Excel: So ist und bleibt Excel im Alltag im Finanzwesen hilfreich

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Die geschilderte Vorgehensweise führt zu einer grossen Vielfalt von sehr unterschiedlichen Excel-Modellen und dafür eingesetzten Techniken. Löst ein Anwender eine bestimmte Aufgabe mit der Pivot-Tabelle, wird bei den Kollegen SUMMEWENNS(), alternativ das Filtern und Gliedern von Tabellen oder gleich die VBA-Programmierung eingesetzt. Abgesehen von möglichen Ineffizienzen entstehen durch dieses Vorgehen potenzielle Fehlerquellen. So erstellte und genutzte Excel-Modelle können ein grosses Risikopotenzial darstellen, weil Fehler unbemerkt im Informations- und Steuerungsprozess fortgeführt (Stichwort: Garbage in, Garbage Out) werden. Im schlimmsten Fall werden hier existenzgefährdende Risiken für das Unternehmen nicht oder zu spät erkannt.

Die Folgen

Excel gerät in Misskredit, die Ergebnisse von Modellen werden kritisch und misstrauisch hinterfragt. Immer wieder ist in Publikationen zum Thema Reporting, Planung/Budgetierung, Risikomanagement, Treasury-Management, Business-Intelligence u.a. zu lesen, dass Excel ein ungeeignetes und nicht mehr zeitgemässes Tool sei. Die als Beweis angeführten Einschränkungen von Excel lesen sich plausibel, sind nach Auffassung des Autors aber so nicht zutreffend. Wenn bemängelt wird, dass zu viel manueller Aufwand bei der Integration von Daten betrieben wird, dass Szenariotechnik nicht möglich, dass Excel für die Menge der Daten nicht geeignet sei, dass Formeln und Funktionen nicht valide arbeiten usw., dann sind die Ursachen nicht in Excel selbst zu suchen (das sehr wohl über solche Möglichkeiten verfügt), sondern in den Kenntnissen der Anwender und den nicht vorhandenen Anwendungskonzepten von Excel zu suchen!

Ein Excel-Modell zu dokumentieren ist aus verschiedenen Gründen ratsam, unterbleibt jedoch meist. Denn es bedeutet zusätzlichen Aufwand. Diese Problematik könnte gemildert werden, indem bestimmte Vorgehensweisen zum Standard erklärt werden und in «Leitfäden» für den Fachbereich oder die gesamte Organisation beschrieben werden.

Zentrale Punkte für einen Excel-Leitfaden: Dieser

• beginnt mit einer standardisierten Modellierung.
• definiert Standards in der Anwendung von bestimmten Techniken/Funktionalitäten.
• verzichtet auf bestimmte Techniken/Funktionalitäten, weil sie nicht effizient genug oder nicht effektiv sind.
• Investieren Sie Zeit für die Planung des Modells!
• Überlegen Sie sich, welche Aufgabe das Modell erfüllen soll und welche Funktionalitäten Sie dazu benötigen.
• Dokumentieren Sie Ihr Modell, damit Sie selbst und andere dieses Modell langfristig durchschauen!
• Die kundenindividuelle Lösung als Kombination von Produkt und Smart Services ist zu generieren.

Empfehlung

Wie könnte solch eine standardisierte Modellierung aussehen? Der Autor hat Mitte der 90er-Jahre solch ein Konzept entwickelt und erprobt. Dabei hat er sich von dem in der IT angewandten EVA-Prinzip inspirieren lassen, das die Reihenfolge, in der Daten verarbeitet werden, beschreibt: Eingabe, Verarbeitung, Ausgabe.

Folglich sieht das Modellierungskonzept (PRT-Modell) in einer Excel-Datei eine Trennung der Eingabe (Import) der notwendigen Daten, von der Verarbeitung und der Ausgabe auf verschiedenen Ebenen und damit Tabellenblättern vor.

In diesem Konzept dient eine Excel-Datei als Frontend für die bereits im Unternehmen vorhandenen IT-Systeme und kombiniert deren Stärken: stabile und sichere Verarbeitung von grossen Datenmengen und flexible Analyse und Planung, flexibles Reporting, welche Aufgabe auch immer zu lösen ist.