Conseil d'administration en Suisse: Élection et organisation
Lic. iur. Michael Rutz, avocat
Michael Rutz a étudié à la HSG et a obtenu son brevet d'avocat en 2004. Il s'occupe de préférence du droit des sociétés, du droit fiscal et des taxes, du droit de la construction et de l'aménagement du territoire, du droit foncier rural et du droit des contrats. En tant que notaire, il authentifie des affaires de droit des sociétés, ainsi que des contrats de mariage et de succession et des dispositions testamentaires publiques.
Me David Schneeberger
greffier au Tribunal fédéral des assurances (dépt. III), avocat, M.A. HSG in Law & Economics, doctorant à l’Université de Bâle.
Aides de travail appropriées
Élection du conseil d'administration en Suisse par l'assemblée générale
Le conseil d'administration en Suisse est régi par les articles 707 ss. CO. L'élection du conseil d'administration relève de la compétence intransmissible de l'assemblée générale (art. 698, al. 2, ch. 2 CO). L'élection d'un conseil d'administration en Suisse est acquise lorsque plus de la moitié des voix attribuées aux actions représentées sont exprimées en faveur du candidat proposé à l'élection (art. 703 CO). L'assemblée générale n'est limitée que dans la mesure où d'éventuelles conditions d'éligibilité doivent être respectées. Si les statuts le prévoient, l'assemblée générale élit également le président du conseil d'administration ; dans le cas contraire, le conseil d'administration en Suisse élit l'un de ses membres (art. 712, al. 2 CO). Dans les sociétés cotées en bourse, le président doit obligatoirement être élu par l'assemblée générale (art. 712, al. 1 CO).
L'élection par l'assemblée générale ne constitue pas encore valablement le conseil d'administration en Suisse. En outre, la déclaration d'acceptation de l'élection par l'élu est impérative. Cela peut se faire par une déclaration d'acceptation orale lors de l'assemblée générale, qui doit être consignée dans le procès-verbal, ou par la remise d'une déclaration d'acceptation écrite de l'élection.
La durée des fonctions des membres du conseil d’administration en Suisse d’une société dont les actions sont cotées en bourse s’achève au plus tard à la fin de l’assemblée générale ordinaire suivante. Les membres sont élus individuellement (art. 710, al. 1 CO). Lorsque les actions de la société ne sont pas cotées en bourse, la durée des fonctions est de trois ans, pour autant que les statuts n’en disposent pas autrement ; cette durée ne peut toutefois pas être supérieure à six ans. Les membres sont élus individuellement à moins que les statuts n’en disposent autrement ou que le président de l’assemblée générale n’en décide autrement, avec l’accord de tous les actionnaires représentés (art. 710, al. 2 CO). La réélection est possible (art. 710, al. 3 CO).
Selon l'art. 710, al. 1 CO, le mandat des membres du conseil d'administrationen Suisse des sociétés dont les actions sont cotées en bourse prend fin au plus tard à l'issue de la prochaine assemblée générale ordinaire. Dans les sociétés dont les actions sont cotées en bourse, chaque membre est obligatoirement élu individuellement. La réélection est possible.
La société doit pouvoir être représentée par une personne domiciliée en Suisse. Cette personne doit être un membre du conseil d’administration ou un directeur. Elle doit avoir accès au registre des actions et à la liste visée à l’art. 697l à moins que cette liste ne soit tenue par un intermédiaire financier (art. 718, al. 4 CO).
Seule une personne physique peut être membre du conseil d'administration en Suisse. Les personnes morales ou les sociétés commerciales ne peuvent pas être élues au conseil d'administration. Le mandat de réviseur est incompatible avec le mandat d'administrateur (art. 728, al. 2 ch. 1 CO). Les statuts peuvent établir des règles d'éligibilité au conseil d'administration.
S’il y a plusieurs catégories d’actions en ce qui concerne le droit de vote ou les droits patrimoniaux, les statuts assurent à chacune d’elles l’élection d’un représentant au moins au conseil d’administration (art. 709, al. 1 CO) Les statuts peuvent prévoir des dispositions particulières pour protéger les minorités ou certains groupes d’actionnaires (art. 709, al. 2).
