Les certificats de travail: Les principes
Pierre Matile
Avocat à Cortaillod
Avant de créer son entreprise, CJE Sàrl, Avocats et Conseillers d’Entreprises, il a été Secrétaire général du département de l’économie publique du canton de Neuchâtel, puis Secrétaire patronal. Il jouit d'une grande expérience dans le conseil en droit du travail aux employeurs. Conseiller juridique d’associations professionnelles, il a été pendant plus de 20 ans Secrétaire de l'office cantonal neuchâtelois de conciliation en matière de conflits de travail. Il est coauteur d’un commentaire pratique des dispositions fédérales sur le travail temporaire édité dans une collection de l’Université de Neuchâtel, d’un ouvrage sur l’égalité salariale, d’un Business Dossier consacré à la résiliation ordinaire et d’un Business Dossier consacré à la résiliation – Cas spéciaux. Il est chargé de cours à la Haute Ecole ARC, donne des conférences au sujet du droit du travail et il rédige des articles pour des revues spécialisées.
Thomas Wachter
Thomas Wachter a été responsable durant plusieurs années du domaine Recherche et développement auprès des ascenseurs Schindler SA ; il travaille depuis 1992 au service du personnel du canton de Lucerne. Il y est actuellement responsable des instruments RH et du système de salaire, en qualité de membre de la direction. En outre, il contribue depuis de nombreuses années aux éditions de WEKA Business Media SA en tant qu’éditeur et expert pour différents thèmes relatifs au domaine du personnel.
Aides de travail appropriées
Le principe véracité
Le certificat doit être conforme à la vérité et correspondre à la réalité. Il doit fournir une évaluation juste et objective. Le devoir de vérité prime sur le principe de bienveillance 1 . Cela signifie qu’il n’est pas admissible de supprimer des faits essentiels, ce qui n’est pas un problème pour les collaborateurs qui ont apporté toute satisfaction à leur employeur par leur prestation et leur conduite. Mais comment procéder avec des collaborateurs dont l’employeur n’a pas été satisfait, ou qui ont été responsables d’actes tels que vol, ivresse ou faits similaires? Quels faits peut-on mentionner dans un certificat de travail, et quels faits ne peut-on pas mentionner? Le principe est que le certificat de travail peut et doit contenir des appréciations défavorables si elles sont objectives et fondées2 .
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A ne pas mentionner:
- les maladies ou les informations sur l’état de santé en général qui n’ont pas eu une influence essentielle sur la prestation ou la conduite du salarié à son poste de travail.
- les critiques et évaluations négatives qui n’ont jamais été prononcées pendant le rapport de travail.
- les incidents isolés atypiques pour le rapport de travail. Le devoir de vérité s’applique également dans le sens où l’évaluation doit se baser sur les aspects représentatifs, autrement dit, typiques de la prestation et de la conduite.
En revanche, les incidents et écarts de conduite qui ont une influence essentielle sur la prestation et l’attitude du salarié doivent être mentionnés. Lorsqu’une caissière ou un comptable se font prendre la main dans le sac alors qu’ils sont en train de voler dans la caisse, ou qu’un chauffeur-routier est licencié pour cause d’alcoolisme, ce fait doit être mentionné dans le certificat de travail. L’employeur est responsable de l’exactitude du certificat envers le salarié et envers des tiers, par exemple le futur employeur. Lorsque le fait qu’un chauffeur routier a été licencié pour cause d’ivresse répétée au volant n’est pas mentionné dans le certificat de travail, et que ce chauffeur provoque un accident chez son nouvel employeur en conduisant sous l’emprise de l’alcool, celui-ci peut porter plainte contre l’ancien employeur pour dommages et intérêts. L’obligation de verser des dommages et intérêts a depuis un certain temps été confirmée par la jurisprudence.
