Entretien préalable au licenciement: Règles d'or

Comment mener un entretien préalable au licenciement en respectant les règles managériales et juridiques en Suisse ?

Trop souvent, certains cadres dirigeants délèguent la responsabilité de l'entretien de licenciement aux services des ressources humaines. Pourtant, c'est au supérieur hiérarchique direct qu'il incombe de mener cet entretien, idéalement en collaboration avec les RH. Le cadre connaît le collaborateur, son comportement, ses forces et ses faiblesses, et peut s'appuyer sur l'historique de leurs échanges précédents. Les experts RH, quant à eux, maîtrisent mieux les aspects juridiques et peuvent servir d'excellents médiateurs lors de situations délicates. C'est pourquoi une approche conjointe entre le responsable hiérarchique et un représentant RH est recommandée pour tout entretien de licenciement.

Un entretien préalable au licenciement peut être une situation particulièrement émotionnelle pour la personne concernée, car son avenir professionnel et sa sécurité financière sont en jeu. Lorsque le licenciement est motivé par des performances insuffisantes, il est généralement précédé d'avertissements ou d'entretiens visant à obtenir une amélioration du comportement ou des résultats. Il s'agit donc d'un processus qui s'étend dans le temps.

À l'ère où les anciens employés peuvent partager leur expérience sur les plateformes d'évaluation des employeurs, il est crucial de rester professionnel et mesuré. Une préparation rigoureuse de l'entretien est indispensable. N'oublions pas que les mauvaises expériences se propagent plus rapidement et plus largement que les bonnes.

Nos 7 conseils pour réussir un entretien préalable au licenciement:

1. Assumez votre responsabilité. En tant que cadre dirigeant, menez l'entretien de licenciement en personne plutôt que de le déléguer entièrement aux RH ou à un consultant externe. Prenez les choses en main et gardez le contrôle de la situation face à la personne concernée.
2. Préparez-vous soigneusement. Structurez votre entretien de licenciement pour pouvoir annoncer clairement la décision dès les premières phrases, sans vous perdre dans des préambules interminables. Planifiez minutieusement pour minimiser les risques juridiques.
3. Soyez direct et honnête. Utilisez une check-list ou un guide pour structurer l'entretien. Commencez par une salutation appropriée, suivie d'une brève introduction, puis annoncez le licenciement en expliquant les raisons qui ont motivé cette décision.
4. Anticipez les réactions émotionnelles lors de l'entretien de licenciement. Certaines personnes réagissent avec colère, tristesse ou tentent de négocier. Restez professionnel, faites preuve d'empathie sans vous laisser submerger par la pitié ou manipuler par des arguments émotionnels.
5. Soignez votre communication. Préparez soigneusement vos premières phrases qui doivent inclure le contexte, le motif du licenciement, l'annonce formelle et la date effective. Assurez-vous de maîtriser les bases juridiques avant l'entretien.
6. Maintenez une attitude professionnelle. Restez objectif, courtois et respectueux, même face à des réactions émotionnelles intenses. Si nécessaire, proposez une courte pause pour permettre à la personne de se ressaisir.
7. Gérez l'après-entretien. Dirigez la conversation du début à la fin. Évitez les phrases toutes faites comme «Chaque fin est un nouveau commencement» qui peuvent paraître déplacées. Si l'employé quitte l'entreprise immédiatement, proposez-lui un transport pour rentrer chez lui en toute sécurité. Prévoyez également la communication auprès des autres employés.

Bien mené, l'entretien préalable au  licenciement, même s'il reste un moment difficile, peut préserver la dignité de chacun et limiter les conséquences négatives tant pour l'individu que pour l'entreprise.

FAQ: Entretien préalable au licenciement

Qui doit mener l'entretien de licenciement : le responsable ou les RH ?

C'est au supérieur hiérarchique direct qu'il incombe de mener l'entretien, car il connaît le collaborateur et l'historique de leurs relations. Cependant, il est fortement recommandé de le faire en collaboration avec un représentant des ressources humaines pour la maîtrise des aspects juridiques et le soutien en cas de litige.

Pourquoi est-il crucial de ne pas licencier par e-mail ?

Le licenciement par e-mail est considéré comme déshumanisant et peut aggraver la situation en déclenchant des réactions émotionnelles violentes ou des recours en justice. Une rencontre en face à face permet un échange sincère, équitable et respectueux, essentiel pour préserver la dignité de l'employé et la réputation de l'entreprise.

Comment gérer les réactions émotionnelles lors de l'entretien ?

Le cadre doit rester professionnel, objectif et courtois, tout en faisant preuve d'empathie sans se laisser submerger par la pitié ou manipuler. Il est conseillé d'anticiper ces réactions, de maintenir le cap sur les faits et, si nécessaire, de proposer une courte pause pour permettre à l'employé de se ressaisir.

Quelle est l'importance de la présence des RH lors d'un licenciement pour comportement inapproprié ?

En cas de licenciement lié à un comportement inapproprié, les employés peuvent se sentir personnellement attaqués, augmentant le risque de recours aux tribunaux. La présence des RH agit alors comme un témoin neutre et un médiateur, protégeant l'entreprise contre d'éventuelles contestations légales.