Élection du conseil d'administration - Constitution
Le principe d'auto-organisation s'applique au conseil d'administration. La loi laisse une grande flexibilité à ce dernier et, selon le droit impératif, le conseil d'administration se constitue lui-même. La définition de son organisation est donc effectuée par le conseil d'administration lui-même (art. 716a, al. 1, ch. 2 CO). En font partie la détermination de la fonction (p. ex. président, vice-président, délégué) ainsi que la réglementation du droit de signature au nom du conseil d'administration (p. ex. signature individuelle, signature collective à deux). La seule réserve au principe de l'auto-organisation est que les statuts peuvent prévoir que le président est élu par l'assemblée générale (art. 712, al. 2 CO). La constitution a lieu en règle générale lors de la première réunion du conseil d'administration après l'élection.
Recommandations de séminaires
Selon l'ancien droit, le conseil d'administration désignait également un secrétaire. Ce dernier ne devait alors pas nécessairement faire partie du conseil d'administration. Dans le cadre de la révision du droit de la société anonyme et afin de renforcer la flexibilité organisationnelle, les sociétés ne sont plus tenues de désigner le vice-président et le secrétaire du conseil d'administration. Il est donc envisageable qu'une société renonce à la nomination formelle d'un secrétaire (comme on peut le lire dans le message relatif à la révision du droit de la société anonyme du 23 novembre 2016 concernant l'art. 712 P-CO, 567).
Départ d'un membre du conseil d'administration en Suisse
Un conseil d'administration peut être révoqué en tout temps par l'assemblée générale (art. 705, al. 1 CO). La décision de révocation n'a pas à être motivée (BSK CO II - M. Wernli, N 11a ad art. 710 CO). Les droits à l'indemnisation des membres du conseil d'administration révoqués sont réservés (art. 705, al. 2 CO).
Tout membre du conseil d'administration dispose d'un droit de retrait analogue à celui prévu à l'art. 404 CO. Il peut donc démissionner à tout moment de son poste d'administrateur. Si la démission intervient à un moment inopportun, la société peut être amenée à lui réclamer des dommages et intérêts. Sa démission prend effet dès sa réception par le président du conseil d'administration ou, le cas échéant, par le vice-président (BSK CO II - M. Wernli, N 11b ad art. 710 CO). Les fonctions du conseil d'administration peuvent en outre prendre fin par l'expiration de la durée du mandat, le décès ou la survenance d'une incapacité d'exercer les droits civils ou de discernement.
A l'interne, la révocation ou la démission prend effet immédiatement à la réception de la déclaration correspondante par la société ou les personnes concernées. Ensuite, la mutation doit être annoncée au registre du commerce. Dans les relations externes ou vis-à-vis des actionnaires non informés, la démission ne déploie ses effets, conformément à l'art. 936a, al. 1 CO, que le jour de la publication électronique dans la Feuille officielle suisse du commerce.
Inscription au registre du commerce
Élection du conseil d’administration
Les membres du conseil d'administration doivent être inscrits au registre du commerce (art. 45, al. 1, let. n ORC). Cette inscription n'a toutefois qu'un caractère déclaratoire. Pour qu'un conseil d'administration nouvellement élu soit inscrit, les documents suivants doivent être remis au registre du commerce:
- Procès-verbal de l’assemblée générale
- Procès-verbal de la réunion constitutive du conseil d'administration
- Réquisition d'inscription au registre du commerce
- Déclaration d'acceptation de l'élection (aucune déclaration d'acceptation ne doit être déposée si l'acceptation de l'élection résulte du procès-verbal de l'assemblée générale, du procès-verbal du conseil d'administration ou de la cosignature de la demande).
- Signature légalisée de l'entreprise
Remarque: La signature de la réquisition d’inscription au registre du commerce par tous les membres du conseil d'administration (y compris le nouvel élu) remplace tout procès-verbal du conseil d'administration s'y rapportant.
Départ d'un membre du conseil d'administration
La société est tenue d'annoncer immédiatement au registre du commerce la démission d'un membre du conseil d'administration. La personne démissionnaire peut toutefois requérir elle-même sa radiation du registre du commerce (art. 17, al. 2, let. a ORC). Dans ce cas, la radiation est effectuée aux frais de la personne qui en a fait la demande au registre du commerce.
Concernant la radiation d'un administrateur, les documents suivants doivent être remis au registre du commerce:
En cas de révocation par l'assemblée générale:
- Réquisition d’inscription au registre du commerce
- Procès-verbal de l’assemblée générale
En cas de démission (société):
- Réquisition d’inscription au registre du commerce
- Lettre de démission
En cas de démission (membre du conseil d’administration):
- Réquisition d'inscription au registre du commerce, signée par le démissionnaire
- Lettre de démission
En cas de décès:
- Réquisition d’inscription au registre du commerce confirmant le décès du membre du conseil d'administration
