Continuation de versement du salaire: Décompter correctement les indemnités journalières
Contenu
- Comment décompter correctement les indemnités journalières lors de la continuation de versement du salaire ?
- Les indemnités journalières
- Compensation du salaire net
- La variante complète
- Continuation de versement du salaire et indemnités journalières en cas de maladie
- FAQ: Continuation de versement du salaire
EN BREF
La gestion de la continuation de versement du salaire exige une distinction précise entre le salaire maintenu par l'employeur et les indemnités journalières versées par des tiers. Alors que le salaire maintenu est intégralement soumis aux cotisations sociales, les indemnités journalières accident et maladie ne le sont pas pour les personnes en activité lucrative dépendante. Cette différence de traitement crée un écart potentiel dans le salaire net perçu par le collaborateur, nécessitant des mécanismes de compensation spécifiques pour garantir l'équité financière tout en respectant les obligations légales.
À retenir:
- Les indemnités journalières accident et maladie ne sont pas soumises à l'AVS, AI, APG et AC.
- Le salaire maintenu par l'employeur reste intégralement soumis aux cotisations sociales.
- Une compensation du salaire net peut être mise en place si elle repose sur une base contractuelle claire.
- La méthode complète (itération) est privilégiée pour calculer correctement les bases d'assurances sociales.
- Les corrections de cotisations doivent être effectuées rétroactivement dès réception des indemnités.
Thomas Wachter
Thomas Wachter a été responsable durant plusieurs années du domaine Recherche et développement auprès des ascenseurs Schindler SA ; il travaille depuis 1992 au service du personnel du canton de Lucerne. Il y est actuellement responsable des instruments RH et du système de salaire, en qualité de membre de la direction. En outre, il contribue depuis de nombreuses années aux éditions de WEKA Business Media SA en tant qu’éditeur et expert pour différents thèmes relatifs au domaine du personnel.
Aides de travail appropriées
Comment décompter correctement les indemnités journalières lors de la continuation de versement du salaire ?
Les indemnités journalières
Les indemnités journalières ne sont que partiellement soumises aux assurances sociales. Les règles principales sont les suivantes:
Les indemnités journalières accident et maladie ne sont pas soumises à l’AVS, à l’AI, aux APG et à l’AC pour les personnes qui exercent une activité lucrative dépendante. Elles doivent être distinguées du salaire maintenu directement par l’employeur, qui reste soumis aux cotisations. En ce qui concerne la prévoyance professionnelle, il convient d’examiner séparément les dispositions du règlement de l’institution de prévoyance.
Les allocations pour les personnes qui effectuent leur service ainsi que les allocations de maternité, à l’autre parent, de prise en charge et d’adoption sont soumises aux cotisations AVS, AI, APG et, pour les salariés, AC. Elles ne sont en revanche pas soumises à l’obligation de cotisation dans l’assurance-accidents. L’obligation de cotisation pour l’assurance d’indemnités journalières en cas de maladie est régulièrement réglementée dans les conditions générales d’assurance. En ce qui concerne l’obligation de cotisation dans la prévoyance professionnelle, il convient de respecter les dispositions réglementaires.
En cas d’indemnités en cas de réduction de l’horaire de travail ou d’intempéries, le salaire demeure intégralement soumis aux cotisations.
En règle générale, ces indemnités journalières ne sont pas versées par la caisse de compensation ou l’assureur au cours du mois concerné, mais ultérieurement. Le salaire prescrit ou garanti par le contrat est versé pendant la période d’absence. Après leur octroi, les indemnités journalières sont comptabilisées et les déductions d’assurances sociales sont corrigées rétroactivement. Cette correction doit correspondre à la période et au montant de la prestation reconnus par l’assureur. Une erreur peut être constatée et corrigée dans le cadre d’un contrôle d’employeur.
Compensation du salaire net
Les prestations de tiers ne doivent pas être décomptées ou ne le sont que partiellement. De ce fait, les déductions sont réduites dans le décompte et le salaire net peut être plus élevé si l’employeur accorde un maintien du salaire à 100% que si aucune prestation de tiers n’avait été versée. La compensation du salaire net permet de corriger cet écart. Elle permet d’obtenir un salaire net d’un montant égal à celui des mois sans compensation d’indemnités journalières. Cela s’effectue au moyen de la rubrique «compensation du salaire net».
La compensation du salaire net est controversée. Elle n’est admissible que si elle repose sur une base contractuelle claire, par exemple une convention collective, un contrat de travail individuel ou le règlement de l’employeur, et si le salarié ne reçoit pas moins que ce qui lui est dû.
