Fragen stellen: Wer fragt, der führt
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die Fragetechnik ist ein zentrales Instrument für Führungskräfte, um Gespräche zielgerichtet zu führen und den Dialog mit Mitarbeitenden zu vertiefen. Richtig eingesetzt, ermöglicht sie nicht nur das Sammeln relevanter Informationen und das Verstehen von Standpunkten, sondern signalisiert auch Wertschätzung und Interesse. Je nach Situation kommen verschiedene Fragetypen zum Einsatz, von offenen Fragen zur Eröffnung bis hin zu Steuerungsfragen, die den Fokus auf spezifische Themen lenken.
Die wichtigsten Punkte:
- Fragen dienen dem Informationsgewinn, der Gesprächssteuerung und dem Aufbau einer vertrauensvollen Atmosphäre.
- Offene Fragen fördern den Dialog, während geschlossene Fragen schnelle Entscheidungen ermöglichen.
- Ein ungeschickter Einsatz kann als manipulativ oder ausfragend wahrgenommen werden und das Arbeitsklima belasten.
- Die Wahl der passenden Frageart hängt stark vom Gesprächsziel und der Reaktion des Mitarbeiters ab.
Dr. Matthias K. Hettl
Der studierte Volks- und Betriebswirt war nach Studium und Doktorandenzeit erst Assistent der Geschäftsführung und danach in verschiedenen Managementpositionen mit Führungs- und Budgetverantwortung tätig. Als ausgezeichneter «excellent speaker» und «excellent trainer» gehört er zu den bedeutendsten Referenten im deutschen Sprachraum und ist für die TOP-Seminar- und Kongressveranstalter in Europa tätig. Er begeistert seine bisher 25 000 Zuhörer durch einen motivierenden und kompetent direkten Vortagsstil mit 1:1 einsetzbaren Praxistipps. Seine Veranstaltungen werden regelmässig mit Bestnoten bewertet.
Wie können Führungskräfte durch gezielte Fragetechniken Gespräche erfolgreich steuern und Mitarbeiter einbinden?
Gesprächspartner besser verstehen
Mit Fragen erhalten Sie die Information, die Ihnen helfen können, ein Problem oder den Standpunkt Ihres Gesprächspartners besser zu verstehen. Sie können Gesprächstechniken einsetzen, um den Verlauf eines Gesprächs zu steuern, aber auch, um Ihr Gegenüber zu beeinflussen.
Fragen stellen bringen den Dialog in Gang
Fragen stellen dient Ihnen als Instrument, ein Gespräch in Gang zu bringen. Unsichere und zurückhaltende Mitarbeiter können durch einfache Fragen zum Reden gebracht werden. Oft reichen Ihnen schon einige vorbereitete Eröffnungsfragen, um die Anfangshemmungen zu überwinden oder die notwendige Gesprächsatmosphäre herzustellen.
Gespräche zielorientiert voranbringen
Wenn Sie entsprechende Fragen stellen, könne Sie ein Gespräch zielorientiert voran bringen. Wenn Sie einen Gesprächspunkt abgehandelt haben, können Sie das Gespräch durch ein geeignete Frage weiterführen. Sie können das Gespräch auch durch Fragen bewusst in eine erwünschte Richtung oder auf ein zu besprechendes Problem hin lenken. Ein zurückhaltender Mitarbeiter kann durch Fragen zum Mitdenken oder zu einer Stellungnahme bewogen werden, wie besipielswweise durch «was meinen Sie dazu?».
Fragen zur Informationsbeschaffung
Durch gezielte Fragen können Sie Informationen erhalten. Das ist eine der überwiegenden Aufgaben die Sie mit einer richtig eingesetzten Fragetechnik erreichen. Bei vielen Gesprächssituationen gilt es zunächst, Sachverhalte klarzustellen bzw. Probleme zu klären. Durch Fragen erfahren Sie aber auch mögliche Bedenken oder Einwendungen Ihrer Mitarbeiter und können Ihre eigene Argumentation dann entsprechend mitarbeiterorientiert ausrichten.
Fragen signalisieren Interesse
Um auf Ihren Gesprächsparter einzugehen, gibt es kein besseres Instrument als die Frage. Durch zielgerichtete Fragen zur Sache verdeutlichen Sie Ihre Bereitschaft, dem anderen zuzuhören. Außerdem signalisieren Sie Ihrem Mitarbeiter, dass Sie an seinen Aussagen interessiert sind und diese wertschätzend aufnehmen möchten.
