05.10.2021

Dokumentenmanagement: In 6 Schritten zur Digitalisierung

Um kontinuierlich Kosten zu optimieren gilt es auch die internen Prozesse stetig kritisch zu hinterfragen und zu rationalisieren. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Unternehmen im Bereich Compliance kontinuierlich. Es gilt über zahlreiche Dokumente und Verträge den Überblick zu bewahren und diese wenn nötig schnell griffbereit zu haben. Ein digitales Dokumentenmanagement kann hierbei helfen. Dieser Beitrag zeigt Ihnen die Vorteile eines digitalisierten Dokumentenmanagements auf und beschreibt, wie Sie ein solches in wenigen Schritten einführen können.

Von: Andreas Bünter   Drucken Teilen  

Andreas Bünter

Andreas Bünter ist Experte für Kosten- und Supply-Management im Mittelstand. Eidg. dipl. Finanzanalytiker. Autor des Buches «Digitale Transformation zur Steigerung der Wettbewerbskraft».

Dokumentenmanagement

Systematische Lösungen erhöhen die Sicherheit

Ob mit Partnern, Kunden oder Arbeitnehmern – Dokumente, Vereinbarungen, Verträge bilden das Fundament eines jeden betriebswirtschaftlichen Ablaufs. Auch innerhalb einzelner Projekte existiert eine Vielzahl von Vereinbarungen, welche ihr Unternehmen transparent abbilden sollte. Heute gilt es oft, weit mehr Verträge mit verschiedensten Geschäftspartnern zu verwalten als früher.

Anstatt einen langfristigen, gründlich verhandelten Vertrag mit nur einem festen Partner einzugehen, vergeben Unternehmen heute oft mehrere kleine Aufträge an den günstigsten Anbieter. Kommt hinzu, dass insbesondere bei Lieferantenbeziehungen die Verträge regelmässig nachjustiert und an die aktuellen Gegebenheiten angepasst werden müssen.

Ein digitales Vertragsmanagement schafft hier die Grundlagen, damit Sie den Überblick behalten. Und es unterstützt den Einkauf beim Evaluieren der Angebote, um Zeit und Geld zu sparen. Egal, ob der Einkauf durch eigene Leute oder «outgesourct» bei Spezialisten ist – der schnelle Zugriff auf die Informationen durch den Auftraggeber ist sogar noch wichtiger, als wenn man alles intern macht. Dazu kommen die Bereiche Rechnungsverarbeitung, digitale Personaladministration, Archivierung.

Eine digitale, systematische Lösung ermöglicht, dass die Rechnungen, Dokumente, Verträge umfassend bearbeitet, überwacht, ausgewertet und sicher abgelegt sowie archiviert werden können. Das Dokumentenmanagement lässt sich zudem auch aktiv einsetzen, um Rechnungsfreigaben zu bearbeiten, Verträge erstellen oder beenden zu können. Damit wird das gesamte Spektrum eines Einkaufs- bzw. Vertragsprozesses lückenlos abgebildet.

Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagements

Die wirtschaftliche Bedeutung von Verträgen für ein Unternehmen ist unumstritten. Umso erstaunlicher erscheint die Tatsache, dass selbst grosse Unternehmen häufig noch nicht über die notwendige technische Unterstützung verfügen, um abteilungs-, standortübergreifend ein einfach zu bedienendes, leistungsstarkes Vertragsmanagement zu etablieren. Ganz abgesehen von den Compliance-Anforderungen, welche nicht erfüllt werden. Nicht selten werden wenig effiziente Eigenentwicklungen oder reine Server-Laufwerke genutzt, um die Dokumente «abzulegen».

Das elektronische Dokumentenmanagement ist für Sie auch in den folgenden Bereichen hilfreich: In der Archivierung (leichteres ablegen und finden), im E-Mail-Management (das dürfte Sie nicht wundern), in der Rechnungsbearbeitung und auch in der Kommunikation im Team. Letzteres betrifft zum Beispiel die Bereiche Verkauf, Kundendienst in Verbindung mit der Produktion, Service. Eine effizientere Personaladministration ist mit einem digitalen Dokumenten- und Workflowmanagement ebenfalls erreichbar.

