Entretien d’embauche: Préparation et conduite professionnelles
Thomas Wachter
Thomas Wachter a été responsable durant plusieurs années du domaine Recherche et développement auprès des ascenseurs Schindler SA ; il travaille depuis 1992 au service du personnel du canton de Lucerne. Il y est actuellement responsable des instruments RH et du système de salaire, en qualité de membre de la direction. En outre, il contribue depuis de nombreuses années aux éditions de WEKA Business Media SA en tant qu’éditeur et expert pour différents thèmes relatifs au domaine du personnel.
Aides de travail appropriées
EN BREF
Un entretien d’embauche réussi repose sur une préparation structurée, une conduite professionnelle et une coordination efficace entre les interlocuteurs. Au-delà des compétences techniques, la communication, la cohérence du discours et l’authenticité du candidat jouent un rôle déterminant. Une organisation claire de l’entretien améliore la qualité de l’évaluation.
À retenir :
→ Une préparation rigoureuse renforce l’impact de l’entretien
→ La structuration en plusieurs entretiens limite les biais
→ La coordination entre recruteurs évite les redondances
→ La présence de plusieurs évaluateurs améliore l’objectivité
→ La communication du candidat est aussi importante que ses compétences
Il est recommandé de répartir l'entretien d’embauche en deux entretiens distincts. Une première partie est menée, par exemple, par un représentant du service des ressources humaines ou de la direction, tandis que le second entretien est conduit par le supérieur hiérarchique. Condition essentielle : les entretiens doivent être coordonnés de manière à limiter les recoupements et à éviter que le candidat ne doive répondre deux fois à la même question. Il est naturellement également possible de mener l'entretien à trois. Cette formule implique généralement un investissement en temps plus important pour les personnes chargées de l'entretien, mais elle permet de développer conjointement l'approche adoptée lors de l'entretien.
Conseil pratique : L'entretien personnel occupe, selon l'expérience, une place déterminante dans le processus de sélection. Veillez à ce qu'au moins deux personnes puissent se faire une opinion sur l'aptitude d'un candidat : deux personnes voient et entendent davantage qu'une seule.
Cadre de l'entretien d’embauche
La durée de l'entretien varie selon les situations. Prévoyez au minimum trois quarts d'heure. Il est donc recommandé de réserver une heure dans l'agenda. La durée d'un entretien individuel peut être plus courte lorsque plusieurs personnes se succèdent afin de se faire une opinion. Les entretiens destinés à des fonctions exigeantes durent plus longtemps et nécessitent entre une et deux heures. Avec une pratique suffisante, ce laps de temps devrait vous permettre de vous faire une idée relativement précise d'un candidat.
Pendant l'entretien, évitez autant que possible les interruptions extérieures provoquées par le téléphone ou par les collaborateurs. Ce principe – qui s'applique d'ailleurs également aux entretiens avec les collaborateurs – est important par respect envers le candidat.
L'importance accordée à la salle et à la disposition des sièges est souvent surestimée. Il convient surtout d'éviter les situations extrêmes : tandis que le candidat prend place sur un tabouret bas et inconfortable, vous êtes confortablement installé dans un fauteuil de direction derrière un bureau encombré de dossiers. Un entretien autour d'une table ou dans une salle de réunion est assurément préférable. Ce qui importe réellement, c'est que les interlocuteurs se trouvent à la même hauteur de regard. En outre, dans la mesure du possible, une disposition des sièges légèrement en angle est préférable à une position frontale. L'atmosphère dépend toutefois essentiellement de votre manière de conduire l'entretien : un « interrogatoire » est tout aussi possible en étant assis en angle qu'un entretien fondé sur le partenariat en étant « face à face ».
Préparation professionnelle de l'entretien
La préparation de l'entretien revêt une importance particulière.
