Power BI: Tipps und Tricks für das Controlling
Die WHU – Otto Beisheim School of Management hat 2023 im WHU Controller Panel die Zukunftsthemen des Controllings untersucht. Bei der Frage, welche Themen über die nächsten fünf Jahre den stärksten Bedeutungszuwachs erfahren werden, landeten auf den ersten vier Plätzen:
- Informationssystem
- Data Management
- digitale Kompetenzen
- Business Analytics
Das ist nicht wirklich überraschend, denn es hat sich die Erkenntnis durchgesetzt, dass Organisationen einer sich ständig verändernden und komplexen Welt gegenüberstehen, mit dem Akronym VUCA bezeichnet (Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität).
Mit Volatilität sind die Unbeständigkeit und die schnellen Veränderungen im Unternehmensumfeld (Märkte, Technologien und Kundenbedürfnisse) gemeint.
Gleichzeitig stehen Unternehmen vor Unsicherheiten (z. B. geopolitische Ereignisse, Naturkatastrophen oder globale wirtschaftliche Entwicklungen), die schwer vorherzusagen sind. Die Komplexität des Umfelds von Unternehmen erhöht sich. Unternehmen müssen mit vielschichtigen Beziehungen, Technologien, sich änderenden Lieferketten und Prozessen umgehen. Informationen werden mehrdeutig (Ambiguität). Meist gibt es keine klaren Antworten oder eindeutigen Lösungen.
Das wirkt sich auf die Steuerung von Unternehmen aus:
- Unternehmen müssen ihre Strategien flexibel gestalten, um auf unerwartete Veränderungen reagieren zu können. Statische Pläne sind nicht mehr ausreichend.
- Organisationen müssen sich schnell an neue Gegebenheiten anpassen. Dies erfordert eine flexible Organisationsstruktur und schnelle Entscheidungsprozesse.
- VUCA erhöht das Risiko von Fehlern und Unsicherheiten. Unternehmen müssen Risiken bewusst eingehen und gleichzeitig Mechanismen zur Risikominimierung entwickeln.
- Um in einer VUCA-Welt erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen innovativ sein. Neue Ideen, Technologien und Geschäftsmodelle sind entscheidend.
- Führungskräfte müssen sich an die VUCAUmgebung anpassen. Sie müssen flexibel, lernbereit und in der Lage sein, mit Unsicherheiten umzugehen.
Insgesamt erfordert VUCA eine andere Haltung und eine proaktive Unternehmenssteuerung. Es ist wichtig, sich auf Veränderungen einzustellen und gleichzeitig die Stabilität zu wahren.
Das kann nur mit einer Kultur des «datadriven decision» geschehen. Dazu bedarf es einer Datenkultur, Datenqualität und Business- Intelligence-Werkzeugen. Eines davon ist Power BI. Wenn über Power BI gesprochen wird, dann ist meist damit Power BI Desktop gemeint, vereinfacht gesagt der Teil der Plattform, mit dem man Dashboards erstellen und Business Intelligence (BI) betreiben kann. Unter Business Intelligence (BI) wird im Allgemeinen ein Prozess verstanden, der Sammlung, Integration, Analyse und Präsentation von Geschäftsdaten beinhaltet, um Organisationen bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen. Durch den Einsatz von BI-Technologien und -Strategien können Unternehmen grosse Mengen an Daten aus verschiedenen Quellen sammeln, diese Daten in Informationen umwandeln (Data Storytelling) und so schneller und rationaler Entscheidungen treffen. Ein Teil davon ist Power BI Desktop.
Power BI ist ein eigenes Tool oder besser gesagt eine Plattform, die nicht Teil von Microsoft Office, folglich auch nicht von Excel ist. Dennoch werden Power-BI-Berichte immer mit Excel-Dashboards verglichen. Der Vergleich «hinkt», wie man so schön sagt, dennoch will ich das in diesem Beitrag ebenfalls mit Blick auf die Erstellung von Dashboards tun.
Power BI Desktop
Mit Power BI Desktop wird das notwendige Datenmodell erstellt, das heisst, es werden Daten aus verschiedenen internen und externen Quellen wie ERP- und CRM-Systemen, Finanzbuchhaltungsystemen, Datenbanken, Online-Transaktionssystemen u. v. m. in das Modell geladen. Dafür stehen derzeit (März 2024) 116 sogenannte Konnektoren (Schnittstellen) zur Verfügung, mit denen Daten aus verschiedenen Quellen importiert werden können. Diese Konnektoren ermöglichen den Zugriff auf Datenbanken, Cloud-Dienste, Dateien usw. Dabei setzt Power BI Desktop das Feature Power Query ein (siehe Ausgabe 6/2022). Als Anwender kann man folglich seine mit Power Query in Excel gesammelten Erfahrungen nutzen.
