Datenreduktion: 10 Tipps Excel-Dateien zu verkleinern
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Obwohl Speicherplatz heute kaum noch ein Engpass darstellt, beeinträchtigen überladene Excel-Dateien die Arbeitsgeschwindigkeit und den E-Mail-Verkehr erheblich. Durch das Löschen unnötiger Zellen, die Komprimierung von Grafiken und den Wechsel zum binären .xlsb-Format lassen sich Dateigrössen drastisch senken. Diese gezielten Optimierungen sorgen für raschere Öffnungszeiten und eine stabilere Performance, ohne dass Funktionalitäten verloren gehen.
Die wichtigsten Punkte:
- Erstellen Sie vor allen Änderungen zwingend eine Sicherungskopie der Datei.
- Löschen Sie Zeilen und Spalten ausserhalb des aktiven Tabellenbereichs.
- Komprimieren Sie eingebettete Bilder oder entfernen Sie unnötige Hintergrundgrafiken.
- Nutzen Sie das .xlsb-Format für umfangreiche Berechnungen zur Binärspeicherung.
- Vermeiden Sie übermässigen Einsatz von Matrixformeln und bedingter Formatierung.
Frédéric Jordan
Frédéric Jordan ist dipl. Experte in Organisationsmanagement und als Organisations- und Managementberater bei Jordan Consulting tätig.
Wie kann ich die Dateigrösse von Excel-Tabellen effektiv reduzieren und die Leistung verbessern?
10 Tipps zur Datenreduktion von Excel-Dateien
Doch haben Sie sich schon einmal gefragt, warum Ihre Excel-Arbeit plötzlich so viel Platz benötigt? Weshalb das Programm Schwierigkeiten hat, das File sauber und rasch zu öffnen? Nachfolgend 10 Tipps zur Datenreduktion, um diesem Phänomen entgegenzuwirken.
Hinweis
Erstellen Sie in jedem Fall zuerst eine Kopie der Datei! Verluste entscheidender Inhalte (u.a. Daten, Formate, Diagramme, Notizen) sind nie ganz auszuschliessen. Dies gilt für alle Tipps und nicht nur bei der Komprimierung.
Tipp 1: File in ZIP-Datei umwandeln
Die Umwandlung in eine komprimierte ZIP-Datei ist sinnvoll, wenn ausschliesslich die Dateigrösse reduziert werden soll. Die Reduktion kann bis zu 90% betragen. Der Inhalt des Excel-Files wird dabei nicht verändert.
Tipp 2: Nicht benötigte Zellen löschen
Damit sind Zellen ausserhalb der verwendeten Tabelle gemeint. Vielen Nutzern unbekannt, wird im Excel zwischen dem «aktuell benutzten Bereich» – also der sichtbaren Tabelle – und dem «benutzten Default Bereich» unterschieden. Aus verschiedenen Gründen kann dies dazu führen, dass im schlimmsten Fall sämtliche Zellen als aktive Tabelle betrachtet werden. Selbst wenn nur der Bereich A1:B10 genutzt wird. Dementsprechend explodiert die Dateigrösse. Durch Drücken von CTRL + END können Sie herausfinden, wo sich die letzte aktive Zelle befindet. Löschen Sie sämtliche Zeilen und Spalten ausserhalb Ihrer Tabelle.
Tipp 3: Grafiken reduzieren bzw. löschen
Hintergrundbilder, Logos oder eingefügte Bilder sind oft unnötig und benötigen in jedem Fall viel Platz. Verzichten Sie deshalb generell auf Hintergrundbilder in der Tabelle. Verwenden Sie das Firmenlogo nur auf einer Seite. Bilder nie in der Originalgrösse einfügen, sondern lassen Sie diese durch z.B. einen entsprechenden Online-Dienst verkleinern. Entfernen Sie jede nicht notwendige Grafik.
Tipp 4: Bilder komprimieren
Dieses Thema wurde bereits in Tipp 3 angesprochen. Excel bietet eine solche Funktion an. Klicken Sie auf das Bild. Im Menupunkt «Format» befindet sich in der Gruppe «Anpassen» die Funktion «Bilder komprimieren». Die Möglichkeiten sind rudimentär, doch sie erfüllen ihren Zweck.
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Tipp 5: Zellenformate löschen
Gerade in häufig veränderten Dateien bleiben einst aktive Zellen leer stehen. Die Formatierung bleibt bestehen, selbst wenn die Zelle keinen Wert mehr enthält. Je mehr solcher Zellen vorhanden sind, desto grösser wird die Datei. Um die Formate zu löschen, markieren Sie die gewünschten Bereiche. Unter «Start» finden Sie auf der rechten Seite in der Gruppe «Zellen» einen Radiergummi. Damit lassen sich die Formate via Auswahl löschen.
