Amélioration continue: Dégager du temps pour optimiser le travail quotidien
Contenu
- Comment dégager du temps pour l'amélioration continue dans les activités quotidiennes ?
- Surmonter les résistances à l’amélioration continue
- Travailler plus efficacement dès la première minute
- Les activités opérationnelles quotidiennes l’emportent toujours
- Comment entreprendre ce changement?
- FAQ: Amélioration continue
EN BREF
L'amélioration continue nécessite une protection active du temps face aux urgences opérationnelles. En réservant un créneau régulier, par exemple 10 % du temps de travail, les équipes peuvent transformer les irritations quotidiennes en gains de performance durables. Cette approche permet d'atteindre des hausses de productivité significatives sans surcharger l'équipe.
À retenir:
- Réservez explicitement 10 % de votre temps de travail pour l'optimisation des processus.
- Instaurez une routine fixe (quotidienne ou hebdomadaire) pour protéger ce temps des interruptions.
- Visez des solutions rapides applicables immédiatement plutôt que des concepts théoriques.
- Traitez les petits problèmes quotidiens comme des opportunités d'amélioration majeure.
Oliver Mattmann
Oliver Mattmann accompagne depuis plus de dix ans des entreprises et des organisations dans l’amélioration ciblée de leurs performances. Il a approfondi son expertise au fil de nombreux projets d’amélioration et de voyages d’études au Japon consacrés aux méthodes Lean et Kaizen. Conférencier provocateur, formateur en management et auteur de l’ouvrage «Zeit für die Zukunft – Zero E-Mail Strategy», il accompagne aujourd’hui principalement les cadres dans la conduite du changement. La société Peter Beglinger Training Zug AG forme des cadres désireux de développer leur potentiel.
Comment dégager du temps pour l'amélioration continue dans les activités quotidiennes ?
De nombreux cadres, mais aussi des collaborateurs, excellent dans la gestion des activités courantes. Ils peuvent résoudre presque tous les problèmes de la clientèle, y compris interne, et y réagissent rapidement. En revanche, leur engagement dans la mise en œuvre de mesures d’optimisation à court et à long terme stagne. Cette situation est connue dans d’innombrables entreprises. Les responsables sont souvent très présents dans les activités quotidiennes et ont parfaitement intégré leur rôle dans les processus opérationnels en cours. Pourtant, de nouvelles qualités sont désormais attendues d’un cadre.
Surmonter les résistances à l’amélioration continue
L’amélioration continue des processus de l’entreprise n’est pas une tâche que l’on peut accomplir tranquillement le vendredi après-midi. Pour obtenir les meilleurs résultats, les mesures d’optimisation doivent être intégrées au travail quotidien. Les activités opérationnelles courantes doivent être optimisées durablement. Instaurer un rythme d’amélioration continue permet de consacrer du temps de manière effective et délibérée à la construction de l’avenir. Par exemple, un mercredi sur deux, les activités habituelles peuvent être suspendues pendant huit heures afin de consacrer ce temps à des changements internes. L’équipe peut aussi travailler aux mesures d’amélioration chaque jeudi matin de neuf heures à midi, ou chaque jour de 13 à 14 heures. Une telle routine amorce des changements dans l’organisation, que les collaborateurs intègrent en même temps à leurs habitudes. Il faut bien sûr beaucoup d’énergie et de force de conviction au départ pour instaurer ce rythme. Les collaborateurs, les cadres et les dirigeants ont souvent des réticences. Des affirmations telles que «Mais enfin! Tout va bien pour nous en ce moment» ou «nous améliorons déjà tellement de choses…» servent de justifications et d’arguments pour ne pas engager d’optimisations internes. Après une phase de démarrage, la performance de ces équipes augmentera considérablement. Dans la pratique quotidienne, des gains de productivité de 50% ou plus sont souvent réalistes. Ces chiffres paraissent d’abord incroyables. Pourtant, une réflexion délibérée et la réduction des gaspillages conduisent à remettre en question et à améliorer de nombreux processus, activités et tâches. Il en résulte souvent que, dès une première phase, de nombreuses tâches et de nombreux processus peuvent être supprimés, car ils ne sont tout simplement plus nécessaires.
Travailler plus efficacement dès la première minute
Les entreprises qui ont reconnu les possibilités qu’offre une démarche délibérée d’amélioration continue réservent et consacrent expressément 10% de leur temps de travail à l’amélioration active des systèmes de travail, des processus (Takeda, 1990) et de leurs collaborateurs. En général, la motivation des collaborateurs augmente également, puisque les équipes s’attaquent à leurs problèmes et les résolvent chaque jour, chaque semaine ou toutes les deux semaines. Ce sont bien les petites difficultés et les petits problèmes qui nous usent au quotidien.
Une routine de changement permet d’aborder cette étape avec aisance. Un point doit rester au premier plan: il ne s’agit pas avant tout de consacrer du temps à des concepts et à de la «paperasse». L’accent doit porter sur la mise en place de solutions rapides et opérationnelles, qui peuvent être appliquées immédiatement, dans un premier temps, avec les moyens disponibles (voir illustration). Autrement dit, l’entreprise investit par exemple 60 minutes dans une amélioration puis, dès la 61e minute, travaille dans les conditions améliorées et profite immédiatement de cette optimisation. Qu’est-ce qui empêche donc tant d’entreprises d’entreprendre des améliorations concrètes et délibérées?
