Les certificats de travail: Les principes
Pierre Matile
Avocat à Cortaillod
Avant de créer son entreprise, CJE Sàrl, Avocats et Conseillers d’Entreprises, il a été Secrétaire général du département de l’économie publique du canton de Neuchâtel, puis Secrétaire patronal. Il jouit d'une grande expérience dans le conseil en droit du travail aux employeurs. Conseiller juridique d’associations professionnelles, il a été pendant plus de 20 ans Secrétaire de l'office cantonal neuchâtelois de conciliation en matière de conflits de travail. Il est coauteur d’un commentaire pratique des dispositions fédérales sur le travail temporaire édité dans une collection de l’Université de Neuchâtel, d’un ouvrage sur l’égalité salariale, d’un Business Dossier consacré à la résiliation ordinaire et d’un Business Dossier consacré à la résiliation – Cas spéciaux. Il est chargé de cours à la Haute Ecole ARC, donne des conférences au sujet du droit du travail et il rédige des articles pour des revues spécialisées.
Thomas Wachter
Thomas Wachter a été responsable durant plusieurs années du domaine Recherche et développement auprès des ascenseurs Schindler SA ; il travaille depuis 1992 au service du personnel du canton de Lucerne. Il y est actuellement responsable des instruments RH et du système de salaire, en qualité de membre de la direction. En outre, il contribue depuis de nombreuses années aux éditions de WEKA Business Media SA en tant qu’éditeur et expert pour différents thèmes relatifs au domaine du personnel.
Aides de travail appropriées
Les certificats de travail – Le principe vérité
Le certificat de travail doit avant tout être véridique et vérace. L’obligation de dire la vérité prime le principe de bienveillance. Aucun fait essentiel ne doit être omis. Si cela ne pose pas de problème pour les collaborateurs dont les performances et le comportement ont donné pleine satisfaction, qu’en est-il des collaborateurs problématiques ou qui ont été impliqués dans des incidents tels que des vols, des cas d’ivresses ou autres? Que peut-on mentionner ou non dans un certificat de travail?
Ne doivent pas être mentionnés:
- les maladies ou informations sur l’état de santé qui n’ont pas eu d’influence significative sur les performances et le comportement des employés sur leur lieu de travail.
- les réclamations et les évaluations négatives dont on a jamais fait état pendant la durée du contrat de travail.
- les événements isolés qui ne sont pas caractéristiques de la relation de travail. L’obligation de dire la vérité s’applique également dans la mesure où l’évaluation doit reposer sur des performances et un comportement représentatifs, c’est-à-dire habituels ou typiques.
- certaines interruptions intervenant pendant la relation de travail, telles que le service militaire ou les congés sabbatiques.
Il convient toutefois de mentionner les incidents ou comportements ayant eu une influence considérable sur les performances ou le comportement des salariés. Si un caissier ou un comptable est surpris en train de voler dans la caisse ou si un chauffeur routier est licencié pour conduite en état d’ivresse, cela doit être mentionné dans le certificat de travail. L’employeur est en effet responsable de l’exactitude du certificat tant envers les employés qu’envers des tiers, par exemple de futurs employeurs. Si le licenciement d’un chauffeur routier pour conduite en état d’ivresse répétée n’est pas mentionné dans le certificat de travail et que ce même chauffeur provoque un accident chez son nouvel employeur pour les mêmes raisons, le nouvel employeur peut poursuivre l’ancien en dommages-intérêts. L’obligation de verser des dommages-intérêts a déjà été entérinée depuis longtemps par la jurisprudence, quoiqu’elle demeure extrêmement rare. Lorsque des collaborateurs ne trouvent pas d’emploi en raison d’un certificat contenant des informations non autorisées ou erronées et que cela peut être prouvé par le témoignage d’anciens collaborateurs, les employeurs peuvent également être tenus de verser des dommages-intérêts intégraux.
Principe de la bienveillance
Conformément à leur objectif, les certificats de travail doivent être formulés de manière bienveillante afin de protéger l’avenir professionnel du salarié. Cette bienveillance ne doit toutefois pas remettre en cause les principes de vérité, de clarté et d’intégralité.
Il est erroné et juridiquement inadmissible de présenter une situation sous un jour trop favorable en décrivant les problèmes de manière trop positive ou en les omettant complètement («silence éloquent»). Dans de tels cas, il est plus correct et mieux intentionné de mettre en évidence les circonstances dans lesquelles la prestation ou le comportement se sont produits. Si, par exemple, une personne n’a pas fait ses preuves dans le cadre d’un travail d’équipe et n’a accompli avec succès que des tâches de manière indépendante, il convient de décrire la collaboration de cette manière. Il n’existe pratiquement aucun collaborateur qui fournisse une prestation insuffisante en toutes circonstances ou qui ait un comportement fondamentalement problématique et insuffisant en tout.
