Procédure de licenciement: Guide complet en 8 étapes

Comment procéder correctement à un licenciement en Suisse selon le Code des obligations ?

Étape 1: Décision de licencier

La procédure de licenciement commence par votre décision. Si vous souhaitez mettre fin à une relation de travail, vous pouvez le faire. Vous n'avez pas besoin de motifs graves. En principe, le droit de mettre fin au contrat repose sur le principe de liberté contractuelle.

Base juridique:

Code des obligations, art. 335
(1) Une relation de travail à durée indéterminée peut être résiliée par l'une ou l'autre des parties contractantes.

Néanmoins, il convient de bien réfléchir avant de donner un préavis. Il s'agit généralement d'une décision aux conséquences importantes pour le collaborateur concerné.

Étape 2: Calculer le nombre exact d'années d'ancienneté du collaborateur

Les délais de préavis prévus par le droit des obligations dépendent de l'« année de service ». C'est généralement le cas également pour les délais de préavis convenus par accord spécifique. La manière dont les années d'ancienneté du collaborateur sont calculées est donc décisive.

Principe: Pour le calcul des années d'ancienneté, c'est la durée totale de l'emploi chez un employeur qui compte, même s'il y a eu des interruptions de courte durée. L'apprentissage est également comptabilisé dans les années d'ancienneté s'il n'y a pas eu d'interruption prolongée entre l'apprentissage et le début du travail. Cela s'applique également si le service militaire obligatoire (École de Recrues) a été effectué entre-temps.

Dans la pratique, la question se pose souvent de savoir si le calcul des années d'ancienneté recommence à zéro lors de la conclusion d'un nouveau contrat ou si la période travaillée auparavant dans l'entreprise doit être prise en compte. Nous recommandons ce qui suit: s'il y a un nouveau contrat de travail après une interruption, la période d'emploi précédente ne doit pas être prise en compte. Le taux d'occupation n'a aucune incidence sur le calcul de la durée d'ancienneté.

Conseil pratique: Notez que la première année d'emploi commence le premier jour de travail. Un collaborateur est donc dans sa deuxième année d'ancienneté après un peu plus d'un an, dans sa dixième année d'ancienneté après un peu plus de neuf ans, etc.

Étape 3: Vérification des délais de préavis applicables

Dans toute procédure de licenciement, vérifiez quels sont les délais de préavis applicables. Sauf accord contraire dans le contrat de travail et en l'absence d'une convention collective régissant cette question, les délais de préavis sont ceux prévus par le Code des obligations. Si les délais prévus par le Code des obligations s'appliquent, vous les trouverez aux articles 335b (pendant la période d'essai) et 335c (après la période d'essai).

Ces délais de préavis s'appliquent aux contrats de travail à durée indéterminée, sauf accord contraire. Pour une durée d'emploi de 5 ans, le délai de préavis est donc de 2 mois à la fin du mois.

Étape 4: Vérifier la validité de la résiliation

Dans la procédure de licenciement, vérifier la validité de la résiliation est crucial. Le principe est le suivant: les contrats de travail à durée indéterminée peuvent être résiliés à tout moment et un licenciement prononcé a également un effet. Un licenciement abusif ou un licenciement sans préavis injustifié entraîne également la fin du contrat et ne donne aux parties aucun droit à la poursuite de l'emploi. Même une contestation devant les tribunaux ne change rien à la fin du contrat: le droit suisse ne prévoit pas de droit à l'emploi pendant la durée du procès.

Il existe toutefois une exception importante: un licenciement prononcé pendant un délai de protection est « nul », c'est-à-dire non valable. La relation de travail se poursuit comme si le licenciement n'avait jamais été prononcé. Les délais de protection s'appliquent en cas d'incapacité de travail pour cause de maladie/accident, de service militaire ou de grossesse/maternité. Les délais de protection sont les suivants:

• En cas de service militaire obligatoire en Suisse, de protection civile ou de service civil:
  • 4 semaines avant et 4 semaines après le service, si celui-ci dure plus de 11 jours, sinon pendant la durée du service
• En cas de maladie ou d'accident:
  • 30 jours la première année de service
  • 90 jours de la deuxième à la cinquième année de service incluse
  • 180 jours à partir de la sixième année de service
• En cas de grossesse et d'accouchement:
  • Pendant toute la durée de la grossesse jusqu'à seize semaines après la naissance

En outre, le licenciement ne peut pas être motivé par un motif considéré comme abusif. Ces motifs sont par exemple une caractéristique personnelle (sexe, âge, nationalité, religion, etc.) ou l'impossibilité d'exercer des droits légitimes tels que le maintien du salaire, la rémunération des heures supplémentaires ou des cotisations de sécurité sociale. Un tel licenciement est certes valable, mais il entraîne une obligation d'indemnisation en cas de plainte.

