En revanche, si un enfant commence une formation post-obligatoire dès l’âge de 15 ans, l’allocation de formation professionnelle est déjà versée. La notion de formation englobe par exemple les contrats d’apprentissage ou les écoles secondaires comme le gymnase ou les études. L’allocation de formation professionnelle est versée jusqu’à la fin de la formation, mais au plus tard jusqu’à la fin du mois au cours duquel l’enfant atteint l’âge de 25 ans. L’enfant n’a pas droit à l’allocation de formation professionnelle s’il tire de son travail un revenu annuel de CHF 30 240.– ou plus.
Le droit aux allocations familiales est lié au droit au salaire. En revanche, le législateur prévoit que, en cas d’empêchement de travailler pour cause de maladie, d’accident ou de service, les allocations continuent d’être versées pour le mois en cours et les trois mois suivants.
Sans vouloir trop entrer dans les détails, l’allocation n’est en principe versée qu’à une seule personne. Pour ce faire, le législateur a défini un ordre de priorité pour ce qu’on appelle le concours de droits.
Paiements de la différence
S’il en résulte qu’un parent est considéré comme ayant droit secondaire, ce parent peut, dans certaines circonstances, demander une allocation différentielle par l’intermédiaire de son employeur. Une telle allocation différentielle est versée lorsque le canton dans lequel travaille le second ayant droit verse des allocations plus élevées que le canton dans lequel les allocations familiales sont versées en priorité.
Exportation des allocations familiales
Pour les enfants vivant à l’étranger, les allocations familiales ne sont versées que si la Suisse est tenue de procéder à une telle exportation de prestations en vertu d’une convention correspondante. Dans la pratique, l’outil en ligne pour le calcul du droit aux allocations familiales est particulièrement utile. Cet outil n’est toutefois pertinent que pour la détermination du droit aux allocations en dehors de l’agriculture. De même, les cas ayant un lien avec l’international ne peuvent pas être déterminés à l’aide de cet outil.
REMARQUES
La question de savoir si les stagiaires doivent être assujettis à la caisse de pension découle d’une part des bases légales. D’autre part, les dispositions du règlement de prévoyance correspondant sont déterminantes.
La couverture par l’assurance accidents obligatoire selon la LAA n’est pas liée à l’âge de la personne concernée, mais à sa qualité d’employé. En revanche, la durée hebdomadaire moyenne de travail chez le même employeur détermine les risques d’accident contre lesquels ces personnes sont assurées ou non.
En fonction de l’étendue de la couverture d’assurance obligatoire selon la LAA, la couverture des accidents dans l’assurance de base selon la LAMal peut être suspendue.
Ce n’est pas à l’employeur de l’enfant, mais aux parents, d’annoncer à la caisse d’allocations familiales que leur fils ou leur fille est désormais en contrat d’apprentissage et qu’il a droit aux allocations de formation.
CONSEIL PRATIQUE
Une information active de l’employeur au début du stage sur la couverture d’assurance est tout à fait indiquée. Cela peut se faire par exemple par le biais d’une feuille d’information séparée ou en remettant le règlement du personnel.
