Berichterstattung: Zahlen verständlich erklären
Inhalt
- Wie gelingt eine Berichterstattung, die Zahlen für Entscheider verständlich erklärt?
- Korrekte Zahlen reichen nicht aus
- Zahlen müssen in einen Zusammenhang gestellt werden
- Die entscheidende Frage lautet: Was bedeutet das?
- Das Reporting muss sich an den Empfängern orientieren
- Kernaussagen ausarbeiten
- Verständlichkeit schafft Vertrauen
- Datenqualität bleibt die Voraussetzung
- FAQ: Berichterstattung
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Rechnerisch korrekte Auswertungen bilden nur das Fundament einer wirksamen Kommunikation. Entscheidend ist die Einordnung der Werte in den betrieblichen Kontext sowie die klare Benennung von Ursachen und Konsequenzen. So wird aus passivem Zahlenmaterial eine aktive Basis für strategische und operative Handlungen.
Die wichtigsten Punkte:
- Zahlen benötigen immer einen Vergleichsrahmen wie Budget, Vorjahr oder Zielwerte, um ihren wahren Stellenwert zu zeigen.
- Kommentierungen müssen kausale Zusammenhänge erklären und nicht lediglich Abweichungen wiedergeben.
- Der Detaillierungsgrad muss exakt auf das Vorwissen und die Zeit der Empfänger abgestimmt sein.
- Jede Folie oder Tabelle braucht eine prägnante Kernaussage, die den Nutzen der Information sofort klar macht.
- Verlässliche Datenquellen und dokumentierte Logiken sind Voraussetzung für akzeptierte Berichte.
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Prof. Dr. rer. pol. Thomas Rautenstrauch ist Dozent für Controlling und Corporate Finance im Institut für Finance and Law der OST - Ostschweizer Fachhochschule. Er wirkt zudem seit 2007 als Dozent und Prüfungsexperte bei der ExpertSuisse für die Ausbildung zum dipl. Wirtschaftsprüfer und dipl. Steuerexperten sowie seit 2014 als Gastprofessor für Managerial Accounting im EMBA des MCI Management Center Innsbruck. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.
Wie gelingt eine Berichterstattung, die Zahlen für Entscheider verständlich erklärt?
Korrekte Zahlen reichen nicht aus
Die Buchhaltung schafft die Grundlage für verlässliche finanzielle Informationen. Sie erfasst Geschäftsvorfälle, stimmt Konten ab und erstellt Abschlüsse und Auswertungen. Für die Geschäftsleitung ist die rechnerische Richtigkeit jedoch nur der Ausgangspunkt.
Ein Umsatzwachstum von 12 % klingt zunächst positiv. Ohne weitere Einordnung bleibt aber offen, wie dieses Wachstum zustande kam. Wurden höhere Mengen verkauft? Konnten die Preise erhöht werden? Hat ein einzelner Grossauftrag das Ergebnis beeinflusst? Ist gleichzeitig die Marge gesunken oder das Nettoumlaufvermögen gestiegen? Eine Zahl beantwortet selten alle relevanten Fragen. Sie zeigt zunächst nur einen Zustand oder eine Veränderung. Erst die Interpretation macht deutlich, was dahintersteckt und welche Konsequenzen daraus entstehen können.
Zahlen müssen in einen Zusammenhang gestellt werden
Kennzahlen sollten nicht isoliert betrachtet werden. Ihr Informationswert ergibt sich durch Vergleiche und durch die Verbindung mit anderen Daten.
Typische Bezugsgrössen sind:
- das Budget
- der Vorjahreswert
- die Entwicklung der vergangenen Monate
- interne Zielwerte
- Werte anderer Geschäftsbereiche
- branchenübliche Vergleichswerte
Steigt der Umsatz gegenüber dem Vorjahr, liegt aber deutlich unter dem Budget, ergibt sich eine andere Beurteilung als bei einer gleichzeitigen Übererfüllung des Budgets. Nimmt das operative Ergebnis stärker zu als der Umsatz, kann dies auf eine verbesserte Marge hinweisen. Steigt dagegen der Personalbestand, während der Umsatz zurückgeht, sollte geprüft werden, ob es sich um eine vorübergehende Entwicklung oder um ein strukturelles Problem handelt.