Power Query ermöglicht eine Transformation der Daten, indem sie bereinigt, normalisiert und konsolidiert werden. Dieser Schritt ist entscheidend, da die Qualität der Daten direkt die Gültigkeit der BI-Ergebnisse beeinflusst. Das Ergebnis dieses Teilprozesses sind Tabellen, die dann in einem nächsten Schritt auf einer PowerPoint-ähnlichen Oberfläche (Dashboard) mit sogenannten Visuals (Diagramme oder Tabellen) verdichtet und analysiert werden können. Diese Visuals dienen dazu, komplexe Datensätze in leicht verständliche, visuelle Formate zu transformieren, die Trends, Muster und Einsichten auf einen Blick erkennbar machen. Durch die Interaktivität der Visuals können Nutzer Daten in Echtzeit untersuchen, Filter anwenden und Details auf Abruf untersuchen. Dabei bieten die meisten Visuals auch eine statistische Analyse an.
In Excel ist man es gewohnt, jeden Teilschritt einer Datenanalyse mittels Funktionen in Tabellen zu berechnen. In Power BI gibt es dafür ein anderes Konzept. Die Daten stehen grundsätzlich in Tabellen zur Verfügung, weitergehende Analysen und Verdichtungen können mittels DAX-Funktionen in sogenannte Measures durchgeführt werden. Diese Measures werden in Power BI Desktop entwickelt und direkt den Visuals zugeordnet. Measures werden nicht physisch im Datenmodell gespeichert. Stattdessen werden sie dynamisch zur Laufzeit berechnet, d.h. die Berechnung erfolgt on-the-fly, wenn Sie Abfragen ausführen oder Berichte anzeigen. Wer bereits in Excel mit Power Pivot und dort mit DAX gearbeitet hat, ist auch hier im Vorteil.
Ist der Power-BI-Bericht fertig und soll innerhalb der Organisation zur Verfügung gestellt werden, so können Sie ihn im sogenannten Power-BI-Dienst veröffentlichen und mit anderen teilen. Dazu wird allerdings eine Power BI-Pro-Lizenz benötigt.
Excel- versus Power-BI-Dashboards
Power BI ist, wie der Name schon sagt, ein Business-Intelligence-Tool, Excel ein Tabellenkalkulationsprogramm. Während Business Intelligence in Power BI integriert ist, muss das in Excel in der jeweiligen Datei mittels Formeln und Funktionen erst eingerichtet werden. Während Power BI mittels einfach zu bedienender Visuals, Datenschnitten und Crossfiltern recht schnell die Erstellung eines Dashboards und die Datenanalyse ermöglicht, muss dazu in Excel die Datenverdichtung per Power Query erst durchgeführt werden, und die Datenselsketion kann dann ebenfalls mit Datenschnitten und/oder Schaltflächen erfolgen. Im Diagrammbereich ist m.E. Excel derzeit (März 2024), was Formatierungs- und Gestaltungsmöglichkeiten betrifft, immer noch überlegen. Dazu benötigt man in Power BI Kenntnisse in der Programmiersprache R oder kauft nach dem ICBS-Standard gestaltete Visuals. Crossfilter sind in Excel ohne VBA-Programmierung nicht möglich, lassen sich aber über mehrere Steuerfelder in der Funktionalität herstellen.
Beide Tools nutzen Power Query für den Zugriff auf Datenquellen. Es stehen bei Power Query für Excel deutlich weniger Konnektoren («Schnittstellen») für Datenquellen zur Verfügung. Die klassischen Datenquellen wie TXT, CSV, XLSX sowie die meisten Datenbank-Typen werden allerdings angeboten und sind im Controlling-/ Finance-Umfeld völlig ausreichend.
Microsoft hat mit Power BI ein Tool geschaffen, mit dem es gelingt, in kurzer Zeit eine beeindruckende, interaktive Präsentation zu erstellen und zu verteilen! Die Interaktion erfolgt durch die bereits erwähnten Cross-Filter. Das heisst, klickt man einen Teil eines Visuals (z. B. Kostenstelle) an, werden alle anderen Visuals ebenfalls auf diese Kostenstelle ausgefiltert. Ausserdem lassen sich sehr leicht und intuitiv Ebenenwechsel (Drill-down) vollziehen.
Eine manuelle Datenerfassung für Planung, Szenarien & Co. oder Kommentare ist in Power BI nicht möglich. Diese Daten müssten in einer Excel-Datei oder anderweitig erfasst und dem Modell hinzugefügt werden. Power BI bietet ein responsives Design, was es ermöglicht, Berichte und Visualisierungen an verschiedene Bildschirmgrössen und verschiedene Endgeräte anzupassen. Das ist in Excel überhaupt nicht möglich.
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