Manchmal finden sich Verträge, Gesprächsprotokolle und andere rechtsrelevante Informationen auf lokalen Festplatten, im schlimmsten Fall auf besonders diebstahlgefährdeten Mobilgeräten wie beispielsweise Laptops. Gelegentlich ist sogar noch das Führen von Vertragsarchiven in Papierakten zu beobachten, obwohl die Vorteile einer Digitalisierung von Verträgen jeden überzeugen sollten.

Unternehmen, die sich dazu entscheiden, ihre Dokumente und Verträge digital zu verwalten, arbeiten effizienter, kostengünstiger und sicherer. Denn das Dokumentenmanagement stellt sicher, dass alle relevanten Informationen perfekt strukturiert und zentral gespeichert werden. Dadurch sind sie schliesslich auch jederzeit auffindbar. Dies wiederum erlaubt eine bessere Planbarkeit für die Geschäftsführung und bietet einen transparenten Überblick über alle Rechnungen, Verträge und Geschäftsbeziehungen.

Effiziente abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit

Digitales Dokumentenmanagement kann die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen stützen. Übergreifende Prozesse reichen von der Angebotserstellung zur Vertragserstellung und Verwaltung von entsprechenden Vorlagen über anschliessende Prüf- und Freigabeprozesse für Angebote, Rechnungen, Bewerbungen bis hin zur Vertragsverlängerung oder Kündigung. Mithilfe der vorab definierten Abläufe erfolgen die Abstimmung und Freigabe der Verträge zwischen Fach-, Rechtsabteilung sowie Verkauf, Produktion und Management elektronisch. Vertragsakten und Angebote können auf diese Weise bei Bedarf auch Externen zur Verfügung gestellt werden.

Gewinnsteigerung durch Zeitersparnis

Dank des digitalen Dokumentenmanagements kann ein Unternehmen nicht nur wirtschaftlich effektiver arbeiten, sondern auch seine Rentabilität steigern, da die vielen automatisierten Abläufe und die zentrale Verwaltung aller wichtigen Dokumente eine grosse Zeitersparnis versprechen.

Konkurrenzfähigkeit

Insbesondere in Zeiten mit wirtschaftlicher Unsicherheit vertrauen grössere und international tätige Unternehmen auf die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements, um sich bei der starken, dynamischen und immer schneller wachsenden Konkurrenz stets behaupten zu können.

Automatisierte Prozesse

Durch die automatische Erinnerung an Termine und Fristen sowie die Zuweisung von Zuständigkeiten für bestimmte Bereiche, Abteilungen oder Kunden können Sie die Vertragslaufzeiten einhalten und die Verträge rechtzeitig verlängern oder beenden. Durch wenige Klicks lassen sich Berichte und Statistiken erstellen, und die Arbeitsabläufe werden für alle Mitarbeiter protokolliert, strukturiert und den entsprechenden Dokumenten zugeordnet. Die Workflows unterstützen auch die Verarbeitung der Eingangsrechnungen (Einkauf), der Personalakten und vieler weiterer Dokumente aus Kundendienst, Wartung.

Effizienzpotenzial

Je mehr Rechnungen eingehen, je mehr Verträge es zu verwalten gilt und je mehr Mitarbeitende, Abteilungen und Standorte miteinbezogen werden, umso höher fällt das Effizienzpotenzial durch den Einsatz einer digitalen Dokumentenmanagement-Lösung aus.

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In wenigen Schritten zum digitalen Dokumentenmanagement

1. Definition des Fundaments

Bevor ein Dokumentenmanagement-System implementiert wird, sollten Sie den Ist-Zustand erfassen und die zentralen Fragen geklärt haben. Es empfiehlt sich, jeden Unternehmensbereich einzeln zu durchforsten, um einen Überblick über die Anforderungen an das Dokumentenmanagement und die zu beschaffende Software zu gewinnen. Experten bieten dafür passende Workshops an, in denen zusammen mit der Geschäftsführung und den verantwortlichen Fachabteilungen analysiert wird, wie die Eingangsrechnungen, die Vertrags- und Personalakten und die damit verbundenen Prozesse in der digitalen Lösung bestmöglich abgebildet werden können.

