Wirksames IKS: So behalten Sie Risiken effektiv im Griff
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Ein wirksames Internes Kontrollsystem (IKS) ist mehr als die Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht; es ist ein unverzichtbares Element guter Organisationsführung. Während viele Unternehmen sich auf das jährliche Testat beschränken, führt dies oft zu einem «Tiger ohne Zähne», der im operativen Alltag nicht gelebt wird. Der Schlüssel zur Wirksamkeit liegt in der Umsetzung eines konkreten Kontrollplans, der Risiken priorisiert und klare, umsetzbare Kontrollaufträge definiert.
Die wichtigsten Punkte:
- Ein IKS muss operativ wirksam sein und im Alltag gelebt werden, nicht nur auf dem Papier existieren.
- Der Übergang vom Kontrollinventar zum Kontrollplan ist entscheidend, um Ressourcen auf kritische Risiken zu fokussieren.
- Kontrollaufträge müssen präzise formuliert, mit einer Periodizität versehen und einer konkreten Person zugeordnet werden.
- Nachweisdokumente sollten nur dort verlangt werden, wo der Aufwand im Verhältnis zum Nutzen steht.
- Ein regelmässiger Metaprozess und eine transparente Berichterstattung sichern die langfristige Wirksamkeit.
Christian Hafner
Christian Hafner (www.consiliumhafner.ch) ist Finance- und Governance-Experte. Er berät und begleitet in den Themen Finanzen, Unternehmensnachfolge, Leitungs- und Kontrollprozesse, inkl. Risikomanagement und IKS
Wie können Schweizer KMU ein wirksames Internes Kontrollsystem (IKS) etablieren, das über die gesetzliche Pflicht hinausgeht?
Wirksames IKS als ein unverzichtbares Element guter Organisationsführung
Unabhängig von der gesetzlichen Situation ist ein angemessen ausgestaltetes Internes Kontrollsystem (IKS) ein unverzichtbares Element guter Organisationsführung. Viele Organisationen haben dieses Thema in den vergangenen 20 Jahren auch angepackt. Es existieren Prozessdokumentationen; es wurden Risiko und Kontrollinventare erstellt. Und die Risikolandschaft wird regelmässig besprochen und angepasst.
Ein wirksames IKS hilft Risiken systematisch zu identifizieren, zu bewerten und durch gezielte Massnahmen z minimieren. Ein Internes Kontrollsystem schaftt die Grundlage, um Fehlentwicklungen frühzeitig zu erkennen und gezielt gegenzusteuern. Schliesslicht fördert ein Kontrollsystem die Transparenz und damit auch das Vertrauen von allen Stakeholdern.
Nicht selten sind Leitungsorgane damit immer noch zufrieden, obwohl das IKS so kaum wirksam ist. Wieso? Sie schauen (nur) auf das jährliche Testat des Rechnungsprüfungsorgans für die Existenz des IKS. Obwohl der Gesetzgeber tatsächlich bloss diese Prüfung verlangt, ist das nicht im Interesse eines sorgfältigen Umgangs mit Risiken. Dazu kommt, dass die Ausgaben für die Erstellung des IKS ohne wirksame operative Umsetzung verpuffen. Die mangelhafte operative Umsetzung führt dazu, dass das IKS von den Mitarbeitenden nicht «gelebt» werden kann. Und so wird das Risikomanagement zum organisatorischen Tiger ohne Zähne.
Kontrollaufträge
Im Kontrollplan werden pro Risiko ein oder mehrere Kontrollaufträge erstellt. Mit den Kontrollaufträgen soll entweder der Risikoeintritt verhindert oder aufgedeckt werden.
| Verhinderung des Risikoeintritts: |
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|---|---|
| Aufdecken des Risikoeintritts: |
|
Das erreichen Sie, wenn Sie wie folgt vorgehen:
- Formulieren Sie die Aufträge als Umsetzungsanweisung (als Imperativ oder in interrogativer Form).
- Versehen Sie jede Kontrolle mit Periodizität/Häufigkeit. Auch «laufende» Kontrollen, welche Sie entsprechend als Stichprobenkontrollen umformulieren müssen.
- Bestimmen Sie die Kontrollzuständigkeit ad personam (und nicht ad functio!), unter Berücksichtigung von
a) Unabhängigkeit der Kontrolle,
b) Erstellung der Nachweisdokumentation.
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