Clause de remboursement: Liée à la formation continue
Leena Kriegers-Tejura
Leena Kriegers-Tejura est avocate et partenaire auprès du cabinet Bürgi & Kriegers-Tejura Legal. Elle est responsable, en droit du travail, pour les examens professionnels et professionnels supérieurs fédéraux en Ressources Humaines.
Clause de remboursement: généralités
En proposant des conventions de formation continue, l'employeur cherche à lier un employé à l'entreprise pour une certaine période après la fin de la formation. Si l'employeur prend en charge financièrement la formation continue, ce dernier souhait est tout à fait compréhensible. Dans une convention de formation continue, le droit de résiliation du travailleur est donc souvent limité de manière unilatérale. Les tribunaux ont en principe reconnu cette possibilité.
La loi ne contient pas de règles claires sur les accords de formation continue dans les relations de travail de droit privé. Certaines conventions collectives de travail prévoient des dispositions qui ne sont pas d'application générale. La Loi fédérale sur la formation continue (LFCo), entrée en vigueur le 1er janvier 2017, vise à promouvoir la qualité et la transparence des offres de formation continue et à améliorer l'égalité des chances. La LFCo ne règle toutefois pas les droits et les obligations entre l'employé et l'employeur en matière de formation continue. Dans les rapports de service de droit public, certains décrets sur le personnel prévoient des règles. Il faut donc se référer à la jurisprudence lorsqu'il s'agit de déduire certaines règles propres à régir les conventions de formation de droit privé.
Délimitation entre formation continue et formation inhérente aux besoins l'entreprise ("formation")
L'employeur doit financer les formations qui doivent être suivies pour les besoins de l'entreprise et qui n'apportent aucun avantage à l'employé sur le marché du travail. Ces formations sont régulièrement ordonnées par l'employeur et doivent obligatoirement être suivies. Le travailleur a besoin de ces connaissances pour pouvoir exercer son activité dans l'entreprise ; il s'agit régulièrement de frais liés à l'initiation du travailleur (p. ex. formation à un programme particulier ou aux procédures internes de l'entreprise, etc.) Ces formations ne donnent généralement pas lieu à la délivrance de diplômes/certificats et n'apportent donc aucun avantage au travailleur en dehors de l'entreprise. Ces formations constituent des dépenses nécessaires. Les dépenses nécessaires doivent être financées par l'employeur, si l'on se réfère à l'art. 327a du Code suisse des obligations (CO). C'est pourquoi il n'est pas possible de prévoir une quelconque obligation de remboursement (clause de remboursement) pour de tels frais si le travailleur décide éventuellement de résilier son contrat de travail.
Il en va autrement des formations continues qui ne sont pas absolument nécessaires mais pouvant néanmoins présenter un avantage pour l'employeur. Les coûts de telles formations sont en principe à la charge de l'employé. L'employeur participe souvent volontairement aux frais encourus ou les prend entièrement en charge. Suite à cela, il est bien compréhensible que l'employeur souhaite employer l'employé ainsi formé pour une certaine durée.
Admissibilité des obligations de remboursement
Il ressort de la jurisprudence que les conventions de formation continue comportant une clause de remboursement doivent impérativement être conclues avant le début de la formation continue. La raison invoquée est la protection de la personnalité. La convention doit mentionner le montant à rembourser et établir un plan de remboursement précis pendant lequel l'obligation de remboursement doit s'appliquer. De telles clauses sont donc en principe licites.
Étendue de l'obligation de remboursement
Les parties doivent préciser ce qui est couvert par l'obligation de remboursement. Il s'agit en premier lieu des frais de formation (frais d'enseignement, matériel pédagogique, frais d'examen). Il est également possible que les employés puissent suivre une formation continue pendant leur temps de travail et qu'ils puissent donc la comptabiliser comme temps de travail. Cela signifie que l'employeur se déclare prêt à verser le salaire lorsque le travailleur est absent et qu'il suit une formation continue. Il serait donc également judicieux de clarifier si le salaire doit éventuellement être remboursé. Selon la jurisprudence, cela doit impérativement être convenu de manière univoque, les exigences relatives à un tel engagement étant très strictes.
