Reportings: Was gute Berichte auszeichnet

Einleitung 

In der heutigen Unternehmenswelt braucht es klare, verständliche Berichte. Berichte sollten kein Zahlenfriedhof sein, sondern ein zentrales Instrument für den Austausch zwischen operativen Bereichen und der Geschäftsleitung. Ein durchdachtes Reporting schafft Übersicht, unterstützt Entscheidungen und gibt Orientierung, vor allem dann, wenn Dynamik und Datenmenge zunehmen. In der Controller Studie 2024 haben 13 bis 15 Unternehmen geschätzt, wie viel Zeit und Geld sie für die Erstellung ihres Online-Geschäftsberichts aufwenden. Im Durchschnitt lagen die Gesamtkosten bei CHF 155 229.–. Zudem wurden im Durchschnitt 571 Stunden investiert, was etwa 71 Arbeitstagen entspricht. Der geringste Aufwand lag bei 20 Stunden, der höchste bei 2540 Stunden. Der Medianwert liegt bei 300 Stunden. Beim Reporting wird am meisten auf die Erfolgsrechnung, dann den Lagebericht bzw. Jahresbericht und die Bilanz geschaut. Diese Zahl ist jedoch mit Vorsicht zu geniessen, da nur sehr wenige Befragte effektiv auch die Zugriffe tracken.¹ Diese Zahlen verdeutlichen, dass das Reporting ressourcenintensiv ist und gezielte Verbesserungen braucht. 

Die Transformation des Berichtswesens zu Reportings 4.0 zeigt sich in vier zentralen Dimensionen: Zeitbezug, Input, Output und Prozesse. 

Zeitbezug: Informationen stehen in Echtzeit zur Verfügung. Neben Vergangenheitswerten werden auch Prognosen integriert. Die Betrachtung flexibler Zeiträume ist möglich. 

Input: Die Datenbasis wird durch grosse, heterogene Datenmengen geprägt. Diese werden mithilfe moderner Technologien verarbeitet und analysiert. 

Output: Das Reporting richtet sich an verschiedene Zielgruppen. Informationen werden visuell aufbereitet und individualisiert dargestellt. Nutzer können den Detaillierungsgrad steuern. 

Prozesse: Die Erstellung erfolgt automatisiert, mit geringem manuellem Aufwand. Informationen sind mobil und ortsunabhängig im Self-Service abrufbar. In der Praxis ist Excel nach wie vor das dominierende Tool. Rund 95% der Unternehmen setzen es im Reporting ein. ERP-Systeme und relationale Datenbanken sind ebenfalls weit verbreitet. BI-Software wird in rund der Hälfte der Unternehmen eingesetzt, insbesondere in grösseren Organisationen. Self-Service-Reporting ist ebenfalls auf dem Vormarsch. Quantitative Informationen wie Kosten, Budgets und Steuerungsgrössen gehören zum Standard. Qualitative Inhalte wie Kommentierungen oder Handlungsempfehlungen sind seltener enthalten. Vor allem grössere Unternehmen bieten Forecasts und erläuternde Texte häufiger an. Die meisten Unternehmen sehen ihr Reporting als funktional, aber mit Optimierungspotenzial. Hohe Kosten entstehen dort, wo Automatisierung fehlt oder Fachkräfte stark gebunden sind. Moderne Tools und standardisierte Prozesse führen dagegen zu Effizienz und sinkenden Aufwänden. Die Studie zeigt: Die Grundanforderungen sind meist gut umgesetzt. Verbesserungspotenzial liegt vor allem im Bereich der Nutzerfreundlichkeit und Prozessautomatisierung.²

Bedeutung und Zielsetzung des Berichtswesens 

Gute Reportings zeigen nicht nur, was war, sondern auch, wo es klemmt und wo Potenzial liegt. Gute Reports schaffen Klarheit, wenn der Alltag schnell und unübersichtlich wird. Sie helfen, Muster zu erkennen, die im Tagesgeschäft untergehen. Das Reporting verfolgt das primäre Ziel, Entscheidern in kurzer Zeit die relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen. Es soll aber hier bereits darauf hingewiesen werden, dass es nicht um die reine Präsentation von (Kenn-)Zahlen geht, sondern um die Verdichtung von Daten zu Aussagen, die in Handlungen oder Massnahmen umgewandelt werden können. Ein wirkungsvolles Reporting trägt schliesslich dazu bei, Risiken frühzeitig zu erkennen, Chancen sichtbar zu machen und den Dialog zwischen den Abteilungen und der Geschäftsleitung zu fördern. 

Auf inhaltlicher Ebene bildet Reporting den Kern eines funktionierenden Steuerungsprozesses. Es sichert die Rückkopplung zwischen Zielen, Massnahmen und Ergebnissen. Gleichzeitig wirkt Reporting auch psychologisch, indem es die Übernahme von Verantwortung fördert. Ein unterschätzter Aspekt ist der Beitrag zur organisationalen Lernfähigkeit. Fehler, Abweichungen und unerwartete Trends können durch systematische Beobachtung erkannt und behoben werden. Das Reporting soll die Mitarbeitenden dazu anregen, Hypothesen zu hinterfragen und Prozesse zu verbessern. Darüber hinaus macht das Reporting blinde Flecken sichtbar und zwingt dazu, implizite Annahmen objektiv zu überprüfen. Warum ist eine Massnahme erfolgreich? Woran misst man Fortschritt wirklich? Solche Fragen entstehen oft erst im Moment der Verdichtung. 