2. Wahl einer geeigneten Software

Nach erfolgreicher Analyse der abzubildenden Geschäftsprozesse erfolgt die Implementierung der Software, entweder klassisch «on-premise» (vor Ort) oder als «Service as a Service» (SaaS) in der Cloud. Auch die On-premise-Anwendung kann innerhalb kürzester Zeit in die Unternehmens-IT integriert werden, da diese an bestehende Systeme wie das ERP angedockt wird. Bildlich gesehen gibt es einen Aussenbordmotor am Schiff, ohne Veränderungen an der Architektur des Schiffs.

Mit einer Cloud-Lösung ist der Kunde sogar noch schneller produktiv. Diese kann ohne Eingriff in die IT genutzt werden, da Cloud-Lösungen mit Konnektoren arbeiten, welche den Datenaustausch in Echtzeit sicherstellen. Oft sind die Workflows sogar vorkonfiguriert. Damit ist die Implementierung nur noch eine Frage von Tagen und nicht mehr Monaten. Deutliche Kostensenkungen für Start und Betrieb sind der gewünschte Nebeneffekt. Da sich Cloud-Lösungen auch auf europäischen, inländischen Serverfarmen darstellen lassen, können die Bedenken, die mit einer Datenlagerung in den USA aufkommen, meistens gut umschifft werden.

Die Preise einer Dokumentenmanagement-Software variieren dabei mit der Grösse des entsprechenden Unternehmens, also der Anzahl Benutzer und des benötigten Speicherraums (in GB gemessen) auf dem Server. Bei einer Cloud-Service-Lösung gilt es zu beachten, dass nicht jeder Anbieter die datenschutzrechtlichen Anforderungen an das Vertragsmanagement erfüllt. Aus diesem Grund sollte dringend auf einen Service eines ISO-zertifizierten Rechenzentrums geachtet werden, die ein besonders hohes Datenschutzniveau belegen.

3. Digitalisierung der Akten

Sobald die gewählte Lösung implementiert ist, kann der alte Aktenbestand digitalisiert werden. Das wird grundsätzlich mit der Umwandlung von Papier in bewährte PDFs erledigt. Da der Prozess mit Aufwand verbunden ist, sollten Sie genau prüfen, welche Akten langfristig abgesichert und verfügbar sein müssen. Bei zu geringen internen Ressourcen und grossem Dokumentenvolumen bietet es sich alternativ an, diesen Schritt auszulagern. Der Rechnungseingang, die Anbindung des E-Mail-Systems («Outlook & Co.»), die Anbindung von HR-Software, Druckerpark (Multifunktionsdrucker, Scanner) sind die weiteren Themen. Da diese Anbindungen von den meisten Anbietern branchenübergreifend schon tausendfach vorgenommen wurden, sind hier keine «Killer-Herausforderungen» zu erwarten.

4. Vermittlung von Know-how

Damit Sie den vollen Funktionsumfang kennenlernen und das Optimum aus der Lösung herausholen, empfiehlt sich eine Schulung durch einen Experten. Die Mitarbeitenden können so mit der Nutzung vertraut gemacht werden. Sobald sie die Entlastung, den Zeitgewinn spüren, werden Sie auch die zu Recht skeptischen Leute in Ihrem Team gewinnen. Nur durch die 100% Nutzung der Workflows macht es wirklich Sinn, umzustellen. Inseln von Daten irgendwo auf dem Laptop, im Homeoffice, in der Firma müssen verschwinden!

5. Liveschaltung

Wurden die bisherigen Schritte korrekt umgesetzt, ist die Aufschaltung des digitalen Dokumentenmanagements nur noch ein Standardverfahren, bei dem der Dienstleister die Korrektheit und Konsistenz der digitalisierten Dokumente prüft und die Daten ins System einspeist.

6. Testphase

Abschliessend hat sich eine vier- bis sechswöchige Testphase bewährt, im Rahmen deren Anpassungen der Prozesse, Zugriffsprofile oder Berechtigungsgruppen vorgenommen werden müssen, um die Leistung des digitalen Dokumentenmanagements zu steigern.

