IKS: Herausforderungen bei der Ausgestaltung eines IKS
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Das Interne Kontrollsystem (IKS) dient in Schweizer Unternehmen primär der Sicherstellung einer ordnungsgemässen Buchführung und der Verlässlichkeit der finanziellen Berichterstattung. Während der Verwaltungsrat die Oberverantwortung trägt, obliegt die operative Umsetzung der Geschäftsleitung. Besonders für KMU stellt die Ausgestaltung eine Herausforderung dar, da begrenzte finanzielle Mittel, fehlende Funktionstrennung und oft keine eigene interne Revision den Aufbau wirksamer Kontrollmechanismen erschweren.
Die wichtigsten Punkte:
- Der Verwaltungsrat trägt die unentziehbare Verantwortung für die Ausgestaltung des IKS gemäss Art. 728b OR.
- Das IKS muss sicherstellen, dass keine Fehler bei der Berichterstattung oder Gesetzesverstössen auftreten.
- KMU stehen vor spezifischen Problemen wie eingeschränkter Funktionstrennung und fehlender Dokumentation.
- Ein Bottom-up-Ansatz basierend auf dem COSO Framework hilft bei der praktischen Umsetzung.
Christian Feller
Christian Feller, dipl. Wirtschaftsprüfer, ist Partner bei Audit Suisse AG
Prof. Dr. Dieter Pfaff
Dieter Pfaff ist seit 1994 ordentlicher Professor der Universität Zürich und Direktor am dortigen Institut für Rechnungswesen und Controlling sowie seit 1998 Dozent im Rahmen des Executive-MBA-Programms dieser Universität.
Wie gestaltet ein Schweizer KMU ein funktionsfähiges Interne Kontrollsystem trotz begrenzter Ressourcen?
Warum ist ein IKS überhaupt notwendig?
Die Revisionsstelle erstattet dem Verwaltungsrat (VR) einen umfassenden Bericht mit Feststellungen über die Rechnungslegung, das Interne Kontrollsystem sowie die Durchführung und das Ergebnis der Revision (Art. 728b Abs. 1 OR); zudem erstattet sie der Generalversammlung (GV) schriftlich einen zusammenfassenden Bericht über das Ergebnis der Revision (Art. 728b Abs. 2 OR).
Die Verantwortlichkeiten sind in Tabelle 1 zusammengefasst. Daraus wird ersichtlich, dass der VR die unentziehbare und unübertragbare Oberverantwortung trägt, und die Geschäftsleitung (GV) für die Umsetzung und den Betrieb des IKS Sorge zu tragen hat. Dieser Verantwortung sollten sich VR und GL unabhängig von der Grösse eines Unternehmens bewusst sein.
| Verwaltungsrat | Grundlagen |
| Der VR hat die Verpflichtung, das Rechnungswesen der Gesellschaft zu gestalten, dass die Grundsätze der ordnungsmässigen Buchführung und Rechnungslegung eingehalten werden. | Art. 716a Abs. 1 Ziff. 3 OR i.V.m. Art. 957 ff. OR |
| Der VR ist für die Ausgestaltung, Implementierung und Aufrechterhaltung eines geeigneten und angemessenen IKS verantwortlich. | Prüfungsstandrad PS 890 Abs. IIIa |
| Geschäftsleitung | Grundlagen |
| Übertragung der Geschäftsführung an die Geschäftsleitung, die dann in der Regel auch für die Umsetzung des IKS verantwortlich ist, sofern diese Aufgaben nicht direkt vom Verwaltungsrat übernommen werden. | Art. 716b OR |
Die Geschäftsleitung i.d.R. verantwortlich für die Entwicklung geeigneter Prozesse zur Identifikation, Einschätzung und Überwachung Tabelle: Verantwortlichkeiten beim IKS der eingeganenen Risiken. | Prüfungsstandard PS 890 Abs. IIIe
|
Checkliste
- Verantwortlichkeiten zwischen Verwaltungsrat und Geschäftsleitung schriftlich klären.
- Ressourcen für den Aufbau und Betrieb des IKS im Budget planen.
- Kritische Prozesse identifizieren, wo eine Funktionstrennung nicht möglich ist.
- Gegenmassnahmen für Risiken durch dominante Unternehmensgründer definieren.
- Kompetenzen im Bereich Controlling und finanzielle Berichterstattung prüfen.
- Minimale Dokumentation der internen Regelungen in Arbeitsrichtlinien erstellen.
- Alternativen zur internen Revision (z. B. externe Beratung) für Prozessverbesserungen nutzen.
- IT-Steuerungs- und Kontrollaktivitäten speziell für KMU anpassen.
- Regelmässige Überprüfung der Wirksamkeit des IKS etablieren.
