OCR Buchhaltung: Automatisieren Sie die Belegerfassung
Timo Leiser
Timo Leiser ist Geschäftsführer von Leiser AI (https://www.leiser.ai/), einem Unternehmen, das sich auf KI- und Automatisierungslösungen spezialisiert hat. Gemeinsam mit seinem Team unterstützt er Agenturen und Dienstleister dabei, die Potenziale der künstlichen Intelligenz auszuschöpfen, um Effizienz und die Marge zu steigern. Sein Fokus liegt darauf, Unternehmen den Einsatz von KI so einfach und zugänglich wie möglich zu machen, ohne den menschlichen Faktor aus den Augen zu verlieren.
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OCR Buchhaltung
OCR heisst ausgeschrieben Optical Character Recognition. Die Technologie macht aus einem Bild oder einem PDF ein lesbares Textdokument. In der OCR Buchhaltung bedeutet das: Eine Rechnung, die eingescannt wurde oder als PDF kommt, ist für einen Computer zuerst nur ein Bild – er weiss nicht, was draufsteht. Mit OCR wird dieses Bild analysiert, Buchstaben und Zahlen werden erkannt und in echten Text umgewandelt.
OCR Buchhaltung automatisieren
In vielen Unternehmen werden Buchungen nach wie vor manuell verarbeitet. Das verursacht hohen Aufwand, bindet Ressourcen und führt häufig zu Fehlern. Automatisierung bietet hier eine klare Entlastung. In der OCR Buchhaltung kann künstliche Intelligenz Belege erfassen, Buchungsvorschläge erstellen und auf Basis früherer Buchungen dazulernen.
Was bedeutet automatisierte Buchhaltung konkret?
Automatisierte Buchhaltung bedeutet: Belege müssen nicht mehr von Hand erfasst, kontiert und verbucht werden. Stattdessen übernimmt eine KI (mittels OCR) diese Arbeit. Konkret heisst das: Ein digitaler Beleg – zum Beispiel eine Rechnung als PDF oder ein Scan – wird eingelesen. Die KI erkennt, um welchen Lieferanten es sich handelt, was gekauft wurde, wie viel bezahlt wurde und ob zum Beispiel Mehrwertsteuer enthalten ist.
Diese Informationen werden automatisch aus dem Dokument mit OCR herausgelesen. Anschliessend schlägt das System eine Buchung vor. Zum Beispiel: Rechnung von Swisscom über 148 Franken – Konto 6530 Telekommunikation, 8,1 % MWST. Dieser Vorschlag basiert auf dem, was das System aus früheren Buchungen gelernt hat. Wird der Vorschlag bestätigt, merkt sich das System den Zusammenhang. Beim nächsten Mal geht es schneller und präziser.
Auch wiederkehrende Buchungen, zum Beispiel für Miete, Versicherungen oder Leasing, erkennt die KI nach einer gewissen Zeit zuverlässig. Sie schlägt die passende Buchung vor, inklusive Belegtext.
Die Arbeit verändert sich dadurch deutlich: Statt alles selbst einzutragen, prüft man nur noch, ob der Vorschlag stimmt. Fehlerquellen wie Zahlendreher oder falsche Konten reduzieren sich. Gleichzeitig bleibt die Kontrolle beim Menschen – aber mit weniger Aufwand.
Eine automatisierte OCR Buchhaltung ist eine praktische Unterstützung im Alltag. Sie hilft dort, wo Prozesse standardisiert sind und sich ständig wiederholen.
Voraussetzungen für den Einsatz von KI in der Buchhaltung
Bevor KI beim Buchen hilft, müssen ein paar Grundlagen stimmen. Wer noch mit Papierordnern arbeitet oder Rechnungen als Fotos per WhatsApp weiterleitet, ist noch nicht so weit. Automatisierung setzt voraus, dass Belege digital vorliegen – als PDF, Scan oder direkt aus dem E-Mail-Posteingang.
Wichtig ist auch, dass das Buchhaltungssystem mit der KI zusammenspielt. Das heisst, es braucht eine Schnittstelle oder zumindest die Möglichkeit, Daten einfach zu importieren und exportieren. Systeme, die komplett geschlossen oder veraltet sind, blockieren hier oft den Fortschritt.
Damit die KI lernen kann, braucht sie Beispiele. Je mehr saubere Buchungen vorhanden sind, desto besser. Wenn in der Vergangenheit jeder anders gebucht hat oder viele manuelle Korrekturen nötig waren, dauert das Lernen länger.
Auch die Stammdaten spielen eine Rolle. Wenn Lieferanten unterschiedlich benannt sind – mal „SBB“, mal „Schweizerische Bundesbahnen“, mal einfach „Reise“ – wird es für die KI schwierig. Einheitliche Bezeichnungen helfen, die Daten zu verstehen.
Und dann ist da noch die Haltung im Unternehmen. Wer unbedingt alles selbst machen will, blockiert die Entwicklung. Automatisierung braucht Vertrauen. Es geht nicht darum, Kontrolle abzugeben, sondern Verantwortung anders zu verteilen. Der Fokus verschiebt sich: weniger Routine, mehr Überblick.
Schritt-für-Schritt: So funktioniert die automatisierte Belegerfassung mit KI
Der erste Schritt ist einfach, aber zentral. Belege müssen ins System. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten:
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