Il existe deux variantes de compensation du salaire net. La rubrique «compensation du salaire net» peut être introduite au niveau des déductions, avant le salaire net, ou après le salaire net, préalablement au salaire versé. Il est également possible d’introduire cette rubrique avant celle du «salaire brut»; dans ce cas, elle n’est pas prise en compte dans la base de salaire déterminante pour les déductions. Cette méthode peut être utilisée dans de nombreux programmes de décompte. Elle présente toutefois l’inconvénient de pouvoir engendrer des difficultés en présence de salaires maximaux, notamment au niveau de la comptabilisation.
La variante complète
Dans le cadre de la méthode complète, la correction n’intervient pas en fin de décompte, mais préalablement au calcul des déductions d’assurances sociales. Elle est donc prise en compte dans la rubrique «correction de prestations de tiers» et intervient directement à côté de celle-ci. Elle est prise en compte dans les bases de salaire des assurances sociales.
Cette méthode nécessite toutefois une opération technique appelée «itération». Le programme tourne en boucle jusqu’à ce que le salaire recalculé corresponde au salaire net sans correction d’indemnité journalière. Cette méthode présente l’avantage de calculer des bases d’assurances sociales correctes et donc d’éviter des difficultés de calcul lors d’autres décomptes. Tous les programmes de salaire ne sont toutefois pas en mesure d’effectuer une telle compensation du salaire net.
Cette méthode est à privilégier dès lors que le programme utilisé permet le calcul.
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Continuation de versement du salaire et indemnités journalières en cas de maladie
A la suite de la continuation du versement du salaire par l’entreprise, le salarié peut avoir droit à des indemnités journalières selon la police et les conditions d’assurance applicables. Etant donné que ces indemnités sont décomptées et versées a posteriori, le salarié pourrait subir une interruption du versement. C’est pourquoi l’employeur verse dans la plupart des cas le salaire maintenu. En contrepartie, il reçoit les indemnités journalières dans la mesure prévue par la police d’assurance. Leur montant peut être inférieur au salaire maintenu, notamment en raison du taux assuré, du délai d’attente, du degré d’incapacité ou du salaire maximal assuré.
Etant donné que les indemnités journalières maladie ne sont pas soumises aux assurances sociales, elles doivent être intégrées dans le décompte de salaire et les déductions d’assurances sociales doivent faire l’objet d’un ajustement. Pour ce faire, il existe notamment les variantes suivantes:
1. Pendant la période d’incapacité de travail, l’employeur verse 100% du salaire
Evaluation: C’est une solution généreuse. Dans certaines circonstances, la continuation du versement du salaire peut être effectuée pendant une longue période selon les engagements contractuels de l’employeur et les conditions de la police d’assurance. Les indemnités journalières peuvent alors devoir être complétées.
Recommandation de décompte: Les indemnités journalières peuvent être compensées après leur versement au cours de la période de décompte suivante. Il peut être judicieux d’effectuer une compensation du salaire net afin que le salaire versé ne soit pas plus élevé que pendant une période sans incapacité de travail, pour autant qu’une base contractuelle claire le permette.
2. Pendant la période d’incapacité de travail, l’employeur verse 80% du salaire
Evaluation: Une telle solution n’est admissible que si elle repose sur un accord écrit, un contrat-type ou une convention collective et qu’elle constitue une solution au moins équivalente au régime légal. Il convient par ailleurs de garder à l’esprit que chaque jour de maladie peut engendrer une réduction du salaire.
Recommandation de décompte: Les indemnités journalières peuvent être compensées après leur versement au cours de la période de décompte suivante. En règle générale, l’employeur ne reçoit pas plus d’indemnités journalières qu’il ne verse de salaire. Il n’est en principe pas recommandé d’effectuer une compensation du salaire net lorsque le salaire versé à 80% n’est pas plus élevé que pendant les périodes sans incapacité de travail.
3. Pendant le délai d’attente, 100% du salaire sont versés. Ensuite, seul le droit aux prestations de l’assurance d’indemnités journalières maladie subsiste
Evaluation: Cette solution peut être judicieuse lorsqu’elle repose sur une solution d’assurance valablement convenue et au moins équivalente au régime légal. Le salaire est maintenu à 100% en cas d’empêchement de travailler de courte durée. En cas d’incapacité de travail de longue durée, le salaire versé diminue pour atteindre le montant des prestations de l’assurance d’indemnités journalières en cas de maladie, souvent 80% selon la police. Le problème réside dans le fait que les indemnités journalières ne sont versées qu’au cours du mois suivant ou plus tard. Il peut en découler des pertes de revenu qu’il convient d’éviter.
Checklist pratique
- Vérifier si une convention collective ou un contrat individuel autorise la compensation du salaire net.
- S'assurer que le programme de salaires permet le calcul itératif pour la méthode complète.
- Distinguer clairement dans le décompte le salaire maintenu des indemnités journalières perçues.
- Contrôler que le salaire net ne dépasse pas celui d'un mois sans incapacité de travail si une compensation est appliquée.
- Vérifier les dispositions spécifiques du règlement de prévoyance professionnelle.