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Obligation de remboursement en cas de résiliation du contrat de travail
Dans la pratique, la clause de remboursement est régie par les dispositions et la jurisprudence relatives à la prohibition post-contractuelle de faire concurrence, c'est-à-dire par les art. 340 et suivants CO. L'art. 340, al. 2 CO est également applicable par analogie. Cet article règle la levée de la prohibition de faire concurrence en cas de résiliation par l'employeur. Par analogie, il s'applique également aux clauses de remboursement. Si le travailleur ne donne pas de motif de résiliation ou si l'employeur résilie le contrat pour des raisons économiques, l'obligation de remboursement ainsi convenue s'éteint. Qui plus est, si l'employé démissionne parce que l'employeur lui a donné un juste motif (p. ex. atteinte grave à sa personnalité, non-octroi d'une promotion promise, réduction de salaire injustifiée, etc) de le faire, l'obligation est loisible d'être pareillement frappée de caducité.
Limitations de l'obligation de remboursement
Les dispositions de prohibition post-contractuelle de faire concurrence s'appliquant par analogie, la clause de remboursement doit être limitée. En droit privé, la durée du remboursement peut être étendue à trois ans au maximum.
Afin de ne pas trop restreindre le droit de résiliation du travailleur, les obligations de remboursement doivent en outre être conçues de manière dégressive. En d'autres termes, plus un travailleur reste longtemps dans l'entreprise après avoir suivi sa formation continue, moins il doit la rembourser. Ce caractère dégressif peut être calculé en année ou en mois. Par exemple, pour chaque année ou mois où le travailleur quitte l'entreprise plus tôt que ne le prévoit la convention, celui-ci devra rembourser un certain pourcentage des frais de formation continue pris en charge (ces derniers devant être définis précisément).
Abandon de la formation continue/Echec de la formation continue
L'accent ne doit pas uniquement être mis sur le fait que le travailleur puisse, au grand dam de son employeur, quitter l'entreprise à la fin de la formation continue. Les cas d'interruption ou d'échec sont également des éléments essentiels d'un accord de formation continue. En principe, de telles dispositions sont admissibles. Dans certains cas, il serait abusif, de la part de l'employeur, de réclamer le remboursement de la formation en question : par exemple si l'employeur est (en partie) responsable de l'échec, notamment si le salarié n'a pas eu le temps de se préparer à l'examen à cause d'une surcharge de travail. Il est néanmoins judicieux de prévoir de telles dispositions pour parer à toute éventualité.
Contenu essentiel d'une convention de formation continue
Lors de la rédaction d'une convention de formation continue avec clause de remboursement, il est conseillé d'inclure les points suivants :
- Indiquer les frais de formation continue en mentionnant le montant à rembourser (frais de formation continue, frais d'examen, salaire, etc.).
- En cas de formation continue à l'extérieur: règlement des frais (frais de voyage, de repas ou d'hébergement).
- Obligation de remboursement en cas de résiliation par l'employé après la fin de la formation continue.
- Réglementation en cas de résiliation par l'employé pendant la formation continue.
- Définition claire de la durée de l'obligation de remboursement (max. trois ans en droit privé, par analogie avec l'art. 340c, al. 2 CO).
- Aménagement dégressif de l'obligation de remboursement.
- Réglementation en cas d'interruption de la formation continue ou d'échec à la formation continue.
- Réglementation en cas de résiliation par l'employeur.
- Exigibilité du remboursement.
Digression: subventions fédérales pour les formations continues
Depuis janvier 2018, les personnes qui suivent des cours en préparation à un examen fédéral bénéficient d'un soutien financier. Ils peuvent déposer une demande en ce sens auprès de la Confédération. La Confédération prend en charge 50% des frais de cours après l'examen fédéral, mais au maximum CHF 9'500.- (pour un examen professionnel) ou CHF 10'500.- (pour un examen professionnel supérieur). Le diplômé doit déposer une demande pour obtenir les contributions. Vous trouverez de plus amples informations sur les conditions à remplir ainsi que sur le dépôt de la demande en ligne sur le site du Secrétariat d'Etat à la formation, à la recherche et à l'innovation SEFRI (www.sefri.admin.ch).
En conclusion
Les accords de formation continue prévoyant une clause de remboursement doivent être limités de manière appropriée. La durée pendant laquelle le remboursement doit être effectué ne devrait pas dépasser trois ans dans le cadre d'un contrat de travail de droit privé. Les CCT ou les actes législatifs de droit public peuvent, pour leur part, convenir d'autres règles. Il est recommandé de régler les points susmentionnés dans un accord écrit avec le travailleur. Cet accord doit impérativement être conclu avant le début de la formation.
