Auskunftsbegehren: Wann kann die Auskunft verweigert werden?

Beispiel aus der Praxis

Nach ihrer Kündigung wendet sich eine Arbeitnehmende an ihren Anwalt. Dessen erster Schritt: Er verlangt von der Arbeitgebenden die Herausgabe des gesamten Personaldossiers. Offiziell zur Überprüfung der Richtigkeit der Daten – in der Praxis steht jedoch oft die Sammlung von Beweismitteln für einen bevorstehenden Prozess im Vordergrund. Damit prallen zwei Interessen aufeinander: Das Datenschutzgesetz garantiert zwar ein Recht auf Auskunft über die eigenen Personendaten, doch Arbeitgebende sehen sich versucht, die Einsicht zu verwehren, wenn das Gesuch prozesstaktischen Zwecken dient.

Was ist der Zweck und der rechtlicher Rahmen des Personaldossiers?

Das Personaldossier erfüllt im arbeitsrechtlichen Kontext mehrere Funktionen. Es dient Arbeitgebenden bei der betrieblichen Entscheidfindung sowie der arbeitsrechtlichen Anspruchsverfolgung oder deren Prüfung durch Arbeitnehmende. Der Begriff des Personaldossiers ist nicht legaldefiniert. Einigkeit besteht allerdings darüber, dass der Begriff im materiellen Sinn zu interpretieren ist. Mit anderen Worten ist unerheblich, ob die betreffenden Personendaten zu einer einheitlichen Akte zusammengefasst oder verstreut aufbewahrt werden. Gegenstand des Personaldossiers ist alles, was über Arbeitnehmende im Zusammenhang mit Entstehung, Verlauf und Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufgezeichnet wird – einschliesslich elektronisch gespeicherter Daten.

Datenschutzrechtliche Grundsätze

Die datenschutzrechtliche Grundlage im Arbeitsverhältnis ergibt sich aus Art. 328b OR. Danach haben Arbeitgebende bei der Bearbeitung von Personendaten die Persönlichkeit von Arbeitnehmenden zu schützen. Personendaten dürfen nur bearbeitet werden, soweit sie dessen Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind. Ergänzend finden die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes (DSG) Anwendung, welches die Grundsätze Rechtmässigkeit, Zweckbindung, Transparenz und Verhältnismässigkeit sowie insbesondere das Auskunftsrecht konkretisiert. Vom Schutzbereich des DSG erfasst sind sämtliche Personendaten – von Stammdaten über E-Mail-Korrespondenz bis hin zu sensiblen Gesundheitsinformationen.

Auskunftsrecht im Detail

Art. 25 DSG gewährt betroffenen Personen ein umfassendes Recht, vom Datenverantwortlichen Auskunft zu verlangen, ob und in welcher Form Daten über sie bearbeitet werden. Das Auskunftsrecht ist ein zentrales Instrument, um die Einhaltung der erwähnten datenschutzrechtlichen Grundsätze sicherzustellen, und muss kostenlos sowie in der Regel innert 30 Tagen erfüllt werden.

Das Auskunftsrecht gilt grundsätzlich voraussetzungslos, ist aber nicht schrankenlos: Nach Art. 26 Abs. 1 lit. c DSG kann die Auskunft verweigert, eingeschränkt oder aufgeschoben werden, wenn das Begehren offensichtlich unbegründet ist, datenschutzfremden Zwecken dient oder querulatorisch erfolgt. Als missbräuchlich gelten insbesondere Begehren, die allein der Prozessvorbereitung («fishing expedition») oder der Schädigung von Arbeitgebenden dienen. Die Bundesgerichtspraxis konkretisiert die Grenzen des Einsichtsrechts weiter durch eine Interessenabwägung: So können dem Transparenzinteresse der Arbeitnehmenden auch berechtigte Schutzinteressen Dritter gegenüberstehen (Art. 26 Abs. 1 lit. b DSG).

Strafbewehrt ist die vorsätzliche falsche oder unvollständige Auskunft durch Arbeitgebende, nicht aber die gänzliche Verweigerung der Auskunft.

Konsequenzen für die Praxis

Arbeitgebende müssen bei jedem Auskunftsbegehren sorgfältig prüfen, ob gesetzliche Bestimmungen oder überwiegende Interessen Dritter der Herausgabe entgegenstehen. Eine pauschale Verweigerung mit Hinweis auf Rechtsmissbrauch ist zurückhaltend zu handhaben, um berechtigte Transparenzanliegen der Arbeitnehmenden nicht zu vereiteln. Das bedeutet: Legitime Gesuche sind zu beantworten, während wiederholte oder prozesstaktisch motivierte Begehren als rechtsmissbräuchlich beurteilt und verweigert werden können. Weiter ist eine differenzierte Interessenabwägung unerlässlich; gegebenenfalls empfiehlt sich eine teilweise Schwärzung
sensibler Inhalte. Arbeitgebende müssen solche Einschränkungen allerdings schriftlich begründen.

