Assemblée générale en ligne: Organisation d'une assemblée générale virtuelle

Contexte juridique et principes fondamentaux

L'assemblée générale des actionnaires est l'organe suprême de la société anonyme (art. 698, al. 1, du Code des obligations [CO]). Elle exerce d'importants pouvoirs décisionnels concernant la structure et le développement stratégique de la société anonyme (art. 698, al. 2, CO).

La révision du droit des sociétés anonymes de 2023 a ancré dans les articles 701c à 701f CO le cadre juridique des assemblées générales hybrides et virtuelles. Deux possibilités ont ainsi été créées

• les assemblées générales hybrides, qui combinent la participation physique d'une partie des actionnaires et la participation virtuelle d'autres actionnaires (art. 701c CO) ; et
• l’assemblée générale en ligne, dans laquelle l'AG se déroule exclusivement de manière virtuelle à l'aide de moyens techniques et où la présence physique des actionnaires n'est pas possible (art. 701d CO).

La solution transitoire prévue à l'art. 8 de la loi COVID-19 et à l'art. 27 de l'ordonnance 3 COVID-19, qui était en vigueur jusqu'au 31 décembre 2022 et qui permettait aux entreprises de tenir leurs assemblées générales sans présence physique et avec participation écrite ou électronique, a ainsi été intégrée de manière permanente dans le code des obligations.

Avantages et particularités de l'assemblée générale en ligne ou hybride 

Dans le cas d'une AG physique, le lieu de la réunion doit être déterminé par le conseil d'administration (art. 701a, al. 1 CO), plusieurs lieux étant possibles (art. 701a, al. 2 CO). Une AG physique implique des coûts importants, en particulier pour les sociétés anonymes ayant un actionnariat important et/ou international. L'entreprise doit trouver des locaux adaptés, envoyer les invitations à l'échelle internationale et, le cas échéant, assurer une communication multilingue. Pour les actionnaires étrangers, la participation implique des frais de déplacement et une perte de temps, ce qui peut entraver l'exercice de leurs droits. En introduisant les AG hybrides et ou une assemblée générale en ligne, le législateur a poursuivi l'objectif d'accorder aux entreprises une plus grande marge de manœuvre pour l'organisation de l'AG et de faciliter l'accès des actionnaires à celle-ci.

Selon l'art. 701e, al. 2, CO, l'organisation d'AG hybrides et virtuelles impose des exigences accrues au conseil d'administration. Il doit être garanti que l'identité des participants est établie, que les votes sont transmis immédiatement, que le droit de discussion et de proposition des participants est respecté et que le résultat du vote n'est pas faussé. Le législateur a délibérément laissé le choix des moyens techniques ouverts afin que les sociétés puissent également utiliser les innovations techniques (art. 701e, al. 1, CO). Les dispositions des art. 699 ss CO s'appliquent par analogie au déroulement de l'assemblée générale.

L’Assemblée général en ligne au sens de l'art. 701d CO, en particulier, représente un véritable changement de paradigme, puisqu'elle ne nécessite aucun lieu de réunion physique et que toutes les interactions peuvent avoir lieu dans un espace virtuel le jour de l'AG. La communication entièrement virtuelle étant ancrée dans le quotidien des entreprises depuis la pandémie de Covid-19 au plus tard, les AG virtuelles constituent l'alternative la plus efficace et la plus accessible aux AG physiques et devraient s'imposer à l'avenir comme la variante privilégiée. Les bonnes pratiques et les enseignements tirés de l'expérience récente des AG virtuelles sont présentés ci-après. 

Meilleures pratiques et enseignements de l’assemblée générale en ligne

Planification : la base d'une assemblée générale en ligne réussie

Une planification minutieuse est la condition sine qua non pour le bon déroulement d'une  assemblée générale en ligne. Il est essentiel que les statuts de la société autorisent expressément la tenue d'une AG virtuelle (art. 701d, al. 1 CO). Si tel n'est pas le cas, une modification des statuts doit d'abord être approuvée par l'assemblée générale (art. 698, al. 2, ch. 1, CO).

