KI Governance: Klare Regeln für die Buchhaltung

KI braucht mehr als ein geeignetes Werkzeug

Viele Unternehmen haben bereits in digitale Lösungen investiert. Sie nutzen Microsoft 365, automatisierte Buchungsprozesse oder Systeme zur intelligenten Dokumentenverarbeitung. Mitarbeitende besuchen Schulungen und erhalten Zugriff auf verschiedene KI-Anwendungen. Trotzdem bleibt der praktische Einsatz häufig hinter den Erwartungen zurück.

Der Grund liegt selten allein in der Technologie. Im Arbeitsalltag fehlen häufig die notwendigen Rahmenbedingungen. Mitarbeitende wissen beispielsweise nicht:

• Für welche Aufgaben sie KI verwenden dürfen
• Welche Informationen sie eingeben können
• Wer die Ergebnisse kontrolliert
• Nach welchen Kriterien die Kontrolle erfolgt
• Wer die internen Vorgaben aktuell hält 

Ohne klare Antworten entstehen Unsicherheit und Zurückhaltung. Einzelne Personen experimentieren, während andere KI gar nicht einsetzen. Dadurch entwickelt jedes Teammitglied eigene Vorgehensweisen und Qualitätsmassstäbe.

Eine KI Governance schafft einen verbindlichen Rahmen für den Einsatz. Sie regelt Zuständigkeiten, Qualitätsanforderungen und Kontrollschritte.

Drei Entwicklungsstufen beim Einsatz von KI

Der Einsatz von KI in der Buchhaltung lässt sich häufig einer von drei Stufen zuordnen.

Stufe 1: Einzelne Mitarbeitende experimentieren

Einzelne Personen testen KI für ausgewählte Aufgaben. Der Einsatz erfolgt weitgehend individuell. Im Unternehmen ist nicht transparent, wer KI verwendet, welche Daten eingegeben werden und wie die Ergebnisse geprüft werden. Auf dieser Stufe können zwar erste Erfahrungen entstehen. Ein verlässlicher und kontrollierter Einsatz ist jedoch kaum möglich.

Stufe 2: Werkzeuge sind vorhanden

Das Unternehmen stellt KI-Anwendungen zur Verfügung. Es fehlen jedoch verbindliche Regeln für die Verwendung. Mitarbeitende müssen selbst entscheiden, für welche Aufgaben das Werkzeug geeignet ist und wie sie mit den Ergebnissen umgehen. Die technische Voraussetzung ist damit erfüllt. Eine einheitliche Arbeitsweise und eine verbindliche KI Governance bestehen noch nicht.

Stufe 3: Regeln werden im Alltag gelebt

Auf der dritten Stufe sind Zuständigkeiten, Standards und Prüfschritte festgelegt. Die Mitarbeitenden wissen, was erlaubt ist und welche Ergebnisse kontrolliert werden müssen. Es bestehen feste Zeitfenster, in denen Erfahrungen ausgewertet und die Vorgehensweise verbessert werden. Erst auf dieser Stufe wird KI zu einem verlässlichen Bestandteil der Arbeitsorganisation.

Realistische Erwartungen an KI formulieren

Ein erfolgreicher Einsatz beginnt mit einem realistischen Zielbild. Eine vollständig automatisierte Buchhaltung ist in der Praxis kein sinnvoller Ausgangspunkt. Selbst bei guter Datenqualität bleibt eine fachliche Kontrolle erforderlich.

Bereits eine Teilautomatisierung kann jedoch einen Nutzen schaffen. Entscheidend ist, dass der erwartete Effekt vor dem Einsatz geklärt wird. Mögliche Ziele sind beispielsweise:

• Entwürfe für Antworten schneller erstellen  
• Informationen aus internen Vorgaben einfacher finden
• Wiederkehrende Texte einheitlich formulieren
• Vorhandene Unterlagen strukturiert zusammenfassen
• Rückfragen zu unvollständigen Sachverhalten vorbereiten
• Mitarbeitende bei standardisierten Aufgaben entlasten 

KI ersetzt dabei weder das Fachwissen noch die Verantwortung der zuständigen Personen. Sie unterstützt einzelne Arbeitsschritte. Gute Ergebnisse entstehen durch Übung, klare Vorgaben und eine konsequente Kontrolle.

Auch die Ausgangslage muss berücksichtigt werden. Unstrukturierte Ablagen und papierbasierte Prozesse lassen sich nicht allein durch den Einsatz von KI beheben. Zunächst müssen Informationen digital verfügbar, auffindbar und ausreichend geordnet sein.

KI Governance schafft klare Grenzen

Unsicherheit entsteht insbesondere dann, wenn sensible Unternehmens- oder Personendaten verarbeitet werden. Ist nicht geregelt, welche Informationen in welche Anwendung eingegeben werden dürfen, tragen Mitarbeitende das Risiko faktisch allein.

Das führt meist zu einem von zwei Ergebnissen: Entweder wird KI trotz bestehender Risiken verwendet oder die Mitarbeitenden verzichten vollständig auf den Einsatz.

