Kommunikationsregeln: So verkünden Sie Hiobsbotschaften souverän
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die Übermittlung negativer Nachrichten erfordert eine klare Strategie, die sowohl die eigene Haltung als auch die potenziellen Reaktionen des Teams berücksichtigt. Führungskräfte sollten sich vorab gedanklich auf die Situation vorbereiten, Fakten verständlich aufbereiten und den Dialog mit direktem Blickkontakt sowie offener Körpersprache suchen. Ein schneller, direkter und ehrlicher Ansatz verhindert die Entstehung von Gerüchten und erhält die Leistungsfähigkeit des Unternehmens auch in prekären Phasen.
Die wichtigsten Punkte:
- Klare Vorbereitung: Eigene Haltung und Argumente vor dem Gespräch prüfen.
- Geschwindigkeit: Negative Botschaften sofort kommunizieren, um Gerüchten vorzubeugen.
- Direktheit: Einzelgespräche oder Teamsitzungen wählen, um individuell auf Ängste einzugehen.
- Offenheit: Positive Formulierung der Massnahmen und Einbeziehung des Teams am Ende.
- Körpersprache: Offene Haltung, Blickkontakt und keine verschränkten Arme zeigen.
WEKA Redaktionsteam
Das WEKA Redaktionsteam besteht aus 8 hochmotivierten Redakteuren/Redakteurinnen mit fundiertem Know-how und Praxiserfahrung aus verschiedensten Fachbereichen. Ihr Ziel ist es, Sie bei der effizienten und sicheren Umsetzung Ihrer Aufgaben in der Praxis kompetent zu begleiten und Sie bei Herausforderungen beratend zu unterstützen. Dies mit einem hohen Anspruch an Qualität und Aktualität.
Wie verkünden Sie Hiobsbotschaften an Ihr Team professionell und souverän?
Bei schlechten Nachrichten Kommunikationsregeln beachten
Es ist menschlich, unangenehmen Tatsachen aus dem Weg zu gehen. Unternehmerisch ist es klüger, schlechte Botschaften aktiv zu steuern (zum Beispiel Produktionsfehler, Kündigung Führungskraft).
Externe Kommunikation: Für die Aussenwahrnehmung Ihrer Firma brauchen Sie Fachleute, die im Umgang zum Beispiel mit der Presse geübt sind und die Öffentlichkeit über Krisensituationen kompetent informieren können.
Interne Kommunikation: Für die interne Kommunikation brauchen Sie Kommunikationsregeln und einen ausgearbeiteten Plan, mit dem Sie und Ihre Mitarbeiter in prekären Situationen voll leistungsfähig bleiben. In einer angemessen schnellen Zeit sollten Mitarbeiter und Führungskräfte Rahmendaten kennen, eine Sprachregel nutzen können, über den jeweils aktuellen Stand der Dinge informiert sein.
Hiobsbotschaften richtig verkünden mit diesen Kommunikationsregeln
Was gibt es Unangenehmeres als seinen Mitarbeitern eine unangenehme Botschaft zu überbringen? Profitieren Sie von folgenden Kommunikationsregeln, damit Ihnen das Verkünden der Hiobsbotschaft beim nächsten Mal nicht ganz so schwer fällt. Machen Sie es wie ein Profi-Boxer: Begeben Sie sich vorab gedanklich in den Kampf! Dabei sind drei Grundüberlegungen zu den Kommunikationsregeln wichtig:
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1. Wie empfinden Sie die Situation?
Sie müssen vor Ihrer Mannschaft Stellung beziehen. Dazu ist es erst einmal notwendig, dass Sie sich darüber klar werden, wie Sie selbst zu den Massnahmen stehen, die Sie verkünden müssen.
- Können Sie selbst die Entscheidung der Geschäftsführung akzeptieren?
- Haben Sie Bedenken? Wenn ja: Haben Sie bereits einen Klärungsversuch unternommen?
- Zeichnen Sie ein Worst-Case-Szenario: Stellen Sie sich vor, wie die unangenehmste Reaktion Ihrer Mitarbeiter ausfallen könnte.
2. Warum hat die Geschäftsleitung so entschieden?
- Argumentieren Sie vor sich selbst! Wie kam es zu den Massnahmen? Machen Sie eine Aufstellung der Gründe.
- Wie können Sie Ihren Angestellten harte Fakten verständlicher nahe bringen?
- Was passiert, wenn die Maßnahme nicht durchgeführt wird? Welche Konsequenzen drohen der Firma?