Il convient tout d'abord de déterminer la solution technique à utiliser et de vérifier si celle-ci répond à toutes les exigences légales, notamment en matière d'identification, de participation et de vote (art. 701e CO), mais aussi en matière de sécurité et de fiabilité des données. Il est également important que les processus de participation et de vote soient transparents, sûrs et compréhensibles, et qu'ils soient documentés (art. 702, al. 2 CO). Le choix d'un prestataire expérimenté et digne de confiance ou d'une plateforme éprouvée peut contribuer de manière significative à la qualité et à la sécurité juridique.

Un autre aspect important est la planification minutieuse de l'ensemble du processus organisationnel, depuis l'invitation et l'inscription jusqu'à l'assistance technique et la procédure à suivre en cas de problème. 

Conditions techniques et plateforme

La base technique est déterminante pour le succès d'une assemblée générale en ligne. La plateforme utilisée doit non seulement être fonctionnelle, mais aussi satisfaire à toutes les exigences légales de l'art. 701e CO.

La solution choisie doit en effet garantir des exigences telles que l'identification électronique sécurisée, le vote en temps réel et la possibilité de prendre la parole (art. 701e CO). Idéalement, la plateforme doit déjà être utilisée et éprouvée en Suisse. Ces dernières années, plusieurs solutions techniques spécialement développées pour les AG virtuelles se sont imposées sur le marché suisse et répondent à toutes les exigences.

L'accès à l'AG doit être réservé aux actionnaires habilités. À cette fin, des processus clairs doivent être définis, par exemple via une authentification à deux facteurs et/ou des codes d'accès personnalisés. La plateforme choisie doit être stable, évolutive et conviviale. En outre, une assistance technique doit être assurée avant et pendant l'assemblée. Avant la date prévue, un test complet doit être effectué avec la participation du président et des membres participants du conseil d'administration et de la direction, et toutes les fonctionnalités (connexion, vote, prise de parole) doivent être testées. Si l'actionnariat est international, une fonction d'interprétation ou des canaux linguistiques parallèles doivent être proposés sur la plateforme. 

Convocation

Les dispositions relatives à la convocation prévues à l'art. 700 CO et dans les statuts de la société s'appliquent également sans restriction à l’assemblée générale en ligne. Une invitation complète et transparente, qui dissipe toute incertitude, est indispensable, en particulier pour la première assemblée générale en ligne.

La forme virtuelle de la tenue de l'AG doit être mentionnée dans l'invitation. Contrairement à l'AG avec lieu de réunion physique, l'invitation à une AG virtuelle doit contenir des informations supplémentaires sur les modalités techniques de participation. Il s'agit par exemple de la plateforme, de la procédure de connexion et des coordonnées du service d'assistance. Il est recommandé de joindre à l'invitation un guide technique détaillé séparé. Les données d'accès personnelles nécessaires pour participer à l'AG virtuelle doivent également être jointes à l'invitation.

Une particularité de l'AG virtuelle est que, conformément à l'art. 701d, al. 1, CO, un représentant indépendant doit être désigné dans la convocation, auquel les actionnaires peuvent donner procuration s'ils ne participent pas personnellement à l'AG virtuelle. Toutefois, pour les sociétés non cotées en bourse, les statuts peuvent prévoir qu'il est possible de renoncer à la désignation d'un représentant indépendant (art. 701d al. 2 CO). 

Mise en œuvre : déroulement structuré et responsabilités claires

Le cadre numérique exige des processus clairs et bien rodés ainsi qu'une répartition transparente des rôles. Pour les parties statutaires de l'AG (ordre du jour, votes), il convient de préparer des scripts pour les intervenants. Ceux-ci contribuent à la bonne application du cadre juridique et facilitent la modération, en particulier lors des votes virtuels. Le conseil d'administration et les autres intervenants doivent recevoir des directives claires sur la manière de traiter les questions spontanées, les contre-propositions, les problèmes techniques ou les réclamations.