Préparez vos questions en vous appuyant sur le dossier de candidature. Pour mener l'entretien d’embauche, vous aurez besoin des documents suivants :
Notes personnelles avec les questions à poser
Check-list de l'entretien de recrutement
Documentation de l'entreprise
Une attitude fondée sur le partenariat
Gardez toujours à l'esprit que la situation d'entretien est asymétrique : la position du candidat est la plus fragile. La personne qui mène l'entretien occupe une position plus forte en raison de la conduite de l'entretien et de « l'avantage du terrain ».
Conseil pratique : Créez une situation de partenariat dans laquelle les deux parties peuvent examiner, évaluer et décider. Une mauvaise décision ne profite à aucune des deux parties. La bonne décision est véritablement dans l'intérêt commun.
Traiter le candidat comme un invité
Traitez le candidat comme un invité : avec courtoisie et prévenance. Cette attitude, volontairement adoptée dès le début, contribue à neutraliser rapidement l'asymétrie de la situation et crée le climat de confiance indispensable à la suite de l'entretien. Traiter le candidat comme un invité signifie notamment :
être bien préparé ;
ne pas faire attendre le candidat ;
aller le chercher à l'accueil ;
lui apporter un premier soutien en engageant la conversation au moyen d'une question simple et neutre ;
le remercier de sa présence ainsi que pour la qualité et le caractère complet de son dossier de candidature.
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Conduire l'entretien d’embauche
Ne laissez pas le candidat dans l'incertitude quant au déroulement prévu. Expliquez-lui ce que vous avez planifié sur les plans de l'organisation et du temps (par exemple : la durée, la structure et les objectifs de l'entretien d’embauche, une visite de l'entreprise, une présentation à un responsable de département, etc.).
L'objectif de cette première partie de l'entretien est d'établir le contact. Il est important d'aider le candidat à surmonter ses incertitudes, voire ses appréhensions, et à instaurer un climat de confiance.
Conseil pratique : Adaptez votre manière de procéder au poste à pourvoir. Pour les fonctions où les contacts sont essentiels (front-office, vente, service externe) ainsi que pour les fonctions d'encadrement, vos propres efforts visant à établir le contact peuvent être réduits au minimum, car ces personnes devraient être capables de créer un contact satisfaisant même dans des conditions difficiles. En revanche, avec des personnes moins habituées aux relations interpersonnelles, il vous appartient, par une attitude plus active, de réduire leur insécurité initiale.
Des analyses objectives du nombre de mots prononcés par les deux interlocuteurs ont montré que les personnes chargées de l'entretien parlent en moyenne 60 % du temps, soit davantage que les candidats. Les possibilités d'observation s'en trouvent considérablement réduites. Veillez donc à donner davantage la parole au candidat.
Poser des questions
Poser des questions constitue la clé d'un entretien d’embauche réussi. Les questions vous permettent de diriger le déroulement de l'entretien. Poser des questions signifie également manifester de l'intérêt et approfondir de manière ciblée certains propos du candidat. Vous obtenez ainsi la profondeur d'échange recherchée.
Les questions ouvertes sont les plus appropriées. Il s'agit de questions qui commencent généralement par un mot interrogatif et auxquelles il n'est pas possible de répondre simplement par « oui » ou par « non ». Ce sont donc des questions commençant notamment par « comment », « qui », « que », « quel », etc.
Exemple pratique : Quelles formations continues avez-vous suivies ? Comment celles-ci ont-elles modifié votre manière de travailler ? Quelles sont les attentes à votre égard dans votre fonction actuelle ? Quelles tâches vous semblent faciles et lesquelles vous paraissent plus difficiles ?
Les questions ouvertes obligent le candidat à structurer sa réflexion et permettent de faire apparaître ses expériences personnelles, ses sentiments, ses opinions, ses valeurs, ses motivations, etc.
En règle générale, la première réponse est incomplète et relativement stéréotypée. Les questions d'approfondissement invitent le candidat à préciser ses propos. Lorsqu'une affirmation est formulée sur un registre émotionnel, il est utile de demander des explications complémentaires afin d'obtenir une vision factuelle de la situation.
