Controlling mit Excel: Tipps für einen effizienten Einsatz

Einleitung Controlling mit Excel

Controlling mit Excel bietet zahlreiche Möglichkeiten, dynamische Modelle zu erstellen, die Szenarien abbilden und Anpassungen ermöglichen. Formeln, Pivot-Tabellen und Diagramme helfen dabei, komplexe Datenmengen verständlich aufzubereiten. Controller nutzen Excel, um grosse Datenmengen zu analysieren, indem sie Funktionen wie SVERWEIS, SUMMEWENN und andere einsetzen. Die Integration von Daten aus unterschiedlichen Quellen ist ein weiterer Anwendungsfall. Diagramme und Grafiken in Excel unterstützen dabei, Zahlen zu visualisieren und Entscheidungsträgern klare Handlungsanweisungen zu geben. 

Dabei bleibt es jedem Anwender selbst überlassen, mit welchen Excel-Techniken er Aufgaben löst. Das führt nicht nur zu einer Vielfalt von Techniken, die alle zum gleichen Ziel führen, sondern auch dazu, dass nicht immer die effizientesten und effektivsten Excel-Techniken angewendet werden. Hinzu kommt ein Anwendungsprinzip in Excel, das Fehler leichter ermöglicht. Damit sind Fehler gemeint, die zu falschen Ergebnissen führen, aber auch Fehler, bei denen mit falschen Methoden potenzielle Fehler für die unternehmerische Entscheidung entstehen können. 

HINWEIS 
Ein unsachgemässer Umgang kann zu Sicherheitsvorfällen führen, die nicht nur den Betrieb gefährden, sondern auch rechtliche Folgen nach sich ziehen. Diese potenziellen Fehler sollen aufgezählt werden, und es soll ein Anwendungskonzept vorgestellt werden, das solche Fehler vermeidet. 

Datenkonsistenz und -Integrität 

Im Finanzbereich sind Unternehmen strengen gesetzlichen Vorschriften unterworfen, insbesondere in Bezug auf die Genauigkeit von Finanzberichten und den Schutz sensibler Daten. Fehlfunktionen oder menschliche Fehler in Excel-Dateien können schwerwiegende Folgen haben. Jede Änderung an einer Excel-Datei sollte dokumentiert und nachvollziehbar sein. Dies erfordert, dass Excel-Modelle klare Versionierungskonzepte und eine lückenlose Protokollierung von Änderungen aufweisen. 

TIPP 
Dies kann in der Datei selbst in Form einer Tabelle geschehen, besser aber in einer begleitenden Dokumentation. 

Finanzdaten müssen häufig überprüft und validiert werden, um Fehler zu vermeiden. Excel bietet rudimentäre Mittel zur Datenvalidierung, diese sollten jedoch systematisch eingesetzt werden, um Fehler in Formeln oder Eingaben zu minimieren. Vor allem sollte das Prinzip der Datenintegrität und Datenkonsistenz beachtet werden. Viele gebräuchliche Excel-Techniken verletzen diese Prinzipien. 

Datenintegrität bezeichnet die Korrektheit, Konsistenz und Vollständigkeit von Daten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Sie stellt sicher, dass Daten unverändert und zuverlässig bleiben, wenn sie erstellt, gespeichert, übertragen oder bearbeitet werden. Verletzungen der Datenintegrität, wie z. B. durch unbefugte Änderungen, Datenverluste oder Übertragungsfehler, können zu ungenauen Informationen und fehlerhaften Analysen führen. 

Datenkonsistenz bedeutet, dass Daten in allen Systemen, Anwendungen und Speicherorten übereinstimmen und korrekt sind. Sie stellt sicher, dass verschiedene Datenbanken oder Dateien keine widersprüchlichen Informationen enthalten, sodass jede Änderung oder Aktualisierung einheitlich und zuverlässig ist. Wenn Daten inkonsistent sind, können Verwirrung und Fehler in der Analyse oder Entscheidungsfindung entstehen. 

Folgt man diesen für Datenbanken geltenden Prinzipien, dann müsste man für Excel- Modelle Integritätsregeln aufstellen und dafür sorgen, dass diese nicht verletzt werden. Geschieht das dennoch, müssten die letzten Transaktionen rückgängig gemacht werden können. Das ist ohne VBA unmöglich. Nun gibt es einige bestechend einfach anzuwendende Excel-Techniken, die schnell zu einem Erfolg führen, langfristig gesehen aber eher Probleme verursachen (können). Bei folgenden Excel-Techniken sehe ich Gefahren für die Datenkonsistenz: 

Kopieren/Ausschneiden und Einfügen von Daten 

Nehmen Sie an, Sie hätten aus (z. B. SAP) einen Report als Datei exportiert und kopieren oder schneiden bestimmte Daten aus diesem Report aus und fügen diese Daten in einer Excel-Datei wieder ein. Die Herkunft der Daten ist nicht mehr überprüfbar. Vor allem dann, wenn die nächste Technik angewendet wird: 

Sortieren von Daten 

Beim Sortieren von Daten in Datenbanken werden Datensätze sortiert. Bei falscher Markierung in Excel wird unter Umständen nur ein Teil der Daten sortiert. Wie auch immer, die Sortierung lässt sich Monate später nicht mehr zum Ursprungszustand zurückverfolgen.