Entretien de licenciement: Les étapes à suivre

Les performances de votre collaborateur, Monsieur Durand, n'ont cessé de diminuer ces derniers temps. Vous avez déjà cherché à discuter avec Monsieur Durand à plusieurs reprises et vous vous êtes efforcé de le motiver à améliorer à nouveau ses performances. Malheureusement, sans succès. Vous l'avez déjà averti et ne voyez pas d'autre solution que de le licencier. Vous souhaitez maintenant mener l'entretien de licenciement de Monsieur Durand. Mais à quoi faut-il faire attention lors de l'entretien en question ? Quelle est la meilleure façon de procéder ? Quelles sont les dispositions légales à respecter ? Nous vous montrerons pas à pas comment répondre à ces questions et comment mener correctement un entretien de  licenciement.

Etape 1: Prenez la décision de licencier votre collaborateur

En règle générale, les licenciements ne doivent pas prendre les collaborateurs au dépourvu. En cas de problèmes de performance ou de comportement, ils sont généralement précédés d'une série d'entretiens, d'évaluations des performances, d'accords sur les objectifs ou d'avertissements, et en cas de suppression de poste, d'une information générale.

Il convient également de prêter attention à la circulation de l'information au sein de l'entreprise. Dans ce domaine, la protection de la personnalité des personnes concernées doit être soigneusement mise en balance en s'appuyant sur une culture d'information ouverte.

Etape 2: Sachez comment rédiger la lettre de résiliation en toute sécurité juridique

Bien qu’une résiliation orale soit également valable, le problème de la preuve se pose toutefois lorsque l’on choisit de procéder de la sorte. Il est donc recommandé de signifier un congé par écrit. Souvent, les contrats de travail prévoient également une résiliation écrite. La remise d'une résiliation écrite est possible par les moyens suivants :

• Le collaborateur ou la collaboratrice signe la lettre de licenciement comme « reçue le ». Il s'agit de la procédure habituelle.
• Si le collaborateur ou la collaboratrice ne veut pas signer la lettre, la lettre de licenciement est remise en présence de deux témoins. Si la personne refuse toujours de prendre la lettre de licenciement, celle-ci est tout de même réputée valable.
• Le contenu de la lettre de licenciement est discuté lors de l'entretien de licenciement, puis envoyé en recommandé au domicile du collaborateur ou de la collaboratrice.
• La lettre de licenciement est envoyée au domicile du collaborateur sous pli recommandé, comme ci-dessus. La lettre n'est, à ce stade-là, pas considérée comme ayant été réceptionnée ou récupérée. Dans ce cas, la lettre est considérée comme remise lorsque la personne concernée a eu l'occasion de la recevoir ou d’en accuser réception. Une notification est en général envoyée et celle-ci prévoit que l’on récupère la lettre le lendemain au bureau postal. Ce n'est que si la personne est absente pendant toute la durée du délai de retrait pour cause de vacances ou de formation que la lettre sera considérée comme non distribuée.

Etape 3: Préparez l'entretien de licenciement

L'entretien de licenciement doit être annoncé, de manière globale si plusieurs licenciements entrent en ligne de compte, et la personne concernée est informée la veille qu'un entretien aura lieu s'il s'agit d'un seul licenciement. Ces entretiens sont exigeants et doivent être bien préparés:

• En cas de licenciement pour des raisons de performance ou de comportement, il convient d'exposer clairement et équitablement les motifs et de faire le lien avec les étapes précédentes (évaluations, avertissement, etc.).
• Réfléchissez aux formations initiales et continues, aux points forts et aux points faibles de la personne concernée. Vous pouvez faire valoir les potentiels de performance lors de l'entretien de licenciement afin de conforter la personne et d'orienter son regard vers l'avenir.
• Réfléchissez à la réaction de la personne et à la manière dont vous souhaitez faire face à cette réaction.
• Clarifiez les prestations que le collaborateur peut attendre de l’entreprise et qui l'aideront à trouver un emploi plus approprié.

Etape 4: Menez l’entretien

La personne responsable de la résiliation est le supérieur hiérarchique compétent, généralement soutenu par le service du personnel ou, dans les petites entreprises, par le supérieur hiérarchique suivant.

Il convient de choisir un local approprié, qui ne se trouve pas dans l'environnement de travail immédiat de la personne concernée, afin de garantir que l'échange ait lieu en toute discrétion. Ne choisissez jamais une salle de restaurant.

L’entretien de licenciement dure plus ou moins longtemps, entre une heure et une heure et demi. D’aucuns recommandent de le limiter à une demi-heure et d’accompagner la personne licenciée dès le lendemain. Lorsque les licenciements sont nombreux, il est donc recommandé de ne pas prévoir une durée fixe pour l'entretien de licenciement, mais de prendre le temps qu'il faut pour chaque entretien.

Etape 5: Informez à l'interne

Dans la mesure du possible, les personnes concernées doivent pouvoir dire elles-mêmes à leurs collègues de travail qu’elles ont été licenciées. Dans certains cas, il est toutefois préférable que les cadres prennent le relais lorsque la protection de la personnalité des travailleurs licenciés s’avère nécessaire.

Dans ce contexte, il est souvent recommandé d'aborder ouvertement les licenciements au sein du groupe de travail afin d'éviter les rumeurs oiseuses et de fixer des règles du jeu sur la manière dont les différents collaborateurs doivent se comporter vis-à-vis des employés licenciés. Il s'agit notamment d'éviter les propos déplacés, stupides ou vexatoires ainsi que les mises à l'écart.

La pratique montre que les licenciements sont tout aussi difficiles à gérer pour les collaborateurs restants que pour les personnes concernées. La confiance dans la direction, l'ambiance de travail et la performance d'une équipe de travail peuvent en souffrir considérablement. C'est pourquoi on exige de plus en plus que l'attention des cadres se concentre sur les «survivants» après un licenciement et que des services spécialisés (service du personnel, conseillers externes) se chargent du suivi à long terme de la personne concernée.

En tant que cadre, observez attentivement la réaction des collaborateurs qui ne sont pas concernés par le licenciement. Encadrez ces derniers et parlez avec eux des sentiments que le licenciement a suscités.