- Calculer rétroactivement les cotisations dès la réception des indemnités journalières.
- Adapter le pourcentage de salaire versé (80% ou 100%) selon les accords écrits et la légalité.
- Prévoir une avance sur les indemnités journalières en cas de délai d'attente long.
- Surveiller les différences de calcul dues aux mois de 28, 29, 30 ou 31 jours.
- Documenter la méthode de compensation choisie pour les contrôles d'employeur.
Recommandation de décompte: Soit, après le délai d’attente, verser une prestation dans la même mesure que les indemnités journalières prévues, par exemple 80%, afin de remédier aux pertes de salaire. La différence entre le montant de la continuation du versement du salaire et les indemnités journalières est en général faible et peut être corrigée à la fin de la période d’incapacité de travail ou au moment du départ.
Ou, après le délai d’attente, poursuivre le versement du salaire dans la même mesure que les prestations d’indemnités journalières, par exemple 80%, afin de remédier aux pertes de salaire. Il faut effectuer un calcul rétroactif après chaque versement des indemnités journalières pour le mois concerné. Dans le cadre de ce calcul rétroactif, la prestation anticipée est prise en compte, ce qui permet d’obtenir un décompte définitif. Cette méthode ne peut être appliquée que si le programme de salaires permet ce calcul rétroactif dans son intégralité. Pour les salariés, cela entraîne des montants légèrement variables selon les mois, étant donné que moins d’indemnités journalières sont versées en février que pendant les mois de 30 ou de 31 jours.
Ou effectuer une avance sur les indemnités journalières en guise de solution transitoire. Cette avance peut ensuite être compensée avec les indemnités journalières versées à la fin de la période d’incapacité de travail ou au moment du départ du salarié.
4. Pendant le délai d’attente, 80% du salaire sont versés. Ensuite, seul le droit aux prestations de l’assurance d’indemnités journalières maladie subsiste
Evaluation: Une telle solution n’est juridiquement admissible que si elle repose sur une solution d’assurance valablement convenue et globalement au moins équivalente au régime légal. Il faut par ailleurs garder à l’esprit que chaque absence pour cause de maladie de courte durée entraîne un maintien du salaire à 80%.
Recommandation de décompte: Cette variante peut entraîner des pertes de revenu. Il convient donc également d’effectuer une avance sur les indemnités journalières.
5. Pendant la durée résultant des échelles bernoise, bâloise ou zurichoise, développées par la pratique judiciaire en application de l’art. 324a CO, l’employeur verse 100% du salaire; ensuite, seul le droit aux indemnités journalières subsiste
Evaluation: Il s’agit d’une solution plutôt compliquée et insatisfaisante. Les absences conformément à l’art. 324a CO sont additionnées pour l’année de service concernée, et non pour l’année civile. La continuation du versement du salaire doit donc être contrôlée pour tous les salariés. Par ailleurs, l’avantage de sécurité que l’assurance d’indemnités journalières en cas de maladie est censée apporter disparaît dans certains cas, lorsque la continuation du versement du salaire prend fin avant le début de l’obligation de prestations de l’assurance.
Recommandation de décompte: Cette variante est difficile à appliquer, car elle nécessite une évaluation au cas par cas. Dans certains cas, il n’existe pas de continuité entre la continuation du versement du salaire et le paiement des indemnités journalières. Dans d’autres cas, la continuation du versement du salaire est maintenue alors que le droit à l’indemnité journalière a déjà débuté. Les recommandations ci-dessus peuvent être utilisées selon la situation.
FAQ: Continuation de versement du salaire
Les indemnités journalières sont-elles soumises aux cotisations sociales ?
Non, les indemnités journalières accident et maladie ne sont pas soumises à l'AVS, AI, APG et AC pour les salariés. En revanche, le salaire maintenu par l'employeur reste soumis aux cotisations.
Quand effectuer la compensation du salaire net ?
La compensation du salaire net s'effectue généralement après le versement des indemnités journalières, au cours de la période de décompte suivante, afin de corriger l'écart de salaire net créé par la non-cotisation des indemnités.
Quelle est la méthode la plus fiable pour le calcul ?
La méthode complète, qui intègre la correction avant le calcul des déductions via une opération d'itération, est à privilégier car elle garantit des bases d'assurances sociales correctes et évite les erreurs de calcul ultérieures.
Que faire en cas de délai d'attente pour les indemnités journalières ?
Il est possible de verser une avance sur les indemnités journalières durant le délai d'attente, qui sera ensuite compensée avec le versement effectif des prestations ou lors du départ du salarié.
Peut-on verser 80% du salaire pendant l'incapacité de travail ?
Oui, cette solution est admissible uniquement si elle repose sur un accord écrit, un contrat-type ou une convention collective, et qu'elle constitue une solution au moins équivalente au régime légal.
