Renseignements de références: Conditions-cadres
Thomas Wachter
Thomas Wachter a été responsable durant plusieurs années du domaine Recherche et développement auprès des ascenseurs Schindler SA ; il travaille depuis 1992 au service du personnel du canton de Lucerne. Il y est actuellement responsable des instruments RH et du système de salaire, en qualité de membre de la direction. En outre, il contribue depuis de nombreuses années aux éditions de WEKA Business Media SA en tant qu’éditeur et expert pour différents thèmes relatifs au domaine du personnel.
Aides de travail appropriées
Il convient de respecter le cadre légal de la protection des données : les renseignements de références ne peuvent être fournies qu'avec l'accord de la personne concernée et doivent se limiter à des informations relatives au travail. Si vous êtes vous-même sollicité(e) pour fournir des informations, les mêmes règles que celles prévalant en matière d'établissement d'un certificat de travail s'appliquent en principe. Les informations doivent être vraies, formulées de manière bienveillante, refléter de la relation de travail et en rapport avec le travail.
N'engagez pas une personne sans avoir demandé au moins une référence. Pour cette dernière vérification, les renseignements de références sont un outil important. Il est important de solliciter la bonne personne : celle-ci doit disposer d'informations suffisamment détaillées sur les forces et les faiblesses professionnelles du candidat. En règle générale, les amis personnels ne sont pas des références appropriées. Des réponses concrètes ne peuvent être attendues que pour des questions précises. Plus vous posez des questions ciblées, plus la valeur des informations obtenues est élevée.
Les renseignements de références vous aideront à prendre une décision
Renseignez-vous sur la manière de travailler et les compétences d'un candidat auprès d'au moins un ancien employeur, voire de plusieurs si nécessaire. Les informations obtenues vous aideront à faire votre choix définitif et vous permettront d'étayer une décision d'embauche.
Conseil pratique: Ne demandez des références qu'après un entretien d'embauche, c'est-à-dire lorsqu'une personne est retenue en vue d'un entretien ou d'un second entretien. Votre niveau de connaissances vous permettra, à ce moment-là, de poser des questions très concrètes et détaillées. Cela améliorera fortement la pertinence des renseignements de références.
Les renseignements de références permettent de s'assurer de l'aptitude d'un candidat à occuper un poste en s'appuyant sur un jugement extérieur. Les paramètres qui suivent figurent au premier plan.
En principe, les références doivent porter sur l'aptitude à occuper le poste. Outre la confirmation des qualifications professionnelles, les compétences personnelles et sociales sont généralement mises en avant. Il s'agit notamment de l'autonomie, de la conscience professionnelle, de la collaboration au sein d'une équipe, de la gestion des conflits, du comportement vis-à-vis des cadres et des clients, etc.
Références appropriées
Convenez avec le candidat de personnes de référence appropriées. Il est important à cet égard que la personne de référence dispose de suffisamment d'informations et qu'elle puisse les transmettre de manière objective et compétente.
Il doit s'agir si possible d'anciens supérieurs directs. Les renseignements de collègues d'association, de parents et de voisins sans lien professionnel direct ne sont guère utilisables. Les renseignements de référence fournis par des conseillers, des professeurs de hautes écoles spécialisées ou d'autres personnes extérieures à la profession ne sont exploitables que sous certaines conditions.
Accord du candidat requis
La loi sur la protection des données s'applique. La demande de références ne peut être effectuée qu'avec l'accord du candidat. Cette règle s'applique également lorsque les personnes concernées se connaissent personnellement.
Le candidat doit approuver la personne de référence
Le candidat doit autoriser les personnes de référence à fournir des informations. Cette autorisation s’obtient par téléphone : le candidat appelle la personne de référence et lui demande de fournir des informations. Certaines entreprises préfèrent demander par écrit l'autorisation de mise. Il arrive également que de telles autorisations soient offertes à tous les collaborateurs qui quittent l'entreprise.