Les responsabilités doivent être clairement définies à l'avance. Il convient de déterminer clairement qui assure la modération, qui fait office d'interlocuteur technique, qui est responsable de la rédaction du procès-verbal et qui se charge de la communication interne et externe en cas de problèmes. Les prestataires externes éventuels doivent être associés de manière transparente et en temps utile aux processus correspondants. Un plan détaillé définissant les rôles, les délais et les scénarios d'escalade permet de réagir rapidement en cas de perturbations.

Participation des actionnaires et questions

Même dans un format virtuel, les actionnaires doivent pouvoir exercer pleinement leurs droits. Afin de garantir une participation ordonnée et équitable, il est recommandé de mettre en place une structure claire avec des possibilités d'interaction bien définies.

Les questions peuvent par exemple être soumises à l'avance par écrit ou posées en direct pendant l'assemblée générale via un outil intégré. Selon la solution technique choisie, il est également possible de permettre une connexion en direct avec possibilité de prendre la parole. Les questions et les contributions peuvent également être lues et répondues par la personne qui préside l'assemblée. Dans tous les cas, il est important que les documents d'invitation indiquent clairement et de manière compréhensible comment et sous quelle forme les questions peuvent être soumises et comment les actionnaires peuvent exercer leurs droits de participation. Au début de l'assemblée, une brève introduction permet de réduire les inhibitions et d'éviter les problèmes (par exemple « Comment puis-je poser des questions ? », « Comment se déroule le vote ? »). Lors de la première tenue d'une AG virtuelle, les actionnaires ont souvent besoin d'informations sur leurs droits de participation. Une organisation minutieuse et des explications claires permettent de garantir que l'exercice des droits de participation lors d'une AG virtuelle soit équivalent à celui d'une AG physique. Cela permet en outre de renforcer l'acceptation de l’assemblée générale en ligne. 

Scénarios d'urgence : être préparé à l'imprévu

Même avec une planification minutieuse et une préparation technique rigoureuse, des problèmes imprévus peuvent survenir lors d'une assemblée générale en ligne, qu'il s'agisse de dysfonctionnements techniques ou de difficultés organisationnelles. Il est donc d'autant plus important d'élaborer à l'avance un plan d'urgence clair. Il est également recommandé de mettre en place une hotline d'assistance technique ou un chat en direct, accessible avant le début de l'AG et capable de fournir une aide rapide pendant toute la durée de l'événement.

En cas de perturbation grave, telle que la panne de la plateforme virtuelle, l'assemblée générale doit être répétée (art. 701f al. 1 CO). Il est donc judicieux de fixer une date alternative dans l'invitation. En cas de problèmes techniques mineurs pouvant être résolus rapidement, l'AG virtuelle peut être interrompue et reprise ultérieurement. Là encore, il est recommandé d'indiquer dans l'invitation et sur le site web de la société le canal de communication par lequel les actionnaires seront informés en temps réel.

Enfin, un bref sondage après l'AG sur l'expérience des utilisateurs (par exemple, utilisation des outils, déroulement, possibilités de participation) peut fournir des informations précieuses pour les AG futures. Il peut également être très utile de recueillir les commentaires d'autres participants (orateurs, représentants indépendants, prestataires externes). 

Conclusion : les assemblées générales en ligne – une sécurité juridique grâce à une planification précise

Les assemblées générales virtuelles offrent aux entreprises la possibilité d'améliorer l'efficacité et l'accessibilité de leurs assemblées générales, à condition qu'elles soient préparées avec soin et menées de manière professionnelle. Le respect du cadre juridique est tout aussi important que le choix d'une plateforme technique conforme à la loi, qui permette une authentification sécurisée, un vote transparent et une communication ordonnée.

De l'envoi des invitations en temps utile à la garantie des droits des actionnaires et à la préparation des situations d'urgence, en passant par la répartition claire des rôles et la mise en œuvre technique, chaque phase nécessite une attention particulière et une planification prévoyante. Grâce à des processus structurés, des plans d'urgence bien pensés et une communication claire, une AG virtuelle peut être aussi valable et participative qu'une AG physique.