Prise de références: Comment effectuer une prise de références réussie
Contenu
- Comment effectuer une prise de références conforme au droit du travail suisse ?
- Accord préalable pour la prise de références
- Méthodologie de la prise de références
- La référence n'est pas un règlement de comptes
- Obtenir des références
- Ne pas solliciter les collègues
- Guide pratique pour les responsables RH
- Utilisation des références
- FAQ: Prise de références
EN BREF
La prise de références constitue un approfondissement oral du certificat de travail, strictement encadrée par le devoir de vérité et de bienveillance. Elle nécessite impérativement l'accord préalable de l'employé et ne peut porter que sur des aspects déjà documentés ou explicitement mentionnés dans le certificat, sans élargir le champ d'information. Les supérieurs hiérarchiques et les services RH sont les seuls interlocuteurs habilités, garantissant ainsi la fiabilité des informations recueillies.
À retenir:
- L'accord écrit de l'employé est obligatoire avant toute démarche.
- Le contenu de la référence ne peut dépasser le cadre du certificat de travail.
- Seuls les supérieurs directs et les RH peuvent fournir des références.
- Le devoir de vérité prime, mais le principe de bienveillance reste de rigueur.
- Les collègues ne sont jamais des sources valides pour une prise de références.
Michael Oberdorfer
Michael Oberdorfer est avocat et médiateur. Chez Personal & Recht Sarl, il conseille les collectivités publiques en droit du personnel et les PME en droit du travail et travaille en tant que médiateur, conseiller en conflits et Ombudsman externe chez KühneOberdorfer Médiations.
Aides de travail appropriées
Comment effectuer une prise de références conforme au droit du travail suisse ?
Les références représentent un moyen essentiel d'obtenir des informations lors d'un recrutement. Les supérieurs doivent toutefois respecter certaines règles pour les demander ou les donner. Le devoir de vérité est primordial, et les références peuvent approfondir le certificat de travail, sans en dépasser le cadre. La personne donnant une référence doit donc s'en tenir strictement au contenu du certificat.
Accord préalable pour la prise de références
Lors de la prise de références, les informations sont partagées en l'absence de la personne concernée. Son accord est donc nécessaire tant pour l'octroi que pour la demande de référence, et elle peut demander à connaître le contenu de l'échange. Cela lui permet d'apporter d'éventuelles corrections. La mention de personnes de référence dans un CV constitue un accord tacite pour leur consultation.
Pour la démarche pratique, il est conseillé de fixer un rendez-vous pour l'entretien de référence, permettant aux deux parties une préparation optimale.
Méthodologie de la prise de références
Les références s'apparentent à un certificat de travail oral. Même sans base légale explicite, les employeurs sont tenus d'effectuer des prises de référence dans le cadre de leur devoir d'assistance. Une référence permet d'approfondir les aspects du certificat de travail, sans les élargir.
La référence n'est pas un règlement de comptes
L'évaluation doit s'appuyer sur des exemples concrets, sans devenir l'occasion d'exprimer des critiques retenues dans le certificat par principe de bienveillance. Les règles du certificat de travail s'appliquent (vérité, clarté, exhaustivité, bienveillance). La véracité est particulièrement importante, l'employeur étant responsable des conséquences de références inexactes et préjudiciables.
Les références doivent couvrir l'ensemble de la relation professionnelle, sans se focaliser sur des incidents isolés. Elles doivent rester cohérentes avec le certificat de travail. Une prise de références rigoureuse est essentielle, permettant de réunir les documents pertinents et de préparer des exemples appropriés.
Lors de changements hiérarchiques, certaines prises de référence peuvent se baser uniquement sur des documents (certificats intermédiaires, évaluations). Cette situation doit être clairement indiquée.
Pour une simple attestation de travail, seul son contenu peut être repris lors d'une prise de référence. Les commentaires sur les performances ou le comportement sont exclus. Cette règle s'applique également aux aspects volontairement omis du certificat. Par exemple, si le comportement envers les supérieurs n'est pas mentionné, il ne peut être évoqué en référence. Un bref échange préalable avec l'employé est recommandé.
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Obtenir des références
La demande de références est vivement conseillée pour leur richesse d'information. Il est pertinent d'obtenir des références sur le poste actuel et, si possible, plusieurs autres pour une perspective plus complète. Les références anciennes présentent un risque de distorsion.
Ne pas solliciter les collègues
Les références doivent être demandées uniquement aux responsables RH ou aux supérieurs hiérarchiques, jamais aux collègues. Il faut vérifier l'identité de l'interlocuteur et la source de ses informations. Une préparation minutieuse est nécessaire : établir un questionnaire avec les RH et informer l'interlocuteur du poste visé pour des réponses ciblées. Les questions doivent porter sur la relation de travail ou les compétences du candidat.
Checklist pratique
- Obtenir l'accord écrit explicite du candidat.
- Vérifier l'identité et l'autorité des personnes contactées.
- Se limiter à 2-3 références récentes et pertinentes.
- Préparer un questionnaire basé strictement sur le certificat.
- Identifier les points à approfondir sans élargir le sujet.
- Concentrer les questions sur les compétences et la relation de travail.
- Éviter toute question relative à la sphère privée.
- Respecter le principe de véracité dans toutes les déclarations.
- Maintenir le devoir de bienveillance lors de l'échange.
- Protéger les données personnelles échangées durant l'entretien.
Guide pratique pour les responsables RH
Prérequis légaux :
- Obtenir l'accord écrit explicite du candidat.
- Contacter uniquement les personnes de référence autorisées (supérieurs directs, RH).
- Ne prendre que 2-3 références, principalement récentes.
Préparation de l'entretien :
- Préparer un questionnaire basé strictement sur le certificat de travail.
- Identifier les points à approfondir dans la limite du certificat.
- Se limiter aux aspects professionnels documentés.
Questions conformes au cadre légal :
- «Pouvez-vous illustrer par des exemples les compétences mentionnées dans le certificat ?»
- «Comment s'est manifestée la qualité de travail décrite dans le certificat ?»
- «Dans quels contextes les responsabilités mentionnées ont-elles été exercées ?»
- «Pouvez-vous préciser le cadre des projets évoqués dans le certificat ?»
- «Comment se sont concrétisées les aptitudes professionnelles citées ?»
Précautions essentielles :
- Ne pas dépasser le cadre du certificat.
- Respecter le principe de véracité.
- Maintenir le devoir de bienveillance.
- Protéger les données personnelles.
- S'abstenir de questions sur la sphère privée.
Utilisation des références
La prise de références permet d'abord d'acquérir des informations directes. Sollicitées entre deux phases de recrutement, elles peuvent aussi nourrir les questions du prochain entretien, notamment pour approfondir certains points ou explorer des aspects intéressants.
FAQ: Prise de références
Qui a le droit de demander une prise de références ?
Tout employeur potentiel peut solliciter une prise de références, à condition d'avoir obtenu l'accord préalable et écrit du candidat concerné.
Peut-on aborder des sujets non mentionnés dans le certificat de travail ?
Non, la prise de références ne peut élargir le cadre du certificat. Elle sert uniquement à approfondir les éléments déjà présents, sous peine de violation du devoir de vérité et de bienveillance.
Les collègues peuvent-ils servir de personnes de référence ?
Non, les références doivent exclusivement être demandées aux supérieurs hiérarchiques ou aux responsables RH, qui disposent d'une vision objective et professionnelle du travail accompli.
Quelle est la durée de validité d'une référence ?
Il est recommandé de privilégier les références récentes (2-3 maximum), car les références anciennes risquent de présenter une distorsion de la réalité professionnelle actuelle.