Les activités opérationnelles quotidiennes l’emportent toujours
Lorsqu’un client s’intéresse à une offre ou menace de déposer une réclamation, on met généralement tout le reste de côté et on avance d’innombrables excuses pour ne pas travailler à l’avenir. Ces arguments sont si puissants qu’au moment de trancher, de nombreux cadres privilégient le plus souvent les activités opérationnelles. Pourtant, très peu d’entreprises travaillent «à cœur ouvert». De nombreuses tâches et demandes peuvent attendre quelques minutes, quelques heures, voire quelques jours. Pour les raisons évoquées ci-dessus, la tentation de s’occuper de ce qui paraît important l’emporte alors. Les facteurs suivants réduisent encore le travail d’amélioration au profit des activités opérationnelles:
- Les e-mails traités toutes les heures, qui constituent une importante source de distraction.
- Les messages reçus par WhatsApp, SMS, etc., qui apportent de nouvelles informations et détournent l’attention.
- Les appels téléphoniques qui interrompent le temps consacré à l’amélioration.
- Les discussions en ligne et les autres plateformes de collaboration qui nous détournent des activités d’amélioration.
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Comment entreprendre ce changement?
Pour dégager immédiatement du temps en faveur de l’amélioration continue en interne, vous pouvez appliquer les conseils pratiques suivants:
- Commencer la journée hors ligne: en notant par écrit quatre tâches en suspens et au moins un point à améliorer, vous pouvez commencer votre journée de travail par un gain d’efficacité. Vous pouvez, par exemple, créer un nouveau modèle d’offre et l’utiliser immédiatement pour le prochain client.
- La plupart des réunions peuvent être raccourcies d’environ 50% par rapport à la durée prévue. Le temps ainsi libéré sera désormais consacré aux améliorations.
- Instaurez un rythme régulier d’amélioration continue représentant environ 10% de votre temps de travail personnel. Un créneau quotidien raisonnable, par exemple de 45 à 60 minutes au maximum, constitue un excellent début. Ce rythme convient particulièrement aux activités administratives. Pour les systèmes de travail qui créent directement de la valeur, comme la production, les activités artisanales ou les établissements hospitaliers, des plages de quatre heures par semaine ou de huit heures toutes les deux semaines sont appropriées.
Checklist pratique
- Identifiez un créneau horaire fixe de 45 à 60 minutes par jour ou de 4 heures par semaine.
- Commencez la journée hors ligne en listant quatre tâches en suspens et un point d'amélioration.
- Réduisez la durée de vos réunions courantes de 50 % pour libérer du temps d'optimisation.
- Désactivez les notifications non critiques (e-mails, WhatsApp) pendant le créneau d'amélioration.
- Sélectionnez un processus douloureux ou répétitif à simplifier cette semaine.
- Impliquez l'équipe en partageant les bénéfices concrets attendus de l'optimisation.
- Testez la solution proposée avec les moyens existants avant de complexifier.
- Documentez brièvement le changement pour assurer la pérennité de l'amélioration.
- Évaluez après deux semaines si le rythme instauré est tenable et ajustez si nécessaire.
Voici quelques perspectives pour susciter l’envie d’exploiter les possibilités d’amélioration et d’optimiser les activités opérationnelles quotidiennes:
- Et si les optimisations et les améliorations permettaient de faire passer le nombre d’e-mails internes de 30 par jour à zéro?
- Et si toutes les réunions de l’équipe ne duraient plus que 30 minutes au maximum?
- Et si les erreurs et les écarts dans les processus étaient reconnus comme des possibilités d’amélioration?
- Et si les améliorations et la standardisation permettaient de réduire de 50% le temps d’intégration des nouveaux collaborateurs? Cette démarche exigeante permet de faire progresser un véritable développement organisationnel et de l’optimiser à long terme.
FAQ: Amélioration continue
Combien de temps faut-il consacrer à l'amélioration continue ?
Il est recommandé de réserver environ 10 % du temps de travail total. Cela correspond à 45-60 minutes par jour pour les tâches administratives, ou à des plages de 4 heures par semaine pour les processus de production.
Que faire si les urgences opérationnelles prennent toujours le dessus ?
Instaurez des « zones de calme » où les communications sont suspendues. La plupart des demandes peuvent attendre quelques heures. Protégez ce temps comme une réunion importante avec un client clé.
Faut-il attendre d'avoir plus de ressources pour commencer ?
Non. L'objectif est d'appliquer des solutions rapides avec les moyens disponibles. L'investissement initial doit être minimal pour générer un retour immédiat sur la productivité dès la minute suivante.
Comment motiver les collaborateurs réticents au changement ?
Montrez les bénéfices concrets et rapides, comme la réduction du nombre d'e-mails ou la fin des tâches inutiles. Commencez par des améliorations visibles qui éliminent les frustrations quotidiennes.
