Procédure de licenciement: Guide complet en 8 étapes
Thomas Wachter
Thomas Wachter a été responsable durant plusieurs années du domaine Recherche et développement auprès des ascenseurs Schindler SA ; il travaille depuis 1992 au service du personnel du canton de Lucerne. Il y est actuellement responsable des instruments RH et du système de salaire, en qualité de membre de la direction. En outre, il contribue depuis de nombreuses années aux éditions de WEKA Business Media SA en tant qu’éditeur et expert pour différents thèmes relatifs au domaine du personnel.
Aides de travail appropriées
Étape 1: Décision de licencier
La procédure de licenciement commence par votre décision. Si vous souhaitez mettre fin à une relation de travail, vous pouvez le faire. Vous n'avez pas besoin de motifs graves. En principe, le droit de mettre fin au contrat repose sur le principe de liberté contractuelle.
Base juridique:
Code des obligations, art. 335
(1) Une relation de travail à durée indéterminée peut être résiliée par l'une ou l'autre des parties contractantes.
Néanmoins, il convient de bien réfléchir avant de donner un préavis. Il s'agit généralement d'une décision aux conséquences importantes pour le collaborateur concerné.
Étape 2: Calculer le nombre exact d'années d'ancienneté du collaborateur
Les délais de préavis prévus par le droit des obligations dépendent de l'« année de service ». C'est généralement le cas également pour les délais de préavis convenus par accord spécifique. La manière dont les années d'ancienneté du collaborateur sont calculées est donc décisive.
Principe: Pour le calcul des années d'ancienneté, c'est la durée totale de l'emploi chez un employeur qui compte, même s'il y a eu des interruptions de courte durée. L'apprentissage est également comptabilisé dans les années d'ancienneté s'il n'y a pas eu d'interruption prolongée entre l'apprentissage et le début du travail. Cela s'applique également si le service militaire obligatoire (École de Recrues) a été effectué entre-temps.
Dans la pratique, la question se pose souvent de savoir si le calcul des années d'ancienneté recommence à zéro lors de la conclusion d'un nouveau contrat ou si la période travaillée auparavant dans l'entreprise doit être prise en compte. Nous recommandons ce qui suit: s'il y a un nouveau contrat de travail après une interruption, la période d'emploi précédente ne doit pas être prise en compte. Le taux d'occupation n'a aucune incidence sur le calcul de la durée d'ancienneté.
Conseil pratique: Notez que la première année d'emploi commence le premier jour de travail. Un collaborateur est donc dans sa deuxième année d'ancienneté après un peu plus d'un an, dans sa dixième année d'ancienneté après un peu plus de neuf ans, etc.
Étape 3: Vérification des délais de préavis applicables
Dans toute procédure de licenciement, vérifiez quels sont les délais de préavis applicables. Sauf accord contraire dans le contrat de travail et en l'absence d'une convention collective régissant cette question, les délais de préavis sont ceux prévus par le Code des obligations. Si les délais prévus par le Code des obligations s'appliquent, vous les trouverez aux articles 335b (pendant la période d'essai) et 335c (après la période d'essai).
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| Moment | Délai de préavis |
|---|---|
| Pendant la période d'essai | 7 jours calendaires |
| 1ère année d'ancienneté | 1 mois pour la fin d'un mois |
| 2ème à 9ème année d'ancienneté | 2 mois pour la fin d'un mois |
| À partir de la 10ème année d'ancienneté | 3 mois pour la fin d'un mois |
Ces délais de préavis s'appliquent aux contrats de travail à durée indéterminée, sauf accord contraire. Pour une durée d'emploi de 5 ans, le délai de préavis est donc de 2 mois à la fin du mois.
Étape 4: Vérifier la validité de la résiliation
Dans la procédure de licenciement, vérifier la validité de la résiliation est crucial. Le principe est le suivant: les contrats de travail à durée indéterminée peuvent être résiliés à tout moment et un licenciement prononcé a également un effet. Un licenciement abusif ou un licenciement sans préavis injustifié entraîne également la fin du contrat et ne donne aux parties aucun droit à la poursuite de l'emploi. Même une contestation devant les tribunaux ne change rien à la fin du contrat: le droit suisse ne prévoit pas de droit à l'emploi pendant la durée du procès.
Il existe toutefois une exception importante: un licenciement prononcé pendant un délai de protection est « nul », c'est-à-dire non valable. La relation de travail se poursuit comme si le licenciement n'avait jamais été prononcé. Les délais de protection s'appliquent en cas d'incapacité de travail pour cause de maladie/accident, de service militaire ou de grossesse/maternité. Les délais de protection sont les suivants:
- En cas de service militaire obligatoire en Suisse, de protection civile ou de service civil:
- 4 semaines avant et 4 semaines après le service, si celui-ci dure plus de 11 jours, sinon pendant la durée du service
- En cas de maladie ou d'accident:
- 30 jours la première année de service
- 90 jours de la deuxième à la cinquième année de service incluse
- 180 jours à partir de la sixième année de service
- En cas de grossesse et d'accouchement:
- Pendant toute la durée de la grossesse jusqu'à seize semaines après la naissance
En outre, le licenciement ne peut pas être motivé par un motif considéré comme abusif. Ces motifs sont par exemple une caractéristique personnelle (sexe, âge, nationalité, religion, etc.) ou l'impossibilité d'exercer des droits légitimes tels que le maintien du salaire, la rémunération des heures supplémentaires ou des cotisations de sécurité sociale. Un tel licenciement est certes valable, mais il entraîne une obligation d'indemnisation en cas de plainte.
