revDSG: Informationspflichten bei der Beschaffung von Mitarbeiterdaten

Inhalt

Welche Informationspflichten haben Arbeitgeber gegenüber Mitarbeitenden gemäss dem revidierten Datenschutzgesetz (revDSG)?
Keine heimliche Datenbeschaffung
Worüber muss informiert werden?
Wann und wie wird informiert?
Die Ausnahmen
Empfehlung
FAQ: revDSG

KURZ ZUSAMMENGEFASST

Das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG) verschärft die Transparenzpflichten für Arbeitgeber. Sie müssen ihre Mitarbeitenden nicht nur über die reine Datenbeschaffung, sondern auch über den Zweck, die Empfänger und die Kategorien der verarbeiteten Daten informieren. Diese Pflicht gilt für alle Datenbearbeitungen, nicht nur für das klassische Personaldossier, und dient dazu, dass Mitarbeitende ihre datenschutzrechtlichen Rechte effektiv geltend machen können.

Die wichtigsten Punkte:

Informationen müssen spätestens bei der Datenbeschaffung oder innerhalb eines Monats danach bereitgestellt werden.
Zur Schriftform wird geraten, um Beweise für die Erfüllung der Pflicht zu sichern.
Ausnahmen bestehen nur für gesetzlich vorgesehene Datenbeschaffungen (z. B. Meldepflichten).
Die IT-Abteilung ist bei der Umsetzung oft ebenso betroffen wie die Personalabteilung.
Vorsätzliche Verstösse können mit Busse bis zu CHF 250'000 geahndet werden.

28.10.2025 Von: Maria Winkler

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Welche Informationspflichten haben Arbeitgeber gegenüber Mitarbeitenden gemäss dem revidierten Datenschutzgesetz (revDSG)?

Jedes Unternehmen muss alle Personen, von denen es Personendaten beschafft, über die Rahmenbedingungen der Datenbearbeitung transparent informieren. Die Informationen sollen es den betroffenen Personen ermöglichen, ihre Rechte gemäss dem Datenschutzgesetz (revDSG) geltend zu machen. Dafür müssen ihnen zumindest die im Gesetz vorgesehenen Mindestinformationen zugänglich gemacht werden. Aufgrund dessen haben viele Unternehmen bereits ihre bestehenden Datenschutzerklärungen aktualisiert, oder sind gerade dabei. Vielen ist dabei jedoch nicht bewusst, dass aufgrund der Revision tatsächlich über die Beschaffung aller Personendaten informiert werden muss, was auch die Beschaffung der Personendaten der eigenen Mitarbeitenden oder von Bewerbenden betrifft. Im Folgenden wird erläutert, was bei der praktischen Umsetzung zu beachten ist und welche Ausnahmen von dieser Informationspflicht bestehen.

Keine heimliche Datenbeschaffung

Die Bearbeitung von Personendaten muss sowohl nach dem geltenden als auch nach dem revDSG für die betroffenen Personen transparent erfolgen. Sowohl die Beschaffung als auch deren Zweck müssen für die betroffene Person gemäss Art. 6 revDSG erkennbar sein. Der Grundsatz der Transparenz hat somit Auswirkung auf die Prozesse, in denen Mitarbeiterdaten bearbeitet werden - eine heimliche Beschaffung von Mitarbeiterdaten verletzt das Transparenzgebot und damit die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeitenden. Die im Vergleich zum geltenden DSG erweiterte Informationspflicht des revDSG verpflichtet den Arbeitgeber nun, den Mitarbeitenden über die reine Erkennbarkeit hinaus weitere Informationen zur Verfügung zu stellen.

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Worüber muss informiert werden?

Arbeitgeber müssen ihren Mitarbeitenden grundsätzlich alle jene Informationen zur Verfügung stellen, die sie benötigen, damit sie ihre datenschutzrechtlichen Rechte geltend machen können. Diese sehr allgemeine und weit gegriffene Bestimmung wird dadurch relativiert, dass gewisse Mindestinformationen zur Verfügung gestellt werden müssen, die in der Praxis häufig ausreichen werden. Die folgende Tabelle listet die Mindestinformationen auf und erläutert kurz, wie diese in der Praxis umzusetzen sind.