Wettbewerbe: Datenschutzkonform gewinnen und akquirieren

Wie organisiere ich einen datenschutzkonformen Wettbewerb in der Schweiz?

Vorweg ist wichtig zu erwähnen, dass je nach Art des durchgeführten Wettbewerbs ebenfalls das Bundesgesetz über Geldspiele («BGS») anwendbar sein könnte. Relevant wird dieses Bundesgesetz insbesondere dann, wenn «Geldspiele» durchgeführt werden. Nun, es fallen nicht nur die üblichen «Kasino-Spiele» darunter, sondern auch Wettbewerbe, welche den Kauf von Losen voraussetzen, oder Tombolas. Eine kurze rechtliche Überprüfung des gewünschten Vorhabens kann hier ein böses Erwachen verhindern. Nachfolgend wird davon ausgegangen, dass der Wettbewerb zur Verkaufsförderung betrieben wird und deshalb meist von der Anwendbarkeit der BGS ausgenommen ist. 

Wettbewerbe ohne Personendaten?

Obwohl ein Wettbewerb in der Theorie ohne Personendaten möglich wäre, sieht die Realität meist anders aus. Es wird jeweils gerade der Sinn und Zweck des Wettbewerbs sein, an persönliche Informationen der Teilnehmer zu kommen, um die Gewinner zu informieren und als Empfänger von Marketinginstrumenten zu verwenden. Entsprechend werden oft mind. Namen, Adresse und Telefonnummer/E-Mailadressen erfragt. Entsprechend bearbeitet der Anbieter des Wettbewerbs regelmässig Personendaten und fällt in den Anwendungsbereich des Datenschutzes.

Tipps:

• Klare Formulierung der Teilnahmebedingungen
• Transparenz betreffend Nutzung der erhaltenen Informationen/Daten
• Muss eine Teilnahme «erkauft» werden, lohnt sich eine kurze Prüfung, ob allenfalls ein bewilligungspflichtiges Glückspiel vorliegt
• Keine Eintragung auf Newsletterliste, wenn nicht klar darauf hingewiesen wird
• Keine Weitergabe der Informationen an Dritte, wenn dies nicht mitgeteilt wurde

Beachtung der Grundsätze des Datenschutzes

Der Wettbewerbsveranstalter hat folglich die Grundsätze des Datenschutzes zu berücksichtigen. Einer der wichtigsten Grundsätze ist dabei die Zweckbindung der gesammelten Personendaten. Die Personendaten dürfen nur zu dem Zweck bearbeitet werden, für welchen sie gesammelt wurden. Dieser Zweck muss den Teilnehmern mitgeteilt werden.

Will der Veranstalter somit nicht nur den Wettbewerb durchführen, sondern auch die Informationen für das Marketing verwenden, so müssen beide Verwendungen den Teilnehmern mitgeteilt werden. Ebenso muss mitgeteilt werden, ob die Informationen an Dritte weitergegeben werden oder nicht.

Informationspflicht

Selbstverständlich müssen die Teilnehmer gesetzeskonform über die durchgeführten Bearbeitungen von Personendaten informiert werden. Dies kann entweder über spezifische Abschnitte auf dem Teilnahmeformular geschehen oder über eine allgemeine Datenschutzerklärung, welche die entsprechenden Informationen beinhaltet.

Der Veranstalter des Wettbewerbs hat die gesetzlich geforderten Mindestinformationen den möglichen Teilnehmern vor dem Versand der Daten zur Verfügung zu stellen. Dies umfasst die Kontaktinformationen des Veranstalters, den Bearbeitungszweck (insb. ob nur Durchführung des Wettbewerbs oder auch weitere Marketingmassnahmen), allenfalls ob Dritte die Personendaten erhalten und soweit einschlägig, wo sich die Dritten im Ausland aufhalten.

Wie lange darf ich die Teilnehmerinformationen aufbewahren?

Abhängig davon, welche Bearbeitungszwecke sie den Teilnehmern mitteilen, kann die zulässige Aufbewahrungsfrist kürzer oder länger sein. Sollen die Teilnehmerinformationen nur «für die Durchführung des Wettbewerbs» verwendet werden, so müssten die Personendaten nach dem Ablauf von möglichen, rechtlichen Anfechtungsfristen gelöscht werden. Eine Nutzung ist aber bereits nach der Durchführung des Wettbewerbs nicht mehr möglich. 

Sollen die Teilnehmerdaten auch für Marketingzwecke genutzt werden, kann die Aufbewahrungsfrist um einiges länger sein, solange sich ein Teilnehmer nicht mit einem Löschbegehren bei ihnen meldet. Entsprechend muss im Einzelfall geprüft werden, welche Zwecke gegenüber den Teilnehmern genannt werden und wie lange darauf gestützt eine Aufbewahrung erlaubt ist.

Beizug von Auftragsbearbeitern?

Unabhängig davon, ob der Wettbewerb online oder offline durchgeführt wird, werden oft Dritte für mindestens einen Teil der Bearbeitungsschritte beigezogen. Entweder in der Ausarbeitung der Marketingkampagne (von welcher der Wettbewerb ein Teil sein kann), bei der Verbreitung des Inhaltes (bspw. die Werbeagentur) oder bei der Durchführung selbst (Auswertung der Teilnehmer, etc.). Insbesondere die Unterstützer in der Durchführungsphasen werden dabei oft mit Personendaten in Verbindung kommen. 

