Fiche de poste: Contenu, avantages et inconvénients
Thomas Wachter
Thomas Wachter a été responsable durant plusieurs années du domaine Recherche et développement auprès des ascenseurs Schindler SA ; il travaille depuis 1992 au service du personnel du canton de Lucerne. Il y est actuellement responsable des instruments RH et du système de salaire, en qualité de membre de la direction. En outre, il contribue depuis de nombreuses années aux éditions de WEKA Business Media SA en tant qu’éditeur et expert pour différents thèmes relatifs au domaine du personnel.
Aides de travail appropriées
Mais que doit contenir précisément une fiche de poste ? Quels avantages apporte-t-elle aux employeurs et aux collaborateurs ? Et quels aspects critiques doivent être pris en compte ? Dans cet article, nous examinons la structure, l’utilité et les éventuelles limites de cet outil RH.
Les fiches de poste garantissent des responsabilités claires, des relations hiérarchiques et des compétences définies, favorisent le développement professionnel et permettent une évaluation équitable des performances.
Dans la littérature, les fiches de poste apparaissent également sous les appellations « cahier des charges », « description des activités ou des tâches », « description de position » ou « job description ».
Les fiches de poste sont des documentations internes formalisées et structurées relatives à des ensembles de tâches attribués à une personne, aux pouvoirs correspondants ainsi qu’à l’intégration organisationnelle du titulaire du poste. Souvent, les exigences posées au titulaire du poste sont également intégrées dans la fiche de poste. Les descriptions sont toujours liées à la fonction et jamais à la personne.
Fiche de poste : l’essentiel en bref
La fiche de poste est un document interne formalisé qui définit les tâches, responsabilités, compétences et exigences liées à une fonction. Elle constitue un outil central en recrutement et en organisation RH. Correctement structurée, elle clarifie les attentes et sécurise la répartition des responsabilités.
À retenir
- Elle décrit une fonction, jamais une personne.
- Elle précise tâches, compétences et responsabilités.
- Elle sert de base au profil d’exigences en recrutement.
- Elle renforce la transparence organisationnelle.
- Elle doit être actualisée régulièrement.
Fonctions d’une fiche de poste
Les principales fonctions d’une fiche de poste sont :
- intégrer le poste ou la fonction dans la structure organisationnelle globale ;
- décrire clairement les tâches et activités du poste ;
- exposer de manière explicite les exigences du poste ;
- orienter la fonction du poste par rapport aux objectifs définis ;
- mettre en évidence les éléments spécifiques qui caractérisent le poste.
La fiche de poste documente, sous une forme formalisée et standardisée, les tâches confiées à une personne et les délimite par rapport à d’autres domaines de tâches. Les devoirs, les compétences et les responsabilités y sont définis. Cela peut avoir une importance en lien avec les obligations contractuelles de travail, mais surtout pour l’organisation du travail.
La fiche de poste constitue également une base importante pour le recrutement. Elle indique quelles qualifications sont exigées des candidats et constitue la base du profil d’exigences.
Fiche de poste : contenu
Une fiche de poste peut contenir les éléments suivants :
- intitulé du poste ;
- titulaire du poste ;
- intégration organisationnelle (service, équipe) ;
- supérieur hiérarchique ou fonction supérieure ;
- suppléance ou remplacement (pour/par) ;
- collaborateurs ou fonctions subordonnés ;
- objectifs du poste ;
- tâches principales du poste ;
- tâches détaillées du poste, éventuellement avec indication du volume ;
- exigences envers le titulaire du poste (professionnelles, personnelles, sociales et autres) ;
- responsabilités attribuées (objectifs détaillés) ;
- compétences (pouvoir décisionnel, pouvoir de signature / droit de signature) ;
- contacts nécessaires, information et collaboration avec d’autres fonctions ;
- le cas échéant, autres indications concernant par exemple les exigences de formation continue, les perspectives de développement ou les évolutions futures.
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Avantages d’une fiche de poste
Une fiche de poste favorise la transparence de l’organisation grâce à :
- des relations hiérarchiques claires ;
- l’évitement des conflits de compétences ;
- l’identification de lacunes, de manques ou de doublons dans l’attribution des tâches ;
- des règles de suppléance claires ;
- une définition précise des tâches, des compétences et des responsabilités.
Une fiche de poste constitue également une base pour :
- les profils d’exigences des nouveaux postes ;
- le recrutement du personnel ;
- la fixation du salaire ;
- l’intégration des collaborateurs ;
- la planification du personnel ;
- l’identification des besoins de formation ;
- l’évaluation des collaborateurs.
Inconvénients d’une fiche de poste
Les fiches de poste impliquent une charge de travail importante en raison de :
- leur mise en place ;
- leur adaptation continue (maintenance, mise à jour) ;
- leur développement.
Les fiches de poste peuvent également conduire à des comportements bureaucratiques :
- risque de se limiter strictement aux tâches décrites ;
- frein à l’innovation ;
- sur-organisation.
Les fiches de poste reposent sur l’attribution individuelle de tâches et sur une certaine stabilité dans le temps. Elles ne permettent cependant de représenter que partiellement les nouveaux modèles de travail, tels que :
- le travail par projet ;
- les groupes de travail semi-autonomes ;
- les compétences qui se chevauchent ;
- les objectifs ajustés en permanence (objectifs trimestriels, semestriels, annuels).
Checklist : rédiger ou actualiser une fiche de poste
- Définir un intitulé clair et cohérent.
- Situer le poste dans l’organigramme.
- Décrire les tâches principales et secondaires.
- Délimiter clairement les responsabilités.
- Préciser le pouvoir décisionnel et le droit de signature.
- Définir des exigences professionnelles et personnelles mesurables.
- Vérifier la cohérence avec le contrat de travail.
- Identifier les interactions internes essentielles.
- Valider la fiche avec le supérieur hiérarchique.
- Planifier une révision périodique (p. ex. annuelle).
Important
Les sociétés soumises à la révision ordinaire doivent disposer d’un système de contrôle interne (SCI) dont l’existence est vérifiée par l’organe de révision (art. 728a et 728b CO). Dans ce contexte, des documents organisationnels formalisés — notamment l’organigramme, les descriptions de processus et les fiches de poste — constituent des éléments essentiels pour démontrer une répartition claire des responsabilités et des compétences.
FAQ – Fiche de poste
La fiche de poste est-elle obligatoire en Suisse ?
Non de manière générale. Elle est toutefois recommandée pour assurer une organisation claire et peut être pertinente dans le cadre d’un SCI.
Fait-elle partie du contrat de travail ?
Uniquement si elle est annexée ou intégrée contractuellement. Sinon, elle constitue un document interne de référence.
À quelle fréquence la mettre à jour ?
Lors de changements organisationnels ou au minimum dans le cadre des entretiens annuels.
Peut-on confier des tâches non prévues ?
Oui, dans les limites du devoir de fidélité et des instructions de l’employeur.
En savoir plus
Descriptif de fonction: Les particularités
Descriptif de poste: Les étapes de la construction
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