Aus einer strategischen Perspektive hilft Reporting, Prioritäten zu schärfen, indem es zeigt, wo Ressourcen eingesetzt werden, wo Potenziale vielleicht noch nicht optimal genutzt werden und wo Risiken entstehen. Ein gutes Reporting schafft Transparenz über Fortschritte und Engpässe. Ein sorgfältig konzipiertes Reporting hat also insbesondere folgende Funktionen: Es informiert, motiviert und schafft Orientierung. 

Definition 

Das Berichtswesen steht für alle systematisch erstellten, entscheidungs- und führungsrelevante Informationen enthaltenden Berichte in schriftlicher oder elektronischer Form. In diesem Dossier wird das Wort Reporting als Synonym für das Berichtswesen verwendet.

Anforderungen an ein gutes Reporting 

Warum Reportings wichtig sind, wurde im vorherigen Abschnitt aufgezeigt. Nun geht es darum, was gute Reportings ausmachen und welche Anforderungen daran bestehen. 

Die zentrale Voraussetzung ist die Relevanz der Inhalte. Nicht jede Zahl gehört in jeden Bericht. Entscheidend ist, welche Informationen für die jeweilige Zielgruppe einen konkreten Nutzen haben. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf das Wesentliche. Überlegen Sie sich bei jeder Kennzahl, warum sie relevant ist, für wen sie Bedeutung hat und welche Entscheidung sie unterstützen soll. 

Ebenso wichtig ist die Verständlichkeit. Daten sind dann wirkungsvoll, wenn sie in eine nachvollziehbare Struktur gebracht werden. Diese muss sprachlich wie visuell zur Zielgruppe passen. Ein weiterer Faktor ist die Regelmässigkeit. Ein Reporting braucht klare Zyklen und Verbindlichkeit. Nur so kann es seine Funktion im Steuerungsprozess erfüllen. Schliesslich braucht das Reporting eine Integration in die bestehenden Steuerungs- und Entscheidungsprozesse. Die Erkenntnisse aus dem Reporting müssen in die tägliche Arbeit aller Mitarbeitenden einfliessen.

Herausforderungen im Reporting- Prozess 

Wenn also klar ist, warum es Reportings braucht und wie ein gutes Reporting aussehen sollte, warum wird es in der Praxis nicht umgesetzt? 

Ein zentrales Problem ist die Datenbasis selbst. Oft sind relevante Informationen verteilt über verschiedene Systeme, Teams oder Tools. Die Daten sind unvollständig, inkonsistent oder veraltet. Viele Reports basieren deshalb auf manuell zusammengeführten Excel-Dateien und sind zudem zu umfangreich oder zu allgemein. Sie enthalten zahllose Kennzahlen, aber keine klare Aussage. Es fehlt die Verbindung zu den konkreten Steuerungsfragen. Was ist wichtig? Was ändert sich gerade? Daten werden «abgeliefert», aber nicht reflektiert. Reports werden erstellt, aber kaum gelesen. So entsteht wenig Mehrwert, und das Reporting verfehlt das Ziel. Nicht jeder braucht dieselben Informationen. Trotzdem werden oft identische Reports an alle verteilt. Ein Report für die Geschäftsleitung muss anders aufgebaut sein als einer für das Marketingteam. Zahlen müssen in einen Kontext gesetzt, interpretiert und verständlich visualisiert werden. In der Praxis fehlt es jedoch oft an Zeit, Know-how oder Mut, Reports so zu gestalten, dass sie wirklich etwas auslösen. Stolperfallen in der Praxis für ein gutes Reporting sind vor allem: 

Die Studie des Business Application Research Center (BARC) zeigte, dass viele Unternehmen beim Reporting noch hinter den Möglichkeiten zurückbleiben. Obwohl die technologische Entwicklung fortschreitet, hinkt die Praxis oft hinterher. Nur wenige Organisationen verfügen über eine moderne Reporting-Landschaft. Die Zufriedenheit mit bestehenden Lösungen ist gering. Die Autoren nennen folgende Herausforderungen: 

• wachsende Datenmengen und -quellen
• fehlende Flexibilität in der Berichterstellung
• unzureichende Datenqualität und
• veraltete BI-Infrastrukturen 

Aus diesen Herausforderungen leiten sich die folgenden Handlungsempfehlungen ab, die für ein wirkungsvolles Reporting wichtig sind: 

• Flexibilität sicherstellen: Inhalte müssen personalisierbar, mobil abrufbar und intuitiv nutzbar sein.
• moderne Tools einsetzen: Werkzeuge müssen den Fachanwendern die Analyse und Berichterstellung erleichtern.
• Datenqualität sichern: Datenmanagement ist das Rückgrat jeder BI-Strategie. • Self-Service ermöglichen: Dezentralisierung der Berichterstellung fördert Akzeptanz und Relevanz.
• Kulturwandel fördern: Entscheidungen müssen systematisch auf Daten beruhen, nicht auf Bauchgefühl.³ 

FUSSNOTEN 

¹ Behringer, S., Bitterli, C., & Gesslein, M. (2024). Studie Group Controlling 2024. Hochschule Luzern – Institut für Finanzdienstleistungen Zug IFZ; Addedo AG; Talentia Software Switzerland AG. 

² Lausberg, I., & Hoffmann, D. (2020). Reporting 4.0 – Anforderungen an ein zeitgemässes internes Reporting. In CARF Luzern 2020 Konferenzband. Hochschule Luzern – Wirtschaft. www.hslu.ch/carf 

³ Baier, L., & Tischler, R. (2019). Die Zukunft des Reportings: Modernes Enterprise Reporting für gehobene Ansprüche. Business Application Research Center (BARC). barc.de