Étape 5: Respecter les exigences de forme du licenciement
Le licenciement peut être communiqué oralement, par écrit ou d'une autre manière, à moins qu'une forme particulière n'ait été convenue dans le contrat de travail.
Étape 6: Rédiger la lettre de licenciement
L'une des étapes essentielles de la procédure de licenciement est la rédaction de la lettre. Celle-ci peut être très concise. Il est important que la date de fin d'emploi soit clairement indiquée pour le collaborateur. Il n'est pas nécessaire de justifier un licenciement. En revanche, conformément à l'article 335, paragraphe 2 du Code des obligations, le licenciement doit être justifié par écrit « si l'autre partie l'exige ».
Étape 7: Mener un entretien de licenciement
Dans la procédure de licenciement, la communication est essentielle. Nous recommandons de toujours informer les collaborateurs concernés lors d'un entretien personnel et de leur remettre la lettre de licenciement en demandant un accusé de réception. Vous montrez ainsi que vous savez gérer de manière professionnelle les décisions difficiles en matière de personnel. En remettant immédiatement la lettre de licenciement, vous évitez que la personne concernée ne se fasse mettre en arrêt maladie avant de la recevoir et qu'un délai de protection ne s'applique.
Si la personne concernée refuse de recevoir la lettre, vous pouvez faire appel à deux témoins pour attester que le préavis a été remis. Le refus du collaborateur d'accepter le préavis n'a aucun effet juridique. Vous n'êtes toutefois pas obligé d'informer personnellement le collaborateur concerné.
Il peut certes paraître inapproprié de simplement envoyer une lettre de licenciement par courrier recommandé à une personne sans l'avoir préalablement rencontrée. D'un point de vue juridique, cela n'est toutefois pas répréhensible.
Étape 8: Clarifier la date de remise ou de réception de la lettre de licenciement
Pour finaliser correctement la procédure de licenciement en Suisse, la lettre doit être remise au destinataire ou lui parvenir avant le début du délai de préavis. Le licenciement ne prend effet que lorsqu'il a été notifié à l'autre partie ou, du moins, qu'il est parvenu à sa « sphère d'influence ». Elle doit donc être remise ou parvenir au destinataire au plus tard le dernier jour ouvrable du mois.
Pour la distribution postale, la règle suivante s'applique: la lettre de résiliation est toujours envoyée par courrier recommandé. Contrairement à une opinion répandue, la date d'envoi (cachet de la poste) n'est pas déterminante pour la date de validité de la résiliation, mais la date à laquelle le destinataire en a pris connaissance ou aurait pu en prendre connaissance.
Le risque de retard dans la distribution du courrier est supporté par la partie qui résilie le contrat. Si une lettre de résiliation recommandée ne peut pas être distribuée, elle est considérée comme ayant été reçue par le destinataire si elle est disponible au bureau de poste conformément à l'avis de passage. La condition préalable est que le destinataire ait été en mesure de retirer la lettre. Il convient de noter qu'en Suisse, le courrier recommandé n'est pas distribué le samedi. Ne pas retirer son courrier de manière délibérée n'a aucun effet: le licenciement est généralement considéré comme notifié le premier jour du délai de retrait.
Exemple pratique: Un employeur licencie un collaborateur par lettre recommandée le vendredi 29 mai pour la fin du mois de juillet. Le délai de préavis est de deux mois. Le destinataire reçoit l'avis de passage le lundi 1er juin et récupère la lettre. Le licenciement est valable, mais le délai de préavis ne commence qu'à partir du 1er juin. La relation de travail prend donc fin le 31 août. Aucun autre courrier n'est nécessaire.
Procédure de licenciement
Ce guide complet de la procédure de licenciement en Suisse vous aidera à respecter toutes les obligations légales tout en gérant ce processus avec professionnalisme.
Exemple pratique : un employeur licencie une employée par lettre recommandée le lundi 25 juillet. Le délai de préavis est de deux mois. Lorsque le facteur tente de remettre la lettre recommandée le 26 juillet, l'employée refuse de la réceptionner. Elle craint qu'il s'agisse de son licenciement. Ce refus ne sert à rien à l'employée, la lettre est tout de même considérée comme remise. Le contrat de travail prend fin le 30 septembre.
Exemple pratique : Comme ci-dessus. L'employée n'est pas chez elle le 26 juillet. Le facteur dépose un avis de retrait dans sa boîte aux lettres. Selon cet avis, la lettre recommandée peut être retirée à la poste à partir du 27 juillet. La collaboratrice ne va pas chercher la lettre recommandée, car elle craint qu'il s'agisse d'un licenciement. La lettre est alors considérée comme remise le 27 juillet, dans la mesure où la collaboratrice a eu la possibilité d'aller la chercher.
Exemple pratique : comme ci-dessus. L'employée n'est pas chez elle le 26 juillet et part le même jour en vacances pour quelques jours. À son retour, le 2 août, elle va chercher la lettre. La lettre n'est alors considérée comme remise. Le contrat de travail prend fin le 31 octobre.
