Entretiens de résiliation: Le rôle des RH dans les entretiens
Diana Roth
Diana Roth, personnalité passionnée, formatrice en GRH, conférencière en GRH, spécialiste des RH/auteure de romans, chroniqueuse en RH, conférencière d’impulsion et Podcaster en RH www.dianarothcoaching.com.
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Entretiens de résiliation: Trois phases importantes
En Suisse, les rapports de travail peuvent être résiliés de différentes manières. Il y a les licenciements ordinaires, les licenciements sans préavis, les licenciements abusifs et les licenciements pour cause de changement. La résiliation ordinaire est le cas normal. Cela signifie que les délais de préavis et les échéances sont applicables ainsi que les dispositions relatives aux restrictions à la résiliation.
Dans ce contexte, on parle aussi de «départs naturels de personnels». Ceux-ci ne sont influencés ni par l’employé ni par l’employeur. Il s’agit notamment de l’invalidité ou du décès. Lorsqu’un licenciement est en cours, les RH et la direction doivent collaborer étroitement, se coordonner parfaitement et travailler main dans la main au cours des trois phases importantes:
Phase 1: Préparation
Supposons que M. Bernard Petitgros est licencié en raison de ses mauvaises performances. Des entretiens ont déjà eu lieu. Après quelques semaines, un avertissement écrit a envoyé.
Malheureusement, Bernard Petitgros n’a pas été en mesure d’améliorer ses performances - au contraire, elles ont même empiré. À ce stade au plus tard, une discussion préliminaire intensive sur le licenciement est essentielle entre les RH et le supérieur hiérarchique. Les RH vérifient la base juridique, le dossier personnel, préparent la lettre de résiliation et établissent une feuille de route claire pour la sortie avec le supérieur hiérarchique.
Une grande importance est accordée à l’entretien de licenciement proprement dit. Les questions suivantes doivent être clarifiées à l’avance:
- Quand l’entretien aura-t-il lieu?
- Qui mènera l’entretien? Qui aura quel rôle dans l’entretien?
- Combien de temps durera l’entretien? Quelle est la raison exacte qui sera donnée?
- Comment l’équipe/l’entreprise/le client seront-ils informés?
- Comment les deux parties réagiront-elles si elles sont contactées peu avant l’entretien prévu par rapport à un éventuel licenciement imminent?
- Quel soutien l’entreprise offrira-t-elle au salarié en termes de réorientation professionnelle?
Outre les points mentionnés ci-dessus, d’autres éléments peuvent également passer au premier plan en fonction de la culture de l’entreprise:
- Appréciation et respect
- Réunion sur un plan égalitaire
- Processus transparent
- Traçabilité de la séparation
Phase 2: L’entretien de licenciement
Il s’agit probablement de l’entretien le plus difficile et il constitue un défi pour toutes les parties concernées. Le licenciement est l’affaire du chef et ne peut pas être délégué aux RH ou à la direction générale. Il est important de se rappeler que le début et la fin d’une telle discussion sont particulièrement mémorables pour l’employé licencié.
Dès l’ouverture de la conversation, le supérieur hiérarchique doit faire preuve de clarté, d’orientation et de compréhension. De cette façon, il peut créer une base positive pour l’entretien qui ne durera que peu de temps. Le message de licenciement doit être exprimé sans ambiguïté dès les premières minutes. Le motif du licenciement suit généralement peu après - mais en toute clarté. L’idéal est d’utiliser la technique dite du «pansement» que vous connaissez également dans un autre contexte. Imaginez que vous avez une plaie sur laquelle un pansement a été placé. Vous devez le retirer et, par peur de la douleur, vous le faites lentement et avec hésitation. Mais, vous ne savez que trop bien que la douleur sera plus longue et plus intense que si vous le retirez d’un seul coup.
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Dans le contexte des entretiens de résiliation, cela signifie: exposer rapidement les faits et ne pas dire de banalités inutiles ni faire du Small Talk. Vous pouvez rencontrer différents types de réaction. En tant que responsable RH, j’ai assisté à plus de 200 entretiens de résiliation ces dernières années. J’ai dû faire face aux réactions suivantes:
Réception très calme
Certains employés sont totalement détendus et acceptent le message de licenciement avec un sourire ironique aux lèvres. Cela montre que le licenciement était prévisible pour eux ou qu’ils avaient déjà démissionné en leur for intérieur. Mais attention: parfois, c’est aussi une sorte de choc ou de prise de protection. Ici, je recommande de demander confirmation de ce qui a été compris.