Die Must-haves beim digitalen Dokumentenmanagement

Damit ein Unternehmen seine internen Prozesse langfristig optimieren und eine Compliance-konforme Verwaltung gewährleisten kann, sind die nachfolgenden Funktionen für jede Lösung des digitalen Vertragsmanagements zentral:

Fristenmanagement im Vertragsbereich: Die automatisierte Fristenkontrolle erlaubt den Mitarbeitern, auch für über Jahre laufende Verträge rechtzeitige Erinnerungen anzulegen. Mit dieser Erinnerung kann der verantwortliche Mitarbeiter vor Ablauf des Vertrags frühzeitig entweder kündigen oder den Vertrag verlängern. Kann der Mitarbeiter die Frist nicht wahrnehmen, eskaliert diese automatisch an den nächsten Verantwortlichen. Dadurch wird nicht nur verhindert, dass eine Frist ungesehen verstreichen kann, sondern die Verantwortlichkeiten sind eindeutig geregelt. Auf diese Weise gehören verpasste Fristen der Vergangenheit an.

Schnittstellen: Zur Verwaltung der Kunden- und Lieferantendaten nutzen viele Unternehmen ERPs und andere Informationsmanagement-Systeme. Um diese Informationen mit dem Einsatz einer digitalen Dokumentenmanagement-Lösung nicht doppelt erfassen zu müssen, sollten sich Drittsysteme über Schnittstellen zwingend integrieren lassen, damit auch die Daten im Vertragsmanagement-System jederzeit auf dem aktuellen Stand sind. Dokumente aus den Abrechnungssystemen sollten über entsprechende Schnittstellen direkt und automatisiert übernommen werden.

Volltextsuche: Damit die Dokumente problemlos auf bestimmte Keywords geprüft werden können, sollten sie mit einer OCR-Texterkennung oder anderen intelligenten Suchsystemen durchforstbar sein. Bei dieser Funktion gilt es, weiterführend zu beachten, dass das Berechtigungssystem nicht umgangen werden darf. Mitarbeiter, die über keine Leseberechtigung für ein bestimmtes Dokument verfügen, dürfen die betreffende Datei bei der Volltextsuche nicht finden.

Dokumenterstellung: Durch eine integrierte Dokumenterstellung lassen sich beispielsweise Kündigungsschreiben für Verträge erstellen, zustellen und archivieren. Diese Funktionalität sollte dann auf die Erstellung von Angeboten, Ausgangsrechnungen, Arbeitsverträgen etc. ausgeweitet werden. Schöpfen Sie das Potenzial der digitalen Workflows aus!

Zugriffssteuerung: Den Zugriff auf Dokumente und Vertragsdaten löst ein Berechtigungssystem äusserst präzise. So besteht die Möglichkeit, Mitarbeitern fremder Abteilungen, Externen für Reporting-Dienste oder den Prüfern von externen Audits entsprechende Leserechte zuzuschreiben.

Mobilität: Mit der entsprechenden Software sind die Mitarbeiter auch unterwegs stets über alle Vertragsdaten, Rechnungsprüfungsprozesse informiert und können jederzeit und von überall darauf zugreifen. Diese Funktion bietet sich insbesondere bei Vertragsverhandlungen beim Kunden oder Lieferanten vor Ort an und lässt sich am besten über eine Software-as-a-Service-Lösung aus der Cloud realisieren. Interessant ist das auch beim Einsatz via Homeoffice, im Callcenter, im Aussendienst.

Fazit

Viele Unternehmen wissen nicht, wie sie ihr Dokumentenmanagement digitalisiert abwickeln können. Dabei überzeugen die Vorteile: Die Suchzeiten sinken, Dokumente können direkt am Bildschirm ausgefüllt und unterzeichnet werden. Die Rechnungsfreigabe beschleunigt sich, was nicht nur Zeit spart, sondern oft auch bessere Zahlungskonditionen sichert. Durch die technologische Unterstützung lassen sich die Kommunikation und Versandwege nicht nur automatisieren, sondern auch völlig transparent, übersichtlich und nachvollziehbar abbilden.

Von der Vertragserstellung über die Freigabe bis zur Ablage und schliesslich der Archivierung deckt das digitale Dokumentenmanagement den gesamten Prozess im Vertragsmanagement ab – alles digital, ohne Medienbrüche durch papierbasierte Vertragsverwaltung und gleichzeitig auf jedem beliebigen Endgerät nutzbar.

Von der Angebotsannahme beim Einkauf bis zur Kontrolle der Eingangsrechnung ist alles digital in Workflows organisiert. Mühsames Suchen entfällt. Im Personalwesen ist der gesamte Prozess von der Bewerbung, der Beurteilung der Dossiers, dem Onboarding bis zur Personalverwaltung digital. Das alles spart Nerven, Zeit und Geld.

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