Kreditorenbuchhaltung: Unter Berücksichtigung des IKS
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Ein Internes Kontrollsystem in der Kreditorenbuchhaltung schützt vor wesentlichen Fehlern im Jahresabschluss, indem es Risiken entlang des gesamten Beschaffungsprozesses steuert. Es umfasst die Kontrolle von Stammdaten, die Prüfung von Eingangsrechnungen und die Sicherstellung korrekter Auszahlungen. Durch klare Berechtigungen, Funktionstrennung und systemgestützte Abgleiche wird verhindert, dass falsche oder doppelte Zahlungen ausgelöst werden.
Die wichtigsten Punkte:
- Das IKS deckt drei Hauptbereiche ab: Stammdaten, Eingangsrechnungen und Auszahlungen.
- Kritische Änderungen an Kreditoren-Stammdaten erfordern zwingend eine Freigabe nach dem Vieraugenprinzip.
- Eingangsrechnungen müssen durch einen systematischen Abgleich mit Bestellung und Lieferschein geprüft werden.
- Toleranzgrenzen für Preisabweichungen definieren, wie mit Diskrepanzen im Materialeinkauf umgegangen wird.
- Regelmässige Aging-Listen und Systemwarnungen bei Rechnungsduplikaten minimieren das Zahlungsrisiko.
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Prof. Dr. rer. pol. Thomas Rautenstrauch ist Dozent für Controlling und Corporate Finance im Institut für Finance and Law der OST - Ostschweizer Fachhochschule. Er wirkt zudem seit 2007 als Dozent und Prüfungsexperte bei der ExpertSuisse für die Ausbildung zum dipl. Wirtschaftsprüfer und dipl. Steuerexperten sowie seit 2014 als Gastprofessor für Managerial Accounting im EMBA des MCI Management Center Innsbruck. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.
Wie wird ein Internes Kontrollsystem in der Kreditorenbuchhaltung effektiv umgesetzt?
Kreditorenbuchhaltung als Objekt des IKS
In einer Kreditorenbuchhaltung werden Eingangsrechnungen auf Kreditorenkonten gebucht, die ein Unternehmen gegenüber Lieferanten und sonstigen Dienstleistern eingerichtet hat. Ein Kreditorenkonto fasst damit die Verbindlichkeiten als Summe aus dem Nebenbuch zusammen, wobei für jeden einzelnen Kreditor ein separates Konto geführt wird. Dieses Nebenbuch wird auch als Kreditorenbuchhaltung bezeichnet und hilft beim Führen des Hauptbuchs, wobei eine automatische Summierung und Übernahme der Kreditorensaldi des Nebenbuchs ins Hauptbuch der Finanzbuchhaltung als Standard gilt.
Für den folgenden, typischen Beschaffungsprozess, der in dieser Abbildung zusehen ist, wird im Anschluss aufgezeigt, wie sinnvolle interne Kontrollen entlang von typischen Prozessrisiken aussehen können.
Ein Internes Kontrollsystem mit Bezug zur Kreditorenbuchhaltung hat drei Objektbereiche zu berücksichtigen:
- Stammdaten
- Eingangsrechnungen
- Auszahlungen
Interne Kontrolle im Bereich der Kreditoren-Stammdaten
Im Hinblick auf die Kreditoren-Stammdaten ist es notwendig, festzulegen, wer zu deren Ansicht, Neuanlage, Löschung oder Modifikation berechtigt ist bzw. sein soll. Infrage kommende Personen können sowohl dem Finanzbereich als auch dem Bereich Einkauf, Logistik bzw. Supply-Chain-Management angehören.
Zum Zugriff auf kritische Kreditoren-Stammdaten, die eine entsprechende Berechtigung erfordern, gehören beispielsweise:
- Firmenname
- Anschrift
- Bankdaten
- Zahlungsbedingungen
- Hauptbuchkonto
Im Falle einer einzelnen Änderung empfiehlt es sich, mittels Funktionstrennung, d.h. einer Kontrolle nach dem Vieraugenprinzip, sicherzustellen, dass die Änderung der Kreditoren-Stammdaten durch eine zweite Person genehmigt wird. Dies kann dadurch umgesetzt werden, dass die modifizierten Kreditoren im ERP-System zunächst zur Zahlung gesperrt werden, bis sie von einer zweiten Person ausserhalb der Kreditorenbuchhaltung freigegeben werden. Auch die Berechtigungen zum Entsperren eines Kreditors sind festzulegen und sollten beispielsweise einer Person ausserhalb der Kreditorenbuchhaltung zugeordnet sein.
Sobald ein von der Kreditorenbuchhaltung vorbereiteter und genehmigter Nachweis zur Stammdatenänderung vorliegt, kann der betroffene Kreditor nach der oben beschriebenen Änderungsgenehmigung durch eine zweite Stelle ausserhalb der Kreditorenbuchhaltung zur Zahlung entsperrt werden. Ein zugehöriger Änderungsnachweis ist zu dokumentieren.
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