Eine verständliche KI Governance sollte mindestens festhalten:

• Welche KI-Anwendungen verwendet werden dürfen
• Für welche Aufgaben sie zugelassen sind
• Welche Daten eingegeben werden dürfen
• Welche Informationen nicht eingegeben werden dürfen
• Welche Ergebnisse zwingend kontrolliert werden müssen
• Wer bei Unsicherheiten entscheidet 

Eine solche Regelung muss nicht umfangreich sein. Eine verständliche Seite kann wirksamer sein als ein langes Dokument, das im Alltag kaum verwendet wird. Klare Grenzen erleichtern den Einsatz, weil Mitarbeitende innerhalb eines definierten Rahmens selbstständig handeln können.

Drei Rollen für den kontrollierten KI-Einsatz

Für die praktische KI Governance in der Buchhaltung genügen zunächst drei klar definierte Rollen: Nutzer, Reviewer und Owner.

1. Der Nutzer erstellt den Entwurf

Der Nutzer setzt die KI für eine festgelegte Aufgabe ein. Eine Sachbearbeiterin kann beispielsweise einen ersten Antwortentwurf zu einer Kundenanfrage erstellen lassen.

Für diese Rolle muss klar sein:

• Welche Aufgabe mit KI bearbeitet werden darf
• Welche Informationen verwendet werden dürfen
• Welches Ergebnis erwartet wird
• Was vor der Weitergabe selbst zu prüfen ist 

Der Nutzer bleibt für die sorgfältige Verwendung des Werkzeugs verantwortlich. Er darf das Ergebnis nicht ungeprüft übernehmen.

2. Der Reviewer kontrolliert das Ergebnis

Der Reviewer prüft das Ergebnis fachlich und gibt es frei. Bei einer Kundenantwort kann diese Aufgabe beispielsweise bei der Mandatsleitung liegen.

Die Kontrolle sollte sich nicht auf Rechtschreibung und Stil beschränken. Geprüft werden müssen insbesondere:

• Fachliche Richtigkeit
• Vollständigkeit
• Plausibilität
• Berücksichtigung des konkreten Sachverhalts
• Einhaltung interner Vorgaben
• Angemessene Formulierung
• Notwendige Rückfragen 

Der Reviewer trägt damit entscheidend zur Qualitätssicherung bei. Ohne diese Rolle kann ein sprachlich überzeugendes, aber fachlich falsches Ergebnis weiterverwendet werden.

3. Der Owner pflegt Regeln und Standards

Der Owner ist für die organisatorischen Grundlagen zuständig. Er hält Vorgaben aktuell, sammelt Erfahrungen aus der Anwendung und passt Standards bei Bedarf an.

Dafür benötigt der Owner ein klar definiertes Zeitbudget. Bereits ein begrenztes, regelmässiges Zeitfenster kann genügen, wenn die Aufgabe verbindlich zugewiesen ist.

Zu den möglichen Aufgaben gehören:

• Interne Anwendungsfälle dokumentieren
• Vorgaben zur Dateneingabe aktualisieren
• Bewährte Eingaben und Vorlagen festhalten
• Wiederkehrende Fehler erfassen
• Prüfkriterien weiterentwickeln
• Veränderungen bei den eingesetzten Anwendungen beobachten 

Fehlt der Owner, bleibt KI häufig ein individuelles Experiment. Fehlt der Reviewer, entsteht dagegen ein Qualitäts- und Kontrollrisiko.

Standards sichern einheitliche Ergebnisse

Dasselbe KI-Werkzeug kann bei derselben Aufgabe unterschiedliche Ergebnisse liefern. Bereits kleine Unterschiede bei der Eingabe beeinflussen den Inhalt, den Aufbau und die Verlässlichkeit der Antwort.

Die Qualität hängt unter anderem davon ab:

• Welche Ausgangsinformationen eingegeben werden
• Welche Informationen fehlen
• Wie das gewünschte Ergebnis beschrieben wird
• Welches Ausgabeformat verlangt wird
• Welche fachlichen Anforderungen genannt werden
• Ob anschliessend eine Kontrolle erfolgt 

Ein Standard legt deshalb fest, was bei einem bestimmten Anwendungsfall immer zu beachten ist. Solche Standards bilden einen wesentlichen Teil der KI Governance.

Vorhandenes Wissen als Ausgangspunkt nutzen

Ein geeigneter Standard muss nicht vollständig neu entwickelt werden. In vielen Teams gibt es bereits Mitarbeitende, die bestimmte Aufgaben besonders zuverlässig bearbeiten. Ihr Vorgehen kann als Grundlage dienen.

Ein einfacher Prozess besteht aus drei Schritten:

1. Eine erfahrene Person bei der Bearbeitung eines konkreten Falls beobachten.
2. Die einzelnen Prüfschritte und Rückfragen notieren.
3. Die Aufzeichnung gemeinsam durchgehen und bestätigen lassen. 