Étape 5: Respecter les exigences de forme du licenciement

Le licenciement peut être communiqué oralement, par écrit ou d'une autre manière, à moins qu'une forme particulière n'ait été convenue dans le contrat de travail.

Étape 6: Rédiger la lettre de licenciement

L'une des étapes essentielles de la procédure de licenciement est la rédaction de la lettre. Celle-ci peut être très concise. Il est important que la date de fin d'emploi soit clairement indiquée pour le collaborateur. Il n'est pas nécessaire de justifier un licenciement. En revanche, conformément à l'article 335, paragraphe 2 du Code des obligations, le licenciement doit être justifié par écrit « si l'autre partie l'exige ».

Étape 7: Mener un entretien de licenciement

Dans la procédure de licenciement, la communication est essentielle. Nous recommandons de toujours informer les collaborateurs concernés lors d'un entretien personnel et de leur remettre la lettre de licenciement en demandant un accusé de réception. Vous montrez ainsi que vous savez gérer de manière professionnelle les décisions difficiles en matière de personnel. En remettant immédiatement la lettre de licenciement, vous évitez que la personne concernée ne se fasse mettre en arrêt maladie avant de la recevoir et qu'un délai de protection ne s'applique.

Si la personne concernée refuse de recevoir la lettre, vous pouvez faire appel à deux témoins pour attester que le préavis a été remis. Le refus du collaborateur d'accepter le préavis n'a aucun effet juridique. Vous n'êtes toutefois pas obligé d'informer personnellement le collaborateur concerné.

Il peut certes paraître inapproprié de simplement envoyer une lettre de licenciement par courrier recommandé à une personne sans l'avoir préalablement rencontrée. D'un point de vue juridique, cela n'est toutefois pas répréhensible.

Étape 8: Clarifier la date de remise ou de réception de la lettre de licenciement

Pour finaliser correctement la procédure de licenciement en Suisse, la lettre doit être remise au destinataire ou lui parvenir avant le début du délai de préavis. Le licenciement ne prend effet que lorsqu'il a été notifié à l'autre partie ou, du moins, qu'il est parvenu à sa « sphère d'influence ». Elle doit donc être remise ou parvenir au destinataire au plus tard le dernier jour ouvrable du mois.

Pour la distribution postale, la règle suivante s'applique: la lettre de résiliation est toujours envoyée par courrier recommandé. Contrairement à une opinion répandue, la date d'envoi (cachet de la poste) n'est pas déterminante pour la date de validité de la résiliation, mais la date à laquelle le destinataire en a pris connaissance ou aurait pu en prendre connaissance.

FAQ: Procédure de licenciement

Un employeur doit-il justifier un licenciement en Suisse ?

Non, en principe, un employeur n'a pas besoin de motifs graves pour licencier un collaborateur. Toutefois, le licenciement ne doit pas être abusif (par exemple basé sur le sexe, l'âge ou l'exercice de droits légaux), sous peine de devoir verser une indemnité.

Quels sont les délais de préavis pour un collaborateur de 5 ans d'ancienneté ?

Pour un collaborateur ayant entre 2 et 9 ans d'ancienneté, le délai de préavis légal est de 2 mois pour la fin d'un mois, sauf disposition contraire dans le contrat de travail ou la convention collective.

Que se passe-t-il si un collaborateur refuse de recevoir sa lettre de licenciement ?

Le refus de réceptionner la lettre n'a aucun effet juridique. Le licenciement est considéré comme notifié dès que la lettre est disponible au bureau de poste ou remise à des témoins, et le délai de préavis commence à courir à partir de ce moment.

Le licenciement est-il valable si le collaborateur est en arrêt maladie ?

Non, si le collaborateur se trouve dans une période de protection (par exemple 30 jours la première année de maladie), le licenciement prononcé est nul. La relation de travail se poursuit comme si le licenciement n'avait jamais été prononcé.

Quelle est la date déterminante pour la validité du licenciement par courrier ?

Ce n'est pas la date d'envoi (cachet de la poste) qui compte, mais la date à laquelle le destinataire a reçu la lettre ou aurait pu en prendre connaissance (par exemple, la date de retrait au bureau de poste après un avis de passage).