Gute Buchhalterinnen und Buchhalter lesen Zahlen deshalb nicht einzeln. Sie prüfen, welche Kennzahlen miteinander verbunden sind und ob die ausgewiesene Entwicklung schlüssig ist.
Die entscheidende Frage lautet: Was bedeutet das?
Ein häufiger Fehler im Reporting besteht darin, Zahlen lediglich zu wiederholen. Im Bericht steht dann beispielsweise, dass der Umsatz im vergangenen Monat um 8 % gestiegen oder der Aufwand um CHF 150 000 höher als geplant ausgefallen ist. Die Information ist korrekt, liefert der Geschäftsleitung aber noch keine Erklärung.
Eine aussagekräftige Kommentierung beantwortet weiterführende Fragen:
- Was hat die Abweichung verursacht?
- Handelt es sich um einen einmaligen oder wiederkehrenden Effekt?
- Welche Bereiche, Produkte oder Kunden sind betroffen?
- Welche Folgen hat die Entwicklung für das Gesamtjahr?
- Besteht unmittelbarer Handlungsbedarf?
- Welche Massnahmen kommen infrage?
Nicht jede Frage lässt sich direkt aus der Buchhaltung beantworten. In diesem Fall besteht die Aufgabe darin, Unklarheiten zu erkennen und bei den zuständigen Stellen nachzufragen. Die Interpretation finanzieller Daten verlangt deshalb auch ein gutes Verständnis der betrieblichen Abläufe.
Das Reporting muss sich an den Empfängern orientieren
Ein Bericht für die Finanzleitung erfüllt andere Anforderungen als eine Präsentation für den Verwaltungsrat oder eine Auswertung für eine operative Abteilung. Die Empfänger unterscheiden sich hinsichtlich ihres Vorwissens, ihrer Verantwortung und der verfügbaren Zeit.
Vor der Erstellung eines Berichts sollten deshalb folgende Punkte geklärt werden:
- Wer erhält den Bericht?
- Welche Informationen benötigt diese Person oder dieses Gremium?
- Welche Entscheidungen sollen auf dieser Grundlage getroffen werden?
- Wie viel Zeit steht für die Besprechung zur Verfügung?
- Welcher Detaillierungsgrad ist angemessen?
Die Berichterstattung sollte sich nicht daran orientieren, welche Daten verfügbar sind. Massgebend ist, welche Informationen die Empfänger für ihre Aufgaben benötigen. Ein detaillierter Bericht kann fachlich vollständig sein und dennoch sein Ziel verfehlen, wenn die wesentliche Botschaft nicht erkennbar ist.
Kernaussagen ausarbeiten
Managementberichte enthalten häufig zu viele Informationen. Jede zusätzliche Tabelle und jede weitere Kennzahl erhöht die Informationsmenge, verbessert aber nicht automatisch die Entscheidungsgrundlage.
Zahlen müssen verdichtet werden. Die wichtigsten Entwicklungen sollten auf den ersten Blick erkennbar sein. Dazu gehört eine klare Kernaussage für jede Auswertung oder Präsentationsfolie. Sie beantwortet die Frage, weshalb die Information gezeigt wird.
Die Überschrift «Umsatzentwicklung Januar bis August» beschreibt lediglich den Inhalt einer Grafik. Aussagekräftiger wäre beispielsweise: «Umsatzwachstum wird hauptsächlich durch den Schweizer Markt getragen». Die zweite Formulierung lenkt den Blick auf die relevante Entwicklung und erleichtert die anschliessende Diskussion.
Eine gute Kernaussage bleibt sachlich. Sie darf die Daten weder dramatisieren noch beschönigen. Ihr Zweck besteht darin, die wesentliche Information klar zu benennen.
Verständlichkeit schafft Vertrauen
Komplizierte Formulierungen und überladene Darstellungen erschweren die Beurteilung der Zahlen. Ein gutes Reporting arbeitet deshalb mit einfachen Sätzen, nachvollziehbaren Strukturen und klaren visuellen Formen.
Auch die Gestaltung beeinflusst, wie schnell Informationen aufgenommen werden können. Einheitliche Farben, Symbole und Darstellungsformen erleichtern die Orientierung. Werden dieselben Kennzahlen in verschiedenen Berichten unterschiedlich dargestellt, müssen sich die Empfänger jedes Mal neu zurechtfinden.