Für die betriebliche Praxis empfiehlt es sich, standardisierte Verfahren zur Behandlung von Auskunftsbegehren zu schaffen und Entscheidungen konsequent unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Kriterien zu dokumentieren. Dabei ist stets zu beachten, dass das Auskunftsrecht dem Persönlichkeitsschutz dient – nicht der vorprozessualen Beweissicherung.

Rechtsvergleich: Ein Blick über die Landesgrenze

In Deutschland konnten Arbeitgebende bislang die Einsicht in die Personalakte verweigern, wenn das Auskunftsbegehren erkennbar datenschutzfremden Zwecken diente. So lehnte etwa das Landesarbeitsgericht Sachsen ein
Gesuch ab, weil der Arbeitnehmende lediglich seinen Anspruch auf Überstundenvergütung begründen wollte (LAG Sachsen, Urteil vom 17.02.2021 – 2 Sa 63/20). Mit Entscheidung vom 26. Oktober 2023 (EuGH, C-307/22) hat
der Europäische Gerichtshof nun jedoch eine klare Linie gezogen: Ein Auskunftsbegehren ist nicht allein deshalb rechtsmissbräuchlich, weil es andere Zwecke verfolgt als die in der DSGVO genannten. Selbst wenn datenschutzfremde Interessen im Vordergrund stehen, bleibt der Auskunftsanspruch grundsätzlich bestehen. Es bleibt abzuwarten, wie der Entscheid des EuGH in Deutschland in arbeitsrechtlichen Fällen konkret gehandhabt wird.

Fazit

Die bundesgerichtliche Rechtsprechung zum Auskunftsrecht gemäss Art. 25 DSG wird zunehmend strenger. In den jüngsten Urteilen hat das Bundesgericht das Auskunftsrecht teilweise – und aus nachvollziehbaren Gründen – eingeschränkt. Diese Entwicklung stellt insbesondere Arbeitnehmende vor Herausforderungen, wenn sie sich im Rahmen der Einsicht in ihr Personaldossier auf Art. 25 DSG berufen.

Dabei ist zu beachten, dass das Auskunftsrecht von Arbeitnehmenden nach Art. 25 DSG und Art. 328b OR ein rein datenschutzrechtliches Kontrollinstrument darstellt. Es dient nicht der allgemeinen Durchsetzung arbeitsrechtlicher Ansprüche, sondern verfolgt einen klar umgrenzten Zweck: Es soll betroffenen Personen ermöglichen,

• Einsicht darüber zu gewinnen, welche personenbezogenen Daten über sie bearbeitet werden,
• die Richtigkeit und Rechtmässigkeit dieser Bearbeitung zu überprüfen und
• gegebenenfalls eine Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen.

Im Vordergrund stehen die Transparenz der Datenbearbeitung und der Schutz der Persönlichkeit – nicht jedoch andere rechtliche Interessen.

Für die betriebliche Praxis bedeutet dies, dass Unternehmen gut beraten sind, klare interne Abläufe zur Bearbeitung von Auskunftsbegehren zu etablieren. Ebenso wichtig ist es, allfällige Interessenabwägungen sorgfältig und
nachvollziehbar zu dokumentieren. Informationen sind mit Zurückhaltung herauszugeben, um den Datenschutz und berechtigte Interessen zu wahren.

Take-Home Messages

• Personaldossier ist materiell zu verstehen – gespeicherte Daten zählen, unabhängig von ihrer Form.
• Art. 25 DSG gewährt ein weitreichendes und kostenloses Auskunftsrecht innerhalb von 30 Tagen.
• Art. 26 DSG erlaubt u.a. Einschränkungen bei missbräuchlichen oder querulatorischen Begehren.
• BGer-Rechtsprechung zeigt eine restriktivere Linie bei prozessvorbereitenden Auskunftsbegehren (z. B. 4A_277/2020, 8C_723/2022).
• Interessenabwägung erforderlich: Transparenz vs. Schutzinteressen; Schwärzung als Mittel.
• Keine platte Verweigerung – schriftliche Begründung und standardisierte Prozesse sind empfohlen.