04.05.2020

Kreditorenbuchhaltung: Unter Berücksichtigung des IKS

Die Kreditorenbuchhaltung einer Unternehmung ist in Organisationen regelmässig ein wichtiger Aufgabenbereich innerhalb des Beschaffungsprozesses. Ein IKS im Bereich der Kreditorenbuchhaltung ist notwendig, um das Risiko einer wesentlich falschen Angabe über die Kreditoren im Jahresabschluss zu verhindern oder aufzudecken. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie dies umgesetzt werden kann.

Von: Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch  DruckenTeilen 

Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch

Thomas Rautenstrauch ist Professor für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Accounting und Controlling sowie Leiter des Center for Accounting & Controlling an der HWZ Hochschule für Wirtschaft Zürich und seit Januar 2019 Leiter des Departments Business Analytics & Technology sowie Mitglied der Schulleitung. Weiterhin ist er als Gastprofessor für Management Accounting im Executive MBA des Institute for Management in Technology (iimt) an der Universität Fribourg tätig. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.

Kreditorenbuchhaltung

Kreditorenbuchhaltung als Objekt des IKS

In einer Kreditorenbuchhaltung werden Eingangsrechnungen auf Kreditorenkonten gebucht, die ein Unternehmen gegenüber Lieferanten und sonstigen Dienstleistern eingerichtet hat. Ein Kreditorenkonto fasst damit die Verbindlichkeiten als Summe aus dem Nebenbuch zusammen, wobei für jeden einzelnen Kreditor ein separates Konto geführt wird. Dieses Nebenbuch wird auch als Kreditorenbuchhaltung bezeichnet und hilft beim Führen des Hauptbuchs, wobei eine automatische Summierung und Übernahme der Kreditorensaldi des Nebenbuchs ins Hauptbuch der Finanzbuchhaltung als Standard gilt.

Für den folgenden, typischen Beschaffungsprozess, der in dieser Abbildung zusehen ist, wird im Anschluss aufgezeigt, wie sinnvolle interne Kontrollen entlang von typischen Prozessrisiken aussehen können.

Ein Internes Kontrollsystem mit Bezug zur Kreditorenbuchhaltung hat drei Objektbereiche zu berücksichtigen:

  • Stammdaten
  • Eingangsrechnungen
  • Auszahlungen

Interne Kontrolle im Bereich der Kreditoren-Stammdaten

Im Hinblick auf die Kreditoren-Stammdaten ist es notwendig, festzulegen, wer zu deren Ansicht, Neuanlage, Löschung oder Modifikation berechtigt ist bzw. sein soll. Infrage kommende Personen können sowohl dem Finanzbereich als auch dem Bereich Einkauf, Logistik bzw. Supply-Chain-Management angehören.

Zum Zugriff auf kritische Kreditoren-Stammdaten, die eine entsprechende Berechtigung erfordern, gehören beispielsweise:

  • Firmenname
  • Anschrift
  • Bankdaten
  • Zahlungsbedingungen
  • Hauptbuchkonto

Im Falle einer einzelnen Änderung empfiehlt es sich, mittels Funktionstrennung, d.h. einer Kontrolle nach dem Vieraugenprinzip, sicherzustellen, dass die Änderung der Kreditoren-Stammdaten durch eine zweite Person genehmigt wird. Dies kann dadurch umgesetzt werden, dass die modifizierten Kreditoren im ERP-System zunächst zur Zahlung gesperrt werden, bis sie von einer zweiten Person ausserhalb der Kreditorenbuchhaltung freigegeben werden. Auch die Berechtigungen zum Entsperren eines Kreditors sind festzulegen und sollten beispielsweise einer Person ausserhalb der Kreditorenbuchhaltung zugeordnet sein.

Sobald ein von der Kreditorenbuchhaltung vorbereiteter und genehmigter Nachweis zur Stammdatenänderung vorliegt, kann der betroffene Kreditor nach der oben beschriebenen Änderungsgenehmigung durch eine zweite Stelle ausserhalb der Kreditorenbuchhaltung zur Zahlung entsperrt werden. Ein zugehöriger Änderungsnachweis ist zu dokumentieren.

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Interne Kontrolle im Bereich der Kreditoren-Eingangsrechnungen

Eine korrekte Umsetzung interner Kontrollen sollte sicherstellen, dass der gesamte Prozess "Purchase-to-Pay" ordnungsgemäss abläuft, d.h., dass erhaltene Eingangsrechnungen korrekt gebucht und bei Übereinstimmung mit der zugrunde liegenden Bestellung zur Zahlung freigegeben werden.

Zusätzlich ist zu gewährleisten, dass die signifikanten Kosten für nicht fakturierte bzw. nicht erbrachte Leistungen periodengerecht abgegrenzt werden.

Verarbeitung und Freigabe von Eingangsrechnungen

Eine korrekte Eingangsrechnungsverarbeitung gehört zu den Kernprozessen innerhalb der Buchhaltung einer jeden Unternehmung. Im Normalfall werden ordentliche Bestellvorgänge von der Einkaufsabteilung initiiert. Solche Bestellungen werden demzufolge im Bestellsystem bzw. ERP mit dem zugehörigen Preis, der Bestellmenge und der genauen Beschreibung des Artikels erfasst. Jeder im System erfassten Bestellung wird eine eindeutige Bestellnummer zugeteilt. Diese stellt das Bindeglied zwischen der Bestellung, dem Lieferschein und der späteren Eingangsrechnung dar und ist somit ein zentraler Bestandteil des Geschäftsprozesses "Purchase-to-Pay".

