Vacances illimitées: Les règles pour une mise en œuvre réussie
Dr. Stefan Rieder
Dr. Stefan Rieder est fondateur du cabinet spécialisé en droit du travail Rilavur. Avocat spécialiste FSA en droit du travail, il conseille et représente ses clients en matière de droit privé du travail, de droit de la fonction publique et de droit des assurances sociales.
Aides de travail appropriées
EN BREF
Les vacances illimitées reposent sur un principe de confiance accordé aux collaborateurs, leur permettant de déterminer librement leurs congés. Toutefois, ce modèle nécessite un cadre clair afin d’éviter les abus, les déséquilibres au sein des équipes et les risques juridiques. L’employeur conserve un rôle central dans la définition des règles et le respect du droit légal aux vacances.
À retenir :
→ Les vacances de confiance ne remplacent pas le droit légal aux vacances (minimum 4 semaines).
→ Une coordination d’équipe est indispensable pour garantir la continuité du travail.
→ Le risque existe autant de prendre trop que trop peu de vacances.
→ Une documentation des absences reste obligatoire pour des raisons juridiques et administratives.
→ Des règles internes claires sont essentielles pour sécuriser le dispositif.
Il n'existe pas de définition légale de «vacances de confiance». Lorsque des vacances de confiance sont accordées, chaque collaborateur peut décider lui-même du nombre de jours de vacances payés qu'il souhaite prendre dans l'année. L'attitude et la confiance de l'employeur quant à la bonne exécution du travail sont au premier plan. Les collaborateurs se voient ainsi confier une grande responsabilité individuelle et collective, car ils doivent planifier eux-mêmes le nombre de jours de vacances et assurer le remplacement de leurs collègues en vacances au sein de l'équipe. Il n'est donc pas possible de prendre des vacances de manière autonome et spontanée, car les absences pour cause de vacances et donc la durée des vacances doivent être coordonnées au sein de l'équipe. Les règles établies par l'employeur pour déterminer la date des vacances peuvent être maintenues sans problème. Cela permettra également de contrôler que les collaborateurs ne prennent pas constamment des vacances et ne travaillent pratiquement plus. Outre le risque que l'on prenne trop de jours de vacances, il existe également le risque que l'on en prenne trop peu en raison d'une charge de travail trop importante et d'une coordination défaillante au sein de l'équipe. Il se peut également que certains collaborateurs, qui préfèrent travailler plutôt que de prendre des vacances, permettent à d'autres collaborateurs de prendre de longues vacances en assurant leur remplacement, renonçant ainsi eux-mêmes aux vacances auxquelles ils ont droit. Ces derniers sont même susceptibles même faire des heures supplémentaires, ce qui peut nuire à leur santé et entraîner un nombre extrêmement élevé d'heures supplémentaires qui devront inévitablement être compensées ou payées.
Remarque – Une documentation reste nécessaire
Même en cas de vacances de confiance, la prise de celles-ci doit être documentée – sur le plan juridique et administratif.
Documentation de la prise de vacances
Si l'on applique systématiquement le principe des vacances basées sur la confiance, on devrait en réalité renoncer à documenter ces dernières - en effet, relation de confiance et contrôle documenté semblent être deux notions contradictoires. Il est malgré tout nécessaire de documenter les vacances prises. Tout d'abord, les heures travaillées doivent normalement être documentées et, pour éviter les heures négatives, un motif d'absence doit être enregistré pour les jours non travaillés. L'enregistrement correct des absences est également important pour pouvoir traiter de manière juridiquement correcte le maintien du salaire (et les formalités d'assurance) en cas d'absences pour cause de maladie, d'accident, de congé de prise en charge, de congés exceptionnels, etc. Outre cette nécessité pratique, la documentation des vacances prises est également importante sur le plan juridique, afin de pouvoir déterminer quand le droit légal à des vacances annuelles d'au moins quatre semaines ou cinq semaines jusqu'à l'âge de 20 ans révolus a été exercé. En l'absence d'une telle documentation, l'employeur pourrait être exposé à des réclamations de la part de ses employés à la fin de la relation de travail et devoir payer les jours de vacances non pris correspondant au droit légal aux vacances.
Le droit légal aux vacances demeure tel quel
Liste de contrôle – Ce que le règlement devrait prévoir
– Distinction entre vacances légales et vacances de confiance
– Ordre de priorité (vacances légales → heures supplémentaires/heures de travail supplémentaire → vacances de confiance)
– Règles relatives aux remplacements et à la planification
– Adaptation contractuelle en cas d'heures supplémentaires (intégration dans le salaire possible)
– Délimitation claire de l'obligation de documenter
Les vacances de confiance doivent être réglementés par écrit au sein de l'entreprise. Tout d'abord, il convient de distinguer le droit légal aux vacances des jours de jours de vacances supplémentaires accordés à titre de vacances de confiance (éventuellement aussi en ce qui concerne leur documentation dans le système de saisie du temps de travail) et de préciser clairement que les jours de vacances légaux doivent en principe être pris pendant l'année civile en cours. Il convient également de stipuler qu'avant de prendre des congés de confiance, les jours de vacances légaux (y compris les éventuels crédits de vacances des années précédentes) doivent toujours être pris en premier, puis les heures supplémentaires et les heures de travail supplémentaire – ce n'est qu'ensuite que d'autres jours de vacances peuvent être pris dans le cadre des vacances de confiance. L'octroi de vacances de confiance peut bien sûr également être une bonne raison d'adapter les contrats de travail par écrit et d'inclure toutes les heures supplémentaires ainsi que les heures de travail supplémentaire – dans la mesure autorisée par la loi – dans le salaire et d'exclure toute possibilité de compensation.
