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Finanzreporting: So sparen Sie Zeit bei der Ergebnisdarstellung

Ziel des Finanzreportings ist es, Informationen über die finanzielle Lage eines Unternehmens zu liefern. Daher ist neben dem Zusammentragen der Daten vor allem eine übersichtliche und klare Darstellung der Ergebnisse zentral. Welche Excel-Techniken Sie dabei unterstützen, Ihren Finanzreport klar und gut verständlich darzustellen, zeigen die Tipps in diesem Beitrag.

28.06.2022 Von: Rainer Pollmann
Finanzreporting

Ausgabeebene

In der Ausgabeebene erfolgt die Darstellung der wichtigsten Zahlen, als Frontend des Modells. Die Abbildung hier zeigt ein mögliches Beispiel für solch ein Frontend). Das Frontend kann aus mehreren Tabellenblättern bestehen, die Diagramme, Tabellen, Kennzahlenbäume, Pivot-Tabellen enthalten. Daher sollten diese Blätter optimal nach den Prinzipien des Informationsdesigns, der Informationspsychologie sowie der Benutzerführung gestaltet sein. Sie sollten einen schnellen Blick auf die wesentlichen Informationen ermöglichen und so zu den richtigen Managemententscheidungen führen. Wie diese Seiten gestaltet sind, hängt davon ab, welche Aufgabe das Excel-Modell erfüllen soll:

  1. Handelt es sich um eine Datei für das Finanzreporting, so steht der Informationsbedarf der Empfänger im Vordergrund, der mit Tabellen und Diagrammen gedeckt wird. Ist das Finanzreporting als Dashboard angelegt, so ist die Oberfläche interaktiv angelegt. Dann erfolgt die Datenselektion (und Darstellung) dynamisch per Schaltflächen, die Benutzerführung per Hyperlinks.
  2. Sollen mit dem Modell Planung und Simulation oder rollierendes Forecasting ermöglicht werden, dann sind hier zahlreiche Schaltflächen zu finden, die die Veränderung von Treibern in einem mathematisch aufgebauten Gesamtmodell simulieren. Die Ergebnisse der Simulation werden in visualisierten Tabellen, ggf. Diagrammen angezeigt.
  3. Handelt es sich um eine Datei zur Analyse von Daten, dann steht eher die Informationsgewinnung, weniger die Vermittlung im Vordergrund.

Für die Gestaltung eines Frontends haben sich nach Erfahrung des Autors (abhängig von der Aufgabenstellung) folgende Techniken bewährt (siehe Tabelle unten).

  Finanzreporting Planung und Simulation Analyse
Ausgabe
  • Schaltflächen (Steuerelemente)
  • CUBE-Funktionen()
  • Hyperlinks
  • Diagramme
  • Bedingte Formatierung
  • Schaltflächen (Steuerelemente)
  • Bedingte Formatierung
  • Pivot-Tabellen
  • Bedingte Formatierung

 

Zur Gestaltung der Oberfläche ist es nach den Erfahrungen des Autors ratsam, im ersten Schritt den Informationsbedarf der Empfänger abzustimmen, verbunden mit der Frage nach Vorstellungen zur Usability. Dazu kann man bereits einige dynamische Diagramme, Tabellen, Kennzahlenbäume vorstellen und das Feedback aufnehmen. Durch die Reaktion auf solche Beispiele (ohne echte Daten und noch ohne Anbindung an die Life-Systeme) ist erkennbar, was Empfänger wirklich wollen und benötigen. Meist ist ihnen das selbst nicht bewusst, wird aber durch solche Beispiele sichtbar.

Steuerelemente (Schaltflächen)

Steuerelemente sind grafische Objekte, die man innerhalb von Excel durch Einsatz von intuitiv einsetzbaren Schaltflächen für die Steuerung von Modellen einsetzen kann. Dazu wird das Register Entwicklertools benötigt. Klickt man ein Steuerelement an, wird in einer Ausgabezelle ein Wert erzeugt. Mit diesem Wert können Berechnungen gesteuert werden, sofern Funktionen auf die Ausgabezelle zugreifen.

Insbesondere die Funktionen aus den Kategorien «Nachschlagen und Verweisen» (früher: Matrix) und «Logik» können hier zum Einsatz kommen. Der Autor setzt häufig die Funktion INDEX() ein, mit der man aus einem Zellbereich Informationen wiedergeben kann.

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