Frais professionnels: Définition pratique et principes du remboursement
Ralph Büchel
Ralph Büchel est directeur général de Caveris. Il a d’abord acquis une expérience professionnelle dans le secteur commercial et industriel. Il est ensuite passé à la fi duciaire/révision, puis à l’administration fi scale. Avant de fonder sa propre entreprise, Caveris AG, il y a plus de dix ans, il était chef de service administration des salaires/assurances d’une grande entreprise. Dans le cadre de cette fonction, il était également directeur d’une compagnie d’assurance pension.
En bref
Les frais et dépenses nécessaires à l’exercice de leur activité doivent être remboursés aux collaborateurs. Cela concerne les frais «nécessairement» engagés dans le cadre de l’activité contractuelle.
Les frais de déplacement doivent être remboursés dans la mesure où le déplacement est nécessaire et ne fait pas partie du trajet domicile-travail. Les frais de repas et d’hébergement doivent également être pris en charge par l’employeur dans la mesure habituelle si le collaborateur doit prendre ses repas à l’extérieur. L’employeur peut fournir lui-même les vêtements de travail spéciaux ou les rembourser. Les autres frais nécessaires sont également à la charge de l’employeur.
Bases légales
Code des obligations
- Article 327: Instruments de travail, matériaux et frais
- Article 327a: Frais en général
- Article 327b: Frais, véhicule à moteur
- Article 327c: Frais, échéance
Droit au remboursement des frais professionels
L’employé a droit au remboursement de ses frais professionels pour autant qu’ils s’avèrent nécessaires dans le cadre de son activité contractuelle. Sont ainsi sous-entendues les dépenses qui sont nécessaires lorsque l’employé s’acquitte de ses obligations de manière correcte et scrupuleuse. En font par exemple partie:
- les billets de bus, de train et d’avion, respectivement les indemnités kilométriques pour les voyages d’affaires
- les notes de téléphone
- les frais de port
- les notes d’hôtel et de repas sur des lieux de travail extérieurs
- les frais de dédouanement et de visa
- etc.
Si les frais professionels doivent être intégralement remboursés (c’est-à-dire les frais d’hébergement sans déduction des autres frais journaliers), des forfaits cohérents devraient toutefois être fixés. En cas de séjours prolongés à l’étranger, les frais relatifs aux journées non travaillées ou lorsque la personne est malade doivent également être pris en charge.
Transport vers le lieu de travail
Les frais liés au transport vers le lieu de travail sont à la charge de l’employé. Si, par contre, la prestation de travail s’effectue à l’extérieur (c’est-à-dire pas sur le lieu contractuel de travail, ni au lieu d’exploitation ni au domicile de l’employé), il faut alors rembourser les frais engagés. Cela s’applique notamment aux monteurs de service, dans le bâtiment et pour les voyageurs de commerce.
Si l’employeur transfère son employé vers un nouveau lieu de travail, il doit, selon le Tribunal fédéral, prendre en charge les frais liés à l’allongement du trajet domicile-travail. Dans un cas concret, le Tribunal fédéral a décidé qu’une telle modification unilatérale du contrat n’était admissible que si les frais supplémentaires de transport et de repas étaient pris en charge par l’employeur.
Instruments et matériaux
L’employeur a l’obligation de fournir à ses employés tous les instruments de travail et matériaux dont ils ont besoin pour accomplir leur travail. A l’inverse, si l’employé fournit lui-même certains instruments ou matériaux en accord avec l’employeur, il a droit à une compensation appropriée. Des dispositions dérogatoires sont toutefois possibles en ce domaine.
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Télétravail à domicile
Si le travailleur est contraint de télétravailler à domicile, l’employeur doit également prendre en charge tous les frais supplémentaires engagés par le travailleur pour l’achat d’équipements destinés exclusivement à son travail. La pièce utilisée comme bureau à domicile ne doit toutefois servir qu’à des fins professionnelles et être distincte des pièces privées.
Si, en revanche, le travailleur souhaite travailler à domicile de son plein gré et que l’employeur donne son accord, ce dernier est alors exempté des frais supplémentaires s’il peut proposer un autre poste de travail dans l’entreprise.
Vêtements de travail
Les vêtements de travail ne font généralement pas partie des dépenses indemnisables. Cependant, les uniformes, les vêtements de protection spéciaux, etc., ainsi que leur entretien, leur nettoyage et leur remplacement doivent être financés par l’employeur. Dans la pratique, il convient de vérifier si les vêtements de travail nécessaires peuvent également être portés pendant les loisirs et dans quelle mesure ils le sont. Pour un employé de banque, par exemple, il est raisonnable d’apporter ses propres vêtements de travail, tandis que dans le secteur de la construction, les vêtements de protection nécessaires doivent être fournis sur place. Un uniforme obligatoire doit dans tous les cas être financé par l’employeur. L’obligation de paiement ne peut être exclue par une clause contractuelle.
Véhicules à moteur
Lorsque l’utilisation d’un véhicule à moteur est nécessaire pour des raisons professionnelles, les frais doivent être remboursés au salarié. S’il s’agit d’un véhicule de fonction, les frais habituels doivent être remboursés. En cas d’utilisation d’un véhicule privé, outre les frais d’usure (amortissement), les frais d’assurance, les taxes sur les véhicules, etc. doivent également être remboursés. En outre, les frais d’exploitation et d’entretien tels que les frais d’essence, d’huile, d’usure des pneus, d’équipement hivernal, de maintenance, de réparations et d’entretien doivent être pris en charge. Les frais ne doivent être pris en charge que pour les trajets professionnels, les frais liés aux trajets privés étant à la charge du travailleur. En règle générale, ces frais sont convertis en un forfait kilométrique. Les clubs automobiles fournissent des indications fort utiles sur le montant de tels forfaits.
Accidents avec des véhicules à moteur
Les accidents dont sont victimes les employés avec leur propre véhicule lors de déplacements professionnels constituent souvent un sujet de litige. Il est recommandé d’obliger les travailleurs à souscrire une assurance casco et de la leur rembourser. En cas d’accident, seuls la franchise et la perte du bonus seront alors à discuter. En l’absence d’une telle assurance, le dommage subi doit être réglé. En simplifiant, l’employeur est tenu de payer lorsque sa responsabilité est engagée, c’est-à-dire lorsque la faute n’est pas imputable au travailleur.
Délais de paiement
Les collaborateurs doivent justifier à la fois la nécessité et le montant des différentes dépenses. Les frais laissés à la discrétion du collaborateur ainsi que les frais forfaitaires font exception à cette règle. Les collaborateurs doivent établir un décompte détaillé de leurs frais et joindre les justificatifs correspondants. En règle générale, des formulaires de frais sont utilisés à cet effet.
Il faut verser le remboursement des frais professionels avec le salaire. En cas de frais intervenant régulièrement (et pas seulement pour des frais occasionnels), une avance mensuelle est au minimum recommandée.
Forfaits de frais
A la place du remboursement effectif des frais sur la base d’un décompte, on peut verser un forfait. Il faut convenir celui-ci par contrat (contrat individuel de travail, ou règlement). Il faut concevoir les forfaits de telle sorte qu’ils couvrent les frais effectifs. En présence de véritables forfaits de frais, aucune déduction n’est due au titre des assurances sociales. Les dépenses forfaitaires versées sont toutefois considérées comme un salaire du point de vue fiscal et des assurances sociales.