De même, une incapacité de travail de longue durée peut devoir être mentionnée dans le certificat de travail. Le Tribunal fédéral estime que l’employeur doit mentionner une telle incapacité lorsqu’elle a eu une réelle influence sur la performance et/ou le comportement du travailleur3 .
Lorsque les salariés ne trouvent pas d’emploi en raison d’indications non autorisées ou fausses figurant dans le certificat de travail, et que ce fait peut être prouvé par l’ancien salarié, la responsabilité civile de l’employeur peut être engagée et il peut devoir verser au collaborateur des dommages-intérêts.
Le principe de la bienveillance
Le but du certificat de travail est de favoriser l’avenir économique du travailleur raison pour laquelle le certificat de travail doit en principe être formulé de manière bienveillante, à condition toutefois que cette bienveillance ne remette pas en question les principes de vérité, de clarté et d’inté- gralité.
Afin de respecter le principe de véracité et de bienveillance, l’employeur peut être amené à user de «silence éloquent». Tel est par exemple le cas lorsque le comportement du travailleur est présenté de manière distincte en fonction de divers groupes de personnes (collègues, direction, clients etc.). Il peut également y avoir un silence éloquent lorsque le niveau de compétence du travailleur n’est pas mentionné alors qu’il est d’usage de le faire dans la branche considérée. Cette pratique n’est admissible du point de vue du principe d’intégralité que lorsque l’omission du critère ne laisse pas sous-entendre que le travailleur concerné ne dispose pas d’une caractéristique en particulier. Dans de tels cas, il est plutôt correct et bienveillant de souligner les faits qui sont à l’origine de la prestation ou de la conduite. Par exemple, lorsqu’une personne n’a pas fait ses preuves dans le cadre du travail en équipe, et a uniquement accompli des travaux autonomes avec succès, la collaboration ne doit pas être décrite que de cette façon. Il n’existe guère de salariés qui accomplissent une prestation insuffisante dans tous les domaines, ou dont la conduite pose un problème en toute circonstance.
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Affirmations négatives
Les appréciations négatives peuvent dans certaines circonstances être mentionnées dans un certificat notamment lorsque ces indications sont d’une certaine importance au niveau de l’appréciation du travail ou du comportement du travailleur. Ceci est par exemple le cas lorsque le salarié a commis un délit relevant du droit pénal envers son employeur, qu’il se présente souvent ivre à son poste de travail, que, fréquemment, il ne respecte pas les instructions de son employeur, etc. Il est également conseillé dans d’autres cas de décrire sa conduite avec précision, ce qui peut englober des points critiques. Néanmoins, ceux-ci doivent être présentés dans un rapport global et formulés de manière bienveillante.
Le principe de l’intégralité Le certificat doit comporter l’intégralité des informations nécessaires à l’appréciation de l’aperçu général et de la personnalité du salarié. C’est pourquoi la longueur doit également être adéquate, autrement dit, la longueur du certificat doit être en rapport avec la durée de l’emploi. Un certificat de travail – différencié en certificat complet et attestation de travail – doit comporter les éléments, blocs de textes, suivants:
- Elément 1: Nom de famille, prénom, date de naissance, lieu d’origine, durée de l’emploi, lieu de travail, dernière fonction dans l’entreprise
- Elément 2: Cahier des charges, éventuelles promotions pendant la durée de l’emploi
- Elément 3: Aperçu de la formation continue interne et externe
- Elément 4: Qualification de la prestation de travail, attitude du salarié par rapport à l’entreprise
- Elément 5: Evaluation du comportement
- Elément 6: Motif du congé (uniquement si indispensable à l’appréciation générale)
- Elément 7: Conclusion (juridiquement pas obligatoire, mais usuel)