Die vom Einkauf generierten Bestellungen beziehen sich regelmässig auf die verschiedenen Arten von Vorräten. Alle Eingangsrechnungen, welche sich auf eine ordentlich generierte Bestellung des Einkaufs beziehen, können dann systemtechnisch automatisiert zur Zahlung freigegeben werden, wenn diese bereits vor dem Erfassen der Bestellung vom Einkauf genehmigt wurden und der Abgleich zwischen Bestellung, Lieferschein und Eingangsrechnung ohne Beanstandungen erfolgt ist.

Die Rechnungen für immaterielle Sachen, d.h. Dienstleistungen allgemein, Beratungskosten, Marketing, Schulungen, Seminare, Inserate, Rekrutierung, Software und Lizenzen oder Ähnliches, werden in vielen Unternehmen ausserhalb vom ordentlichen Bestellprozess direkt von der jeweiligen Fachabteilung angefordert und bestellt. Daher müssen solche Rechnungen vor der Verbuchung der anfordernden Kostenstellenleitung geprüft und kontiert werden. Sobald eine solche Rechnung in der Buchhaltung eingetroffen ist, sollte diese daher kontiert und durch die zuständige Stelle geprüft und zur Zahlung freigegeben werden.

Die Freigabe zur Zahlung erfolgt durch ein Visum oder eine andere Befugnis zur Freigabe von Rechnungen und Bestellungen innerhalb der Unternehmung.

Bevor eine Rechnung im ERP-System verbucht wird, ist diese auf Korrektheit des Preises und der Menge zu prüfen, und es ist ein Abgleich der Rechnung mit dem Wareneingang und der Bestellung vorzunehmen.

Bei Rechnungen auf Kontierung, die sich nicht auf Vorräte beziehen, ist eine Prüfung durch die freigegebene Stelle sicherzustellen. Die Rechnungen auf Bestellungen hingegen werden von der Kreditorenbuchhaltung im Rahmen der ordnungsgemässen buchmässigen Erfassung ins System geprüft. Die Unternehmung sollte für diesen Prozess festlegen, wie mit allfälligen Preisabweichungen innerhalb des Materialeinkaufs umgegangen wird. In der Praxis hat sich bewährt, dass für Preisabweichungen eine prozentuale Toleranzgrenze definiert wird. Bei allen anderen Beschaffungen sollten dagegen keine Preisdiskrepanzen erlaubt sein, weshalb der Preis auf der Rechnung mit dem in der Bestellung übereinstimmen muss.

Prüfung von Rechnungsabgrenzungen

Je nach Kontierung der Bestellung werden die Rechnungen für Materialeinkauf zum Zeitpunkt der Verbuchung des Wareneingangs als Aufwand oder als Material in der Bilanz unter den transitorischen Passiven abgegrenzt. Dies geschieht unabhängig von einer Rechnungseinbuchung.

Alle anderen Ausgaben ohne Materialeinkauf (Rechnungen ohne Bestellnummer) sind ebenfalls zu überprüfen und werden nach Freigabe durch eine geeignete Stelle im System erfasst.

Da auch alle Abgrenzungen in einem Journal nachgewiesen werden müssen, gelten diese nach der Freigabe als genehmigt.

Zusätzlich ist es erforderlich, dass von Kostenstellenverantwortlichen etwaige ausstehende, noch nicht abgerechnete und erbrachte Leistungen mitgeteilt werden. In der Praxis werden auch hier häufig Toleranzwerte für eine transitorische Abgrenzung definiert werden, bei deren Überschreitung eine Rechnungsabgrenzung erfasst wird. Alle Abgrenzungen sollten möglichst auch als Liste dokumentiert werden.

Aging-Liste

Als weiteres internes Kontrollinstrument dient die Altersstruktur-Liste der offenen Eingangsrechnungen (OP-Liste bzw. Aging-Liste). Eine regelmässige Überwachung von OP-Kreditoren stellt eine Möglichkeit für die Optimierung des Working Capital dar, wenn monatlich alle offenen Kreditoren nach Fälligkeit sortiert und ausgewiesen werden. Dabei sollte jede offene Position mit dem Betrag, Kreditorennamen, Kreditorennummer sowie mit dem Hauptbuchkonto versehen werden. Zusätzlich sollten alle offenen Posten von der Kreditorenbuchhaltung geprüft werden.

IKS im Bereich der Kreditorenzahlungen

Durch interne Kontrollen ist innerhalb der Kreditorenbuchhaltung sicherzustellen, dass die Zahlungen an den richtigen Kreditor ausgelöst werden. Hierbei ist das Risiko von Doppelzahlungen zu vermeiden. Im jeweiligen ERP-System (z.B. SAP S4 Hana, Navision, Abacus oder andere) ist daher zu gewährleisten, dass Rechnungsduplikate anhand derselben Rechnungsnummern auf gleichem Kreditor erkannt werden. Sobald dies geschieht, sollte eine Systemmeldung ausgelöst werden. Damit soll verhindert werden, dass ein bereits erfolgter Rechnungsausgleich unbemerkt bleibt.

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