Klare Kommunikation: So vermeiden Sie Missverständnisse
Dr. Matthias K. Hettl
Der studierte Volks- und Betriebswirt war nach Studium und Doktorandenzeit erst Assistent der Geschäftsführung und danach in verschiedenen Managementpositionen mit Führungs- und Budgetverantwortung tätig. Als ausgezeichneter «excellent speaker» und «excellent trainer» gehört er zu den bedeutendsten Referenten im deutschen Sprachraum und ist für die TOP-Seminar- und Kongressveranstalter in Europa tätig. Er begeistert seine bisher 25 000 Zuhörer durch einen motivierenden und kompetent direkten Vortagsstil mit 1:1 einsetzbaren Praxistipps. Seine Veranstaltungen werden regelmässig mit Bestnoten bewertet.
Für klare Kommunikation sorgen
Das Wort «sich verlassen» bedeutet für Sie etwas anderes als für Ihren Gesprächspartner. Sie meinen, dass Sie einen Grossteil der Verantwortung abgeben und erwarten, dass Sie Ihr Gesprächspartner über die Ergebnisse informiert. Ihr Gesprächspartner hingegen versteht unter «sich verlassen», dass er zwar selbständig arbeitet, aber keine endgültige Verantwortung trägt und schon gar nicht, dass er Ergebnisse reportet. Hier müssen Sie sich für kommunikative Herausforderungen rüsten und für Klarheit sorgen, die wiederum dazu beiträgt, dass Sie Ihre Position und Ihren Einfluss stärken. Die folgende Zusammenstellung verdeutlicht die Herausforderung für eine klare Kommunikation, der Sie sich stellen müssen:
«Gedacht» bedeutet nicht «gesagt»
Ihre Gedanken und Hoffnungen, Sorgen und Zweifel kann niemand erahnen oder Ihnen von der Stirn ablesen. Überlegen Sie, was Sie Ihrem Gegenüber mitteilen wollen, dann aber sprechen Sie deutlich aus, was Sie denken und empfinden. Erst wenn Sie Ihre Gedanken und Gefühle transparent machen, kann sich Ihr Gegenüber auf Sie einstellen. Äussern Sie eine Bitte bzw. eine Erwartung, das hilft immer, das zu bekommen, was Sie möchten.
«Gesagt» bedeutet nicht «gehört»
Im Beisein anderer oder unter Zeitdruck finden Sie kaum eine Chance, wirklich Aufmerksamkeit zu erhalten und sich Gehör zu verschaffen. Wählen Sie also die Gelegenheit für ein Gespräch mit Bedacht, insbesondere dann, wenn es um die Klärung von Missverständnissen oder Problemen geht. Situation und Zeitpunkt eines Gesprächs haben entscheidenden Anteil daran, ob das vorgebrachte Anliegen überhaupt zur Kenntnis genommen wird. Bitten Sie, wenn möglich, Ihren Gesprächspartner aus seiner Sicht den Sachverhalt zusammenzufassen, dann haben Sie die Gewissheit, dass er Sie gehört hat. Hilfreich ist es in gewissen Situationen auch, schriftlich Punkte festzuhalten und diese dann dem Gesprächsparter zu übergeben.
«Gehört» bedeutet nicht «verstanden»
Selbst wenn Ihre Botschaft zu hören ist, wird sie nicht immer verstanden. Versuchen Sie nicht, durch Expertensprache und Fachausdrücke zu beeindrucken. Orientieren Sie sich an der Bereitschaft und den Möglichkeiten, die Ihr Gesprächspartner hat, um Ihre Aussagen inhaltlich nachvollziehen zu können. Geben Sie Ihrem Gegenüber die Gelegenheit nachzufragen. Scheuen Sie sich nicht, Wichtiges zusammenzufassen und noch einmal zu wiederholen. Insbesondere ist eine offene Frage, bspw. «wie» hilfreich, die darauf abzielt herauszufinden, inwieweit Ihr Gesprächspartner Ihr Ansinnen verstanden hat.
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«Verstanden» bedeutet nicht «einverstanden»
Auch wenn Ihre Aussage verstanden wurde – Ihr Gesprächspartner kann durchaus anderer Meinung sein. Verzichten Sie darauf, Druck auszuüben – versuchen Sie zu überzeugen. Belegen Sie Ihre Argumente mit Zahlen, Daten und Fakten. Seien Sie glaubwürdig und konsequent. Unterstreichen Sie Ihre Position durch Ihr Auftreten und Verhalten. Fragen Sie Ihr Gegenüber gegebenenfalls direkt und auf den Punkt gebracht, ob Sie von seiner Zustimmung ausgehen können. Frühzeitiges Einbinden Ihres Gesprächspartners hilft, seine Akzeptanz zu erhalten.
«Einverstanden» bedeutet nicht «behalten»
Eine spontane Zustimmung kann im Alltagsstress des nächsten Tages schon wieder vergessen sein. Klären Sie, ob sich Ihr Gesprächspartner auch noch ein paar Tage später an die getroffene Vereinbarung erinnert und ihr noch immer zustimmt. Sollte es sinnvoll sein, so halten Sie die mündlich geäusserte Zustimmung mit Einverständnis Ihres Gegenübers schriftlich fest.
«Behalten» bedeutet nicht «angewendet»
Nicht jede Absichtserklärung führt zu einer konkreten Umsetzung. Sorgen Sie nicht nur für gemeinsame Regelungen, sondern auch für deren Umsetzung – und überprüfen Sie diese. Bedenken Sie mögliche Vorbehalte und Widerstände. Helfen Sie, diese zu überwinden. Vereinbaren Sie hierzu bspw. eine Zeitschiene mit konkreten To-do’s und reflektieren Sie die Entwicklung an den einzelnen Checkpoints.
«Angewendet» bedeutet nicht «verändert»
Die Umsetzung einer konkreten Vereinbarung muss nicht dazu führen, dass dies dauerhaft erfolgt. Erinnern Sie Ihr Gegenüber in bestimmten Zeitabständen an die getroffene Vereinbarung. Treten Sie dabei nicht als Lehrmeister auf und vermeiden Sie den erhobenen Zeigefinger. Besser kommt es an, wenn Sie die zur Einhaltung der gemeinsamen Regeln gemachten Anstrengungen Ihres Gegenübers durch besondere Aufmerksamkeit und Anerkennung positiv verstärken. Oft geht der eine Gesprächspartner, wenn er etwas «sagt», davon aus, dass das in obigem Zusammenhang «Verstandene» auch «verändert» wird. Dass sich das nicht so einfach vollzieht, ist klar geworden. Sind Sie sich dessen bewusst und sensibilisieren Sie sich im Sinne eines nachhaltigen und wirksamen Einflusses auf andere, dass Sie aufmerksam zuhören, hinterfragen, klären und präzisieren. Nur so ist es Ihnen möglich, eine «gemeinsame Sprache» mit Ihrem Gesprächspartner zu sprechen und eine klare Kommunikation zu praktizieren. Und je aufmerksamer Sie sind, desto weniger «Gesprächsklippen» müssen Sie umschiffen und umso mehr wächst das Verständnis und damit der Einfluss, den Sie auf Ihren Gesprächspartner haben.