Être vraiment choqué et fondre en larmes
Les RH doivent être capables de gérer les larmes. Les sentiments peuvent avoir leur place ici. Ne les bloquez pas. Préparez des mouchoirs en papier. Un verre d’eau fait aussi du bien; proposez-le de manière proactive.
Si les émotions sont fortes, vous pouvez également quitter la pièce pendant un court moment. Après cinq minutes, vous pourrez continuer à parler calmement et à discuter des détails du licenciement si cela est possible du côté de l’employé.
Quémander/négocier une autre chance
Il arrive souvent que les employés ne veulent pas comprendre le message du supérieur hiérarchique. Revenez à la charge et traduisez le message. Donnez le plus de clarté possible. Souvent, la personne demande une nouvelle chance, voire décrit de manière drastique les conséquences du licenciement sur sa vie privée.
Relevez les suggestions de l’employé licencié. Mais restez clair. Parfaitement clair. Ne vous justifiez pas. Tenez-vous-en à ce que vous aviez convenu de dire au départ. Pas de rétropédalage.
Agressions
La colère est une réaction au même titre que les larmes. Il est beaucoup plus facile pour les RH et les supérieurs hiérarchiques d’y faire face s’ils ont déjà pris conscience, lors de la discussion préliminaire, qu’une telle réaction peut survenir.
Les phrases Killer dans ces situations sont:
- Mais gardez donc votre calme!
- Ce n’est pas la fin du monde
- Vous trouverez un nouveau travail en un rien de temps
Ces phrases débouchent sur un résultat inverse, elles dévalorisent et les personnes concernées ne se sentent pas prises au sérieux. Alors que la phrase «Je vois que vous êtes choqué/e!» peut réduire le ressenti. Vous faites ainsi preuve de compréhension et valorisez votre observation. Ici aussi, je recommande de quitter la pièce pendant cinq minutes et de continuer à parler lorsque le calme sera revenu.
Les RH interviendront rapidement après que le préavis aura été donné. Ils capteront les émotions de l’employé et organiseront une discussion de suivi sur des sujets tels que les vacances/les heures supplémentaires/le certificat de travail, l’information, etc.
Le supérieur hiérarchique n’est pas le bad guy et les RH ne sont pas les gentils. Les deux tirent à la même corde. Ils font preuve de compréhension, restent appréciatifs dans leur attitude, au même niveau - mais sans ambiguïté. Les RH tombent souvent dans le piège dit de «Mère Teresa» afin de compenser ce qui peut être un comportement très sec et bourru de la part du supérieur hiérarchique qui aimerait juste en finir rapidement avec cette conversation.
Évitez absolument les phrases:
- Tout ira bien, vous verrez!
- Courage - dans un an vous nous en serez reconnaissant
- Je sais ce que vous ressentez maintenant
S’il y a un véritable regret, la phrase: «Je vous apprécie en tant que personne et je regrette de vous avoir perdu». L’important est que l’employé entende: «Vous êtes parfaitement ok en tant que personne». Autre point important: ne faites pas de promesses que vous ne pouvez pas tenir.
Phase 3: Informations
C’est là que les informations sont données. Idéalement, les parties se mettent d’accord sur ce point au préalable. Les RH initient le processus de sortie qui comprend des check-lists de sortie et autres. Une réunion de suivi est organisée (de préférence le lendemain de la résiliation). Ici seront abordées, clarifiées et enregistrées toutes les informations sur des sujets tels que:
- Vacances
- Heures supplémentaires
- Remboursement de prêts
- Date de départ
- Assurances sociales
- Restitution du matériel et des documents et quand
- Information des clients
- Certificat intermédiaire
Cet entretien peut également être mené par les RH seuls après consultation du supérieur hiérarchique.
La gestion des séparations est un processus RH important et l’une des tâches récurrentes de cette fonction. Le personnel RH qui soutient les dirigeants dans ce processus sera en mesure de renforcer sa compétence en matière de licenciement d’une discussion à l’autre et d’agir ainsi avec confiance.