Auf diese Weise lässt sich Erfahrungswissen in einen nachvollziehbaren Standard überführen. Eine halbe Seite kann für den Anfang ausreichen. Entscheidend ist, dass der Standard im Alltag verständlich und anwendbar bleibt.

Internes Wissen besser zugänglich machen

Reglemente, Weisungen und Arbeitsanleitungen sind in Unternehmen häufig auf verschiedene Ablagen verteilt. Mitarbeitende verbringen viel Zeit damit, die richtige Information zu suchen. Teilweise bleiben Dokumente ungenutzt, weil ihr Speicherort nicht bekannt ist. KI kann den Zugriff auf internes Wissen erleichtern, wenn die Grundlagen stimmen. Dafür sind mehrere vorbereitende Schritte erforderlich:

• Ziel und Anwendungsbereich eingrenzen
• Bestehende Ablagen prüfen
• Verlässliche Dokumente bestimmen
• Veraltete oder doppelte Inhalte bereinigen  
• Zugriffsrechte beachten
• Informationen strukturiert bereitstellen
• Antworten anhand der Ausgangsdokumente kontrollieren 

Ein klar abgegrenzter Wissensbereich ist für den Einstieg sinnvoller als der Versuch, sämtliche Unternehmensinformationen gleichzeitig verfügbar zu machen. Die KI Governance legt fest, welche Quellen genutzt werden dürfen und wer für deren Pflege verantwortlich ist.

Routinen bringen KI in den Arbeitsalltag

Selbst klar definierte Rollen und Standards führen nicht automatisch zu einer regelmässigen Anwendung. Mitarbeitende müssen Gelegenheit erhalten, den Umgang mit KI zu üben und Erfahrungen auszutauschen. Dafür eignet sich eine kurze, wiederkehrende Besprechung. Alle zwei Wochen können bereits 15 Minuten genügen. Der Austausch folgt drei Fragen:

Was hat funktioniert?

Das Team betrachtet einen konkreten Anwendungsfall. Es wird festgehalten, welche Vorgehensweise zu einem brauchbaren Ergebnis geführt hat.

Wo gab es Schwierigkeiten?

Fehler und Unsicherheiten werden sachlich besprochen. Es geht nicht um die Suche nach einer schuldigen Person, sondern um die Verbesserung des Prozesses.

Was wird geändert?

Das Team entscheidet, ob eine Anpassung notwendig ist. Dabei sollte jeweils nur eine konkrete Änderung vorgenommen werden. Besteht kein Änderungsbedarf, wird der bestehende Ablauf beibehalten. Der Owner übernimmt die beschlossenen Anpassungen in die KI Governance. Eine Besprechung ohne daraus folgende Entscheidung bleibt wirkungslos.

Klein beginnen und Wirkung prüfen

Für den Einstieg eignen sich einfache und wiederkehrende Aufgaben. Der schwierigste Sonderfall sollte nicht der erste Anwendungsfall sein. Geeigneter sind Prozesse, bei denen das erwartete Ergebnis klar beschrieben und ohne grossen Aufwand kontrolliert werden kann. Nach einer Testphase sollte die Wirkung überprüft werden:

• Wurde tatsächlich Zeit eingespart?
• War das Ergebnis fachlich brauchbar?
• Wie hoch war der Kontrollaufwand?
• Welche Fehler traten wiederholt auf?
• Welche zusätzlichen Informationen hätten das Ergebnis verbessert?
• Kann der Anwendungsfall standardisiert werden? 

Die Zeitersparnis darf nicht isoliert betrachtet werden. Wenn die nachträgliche Korrektur länger dauert als die ursprüngliche Bearbeitung, muss entweder der Prozess verbessert oder ein anderer Anwendungsfall gewählt werden.

KI Governance in drei Schritten umsetzen

Unternehmen können den strukturierten Einsatz von KI mit überschaubarem Aufwand vorbereiten.

Schritt 1: Rollen zuweisen

Für den ersten Anwendungsfall werden Nutzer, Reviewer und Owner namentlich bestimmt. Dabei muss für jede Person klar sein, welche Verantwortung mit der Rolle verbunden ist.

Schritt 2: Prüfstandard erfassen

Eine erfahrene Person bearbeitet einen typischen Fall. Die einzelnen Prüfschritte werden beobachtet und dokumentiert. Anschliessend wird daraus ein kurzer, verbindlicher Standard erstellt.

Schritt 3: Übungszeit reservieren

Ein wiederkehrender Termin wird verbindlich im Kalender eingetragen. In diesem Zeitfenster überprüft das Team konkrete Erfahrungen und passt den Standard bei Bedarf an. Eine praxistaugliche KI Governance braucht zu Beginn kein umfassendes Regelwerk. Ein klar begrenzter Anwendungsfall, drei definierte Rollen, ein kurzer Qualitätsstandard und eine feste Routine schaffen eine tragfähige Grundlage für den Einsatz von KI in der Buchhaltung.