26.02.2019

Grafiken: Zahlen aussagekräftig darstellen

Es ist heutzutage ja so leicht, Diagramme, Tabellen und Grafiken zu gestalten, und der ständige Sofortzugang zu allen Informationen macht die Kommunikation auch nicht leichter, im Gegenteil. Je mehr Informationen zur Verfügung stehen und je mehr Office-Tools (Excel, PowerPoint, etc.) bereitstehen, desto schwieriger wird es, die wichtigen Elemente herauszufiltern und spannend darzustellen. Niemand gestaltet mit Absicht schlechte Grafiken – trotzdem geschieht es immer wieder.

Von: Rolf Rado, Sue Rado  DruckenTeilen Kommentieren 

Rolf Rado

Viele Jahre tätig als Manager von diversen Klein- und Mittelunternehmen (KMU), bis zu Grosskonzernen, heute Mitinhaber der Firma Axios. Er ist Berater, Trainer, Coach.

Sue Rado

Sue Rado, eidg. dipl. Ausbildungsleiterin, ist Betriebsausbilderin und Performance Improvement Coach. Sie verfügt über einen breiten Erfahrungsschatz aus verschiedenen Funktionen (Einkäuferin, Key Account Manager, Projektleiterin, Stv. Geschäftsleiterin, Schulungsleiterin) und ist Dozentin im Bereich Bildungs-Controlling. Als Selbstständige betreut sie viele unterschiedliche Firmen aus verschiedenen Branchen (Einführung/Umsetzung Personalentwicklung, Veränderungsprojekte, Kundenservice-Optimierungen) und gibt diverse Trainings im Bereich Führung, Verkauf/Kundendienst und Teamentwicklungen. Ihre praxisnahen Trainings sind bekannt für hohe TeilnehmerInnen-Aktivität, den Einbezug aktueller Beispiele von den Teilnehmenden und die Abgabe vieler zusätzlicher, zeitsparender Hilfsmittel für den Alltag (Checklisten, Vorlagen).

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Grafik

Herausforderungen Zahlen-Präsentationen

Gerade die heutigen Office-Werkzeuge verleiten dazu, zu viele Zahlen schlecht aufzubereiten. In den Zeiten, als Folien noch von Hand geschrieben und gezeichnet werden mussten, machte man sich logischerweise zuerst Gedanken darüber, was man denn auf die Folien bringen wollte, denn die Folienaufbereitung war enorm zeitrauben

In allen Daten gibt es Geschichten, die visuell und im Kontext lebendig werden. Einfachheit und Klarheit ist auch hier – in der heutigen Zeit – angesagt!

Sinnvolle Aufbereitung von Zahlen-Präsentationen

Folgende Schritte helfen dabei, eine anstehende Datenvisualisierung aufzubauen:

Fachspezialisten-Vortrag

Viele «Experten» neigen dazu, ihr umfassendes Wissen darzulegen und alle Analysen und Herleitungen aufzuzeigen. Oft dient das als Beweis für all die Arbeit, die geleistet wurde, und soll die Robustheit der Analyse untermauern.

  • Widerstehen Sie dieser Versuchung – Sie schläfern mit hoher Wahrscheinlichkeit einen grossen Teil Ihrer Zuhörer ein. Auch wenn das Thema für Sie faszinierend ist – die wenigsten Zuhörer brauchen alle Details, die Sie zum Thema wissen.

Effektive Darstellung und passende Geschichte

FFF – form follows function – Die Form folgt der Funktion. Dieser Designer-Leitsatz, der insbesondere aus dem Produktdesign und der Architektur stammt, sollte auch bei Grafiken gelten. Betreffend der «Datenkommunikation» sollten wir uns zuerst Gedanken darüber machen, was unser Publikum mit den Daten (Funktion) machen soll. Dann geht es darum, eine Darstellung zu finden, die dies leicht ermöglicht und die auf den ersten Blick das Wesentliche aufzeigt. Und dann geht es darum, eine passende Geschichte zu entwickeln.

Beispiele

Stellen Sie sich vor, Sie sind Leiterin oder Leiter der Antragsbearbeitung und haben das Problem dass sich – aufgrund von zwei Kündigungen in Ihrem Team – der Rückstand der nicht verarbeiteten Anträge permanent vergrössert. Die Geschäftsleitung hat aufgrund von Sparmassnahmen beschlossen, Abgänge nicht zu ersetzen. Die Herausforderung von Ihnen besteht nun darin, die Geschäftsleitung zu überzeugen, dass die beiden Mitarbeitenden ersetzt, also wieder aufgestockt werden.

Grafik: von Komplex zu einfach. Sie erstellen für die bevorstehende Sitzung eine Grafik mit allen Informationen, die Ihnen zur Verfügung stehen:

Abbildung 1: Verarbeitung von Anträgen und Anpassungen

Bei der Abbildung 1 ist klar ersichtlich, dass die Grafik überladen ist, sie enthält alle möglichen Infos. Die Frage, die gestellt werden muss, lautet: «Was interessiert die Entscheidungsträger?»

Abbildung 2: Verarbeitung Anträge und Anpassungen

Die Abbildung 2 ist schon etwas entwirrt, enthält aber immer noch zu viel Infos und sie ist nicht auf den ersten Blick aussagekräftig.

Abbildung 3: Wesentliche Aussagen

Die dritte Abbildung enthält die wesentlichen Aussagen, mehr ist nicht notwendig.

Es versteht sich von selbst, dass Sie sich gut auf die Sitzung vorbereiten und alle Zahlen mit dabeihaben werden. Wenn Sie sich vorgängig überlegt haben, wer das Zielpublikum ist, also wer von der Geschäftsleitung an der Sitzung teilnimmt und wer die Meinungsmacher sind, dann werden Sie auch wissen, welche Fragen und Einwände kommen könnten und wer möglicherweise Detailzahlen sehen möchte. Diese können Sie bei Bedarf souverän präsentieren.

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