Facility Management: Wann und warum es sich in der Liegenschaftsverwaltung lohnt
Geplante Wartung schont das Budget
Man kann mit einer geringen Wartung viele Jahre lang Geld sparen. Wenn es dann jedoch irgendwann zu Ausfällen oder Schwachstellen kommt, die ausgebessert werden müssen, kann es schnell teuer werden. Wenn eine Heizung mitten im Winter ausfällt, kostet der Notfalleinsatz ein Vielfaches dessen, was eine reguläre Inspektion im Herbst gekostet hätte. Dasselbe gilt für ein undichtes Flachdach, das jahrelang ignoriert wurde, bis die Feuchtigkeit ins Mauerwerk zieht.
Wer hingegen festhält, wann welche Anlage zuletzt gewartet wurde und wann der nächste Termin fällig ist, hat einen entscheidenden Vorteil: Er kann planen. Handwerker werden nicht für Notfalleinsätze bestellt, sondern im Rahmen von regulären Wartungsbesuchen. Das ist günstiger, ruhiger und sorgt für eine entsprechende Langlebigkeit der Liegenschaft.
Tipp: Am besten beginnt man mit den kostenintensivsten Bereichen wie Heizung, Aufzug, Flachdach oder Lüftungsanlage und führt eine entsprechende Übersicht über die Wartungsbesuche und kommenden Termine.
Mietmanagement: Fristen, Abrechnungen, Übergaben
Ein Mietverhältnis entwickelt sich über die Jahre und unterliegt ständigen Anpassungen wie Indexierungen, Nebenkostenabrechnungen, die aktualisiert werden müssen, Reparaturmeldungen, Übergaben beim Auszug und natürlich den jährlich anzupassenden Mietzinsen. Je mehr Einheiten verwaltet werden, desto aufwendiger ist es, den Überblick zu behalten.
Digitales Mietmanagement bringt diese Vorgänge in eine nachvollziehbare Struktur. Vertragsdaten sind zentral abgelegt, Fristen werden automatisch überwacht, und Abrechnungen lassen sich einheitlich erstellen. Das reduziert nicht nur den Aufwand, sondern auch das Risiko: Eine vergessene Indexierung oder eine verpasste Kündigungsfrist kann finanziell unangenehme Folgen haben.
Für kleine Portfolios reicht normalerweise eine entsprechende Software, um den Überblick zu behalten. Ab einer gewissen Anzahl Einheiten, vor allem wenn diese einen gemischten Nutzen aus Wohnen und Gewerbe ausmachen, ist ein strukturierteres System allerdings von Vorteil.
Die Bedeutung des Hausmeisters
In vielen Liegenschaften ist der Hausmeister die erste Ansprechperson und derjenige mit dem besten Überblick. Er wird normalerweise informiert, wenn der Aufzug plötzlich nicht mehr funktioniert, die Treppenhausbeleuchtung ausfällt oder wenn eine Rohrverbindung anfängt zu tropfen. Diese Früherkennung ist wichtig, aber es muss auch klar sein, wie und an wen sie weitergeleitet wird – im Normalfall an den Verwalter – und wie schnell die Reparatur erfolgt.
Ein schriftlich geregeltes Aufgabenprofil und ein klarer Meldeweg sind vor allem bei größeren Liegenschaften enorm wichtig, um eine entsprechende Effizienz zu gewährleisten. Wenn man die Aufgaben und den Vertrag des Hausmeisters klar definiert, spart man sich ungeklärte Situationen bzw. Missverständnisse.
Schadensmeldungen: Ordnung im Alltag
Schadensmeldungen kommen oft spontan per Anruf, WhatsApp oder E-Mail, zum Beispiel beim Hausmeister, herein. Für eine ordnungsgemäße Verwaltung ist es allerdings wesentlich praktischer, einen geregelten Kanal für diese Art von Meldungen einzurichten. Das kann beispielsweise eine feste E-Mail-Adresse sein, die systematisch bearbeitet wird und nur für Schadensmeldungen aus einer bestimmten Liegenschaft zuständig ist. In manchen Fällen macht sich auch ein Ticketsystem bezahlbar, in dem die Meldungen erfasst, zugewiesen und dann abgeschlossen werden.
Das hat auch einen praktischen Nebeneffekt: Im Streitfall lässt sich lückenlos belegen, wann eine Meldung eingegangen ist und wann gehandelt wurde. Das kann im Verhältnis mit Mietern ebenso hilfreich sein wie gegenüber Versicherungen oder Behörden.