Souvent, les employeurs tentent de signaler des aspects négatifs par la technique de la suppression ou du silence éloquent. Par exemple, on ne mentionne pas le comportement de l’employé envers ses supérieurs afin d’attirer l’attention du lecteur sur l’existence d’un problème apparent entre le salarié et ses supérieurs. Il convient d’être particulièrement prudent avec ce mode de fonctionnement qui est souvent considérée comme contraire au principe d’intégralité, voire de bienveillance. Afin de permettre au lecteur d’un certificat de comprendre et d’interpréter celui-ci de manière sérieuse, il est d’une part nécessaire de décrire le développement et l’éventail des tâches du salarié. D’autre part, les informations relatives aux tâches spéciales et accessoires (par exemple, l’introduction de logiciels, de projets d’organisation), à l’environnement de travail (par exemple, culture, équipe, rythme de travail), aux outils de travail (par exemple, logiciels, technologie) et aux circonstances particulières (par exemple, dangers, réseaux, internationalité langues étrangères) sont d’intérêt. Un élément qui présente une importance particulière pour l’appréciation de la prestation globale du salarié est constitué par l’élément 7, la conclusion. Celle-ci permet d’exprimer des vœux pour la continuation de la carrière de l’ex-employé, des remerciements pour les prestations qu’il a accomplies, des regrets pour son départ ou une éventuelle volonté de réembauche. Cette conclusion doit être formulée avec le plus grand soin. Si vous n’avez pas vraiment été satisfait des prestations du salarié, vous n’êtes pas non plus obligé d’exprimer des remerciements ou des regrets quant à son départ, à recommander la personne en question, et surtout à mentionner une possibilité de réembauche.
Le principe de l’homogénéité
Le certificat de travail doit toujours englober la durée totale de l’emploi. Il n’est pas admissible de se référer aux certificats intermédiaires. Lorsque l’employé a eu différents postes, ceux-ci doivent être énumérés dans l’ordre chronologique.
Lorsque le salarié a travaillé auprès de différents employeurs, un certificat de travail doit être délivré pour chaque emploi. Néanmoins, ce principe ne s’applique pas en interne pour une structure de groupe d’entreprises lorsqu’il s’agit d’un groupe homogène. De telles constellations doivent toutefois être examinées pour le cas individuel, notamment lorsque le salarié a travaillé à l’étranger. Lorsqu’un détachement à l’étranger fait partie de la carrière, celui-ci doit néanmoins être mentionné dans le certificat de travail.
Le principe de la clarté (formulation)
Les certificats de travail doivent être corrects et bienveillants. Cette condition rend la formulation déjà assez difficile. De plus, la majorité des employeurs devrait éviter tous les conflits avec des salariés qui se défendent contre une éventuelle évaluation désavantageuse.
Le grand écart entre la vérité et la bienveillance a entraîné le développement d’un langage propre, ou de codes de certificats. Un exemple en est la technique dite d’échelle positive, dans laquelle l’évaluation s’effectue en employant des affirmations positives graduées par des combinaisons d’adverbes, par exemple «constamment», «toujours» et «complètement», «à la plus grande», et le terme «satisfaction».
Le langage ou les codes de certificats sont principalement utilisés pour qualifier les prestations de travail, pour évaluer la conduite, dans l’indication du motif de départ et dans la conclusion. Les exigences juridiques du certificat de travail sont néanmoins univoques: le certificat doit être formulé de façon claire au niveau du contenu et dans un langage généralement compréhensible. Un langage pour les certificats et des codes particuliers sont par conséquent inadmissibles au niveau juridique.
Le Tribunal fédéral s’est penché sur la question de la formulation du certificat de travail et a conclut que l’employeur devait s’en tenir au sens premier des mots qu’il emploie dans le certificat de travail, sans chercher à y dissimuler un message qui puisse être compris différemment4 .
Il n’y a donc pas lieu de chercher un hypothétique sens caché dans la formulation du certificat de travail.
1 Arrêt du TF 4C.129/2003 du 5 septembre 2003
2 Arrêt du TF 4A_117/2007 du 13 septembre 2007
3 ATF 136 III 510
4 ATF 4A_137/2014