Visualisierungen sollten gezielt eingesetzt werden. Säulen- oder Liniendiagramme können Entwicklungen verständlicher zeigen als umfangreiche Tabellen. Dreidimensionale Darstellungen und unnötige Gestaltungselemente lenken dagegen häufig vom Inhalt ab. Entscheidend ist nicht, ob eine Grafik optisch auffällt, sondern ob sie das Verständnis unterstützt.
Datenqualität bleibt die Voraussetzung
Eine verständliche Erklärung kann mangelhafte Daten nicht ausgleichen. Vor jeder Interpretation muss geklärt sein, woher die Zahlen stammen, wie sie berechnet wurden und ob verschiedene Berichte dieselbe Datengrundlage verwenden.
Unterschiedliche Datenquellen führen in der Praxis häufig zu widersprüchlichen Ergebnissen. Werden Zahlen mehrfach manuell erfasst oder nachträglich in einzelnen Berichten angepasst, leidet ihre Nachvollziehbarkeit. Das kann Misstrauen auslösen, insbesondere wenn mehrere Auswertungen für dieselbe Kennzahl unterschiedliche Werte zeigen.
Ein verlässliches Reporting benötigt deshalb klar definierte Datenquellen und eine dokumentierte Berechnungslogik. Korrekturen sollten möglichst im Ursprungssystem erfolgen. Werden Anpassungen erst in einer Excel-Datei oder im finalen Bericht vorgenommen, muss zumindest nachvollziehbar dokumentiert sein, weshalb und wie sie erfolgt sind.
Checkliste
- Definieren Sie vor der Erstellung des Berichts präzise, wer die Zielgruppe ist und welche Entscheidung angestossen werden soll.
- Prüfen Sie jede Kennzahl mindestens gegen zwei Bezugsgrössen, beispielsweise Budget und Vorjahresvergleich.
- Erklären Sie Abweichungen durch konkrete betriebliche Ursachen statt durch bloße Prozentangaben.
- Formulieren Sie für jede Grafik oder Tabelle eine aktive Kernaussage als Titel, die die Botschaft zusammenfasst.
- Reduzieren Sie visuelle Elemente auf das Nötigste, um die Lesbarkeit und Geschwindigkeit der Aufnahme zu erhöhen.
- Sicherstellen, dass alle verwendeten Daten aus derselben, dokumentierten Quelle stammen, um Widersprüche zu vermeiden.
- Nutzen Sie einfache Sprache und nachvollziehbare Strukturen, um komplexe Sachverhalte barrierefrei zu vermitteln.
- Dokumentieren Sie manuelle Anpassungen im Bericht transparent, um die Nachvollziehbarkeit der Werte zu gewährleisten.
FAQ: Berichterstattung
Warum reicht rechnerische Korrektheit für das Management Reporting nicht aus?
Weil Zahlen ohne Kontext keine Handlungsanweisungen liefern. Eine positive Umsatzentwicklung kann beispielsweise durch marginenschwache Produkte getrieben sein. Nur die Einordnung in den betrieblichen Zusammenhang zeigt, ob die Entwicklung nachhaltig ist oder Massnahmen erfordert.
Wie unterscheidet sich eine gute Kernaussage von einer neutralen Überschrift?
Eine neutrale Überschrift beschreibt nur den Inhalt, etwa «Umsatzentwicklung Q1». Eine gute Kernaussage fasst die Bedeutung zusammen, zum Beispiel «Umsatz wächst dank Exportgeschäft stärker als geplant». Letztere lenkt den Blick der Leser direkt auf den entscheidenden Punkt.
Welche Rolle spielt die Datenqualität bei der Akzeptanz von Berichten?
Datenqualität ist die Grundlage für Vertrauen. Wenn verschiedene Berichte unterschiedliche Werte für dieselbe Kennzahl zeigen, entsteht Skepsis. Klare Quellen und dokumentierte Berechnungslogiken verhindern Missverständnisse und sichern die Glaubwürdigkeit der Buchhaltung.
An wen richtet sich der Detaillierungsgrad eines Finanzberichts?
Der Detaillierungsgrad richtet sich ausschliesslich an die Bedürfnisse der Empfänger. Für den Verwaltungsrat genügen oft verdichtete Strategiewerte, während operative Abteilungen tiefere Analysen zu spezifischen Kostenstellen benötigen.