Seminar-Empfehlungen
Probleme bei der Nebenkostenabrechnung
Nebenkostenabrechnungen sind in der Praxis häufig Anlass für Diskussionen. Nicht unbedingt, weil Kosten falsch berechnet worden sind, sondern häufig, weil die Grenze zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten nicht für jeden selbstverständlich und nachvollziehbar ist. Das Mietrecht legt normalerweise fest, was Vermieter auf Mieter überwälzen dürfen, aber diese Regeln sind nicht immer leicht verständlich.
Der Schweizer Mieterinnen- und Mieterverband informiert Mieter detailliert darüber, was Vermieter abrechnen dürfen und was nicht. Eine Abrechnung, die diesem Massstab standhält, spart beiden Seiten Zeit und Ärger.
Konkret bedeutet das: Die Abrechnung muss nachvollziehbar sein. Welche Kosten fallen unter welche Position, wie wird der Verteilschlüssel berechnet, welche Belege gibt es? Wenn man all diese Punkte sauber dokumentiert, muss im Nachhinein nichts erklärt oder korrigiert werden.
Nachhaltigkeit: Den Energieverbrauch im Blick behalten
Energiekosten sind für Mieter ein besonders wichtiges Thema, ebenso wie für die Eigentümer. Liegenschaften, die gut dokumentierte Verbrauchsdaten vorweisen können, haben gewisse Vorteile bei Sanierungsentscheidungen, bei der Kommunikation mit Mietern und zunehmend auch bei institutionellen Eigentümern oder Finanzierungspartnern, die Nachhaltigkeitsnachweise erwarten.
Wer den Energieverbrauch seiner Gebäude regelmäßig erfasst und auswertet, erkennt Auffälligkeiten und reparaturbedürftige Anlagen frühzeitig, beispielsweise wenn ein Heizkessel plötzlich deutlich mehr verbraucht als in den Vorjahren.
Wo anfangen?
Facility Management muss man nicht unbedingt von heute auf morgen im kompletten Umfang einführen. Man kann auch einen Ansatz wählen, der schrittweise erfolgt:
- Einen Wartungsplan für die wichtigsten Anlagen erstellen.
- Mietvertragsfristen zentral erfassen, am besten mit Erinnerungsfunktion.
- Schadensmeldungen über einen einheitlichen Kanal, z.B. per E-Mail, bündeln.
- Nebenkostenabrechnungen standardisieren, damit nicht jedes Jahr wieder bei null angefangen wird.
Wenn man mit diesen vier Punkten beginnt, hat man bereits einiges im Griff. Die benötigte Software, weitere Digitalisierungstools oder externe Dienstleister können darauf aufbauen, sobald diese Grundlage in die Wege geleitet wurde.
Die Grösse der Verwaltung bestimmt die Lösung
Nicht jede Verwaltung braucht dieselbe Lösung. Wer zehn Wohnungen verwaltet, hat andere Anforderungen als Verwalter, die hundert Immobilien betreuen. Auch gemischte Portfolios aus Wohn- und Gewerbeflächen haben unterschiedliche Anforderungen in puncto Facility Management.
Bei kleinen Portfolios reicht oft schon ein konsequenter Einsatz bestehender Mittel: ein gemeinsamer Kalender für Wartungstermine, ein klares E-Mail-System für Meldungen, oder ein standardisiertes Abrechnungsformular. Ausgefeilte und aufwändige Software ist kein Muss, solange die Prozesse dahinter stimmen.
Wer hingegen wächst oder bereits einen grösseren Bestand verwaltet, sollte prüfen, ob die bestehende Infrastruktur noch passt. Modular aufgebaute Systeme erlauben den optimalen Einstieg. Dazu beginnt man am besten mit dem Modul, das den grössten Engpass löst und erweitert dann allmählich bei Bedarf.
Interessant ist bei der Auswahl des Systems auch die Frage nach den Schnittstellen, beispielsweise die Kompatibilität mit der aktuellen Buchhaltungssoftware, um gegebenenfalls Kosten zu sparen. Wer das prüft, vermeidet die Anschaffung einer zusätzlichen Lösung und muss im Idealfall gar keine neue Software kaufen, weil das gewählte System einfach mit dem verbindet, was bereits vorhanden ist.