Remarques négatives
Contrairement à une opinion largement répandue, les remarques négatives peuvent également avoir leur place dans un certificat de travail. C’est le cas lorsque ces remarques revêtent une grande importance au regard de l’ensemble de la relation de travail, notamment lorsque le salarié a commis une infraction pénale à l’encontre de l’employeur, lorsqu’il se présente à réitérées reprises ivre au travail, lorsqu’il enfreint fréquemment les directives de l’employeur, etc. Dans d’autres cas également, il est recommandé de décrire précisément le comportement en question, ce qui peut inclure des points plus critiques. Ces derniers doivent toutefois être replacés dans leur contexte global et formulés avec bienveillance.
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Principe de l‘intégralité
Le certificat doit contenir toutes les informations nécessaires à une évaluation globale de la relation de travail et de la personnalité du salarié. Sa longueur doit donc être appropriée, c’est-à-dire proportionnelle à la durée de l’emploi.
- Elément 1: Nom de famille, prénom, titres éventuels, date de naissance, lieu d’origine (facultatif), durée de l’engagement, lieu de travail, dernière fonction occupée
- Elément 2: Cahier des charges, promotions éventuelles pendant la durée de l’engagement
- Elément 3: Liste des formations et formations continues externes et internes
- Elément 4: Qualification de la prestation de travail, attitude des employés envers l’entreprise
- Elément 5: Evaluation du comportement
- Elément 6: Raison du départ
- Elément 7: Formule finale
Les éléments 6 et 7 ne sont pas juridiquement contraignants stricto sensu. Ils sont toutefois courants dans la pratique commerciale et constituent donc une exigence d’usage.
Le contenu d’un certificat de travail dépend donc du type de document délivré: certificat de travail qualifié ou attestation de travail.
La technique de l’omission ou du «silence éloquent» ou «révélateur» est souvent utilisée pour attirer l’attention sur des aspects négatifs. Par exemple, le comportement d’Untel envers ses supérieurs hiérarchiques n’est pas mentionné afin que les lecteurs comprennent qu’il existe manifestement un problème entre l’intéressé et ses supérieurs. Cette technique d’omission est clairement illicite.
Pour que les lecteurs puissent comprendre et interpréter correctement un certificat, il est nécessaire, d’une part, de décrire l’évolution des collaborateurs et l’éventail de leurs tâches. Il est d’autre part intéressant de fournir des informations sur les tâches spéciales et accessoires ayant été confiées (introduction de logiciels, projets d’organisation), sur l’environnement de travail (culture, équipe, rythme de travail), sur les outils de travail (logiciels, technologie utilisée) et sur certaines circonstances particulières (dangerosité, mise en réseau, internationalité, langues requises).
L’élément 7 constitue un élément important pour l’appréciation de la performance globale des collaborateurs. Il permet d’exprimer ses meilleurs voeux pour la suite de leur carrière, de les remercier pour le travail effectué, de regretter leur départ ou d’exprimer une éventuelle disposition à les réembaucher.
Cette conclusion doit être formulée avec beaucoup de prudence. Si vous n’étiez pas particulièrement satisfait des prestations fournies, vous n’avez pas à remercier, à regretter le départ, à recommander la personne à d’autres employeurs et encore moins à laisser miroiter une éventuelle réembauche.
Principe de l‘homogénéité
Le certificat de travail doit toujours couvrir toute la durée de l’emploi et ne doit pas faire référence à des certificats intermédiaires. Si le salarié a occupé différents postes, ceux-ci doivent être énumérés dans l’ordre chronologique.
Si le salarié a travaillé pour différents employeurs, des certificats de travail distincts doivent être délivrés pour chaque relation de travail. Cela ne s’applique toutefois pas dans le cas d’une structure de groupe, si ce dernier est homogène. De telles configurations doivent toutefois être examinées au cas par cas, en particulier lorsque les salariés ont travaillé à l’étranger. Si une mission à l’étranger fait partie intégrante d’une carrière, celle-ci doit être mentionnée dans le certificat de travail.
Principe de la clarté (formulation)
Les certificats de travail doivent être véridiques et bienveillants. Cette exigence rend leur formulation très difficile. De plus, la majorité des employeurs souhaitent probablement éviter tout conflit avec des collaborateurs susceptibles de contester une évaluation jugée mauvaise.
La distance séparant vérité et bienveillance a conduit au développement d’un langage propre aux certificats, ou de ce qu’on appelle des codes. La technique dite de l’échelle positive en est un exemple: l’évaluation s’effectue à l’aide d’énoncés positifs gradués, en adjoignant par exemple les adverbes «constamment», «toujours» ou «pleinement».
Le langage utilisé dans les certificats de travail ou les codes sont principalement utilisés dans la qualification des performances professionnelles, dans l’évaluation du comportement, pour évoquer la raison du départ et dans la phrase de conclusion. Les exigences légales relatives au certificat de travail sont toutefois claires: le contenu du certificat doit être clair et rédigé dans un langage compréhensible par tous. Un langage volontairement crypté et des codes réservés aux seuls initiés sont donc illicites.