Recommandations de produits
La confiance, oui, mais elle a des limites!
Attention – Les risques sont grands en l’absence de réglementation claire!
– Risque d’abus après résiliation du contrat de travail
– Prise de vacances pendant une maladie/un accident (risque actuariel)
– Prise de vacances immédiate après des obligations de service ou un congé maternité
– Blocs de vacances trop longs/Congés sabbatiques en douce
– Répercussions sur la rémunération variable
– Nécessité d'une phase test
Les règles écrites doivent fixer certaines limites afin de garantir une utilisation responsable des vacances illimitées. Les règles suivantes sont particulièrement recommandées:
- Règle stipulant qu'après une résiliation, les vacances illimitées sont exclus afin de garantir une transmission en bonne et due forme des dossiers en cours et d'exclure toute libération autonome
- Règle stipulant, en cas d'incapacité de travail partielle ou totale suite à une maladie ou à un accident, qu'aucuns jours de vacances de confiance ne peuvent être pris, car cela contournerait l'obligation limitée de l'employeur de continuer à verser le salaire ou rendrait impossible l'obtention de prestations d'assurance.
- Règle stipulant que les vacances de confiance ne peuvent être prises immédiatement après des absences telles que des obligations de service ou après un congé de maternité (ou, le cas échéant, limitation du nombre de jours).
- Le cas échéant, règle relative au nombre maximal de jours pouvant être pris d'affilée, ainsi qu'aux intervalles minimaux entre deux blocs de vacances, afin d'empêcher la prise autonome de congés sabbatiques
- Limitation dans le temps de la réglementation des vacances de confiance à une phase test et possibilité de résiliation partielle afin que l'employeur puisse mettre fin aux vacances de confiance tout en maintenant le contrat de travail
- Réglementation de l'influence des vacances de confiance sur une éventuelle composante variable de la rémunération
Prudence en cas de travail à distance à l’étranger!
Attention – Problèmes en vue en cas de «workations» et de travail à l’étranger!
– Restrictions en matière de droit du travail (visas de travail !)
– Risque de changement d'affiliation à la sécurité sociale
– Risques fiscaux
– Protection des données et confidentialité
– Les «workations» ne sont pas équivalentes à une prise de vacances légales
Les vacances illimitées peuvent être particulièrement intéressantes lorsqu'elles combinent travail et loisirs dans le cadre de «workations». Cela permet aux employés de s'absenter beaucoup plus longtemps et, en fonction de leur charge de travail, de travailler davantage certains jours ou de prendre plus de vacances. Toutefois, ces «vacances» ne constituent pas réellement des vacances au sens où elles ne permettent pas de se reposer et ne devraient pas être comptabilisées comme telles dans le cadre des jours de vacances légaux. Le travail à distance à l'étranger combiné à des vacances peut toutefois présenter de nombreux obstacles. Tout d'abord, il faut s'assurer que la destination de vacances autorise le travail sur place dans le cadre des conditions d'entrée dans le pays. Il se peut très bien que sans visa de travail, il ne soit pas possible de travailler localement, ou seulement pendant un certain nombre de jours. En outre, les aspects fiscaux et sociaux ne doivent pas être négligés, car un séjour trop long à l'étranger pourrait entraîner un changement dans l'assujettissement fiscal actuel. Des questions relatives à la protection des données se posent également, car la protection des données doit également être garantie à l'étranger et les intérêts de confidentialité existants, qui peuvent dépendre de la nature du travail effectué, doivent être préservés.
Checklist : mettre en place des vacances de confiance de manière sécurisée
→ Définir par écrit une politique interne claire et accessible
→ Distinguer explicitement vacances légales et vacances de confiance
→ Fixer un ordre de priorité (vacances légales → heures supplémentaires → vacances de confiance)
→ Mettre en place un système de validation ou coordination au sein des équipes
→ Garantir la documentation des absences dans le système de gestion du temps
→ Prévoir des règles spécifiques en cas de résiliation du contrat
→ Encadrer les situations particulières (maladie, maternité, service militaire)
→ Limiter les abus (durée maximale de congés consécutifs, délais entre absences)
→ Évaluer l’impact sur la rémunération variable et les objectifs
→ Tester le modèle via une phase pilote avant généralisation
FAQ – Vacances illimitées
Les vacances illimitées sont-elles vraiment sans limite ?
Non. Elles sont encadrées par des règles internes et ne remplacent pas les obligations légales minimales.
Faut-il continuer à enregistrer les absences ?
Oui. La documentation reste indispensable pour des raisons juridiques, administratives et d’assurance.
Peut-on prendre des vacances de confiance en cas de maladie ?
Non. Cela pourrait contourner les règles de maintien du salaire et les prestations d’assurance.
Les workations comptent-elles comme des vacances ?
Pas nécessairement. Si une activité professionnelle est exercée, elles ne constituent pas un repos complet au sens légal.
Quels sont les principaux risques pour l’employeur ?
Les abus, les déséquilibres entre collaborateurs, les risques juridiques en fin de contrat et les problèmes liés au droit du travail international.