Taktischer Einsatz von Fragen
Wenn Sie gute Fragen stellen, ist dies ebenfalls ein gutes Werkzeug um Zeit zu gewinnen. Taktisch können Sie die Fragetechnik einsetzen, um sich bei einem überraschenden Argument Ihres Mitarbeiters vor einer zu raschen und möglicherweise unüberlegten Antwort zu schützen. Fragen sind zudem eine bewährte Methode, um auf Einwendungen zu reagieren. Ungeschickt oder falsch eingesetzt kann die Fragetechnik den Austausch mit Ihrem Mitarbeiter allerdings auch beeinträchtigen. Die Frage soll weder zum bohrenden «Ausfragen» benutzt werden, noch als ein Instrument, um Mitarbeiter zu manipulieren.
Die nachfolgend dargestellten Fragearten verdeutlichen, welche Frage für eine zielgerichtete, mitarbeiterorientierte Gesprächsführung geeignet sind.
1. Offene Fragen
Lassen dem Befragten einen breiten Spielraum für die Antwort zu. Sie beginnen mit einem Fragewort (Wozu, weshalb, womit, wieso, wie usw.) und können nicht mit „ja“ oder „nein“ beantwortet werden. Offene Fragen sind besonders gut geeignet, wenn umfassende Informationen erfragt werden sollen. Aber auch am Anfang eines Gesprächs oder bei schüchternen Mitarbeitern sind offene Fragen ein bewährtes Mittel, um das Gespräch in den Gang zu bringen.
Beispiel: Was für Erfahrungen haben Sie mit dem Computerprogramm Excel?
2. Geschlossene Fragen
Beginnen mit einem Verb oder einem Hilfsverb Sie lassen sich in der Regel nur mit „ja“ oder „nein“ beantworten. Geschlossene Fragen eigenen sich zur Steuerung von Gesprächen und als Entscheidungsfragen. Zu viele geschlossene Fragen hintereinander können bei Ihrem Mitarbeitern auf Ablehnung stoßen, da sich Ihr Mitarbeiter wie bei einem Verhör fühlt.
Beispiel: Sind Sie heute Morgen zu spät zur Arbeit gekommen?
Passende Produkt-Empfehlungen
3. Steuerungsfragen (auch hinführende Fragen)
Sollen in nicht zu plumper Weise, die Gedanken der Gesprächspartner auf einen erwünschten Gesprächspunkt oder Sachverhalt hinlenken.
Beispiel: Wie sah es in Ihrem früheren Betrieb mit Überstunden aus?
4. Alternativfragen (auch Entscheidungsfragen)
Geben dem Befragten mit der Fragestellung Wahlmöglichkeiten für die nachfolgende Antwort vor. Bei richtiger Anwendung fällt die Antwort für den Fragesteller immer positiv aus.
Beispiel: Möchten Sie zunächst am Projekt A oder am Projekt B mitarbeiten?
5. Kontrollfragen
Dienen dazu, festzustellen, ob die Partner einen Gedankengang mitvollzogen haben oder ob bestimmte Informationen oder Gesprächsergebnisse richtig verstanden wurden. Sie eignen sich auch für den Abschluss eines Gesprächs bzw. eines Teilabschnittes.
Beispiel: Wir sind uns also einig, dass Sie zunächst in der Projektgruppe A beginnen werden?
6. Ablenkungsfragen (auch weiterführende Fragen)
Leiten zu einem neuen Aspekt über, ohne dass auf die vorhergehenden Aussagen, Einwände oder Behauptungen eingegangen wird. Dadurch können – falls nötig – Diskussionen mit dem Partner oder Korrekturen seiner Aussagen vermieden werden.
Beispiel: Mitarbeiter: Ich nehme an, dass ich den Firmenwagen auch privat nutzen kann! Vorgesetzter: Was für ein Auto fahren Sie eigentlich privat?
Checkliste
- Klären Sie vor dem Gespräch Ihr Ziel: Wollen Sie Informationen sammeln, steuern oder eine Entscheidung herbeiführen?
- Beginnen Sie schwierige Gespräche mit offenen Fragen, um Hemmungen abzubauen und den Mitarbeiter zum Reden zu bringen.
- Nutzen Sie Steuerungsfragen, um das Gespräch sanft auf ein gewünschtes Thema zu lenken, ohne plump zu wirken.
- Verwenden Sie Kontrollfragen am Ende von Abschnitten, um sicherzustellen, dass beide Seiten den Inhalt verstanden haben.
- Vermeiden Sie Suggestivfragen und provoziere Fragen, da diese oft als manipulativ empfunden werden und die Atmosphäre schädigen.
- Setzen Sie Alternativfragen ein, um Entscheidungen zu erleichtern und positive Ergebnisse zu fördern.
- Nutzen Sie Gegenfragen taktisch, um Zeit zu gewinnen, wenn Sie auf ein überraschendes Argument reagieren müssen.
- Achten Sie darauf, dass Ihre Fragen nicht wie ein Verhör wirken, sondern den Dialog fördern.
- Beobachten Sie die Reaktion Ihres Gesprächspartners und passen Sie Ihre Fragetechnik entsprechend an.