Recommandations de produits
Catalogue de questions
Les thèmes suivants vous aident à élaborer un catalogue de questions en vue de fournir des renseignements de référence ciblés:
- Tâches et poste
- Connaissances professionnelles
- Exécution du travail, qualité, diligence
- Prise de responsabilité
- Atteinte des objectifs
- Capacité d'apprentissage
- Polyvalence, résistance au stress
- Engagement, initiative
- Fiabilité, autonomie
- Absences, ponctualité
- Comportement vis-à-vis des clients, des collaborateurs et des supérieurs
- Réussite en matière de leadership, comportement envers les subordonnés
- Connaissances des langues étrangères et leur utilisation
- Points forts et points faibles
- Raison de la résiliation
- Demandez si la personne serait réembauchée
Procédure
Les conseils suivants vous aideront à obtenir des renseignements de référence par téléphone:
- Préparez-vous à l'entretien téléphonique à l'aide d'une liste de questions.
- Appelez la personne et présentez-vous.
- Présentez votre demande: « Monsieur Schneider a posé sa candidature chez nous pour un poste de spécialiste de la vente et vous a cité comme référence ».
- Dites à la personne de référence que, pour vous comme pour le candidat, les renseignements sont importants.
- Garantissez votre discrétion à la personne de référence.
- Indiquez à la personne de référence le domaine d'activité précis auquel vous destinez le candidat.
- Commencez par des questions générales afin de créer un climat positif. Posez des questions sur la durée de la collaboration, sur les tâches que l'équipe et le candidat ont accomplies.
- Plus les questions sont ciblées et concrètes, plus les réponses seront utiles. A l'aide de votre liste de questions, posez vos questions de manière à ce que votre interlocuteur puisse vous donner des informations concrètes. Commencez par les qualifications professionnelles et n'abordez qu'ensuite les questions relatives aux compétences sociales, comme la collaboration au sein de l'équipe, avec le supérieur hiérarchique, etc.
- A la fin de l'entretien, essayez d'obtenir de la personne de référence une recommandation ou une réserve quant à l’embauche du candidat pour le poste vacant.
- Pour pouvoir évaluer le candidat, les références ne suffisent pas. Elles ne font que compléter les autres moyens d'évaluation.
- Une seule référence n'est jamais représentative. Méfiez-vous également des éloges hors de proportion. En cas de doute, demandez une deuxième référence.
Bases juridiques
Peut-on demander des informations sans l'accord du candidat ?
« L’employeur ne peut traiter des données concernant le travailleur que dans la mesure où ces données portent sur les aptitudes du travailleur à remplir son emploi ou sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail. En outre, les dispositions de la loi fédérale du 25 septembre 2020 sur la protection des données sont applicables. »
Les renseignements de référence ne peuvent donc être fournis qu'avec le consentement de la personne concernée. C'est ce que veut la loi fédérale sur la protection des données. Les articles 12 et 13 précisent que la communication de données personnelles sensibles sans le consentement (ou un intérêt privé ou public prépondérant ou encore une justification légale) constitue une atteinte à la personnalité.
Qu'en est-il des renseignements fournis par l'employeur actuel ?
Les renseignements demandés auprès de l'actuel employeur du candidat sont soumis aux mêmes dispositions - vous n'avez pas le droit de vous renseigner sans avoir obtenu le consentement exprès de la personne concernée. La situation est pour le moins délicate lorsque le collaborateur est encore en poste.
L'employeur est-il astreint à une obligation de renseigner ?
Comme pour les certificats de travail, l'ancien employeur est soumis à une obligation de renseigner lorsque de nouveaux employeurs potentiels souhaitent obtenir des informations sur un candidat. Cette obligation de fournir des informations n'existe toutefois que si l'ancien travailleur le souhaite.
Quels sont les renseignements qui peuvent être fournis ?
Les informations orales doivent également être vraies et ne doivent pas entraver inutilement l'avenir professionnel de l'employé. Il est toutefois fort ardu de prouver d’éventuelles infractions en ce domaine.
L'employeur n'a pas le droit de transmettre à des tiers tout ce qu'il a appris sur son collaborateur. Les informations doivent être fournies et triées avec soin, en tenant compte des intérêts des deux parties, et doivent être véridiques. On doit se référer à la performance et à la conduite du candidat, et non à des informations privées ou d'ordre confidentiel. Un tribunal a ainsi interdit à une entreprise de continuer à donner des informations négatives sur un ancien employé, sous peine de sanction en cas de récidive.
