Excel automatisieren: So nutzen Sie die Künstliche Intelligenz
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KURZ ZUSAMMENGEFASST
Excel bleibt ein essenzielles Tool für die Finanzabteilung, wenn es um flexible und effiziente Automatisierungen geht. Durch die Nutzung von Excel 365 und integrierten KI-Funktionen wie dynamischen Arrays lassen sich komplexe Berechnungen ohne Programmierkenntnisse umsetzen. Der sogenannte Überlauf ermöglicht es, dass Formeln wie SUMMEWENNS automatisch ganze Bereiche füllen, sobald sie in eine einzige Zelle eingegeben werden.
Die wichtigsten Punkte:
- Excel 365 bietet durch KI und Kollaboration neue Automatisierungsmöglichkeiten ohne Programmierung.
- Dynamische Arrays erkennen Muster in Spalten und Zeilen und übertragen Ergebnisse automatisch (Überlauf).
- Die Funktion SUMMEWENNS kann mit Überlauf ganze Kreuztabellen erstellen, ohne dass Zellen manuell markiert werden müssen.
- Intelligente Tabellen und benannte Bereiche optimieren die Funktionsweise von Array-Formeln.
Wie kann ich Excel-Prozesse mit Künstlicher Intelligenz und dynamischen Arrays automatisieren?
Excel automatisieren mit Künstliche Intelligenz in Excel
Immer wieder ist in Publikationen zu lesen, dass Excel ein ungeeignetes und nicht mehr zeitgemässes Tool für das Controlling/Finanzwesen sei. Doch nutzt man als Anwender konsequent die neuen Möglichkeiten von Excel 365, insbesondere die der künstlichen Intelligenz und der Kollaboration, ergeben sich völlig andere Möglichkeiten des Einsatzes und Sie können Ihr Excel automatisieren.
Ein Beispiel für die Nutzung von Künstlicher Intelligenz findet sich nachfolgend am Beispiel der Funktion SUMMEWENNS(). Excel bietet dadurch den Anwendern mehr Automatismen an, ohne dass etwas programmiert werden muss. Das ist insbesondere im Finanzbereich interessant; hier können zahlreiche Excel automatisiert werden.
Excel automatisieren dank dynamischen Arrays mit Mustererkennung und Überlauf
Ein Array (engl. für Bereich, Matrix) ist im mathematischen Sinn eine Matrix. Excel meint damit einen konstanten Tabellenbereich, der aus einer bestimmten Anzahl von Zeilen und Spalten besteht. Dafür geben sogenannte Array-Formeln mehrere Ergebnisse oder ein einzelnes Ergebnis zurück. Dabei werden die mathematischen Prinzipien der Vektoren- und Matrizenrechnung angewendet. Array-Formeln erfordern daher das Markieren des gesamten Ausgabebereichs und das Abschliessen der Formel mit der Tastenkombination <Ctrl> + <Shift> + <Enter>. Sie werden daher auch als CSE-Formeln (<CONTROL>+<SHIFT>+<ENTER>) oder als Array-Konstante bezeichnet.
Dynamische Arrays entstehen dann, wenn Sie in eine Zelle eine Formel/Funktion eingeben, diese Eingabe mit <Enter> bestätigen und diese Funktion automatisch in einen Zellbereich übertragen wird (Überlauf). Dabei orientiert sich das Array an den vorhandenen Spalten und Zeilenbeschriftungen in Ihrem Zielbereich und erkennt Muster. Dadurch werden Ergebnisse automatisch entweder nach unten oder über die benachbarten Zellen «übertragen». Vorteilhaft dafür ist nach Beobachtung des Autors die Verwendung von «Intelligenten Tabellen» sowie von Namen für Zellen/Zellbereiche in Ihrem Excel-Modell. Klassische Zellbezüge, relativ oder absolut, helfen hier nicht immer weiter.
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So kann zum Beispiel mit der Funktion SUMMEWENNS (siehe Video) eine Kreuztabelle erstellt werden, indem ähnlich einer Pivot-Tabelle passend zur Zeilen- und Spaltenbeschriftung der Umsatz aus einer Tabelle addiert wird. Dazu müssen die Spalten- und Zeilenbeschriftungen mit den Zeichenfolgen (Strings) in der Datenquelle übereinstimmen. Der sogenannte Überlauf sorgt dafür, dass die Funktion SUMMEWENNS nur in eine Zelle eingegeben werden muss und in allen Zellen des Bereichs automatisch ergänzt wird.
Tipp: Wie Excel konkret automatisiert werden kann, können Sie in diesem Video anhand eines Praxisbeispiels Schritt für Schritt nachverfolgen: zum Video
Checkliste
- Stellen Sie sicher, dass Sie die aktuelle Version von Excel 365 nutzen.
- Konvertieren Sie Ihre Datenbereiche in intelligente Tabellen (Strg+T).
- Vergeben Sie aussagekräftige Namen für Zellbereiche, um Formeln lesbarer zu machen.
- Vermeiden Sie klassische relativen oder absoluten Zellbezüge bei dynamischen Arrays.
- Nutzen Sie die Funktion SUMMEWENNS für die Erstellung von Kreuztabellen.
- Prüfen Sie, ob Zeilen- und Spaltenbeschriftungen in der Datenquelle exakt übereinstimmen.
- Lassen Sie den Überlauf zu, indem Sie keine leeren Zeilen oder Spalten im Zielbereich haben.
- Testen Sie die Automatisierung mit einem kleinen Datensatz vor der flächendeckenden Anwendung.
FAQ: Excel automatisieren
Brauche ich Programmierkenntnisse, um Excel mit KI zu automatisieren?
Nein, mit Excel 365 können Sie Automatisierungen durch Funktionen wie dynamische Arrays und SUMMEWENNS ohne jegliche Programmierung umsetzen.
Was ist der Unterschied zwischen einer klassischen Array-Formel und einem dynamischen Array?
Klassische Array-Formeln (CSE) erfordern das Markieren des gesamten Bereichs und die Eingabe von <Ctrl>+<Shift>+<Enter>. Dynamische Arrays werden mit einfachem <Enter> bestätigt und füllen den Bereich automatisch durch Überlauf.
Wie funktioniert der Überlauf in Excel?
Der Überlauf erkennt Muster in den vorhandenen Spalten- und Zeilenbeschriftungen und überträgt das Ergebnis der Formel automatisch in die benachbarten Zellen, bis der Bereich vollständig ist.
Welche Rolle spielen intelligente Tabellen bei der Automatisierung?
Intelligente Tabellen helfen dynamischen Arrays dabei, Strukturen besser zu erkennen und die Formeln zuverlässiger auf den gesamten Datensatz anzuwenden.
Kann ich mit SUMMEWENNS ganze Kreuztabellen erstellen?
Ja, wenn die Beschriftungen in der Datenquelle übereinstimmen, füllt die Funktion mit Überlauf automatisch eine ganze Kreuztabelle, ähnlich wie eine Pivot-Tabelle.