7. Provozierende Fragen
Sollen die Gesprächspartner aus der Reserve locken und damit die Diskussion in Gang bringen. Sie werden auch benutzt, um dem Partner Informationen herauszulocken, die er sonst möglicherweise zurückgehalten hätte. Wegen des negativen Einflusses auf die Gesprächsatmosphäre und der besonderen Situation sollten provozierende Fragen im Mitarbeitergespräch möglichst unterbleiben bzw. vermieden werden.
Beispiel: Mussten Sie bei Ihrer früheren Tätigkeit auch einmal wirklich Entscheidungen treffen
8. Motivationsfragen (auch stimulierende Fragen)
Sollen durch «partnerschaftliche» Formulierungen und Lob, die als „Streicheleinheiten“ empfunden werden, das Gesprächsklima positiv beeinflussen. Sie werden allerdings häufig als manipulativ und unehrlich oder als ironisch empfunden
Beispiel: Würde Sie mit Ihrer großen Erfahrung zunächst in der Arbeitsgruppe D arbeiten?
9. Suggestivfragen
Beinhalten bereits eine Meinung und sollen bewirken, dass sich die Befragten dieser Meinung anschließen. Die Beeinflussung wird durch die Wörter ‘doch‘, ‘sicher‘, ‘auch‘, ‘ebenfalls‘ usw. erreicht. Wegen ihres manipulativen Charakters stoßen Suggestivfragen eher auf Ablehnung und sollen weitgehend vermieden werden.
Beispiel: Es macht Ihnen doch sicherlich nichts aus, gelegentlich einmal Überstunden zu machen?
10. Gegenfrage (auch Rückfrage)
Bei einer Gegenfrage (auch Rückfrage) wird auf eine Frage des Partners nicht die mögliche Antwort gegeben, sondern mit einer Gegenfrage reagiert. Das verschafft in jedem Fall einen minimalen Zeitgewinn, außerdem bewirkt die Gegenfrage in vielen Fällen, dass die ursprüngliche Fragestellung abgewandelt wird bzw. völlig verloren geht oder vom Fragesteller selbst beantwortet wird. Häufig erbringt die Gegenfrage auch zusätzliche Informationen, an denen sich die spätere Antwort orientieren kann. Die Gegenfrage hat teilweise destruktiven Charakter oder wird als unhöflich empfunden, deshalb sollte sie nur in Engpasssituationen eingesetzt werden.
Die beiden einfachsten Formen der Gegenfrage liegen vor, wenn Sie so tun, als ob Sie die Frage Ihres Partners akustisch oder inhaltlich nicht verstanden hätten
Beispiel: Wie bitte? Wie meinen Sie das?
FAQ: Fragen stellen
Wann sollte ich offene und wann geschlossene Fragen stellen?
Offene Fragen sind ideal am Beginn eines Gesprächs oder wenn umfassende Informationen und Meinungen erfragt werden sollen. Geschlossene Fragen eignen sich, um klare Ja/Nein-Antworten zu erhalten oder Entscheidungen zu steuern, sollten aber nicht hintereinander gehäuft werden, um kein Verhörgefühl zu erzeugen.
Was ist der Unterschied zwischen einer Steuerungsfrage und einer Suggestivfrage?
Eine Steuerungsfrage lenkt die Gedanken des Gesprächspartners auf einen Sachverhalt, ohne eine feste Antwort vorzugeben. Eine Suggestivfrage hingegen beinhaltet bereits eine Meinung und drängt den Gesprächspartner, dieser beizupflichten, was oft als manipulativ und ablehnend empfunden wird.
Wie kann ich mit Gegenfragen Zeit gewinnen?
Eine Gegenfrage ermöglicht es, auf eine Frage des Partners nicht sofort mit einer Antwort zu reagieren, sondern diese durch eine Rückfrage zu umgehen oder zu modifizieren. Dies gibt Ihnen Zeit zum Nachdenken und kann dazu führen, dass die ursprüngliche Fragestellung vom Fragesteller selbst beantwortet wird.
Welche Fehler sollte ich bei der Fragetechnik unbedingt vermeiden?
Vermeiden Sie es, Fragen als Instrument zur Manipulation oder zum «Ausfragen» einzusetzen. Auch Suggestivfragen, provoziere Fragen und zu viele geschlossene Fragen hintereinander können die Gesprächsatmosphäre belasten und als unhöflich oder verurteilend wahrgenommen werden.
Wie signalisiere ich durch Fragen Interesse am Mitarbeiter?
Indem Sie zielgerichtete Fragen zur Sache stellen, zeigen Sie dem Mitarbeiter, dass Sie ihm aktiv zuhören und an seinen Aussagen interessiert sind. Dies stärkt das Vertrauen und fördert eine partnerschaftliche Gesprächsbasis.