3. Wie könnten Ihre Mitarbeiter reagieren?
Manchmal sind Sie in der Zwickmühle - Sie können Ihre Angestellten nur zu gut verstehen! Trotzdem müssen Sie Ihren Job machen und die unangenehme Entscheidung verkünden. Ihre eigenen Emotionen und Hemmungen müssen Sie aussen vor lassen - schliesslich sind auch Sie weisungsgebunden. Egal, ob Sie die Entscheidung der Geschäftsleitung emotional gut tragen können oder nicht, Sie müssen die Ängste und Wünsche Ihrer Mitarbeiter wahr- und ernst nehmen!
Tipp: Machen Sie eine schriftliche Aufstellung, wie die Reaktionen Ihres Teams ausfallen könnten. Überlegen Sie sich deren Argumente und Ihre Gegenargumente!
Checkliste
- Klärung der eigenen Haltung zur Entscheidung der Geschäftsführung.
- Analyse der Gründe und Konsequenzen der Massnahme für das Unternehmen.
- Erstellung einer schriftlichen Aufstellung möglicher Teamreaktionen und Gegenargumente.
- Festlegung des richtigen Formats (Einzelgespräch vs. Teamsitzung).
- Erstellung eines Spickzettels mit klaren, verständlichen Argumenten.
- Formulierung der unpopulären Massnahmen in einer positiven, zukunftsorientierten Sprache.
- Planung der externen Kommunikation durch Fachleute für die Presse.
- Sicherstellung einer angemessen schnellen Informationsweitergabe an alle Betroffenen.
- Einbeziehung des Teams durch gezielte Fragen am Ende des Gesprächs.
- Kontrolle der eigenen Körpersprache vor und während des Gesprächs.
Seien Sie schnell, direkt und offen!
Denken Sie an KISS: Keep it short and simple!
- Schnell: Es hat keinen Sinn, Unangenehmes aufzuschieben! Sie wissen, wie schnell das «Buschtelefon» arbeitet, wenn Gerüchte im Umlauf sind... Darum sollten Sie schnell reagieren.
- Direkt: Suchen Sie das direkte Gespräch! Was macht Sinn? Einzelgespräche oder Teamsitzung? Bedenken Sie, dass Emotionen in Einzelgesprächen besser gesteuert werden können. Zudem können Sie auf individuelle Bedenken, Ängste und Wünsche direkt eingehen.
- Offen: Machen Sie sich einen Spickzettel mit Ihren Argumenten! Formulieren Sie die unpopulären Massnahmen positiv - schliesslich wollen Sie auch weiterhin motivierte Mitarbeiter haben.
Beziehen Sie Ihr Team zum Schluss der Mitteilung ein
Sie haben es geschafft - die unangenehme Massnahme ist offiziell. Jetzt ist es wichtig, dass Sie das Heft in der Hand behalten. Fragen Sie zum Beispiel: «Was halten Sie davon?» oder «Haben Sie noch Fragen oder Anmerkungen?» So signalisieren Sie Ihre Bereitschaft zum Dialog. Sie zeigen den Mitarbeitern, dass Sie sie ernst nehmen - und Sie selbst werden auch ernst genommen.
Wichtig ist hierbei auch die Körpersprache:
- Halten Sie Blickkontakt!
- Verstecken Sie Ihre Hände nicht in den Taschen oder hinter dem Rücken!
- Verschränken Sie Ihre Arme nicht vor der Brust - das wirkt wie eine Mauer!
FAQ: Kommunikationsregeln
Warum ist es wichtig, Hiobsbotschaften sofort zu verkünden?
Ein sofortiges Handeln verhindert, dass Gerüchte sich ausbreiten und das Vertrauen der Mitarbeiter nachhaltig beschädigen. Das «Buschtelefon» arbeitet schnell, und Unklarheiten führen zu Unsicherheit und Leistungsabfall.
Wie gehe ich mit den eigenen Emotionen als Führungskraft um?
Sie müssen Ihre eigenen Emotionen und Hemmungen aussen vor lassen, da Sie weisungsgebunden sind. Dennoch sollten Sie die Ängste und Wünsche Ihrer Mitarbeiter ernst nehmen und diese empathisch adressieren.
Welche Rolle spielt die Körpersprache bei schwierigen Gesprächen?
Die Körpersprache signalisiert Offenheit oder Verschlossenheit. Blickkontakt halten, die Hände sichtbar lassen und die Arme nicht verschränken, wirkt vertrauensbildend und verhindert, dass Sie wie eine Mauer wirken.
Was ist der KISS-Ansatz in der Krisenkommunikation?
KISS steht für «Keep it short and simple». Nachrichten sollten schnell, direkt und einfach formuliert sein, um Missverständnisse zu vermeiden und die Kernbotschaft klar zu vermitteln.
Wie sollte die externe Kommunikation bei einer Krise gestaltet werden?
Für die Aussenwahrnehmung sollten Fachleute eingesetzt werden, die im Umgang mit der Presse geübt sind, um die Öffentlichkeit kompetent und kontrolliert über Krisensituationen zu informieren.
