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Kreditorenbuchhaltung: Unter Berücksichtigung des IKS

Die Kreditorenbuchhaltung einer Unternehmung ist in Organisationen regelmässig ein wichtiger Aufgabenbereich innerhalb des Beschaffungsprozesses. Ein IKS im Bereich der Kreditorenbuchhaltung ist notwendig, um das Risiko einer wesentlich falschen Angabe über die Kreditoren im Jahresabschluss zu verhindern oder aufzudecken. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie dies umgesetzt werden kann.

12.06.2023 Von: Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Kreditorenbuchhaltung

Kreditorenbuchhaltung als Objekt des IKS

In einer Kreditorenbuchhaltung werden Eingangsrechnungen auf Kreditorenkonten gebucht, die ein Unternehmen gegenüber Lieferanten und sonstigen Dienstleistern eingerichtet hat. Ein Kreditorenkonto fasst damit die Verbindlichkeiten als Summe aus dem Nebenbuch zusammen, wobei für jeden einzelnen Kreditor ein separates Konto geführt wird. Dieses Nebenbuch wird auch als Kreditorenbuchhaltung bezeichnet und hilft beim Führen des Hauptbuchs, wobei eine automatische Summierung und Übernahme der Kreditorensaldi des Nebenbuchs ins Hauptbuch der Finanzbuchhaltung als Standard gilt.

Für den folgenden, typischen Beschaffungsprozess, der in dieser Abbildung zusehen ist, wird im Anschluss aufgezeigt, wie sinnvolle interne Kontrollen entlang von typischen Prozessrisiken aussehen können.

Ein Internes Kontrollsystem mit Bezug zur Kreditorenbuchhaltung hat drei Objektbereiche zu berücksichtigen:

  • Stammdaten
  • Eingangsrechnungen
  • Auszahlungen

Interne Kontrolle im Bereich der Kreditoren-Stammdaten

Im Hinblick auf die Kreditoren-Stammdaten ist es notwendig, festzulegen, wer zu deren Ansicht, Neuanlage, Löschung oder Modifikation berechtigt ist bzw. sein soll. Infrage kommende Personen können sowohl dem Finanzbereich als auch dem Bereich Einkauf, Logistik bzw. Supply-Chain-Management angehören.

Zum Zugriff auf kritische Kreditoren-Stammdaten, die eine entsprechende Berechtigung erfordern, gehören beispielsweise:

  • Firmenname
  • Anschrift
  • Bankdaten
  • Zahlungsbedingungen
  • Hauptbuchkonto

Im Falle einer einzelnen Änderung empfiehlt es sich, mittels Funktionstrennung, d.h. einer Kontrolle nach dem Vieraugenprinzip, sicherzustellen, dass die Änderung der Kreditoren-Stammdaten durch eine zweite Person genehmigt wird. Dies kann dadurch umgesetzt werden, dass die modifizierten Kreditoren im ERP-System zunächst zur Zahlung gesperrt werden, bis sie von einer zweiten Person ausserhalb der Kreditorenbuchhaltung freigegeben werden. Auch die Berechtigungen zum Entsperren eines Kreditors sind festzulegen und sollten beispielsweise einer Person ausserhalb der Kreditorenbuchhaltung zugeordnet sein.

Sobald ein von der Kreditorenbuchhaltung vorbereiteter und genehmigter Nachweis zur Stammdatenänderung vorliegt, kann der betroffene Kreditor nach der oben beschriebenen Änderungsgenehmigung durch eine zweite Stelle ausserhalb der Kreditorenbuchhaltung zur Zahlung entsperrt werden. Ein zugehöriger Änderungsnachweis ist zu dokumentieren.

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