Exemple pratique : Vous avez évoqué une mauvaise ambiance de travail. Comment cela se manifestait-il concrètement ? Comment y avez-vous réagi ? Vous avez indiqué être « ambitieux ». Qu'entendez-vous par là ? Vous avez affirmé que vos supérieurs étaient très satisfaits de votre travail. De quoi étaient-ils précisément satisfaits ? Vous avez dit avoir beaucoup appris. Qu'avez-vous retiré concrètement de cette expérience ?
Les questions suivantes sont toujours pertinentes :
– Pourriez-vous développer ce point ?
– Pourriez-vous être un peu plus concret ?
– Que voulez-vous dire par là ? Avez-vous un exemple à donner ?
La réussite d'un entretien dépend avant tout de votre capacité à rebondir sur les propos et les mots-clés du candidat. Avec l'expérience, vous parviendrez à faire progresser l'entretien grâce à vos questions jusqu'au moment où les attitudes personnelles, les opinions, les valeurs et les motivations du candidat apparaîtront clairement.
Les personnes qui ont peu d'expérience dans la conduite d'entretiens se retrouvent rapidement à court de questions. Cela s'explique par le fait qu'elles ne sont pas habituées à approfondir les réponses des candidats au moyen de questions complémentaires.
Conseil pratique : Fixez-vous comme objectif de réagir à chaque réponse du candidat par une question d'approfondissement, jusqu'à ce que vous ayez le sentiment d'avoir obtenu les informations réellement importantes. Vous constaterez que l'entretien gagne rapidement en profondeur.
Il s'agit d'une conduite de l'entretien particulièrement rigoureuse, dans le sens où vous ne vous contentez jamais de réponses superficielles. Vous ne vous laissez pas satisfaire par de simples affirmations, mais cherchez à connaître des faits concrets, des expériences précises ainsi que les attitudes et les valeurs du candidat.
Pour aborder tous les thèmes essentiels, c'est à vous de diriger l'entretien. Le guide d'entretien constitue votre fil conducteur. Il représente votre programme d'entretien et reprend tous les points importants que vous souhaitez traiter. Selon le candidat et le poste à pourvoir, certains thèmes revêtiront davantage d'importance et nécessiteront un examen plus approfondi et plus minutieux, tandis que d'autres pourront être abordés plus brièvement, voire être omis.
Conseil pratique : Utilisez le guide d'entretien comme une check-list que vous appliquez avec souplesse. Posez les questions au moment où elles s'intègrent naturellement dans le déroulement de l'entretien. À la fin de celui-ci, vérifiez quels points n'ont pas encore été abordés et traitez-les avant de conclure.
Checklist : organiser et mener un entretien d’embauche efficace
→ Définir clairement les objectifs du poste à pourvoir
→ Préparer une grille d’entretien structurée
→ Répartir les rôles entre les intervenants (RH, manager, direction)
→ Éviter les questions redondantes entre les entretiens
→ Prévoir une durée adaptée (minimum 45 minutes)
→ Créer un environnement propice à un échange ouvert
→ Évaluer à la fois compétences techniques et soft skills
→ Prendre des notes structurées pendant l’entretien
→ Comparer les évaluations entre recruteurs
→ Assurer un suivi rapide après l’entretien
FAQ
Combien de temps doit durer un entretien d’embauche ?
En général, entre 45 minutes et 1 heure, voire jusqu’à 2 heures pour des postes à responsabilités.
Faut-il organiser plusieurs entretiens ?
Oui, cela permet d’évaluer différents aspects du candidat et de croiser les points de vue.
Pourquoi impliquer plusieurs recruteurs ?
Pour améliorer l’objectivité et réduire les biais individuels.
Quels éléments évaluer en priorité ?
Les compétences, la motivation, la communication et l’adéquation culturelle.
Comment éviter les erreurs d’évaluation ?
En structurant l’entretien, en préparant des questions ciblées et en comparant les impressions.