Bei allen Bestimmungen macht der Gesetzgeber keine Aussagen zum Inhalt des IKS. Das geprüfte Unternehmen hat daher Interpretationsspielraum, wie es ein IKS konkret ausgestaltet und betreibt. Unbestritten ist jedoch, dass sich der vom Schweizer Gesetzgeber geforderte Umfang auf die Verlässlichkeit der finanziellen Berichterstattung bezieht. Konkret zielt das IKS im Schweizer Sinne ab auf:
- die ordnungsgemässe Buchführung
- die Berichterstattung (finanzielle Führung und Reporting)
- die Einhaltung von deren Gesetzen und Normen
Herausforderungen bei der Ausgestaltung des IKS bei KMU
Bei der Ausgestaltung des IKS in KMU sind vor allem folgende Probleme zu erwarten:
- Insgesamt stehen nur beschränkt finanzielle Mittel, aber auch begrenzte Managementressourcen zur Verfügung, die für den Aufbau, den Betrieb und die Weiterentwicklung eines IKS eingesetzt werden könnten. Prozesse und ihre Risiken können nicht umfassend analysiert und entsprechende Kontrollaktivitäten nicht entwickelt werden.
- Eine Funktionstrennung ist aufgrund der geringen Anzahl an Mitarbeitenden nicht durchgängig oder zumindest nur eingeschränkt möglich. Wichtige Vorgänge und Arbeitsabläufe werden infolge der flacheren Hierarchien häufig von wenigen Personen gesteuert und kontrolliert oder wahrgenommen (oft von der Geschäftsleitung).
- Die starke Persönlichkeit des Unternehmers kann dazu führen, dass sensible Aktivitäten derart dominiert werden, dass interne Steuerungs- und Kontrollaktivitäten umgangen werden könnten.
- Da sich die Geschäftsleitung häufig als Generalist auszeichnet, sind Kompetenzprobleme insbesondere im Bereich der finanziellen Berichterstattung und des Controllings zu erwarten. Die Situation kann sich durch beschränkte Ressourcen im Bereich der finanziellen Berichterstattung und des Controllings sowie durch ungenügende Steuerungs- und Kontrollaktivitäten im Bereich der IT verschärfen.
- Eine Dokumentation der unternehmensinternen Regelungen zum IKS oder von Vorgaben des Unternehmens in den Arbeitsrichtlinien oder -bestimmungen ist gerade bei KMU häufig nicht oder nur partiell vorhanden.
- Aufgrund begrenzter Ressourcen besteht in KMU oft keine eigenständige interne Revision. In KMU gibt es damit meist keine Instanz, die bei der Beurteilung von Steuerungs- und Kontrollaktivitäten wertvolle Dienste leisten und Vorschläge zu Prozessverbesserungen machen könnte. Umso wichtiger ist die Auseinandersetzung mit einem funktionsfähigen IKS.
Die genannten Besonderheiten und Problembereiche von KMU können dazu führen, dass sich die Übertragung internationaler Anforderungen zur Ausgestaltung eines IKS schwierig gestaltet. Basierend auf dem COSO Framework und einem Bottom-up-Ansatz kann eine (einfache) interne Kontrolle gelingen. Auf welchen Komponenten des IKS besondere Beachtung geschenkt werden sollte, zeigt der Beitrag «Internes Kontrollsystem: 8 Tipps zur Einführung oder Neugestaltung».
FAQ: IKS
Wer trägt die Verantwortung für das IKS in einem Schweizer Unternehmen?
Der Verwaltungsrat trägt die unentziehbare Oberverantwortung für die Ausgestaltung, während die Geschäftsleitung für die Umsetzung und den Betrieb zuständig ist.
Welche Hauptprobleme treten bei KMU beim Aufbau eines IKS auf?
Häufige Probleme sind begrenzte finanzielle und personelle Ressourcen, fehlende Funktionstrennung, Dominanz des Unternehmers und oft keine eigene interne Revision.
Ist eine vollständige Funktionstrennung in KMU immer zwingend?
Aufgrund der geringen Mitarbeiterzahl ist eine durchgängige Funktionstrennung oft nicht möglich. Hier müssen kompensierende Massnahmen und verstärkte Überwachung durch die Geschäftsleitung greifen.
Welchen Rahmen bietet der Gesetzgeber für den Inhalt des IKS?
Der Gesetzgeber macht keine konkreten Aussagen zum Inhalt, sondern bezieht sich auf die Verlässlichkeit der finanziellen Berichterstattung, was Unternehmen einen Interpretationsspielraum lässt.
Wie können KMU internationale Anforderungen an das IKS umsetzen?
Basierend auf dem COSO Framework und einem Bottom-up-Ansatz lässt sich auch in KMU eine einfache, aber wirksame interne Kontrolle gestalten.
