Dokumentenmanagement: In 6 Schritten zur Digitalisierung
Andreas Bünter
Andreas Bünter ist Experte für Kosten- und Supply-Management im Mittelstand. Eidg. dipl. Finanzanalytiker. Autor des Buches «Digitale Transformation zur Steigerung der Wettbewerbskraft».
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Systematische Lösungen erhöhen die Sicherheit
Ob mit Partnern, Kunden oder Arbeitnehmern – Dokumente, Vereinbarungen, Verträge bilden das Fundament eines jeden betriebswirtschaftlichen Ablaufs. Auch innerhalb einzelner Projekte existiert eine Vielzahl von Vereinbarungen, welche ihr Unternehmen transparent abbilden sollte. Heute gilt es oft, weit mehr Verträge mit verschiedensten Geschäftspartnern zu verwalten als früher.
Anstatt einen langfristigen, gründlich verhandelten Vertrag mit nur einem festen Partner einzugehen, vergeben Unternehmen heute oft mehrere kleine Aufträge an den günstigsten Anbieter. Kommt hinzu, dass insbesondere bei Lieferantenbeziehungen die Verträge regelmässig nachjustiert und an die aktuellen Gegebenheiten angepasst werden müssen.
Ein digitales Vertragsmanagement schafft hier die Grundlagen, damit Sie den Überblick behalten. Und es unterstützt den Einkauf beim Evaluieren der Angebote, um Zeit und Geld zu sparen. Egal, ob der Einkauf durch eigene Leute oder «outgesourct» bei Spezialisten ist – der schnelle Zugriff auf die Informationen durch den Auftraggeber ist sogar noch wichtiger, als wenn man alles intern macht. Dazu kommen die Bereiche Rechnungsverarbeitung, digitale Personaladministration, Archivierung.
Eine digitale, systematische Lösung ermöglicht, dass die Rechnungen, Dokumente, Verträge umfassend bearbeitet, überwacht, ausgewertet und sicher abgelegt sowie archiviert werden können. Das Dokumentenmanagement lässt sich zudem auch aktiv einsetzen, um Rechnungsfreigaben zu bearbeiten, Verträge erstellen oder beenden zu können. Damit wird das gesamte Spektrum eines Einkaufs- bzw. Vertragsprozesses lückenlos abgebildet.
Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagements
Die wirtschaftliche Bedeutung von Verträgen für ein Unternehmen ist unumstritten. Umso erstaunlicher erscheint die Tatsache, dass selbst grosse Unternehmen häufig noch nicht über die notwendige technische Unterstützung verfügen, um abteilungs-, standortübergreifend ein einfach zu bedienendes, leistungsstarkes Vertragsmanagement zu etablieren. Ganz abgesehen von den Compliance-Anforderungen, welche nicht erfüllt werden. Nicht selten werden wenig effiziente Eigenentwicklungen oder reine Server-Laufwerke genutzt, um die Dokumente «abzulegen».
Das elektronische Dokumentenmanagement ist für Sie auch in den folgenden Bereichen hilfreich: In der Archivierung (leichteres ablegen und finden), im E-Mail-Management (das dürfte Sie nicht wundern), in der Rechnungsbearbeitung und auch in der Kommunikation im Team. Letzteres betrifft zum Beispiel die Bereiche Verkauf, Kundendienst in Verbindung mit der Produktion, Service. Eine effizientere Personaladministration ist mit einem digitalen Dokumenten- und Workflowmanagement ebenfalls erreichbar.
Manchmal finden sich Verträge, Gesprächsprotokolle und andere rechtsrelevante Informationen auf lokalen Festplatten, im schlimmsten Fall auf besonders diebstahlgefährdeten Mobilgeräten wie beispielsweise Laptops. Gelegentlich ist sogar noch das Führen von Vertragsarchiven in Papierakten zu beobachten, obwohl die Vorteile einer Digitalisierung von Verträgen jeden überzeugen sollten.
Unternehmen, die sich dazu entscheiden, ihre Dokumente und Verträge digital zu verwalten, arbeiten effizienter, kostengünstiger und sicherer. Denn das Dokumentenmanagement stellt sicher, dass alle relevanten Informationen perfekt strukturiert und zentral gespeichert werden. Dadurch sind sie schliesslich auch jederzeit auffindbar. Dies wiederum erlaubt eine bessere Planbarkeit für die Geschäftsführung und bietet einen transparenten Überblick über alle Rechnungen, Verträge und Geschäftsbeziehungen.
Effiziente abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit
Digitales Dokumentenmanagement kann die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen stützen. Übergreifende Prozesse reichen von der Angebotserstellung zur Vertragserstellung und Verwaltung von entsprechenden Vorlagen über anschliessende Prüf- und Freigabeprozesse für Angebote, Rechnungen, Bewerbungen bis hin zur Vertragsverlängerung oder Kündigung. Mithilfe der vorab definierten Abläufe erfolgen die Abstimmung und Freigabe der Verträge zwischen Fach-, Rechtsabteilung sowie Verkauf, Produktion und Management elektronisch. Vertragsakten und Angebote können auf diese Weise bei Bedarf auch Externen zur Verfügung gestellt werden.
Gewinnsteigerung durch Zeitersparnis
Dank des digitalen Dokumentenmanagements kann ein Unternehmen nicht nur wirtschaftlich effektiver arbeiten, sondern auch seine Rentabilität steigern, da die vielen automatisierten Abläufe und die zentrale Verwaltung aller wichtigen Dokumente eine grosse Zeitersparnis versprechen.
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