Pivot-Tabelle: Schritt-für-Schritt zur übersichtlichen Gestaltung und Sortierung
Inhalt
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Mit einer Pivot-Tabelle lassen sich umfangreiche Rohdaten aus Excel-Basistabellen in wenigen Schritten zu übersichtlichen Auswertungen verdichten. Der Kernvorteil liegt in der Reduzierung der Darstellung: Aus tausenden Zeilen und Spalten werden gezielte Zusammenfassungen, die genau die gewünschten Eigenschaften hervorheben. Entscheidend für den Erfolg ist, dass der Ersteller den Zweck der Auswertung klar definiert, bevor er mit der Analyse beginnt.
Die wichtigsten Punkte:
- Pivot-Tabellen fassen grosse Datenmengen (z. B. 15'000 Reihen) auf wenige Zeilen und Spalten zusammen.
- Flexibilität und Filtermöglichkeiten erleichtern die gezielte Datenanalyse.
- Sortierfunktionen (A–Z, Z–A, manuell) sorgen für eine logische Anordnung der Ergebnisse.
- Die Daten müssen in eine sinnvolle und aussagekräftige Form gebracht werden, um den Zweck der Auswertung zu erfüllen.
Frédéric Jordan
Frédéric Jordan ist dipl. Experte in Organisationsmanagement und als Organisations- und Managementberater bei Jordan Consulting tätig.
Wie sortiere und gestalte ich eine Pivot-Tabelle in Excel für klare Auswertungen?
Zentrale Funktionen der Pivot-Tabelle
Die Pivot-Tabelle besitzt verschiedene Filtermöglichkeiten, die das Analysieren erleichtern. Die Flexibilität ist enorm hoch.
Die Stärke liegt ganz klar auf der Reduzierung in der Darstellung. Beispielsweise kann aus einer Ursprungstabelle mit 15 000 Reihen und 30 Spalten eine Pivot-Tabelle mit wenige Reihen und 1–3 Spalten erstellt werden. Während die Ursprungstabelle eine schier unüberschaubare Anzahl an Rohdaten zeigte, stellt die Pivot-Tabelle ihre wichtigsten Eigenschaften auf einen dar. Wichtig ist, dass der Ersteller genau weiss, welchen Zweck seine Auswertung erfüllen soll.
Abbildung 1: Praxis-Beispiel Kurzversion Datentabelle als Grundlage
Pivot-Tabelle sortieren
Mittels der Sortierung lässt sich eine Pivot-Tabelle übersichtlich gestalten. Ein Grossteil der vorhandenen Möglichkeiten steht sowohl für Spalten als auch für Zeilen zur Verfügung.
Sortierung über Kontextmenü
Um die Zeilen einer Pivot-Tabelle zu sortieren, öffnen Sie das Kontextmenü der Zeilen, indem Sie auf den kleinen Pfeil nach unten in der Spalte mit den Zeilennamen klicken (Zeilenbeschriftungen). Daraufhin öffnet sich das Kontextmenü.
Abbildung 4: Sortierung über Kontextmenü
Auf gleiche Weise öffnen Sie das Kontextmenü für die Spalten der Pivot-Tabelle, indem Sie auf den kleinen Pfeil oberhalb der Spaltennamen klicken.
Abbildung 5: Sortierung über Kontextmenü
Zwei wichtige Optionen zur Sortierung befinden sich bereits im Kontextmenü. Die Sortierung von A-Z sowie von Z-A
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Weitere Sortieroptionen
Weitergehende Optionen zum Sortieren der Pivot-Tabelle sind im Kontextmenü unter «Weitere Sortieroptionen» zu finden.
Abbildung 7: Weitere Sortieroptionen
Es öffnet sich ein neues Fenster. Darin können weitere Einstellungen vorgenommen werden.
Abbildung 8: Weitere Sortieroptionen
Drei Möglichkeiten stehen zur Auswahl:
- Manuelles Sortieren
- Aufsteigend (A bis Z) nach Spalte sortieren
- Aufsteigend (Z bis A) nach Spalte sortieren
Checkliste
- Definieren Sie vorab den klaren Zweck Ihrer Datenauswertung.
- Sorgen Sie dafür, dass die Basistabelle vollständig und fehlerfrei ist.
- Erstellen Sie die Pivot-Tabelle aus der Rohdatenquelle in Excel.
- Nutzen Sie das Kontextmenü (Pfeil-Symbol), um Zeilen oder Spalten zu sortieren.
- Wählen Sie die Standard-Sortierung (A–Z oder Z–A) für einfache Anordnungen.
- Greifen Sie bei komplexeren Anforderungen auf «Weitere Sortieroptionen» zu.
- Testen Sie eine manuelle Sortierung, wenn die automatische Reihenfolge nicht passt.
- Prüfen Sie, ob eine benutzerdefinierte Sortierreihenfolge in den Excel-Optionen nötig ist.
- Überprüfen Sie das Endergebnis auf logische Sinnhaftigkeit und Aussagekraft.
- Speichern Sie die sortierte Ansicht als Vorlage für künftige Analysen.
Weitere Sortiermöglichkeiten
Der Vollständigkeit sei erwähnt, dass weitere Sortiermöglichkeiten vorhanden sind.
Beispielsweise:
- Manuelle Sortierung
- Nach Spalten sortieren
- Benutzerdefinierte Sortierreihenfolge (unter den Excel-Optionen zu finden)
- «Weitere Optionen»
Abbildung 9: Weitere Sortiermöglichkeiten
Hinweis: Es ist sehr wichtig, dass die Daten in eine sinnvolle und aussagekräftige Form gebracht werden. Die Sortierung ist ein geeignetes Mittel.
FAQ: Pivot-Tabelle
Wie kann ich eine Pivot-Tabelle von A bis Z sortieren?
Klicken Sie in der Pivot-Tabelle auf den kleinen Pfeil in der Spalte mit den Zeilen- oder Spaltennamen. Im sich öffnenden Kontextmenü wählen Sie direkt die Option «Sortieren von A bis Z».
Welche weiteren Sortieroptionen gibt es neben der Standard-Sortierung?
Über das Kontextmenü und den Punkt «Weitere Sortieroptionen» stehen manuelles Sortieren, das Sortieren nach Spalten sowie benutzerdefinierte Sortierreihenfolgen zur Verfügung.
Was ist der Hauptvorteil einer Pivot-Tabelle gegenüber einer normalen Tabelle?
Der Hauptvorteil ist die massive Reduzierung der Darstellung: Aus einer unüberschaubaren Anzahl an Rohdaten (z. B. 15'000 Reihen) werden die wichtigsten Eigenschaften kompakt und klar dargestellt.
Muss ich die Pivot-Tabelle manuell sortieren, wenn die automatische Sortierung nicht reicht?
Ja, wenn die automatische Sortierung (A–Z, Z–A) nicht den gewünschten Zweck erfüllt, können Sie eine manuelle Sortierung durchführen oder eine benutzerdefinierte Reihenfolge in den Excel-Optionen hinterlegen.