Lieferanten, welche bei der Auswertung der Teilnehmerdaten unterstützen, qualifizieren in der Praxis grundsätzlich als Auftragsbearbeiter. Entsprechend müssen die datenschutzrechtlichen Bestimmungen mit dem Lieferanten vertraglich geregelt werden. Das fehlen von solchen Auftragsbearbeitungsverträgen ist nach dem DSG eine mit Busse sanktionierte Verfehlung. Der Veranstalter eines Wettbewerbs tut folglich gut daran, die vertraglichen Grundlagen zu prüfen und allenfalls zu ergänzen.

In den Auftragsbearbeitungsverträgen sind insbesondere die Themen Weisungsgebundenheit, Aufbewahrung, Unterstützung bei möglichen Anfragen oder Datenschutzverletzungen und Sicherheitsmassnahmen zu regeln. 

Einwilligung in Newsletterversand

Aufgrund des Verbreitungsgrades von Newslettern sollen oft die Teilnehmer auch den entsprechenden Empfängerlisten hinzugefügt werden. Da es sich regelmässig noch nicht um entsprechende Kunden handelt, ist das Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb («UWG») zu beachten. Der Art. 3 Abs. 1 lit. o UWG verlangt grundsätzlich eine Einwilligung in den elektronischen Empfang von «Massenwerbung». Standardisierte Newsletter erfüllen regelmässig den Begriff der Massenwerbung. Ebenso muss beim Versand der Absender genannt werden und auf die Möglichkeit von problemlosen und kostenlosen Ablehnungsmöglichkeit hingewiesen werden.

Um nachzuweisen, dass tatsächlich der Empfänger des Newsletters in den Empfang eingewilligt hat, wird in der Praxis oft die sogenannte «double Opt-In»-Methode gewählt. Dabei wird dem Empfänger eine E-Mail zugestellt und der Empfänger wird nochmals zur Bestätigung des Empfangs aufgefordert. Die gängigsten Newsletteranbieter verfügen über eine solche Funktion, welche vom Versender meist aber aktiv ausgewählt werden muss.

Transparenz verhindert Verstösse

In der Praxis zeigt sich oft, dass das grösste Hindernis in der korrekten Umsetzung des Datenschutzes bei Wettbewerben die korrekte Beschreibung des Zweckes darstellt. Oft wird nur ausgeführt, dass die Daten für die Durchführung des Wettbewerbs selbst verwendet würden, was häufig nur ein Teil des tatsächlichen Zweckes ist. Plötzlich mit Newslettersendungen oder anderen Marketingmassnahmen konfrontierte Teilnehmer könnten aus Sorge um Ihre Daten Auskunfts- oder Löschbegehren zu stellen, welche mit einer rechtmässigen Umsetzung des Wettbewerb hätten verhindert werden können.

Beachtet man die vorgehenden Hinweise, steht einem erfolgreichen und datenschutzkonformen Wettbewerb nichts im Wege. Dies erfreut sowohl die Teilnehmer, die Aufsichtsbehörde sowie ihr Unternehmen.

Fazit

• Wettbewerbe können erfolgreich datenschutzkonform umgesetzt werden
• Die Bearbeitungszwecke müssen den Teilnehmern vollständig mitgeteilt werden
• Die zulässige Aufbewahrungsfrist ist direkt abhängig von den mitgeteilten Bearbeitungszwecken
• Bei einem Beizug von Auftragsbearbeitern müssen Auftragsbearbeitungsvereinbarungen unterzeichnet werden

FAQ: Wettbewerbe

Darf ich Teilnehmerdaten nach dem Wettbewerb für Marketing nutzen?

Nur, wenn Sie dies den Teilnehmern vor der Dateneingabe explizit mitgeteilt haben und eine entsprechende Einwilligung vorliegt. Ohne diese Information dürfen die Daten ausschliesslich zur Durchführung des Wettbewerbs verwendet und danach gelöscht werden.

Was passiert, wenn ich keine Auftragsbearbeitungsverträge mit Dienstleistern abschliesse?

Das Fehlen solcher Verträge stellt eine Verfehlung gemäss Datenschutzgesetz dar und kann mit Busse sanktioniert werden. Jeder Dienstleister, der Personendaten verarbeitet, gilt als Auftragsbearbeiter.

Wie lange darf ich die Daten der Gewinner aufbewahren?

Die Dauer hängt vom mitgeteilten Zweck ab. Für reine Wettbewerbsdurchführung gilt die Dauer der rechtlichen Anfechtungsfristen. Für Marketingzwecke dürfen die Daten länger gespeichert werden, bis der Teilnehmer einer Löschung widerspricht.

Brauche ich für jeden Newsletter eine separate Einwilligung?

Ja, da standardisierte Newsletter als Massenwerbung gelten. Gemäss UWG ist eine ausdrückliche Einwilligung (z. B. via Double Opt-In) notwendig, bevor eine Person auf eine Liste aufgenommen wird.

Gilt das Bundesgesetz über Geldspiele (BGS) für alle Wettbewerbe?

Nein, das BGS ist nur relevant, wenn der Wettbewerb den Kauf von Losen voraussetzt oder eine Tombola ist. Bei reinen Verkaufsförderungs-Wettbewerben ohne Loskauf ist meist das Datenschutzrecht massgebend.