Tipp 6: Speicherung im .xlsb-Format
Bei umfangreichen Berechnungen ist eine Speicherung im .xlsb-Format empfehlenswert. Dadurch wird die Datei binär gespeichert. Sie wird massiv kleiner, der Zugriff wird schneller. Im Normalfall entsteht für den Nutzer kein Nachteil. Bei Eigenprogrammierungen und speziellen Anwendungen empfiehlt sich ein ausführlicher Test.
Checkliste
- Sicherungskopie der aktuellen Excel-Datei anlegen.
- Mit der Tastenkombination STRG + END den letzten aktiven Zellenbereich prüfen.
- Alle Zeilen und Spalten hinter dem aktiven Bereich vollständig löschen.
- Hintergrundbilder aus der Tabelle entfernen und Logos nur auf einer Seite belassen.
- Eingefügte Bilder vor dem Einfügen extern verkleinern oder in Excel komprimieren.
- Leere Zellen mit alten Formatierungen über den Radiergummi unter «Start» bereinigen.
- Speicherformat auf .xlsb wechseln, falls keine speziellen Makros benötigt werden.
- Prüfen, ob Matrixformeln durch einfachere Alternativen ersetzt werden können.
- Bedingte Formatierungen auf das absolut notwendige Minimum reduzieren.
- Datenabfragen auf lokale Speicherung oder externe Verknüpfung optimieren.
Tipp 7: Speichern in der richtigen Version
Excel bietet eine grosse Anzahl von Möglichkeiten, als was eine Datei gespeichert werden soll. Nebst den gängigen Excel-Dateitypen sind z.B. auch Text, HTML, CSV oder PDF auswählbar. Sichern Sie Ihre Daten stets in der korrekten Excel-Version, sofern der Endbenutzer nicht mit älteren Versionen arbeitet. Die richtige Auswahl hat massgeblichen Einfluss auf die Dateigrösse.
Tipp 8: Reduktion von Matrixformeln
Obschon Matrixformeln sehr nützlich sind, verlangsamt der übermässige Gebrauch die Leistung stark und kann sich auf die Dateigrösse auswirken. Man sollte stets nach alternativen Methoden Ausschau halten.
Tipp 9: Massvoller Einsatz der Bedingten Formatierung
Verwenden Sie nur das absolute Minimum an Bedingten Formatierungen.
Tipp 10: Datenabfragen (in- und extern)
Automatisierte Abfragen von Daten sind praktisch. Je nach Anwendung und Menge der verwendeten Daten kann es sinnvoll sein, die Daten direkt in der Tabelle zu hinterlegen oder sich mehr auf externe Abfragen zu verlegen. Beide Varianten können die Dateigrösse/Geschwindigkeit beeinflussen. Prüfen Sie, sofern möglich, immer beide Varianten und nehmen Sie die passende.
Fazit Datenreduktion
Die Datenreduktion spielt eine entscheidende Rolle bei der Optimierung von Dateien und der Verbesserung der Arbeitsgeschwindigkeit – insbesondere in Excel. Auch wenn Speicherplatz heutzutage meist kein Problem darstellt, kann eine überladene Datei die Performance erheblich beeinträchtigen. Durch gezielte Massnahmen lässt sich die Dateigrösse deutlich reduzieren, ohne an Funktionalität einzubüssen.
FAQ: Datenreduktion
Warum wird eine Excel-Datei so gross, wenn nur wenige Zellen genutzt werden?
Oft bleibt ein grosser «benutzter Default Bereich» bestehen, der Zeilen und Spalten ausserhalb der sichtbaren Tabelle als aktiv markiert. Das Löschen dieser leeren Bereiche reduziert die Grösse massiv.
Verliere ich Daten, wenn ich das Format in .xlsb umwandle?
Nein, die Daten bleiben erhalten. Das .xlsb-Format speichert die Datei binär, was die Grösse reduziert und den Zugriff beschleunigt. Bei komplexen Eigenprogrammierungen sollte jedoch ein Testlauf erfolgen.
Wie stark kann ich die Dateigrösse durch ZIP-Komprimierung reduzieren?
Die Umwandlung in eine ZIP-Datei kann die Grösse um bis zu 90 % verringern, ohne den Inhalt der Excel-Datei zu verändern. Dies ist ideal für den Versand per E-Mail.
Sind Bilder in Excel-Tabellen wirklich so speicherintensiv?
Ja, insbesondere wenn Bilder in Originalgrösse eingefügt oder als Hintergrundbilder genutzt werden. Eine Komprimierung oder das Entfernen nicht notwendiger Grafiken bringt oft die grössten Einsparungen.
Was bewirkt die Bedingte Formatierung auf die Performance?
Ein massvoller Einsatz ist wichtig, da übermässige bedingte Formatierungen die Berechnungszeit verlängern und die Dateigrösse unnötig erhöhen können.
