Effizient kommunizieren: Mit Kommunikationstricks erfolgreich Zeit sparen
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Effizient kommunizieren mit Tempo: Ein Widerspruch?
Ein normaler Arbeitstag ist gefüllt mit Telefonaten, Meetings, E-Mails, internen Mitteilungen und Gesprächen. Kommunikation steht hoch im Kurs. Und obwohl so viel wie nie zu vor miteinander geredet wird, wissen Sie aus Erfahrung selbst: Das, was ankommt, ist nicht immer das, was Sie gesagt haben. Missverständnisse, Irritation und Demotivation sind oft die Folge.
Die Lösung, sich mehr Zeit für die Gespräche zu nehmen, ist in vielen Situationen nur unrealistisch - leider. Die Tyrannei des Dringlichen erlaubt es nicht. Manchmal haben Sie nur wenige Sekunden, an guten Tagen vielleicht einige Minuten, um mental die Informationen zu organisieren, Ihre Aussagen zu formulieren und diese verständlich gegenüber dem Mitarbeiter oder Kollegen zu kommunizieren.
Heutzutage gilt es deshalb eine Herausforderung zu meistern: Effizient zu kommunizieren – und zwar mit Tempo. Kurz muss es sein. Schnell muss es sein. Auf den Punkt gebracht. Eben effizient im Sekundentakt. Darin liegt kein Widerspruch. Denn beides ist machbar – schnell und effizient. Fokussieren Sie ab heute die drei Aspekte des Kommunikations-Tricks: Wissen-Fühlen-Tun. Und Sie werden feststellen, Ihre Botschaften kommen an, obwohl Sie für das Kommunizieren weniger als eine Minute benötigen.
Effizient kommunizieren: Mit dem Wissen-Fühlen-Tun-Kommunikationstrick
Unabhängig davon, was Sie kommunizieren möchten, der Wissen-Fühlen-Tun-Kommunikationstrick ist in jeder Gesprächssituation einzusetzen. Am Anfang werden Sie ein wenig üben müssen, um ihn mühelos anwenden zu können. Denn Ihr Fokus liegt bei dem Kommunikationstrick auf drei Wörtern:
- Wissen. «Welche Informationen benötigt Ihr Gegenüber? Welches Wissen soll er verstehen oder hinterfragen?»
- Fühlen. «Welche Gefühle sollen in Ihrem Gesprächspartner geweckt sein (wie Begeisterung, Motivation, Interesse), nachdem er Ihre Ausführungen erhalten hat?»
- Tun. «Welche Handlungen soll Ihr Gegenüber als direktes Ergebnis Ihrer Ausführungen ausüben? Was soll er konkret tun?»
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Der Wissen-Fühlen-Tun-Kommunikationstrick in 3 Schritten
Dieser Kommunikationstrick ist schnell angewandt. Dennoch heisst es auch bei diesem Trick: Bereiten Sie sich vor. Die Zeitdauer der Vorbereitung kann am Anfang bis zu zehn Minuten betragen. Mit mehr und mehr Übung gelingt es immer rascher – und Sie kommen auf weniger als eine Minute.
Schritt 1: Das Wissen im Fokus
Konzentrieren Sie sich auf die zu vermittelnden Informationen. Fragen Sie sich:
- Was muss Ihr Mitarbeiter/Kollege wissen?
- Welche Informationen benötigt er jetzt aktuell in dieser Situation?
- Welche Daten und Fakten sind wichtig für seine Arbeit?
- Weshalb sind diese Informationen so wichtig für den Gesprächspartner?
- Was ist die Quintessenz der Information?
- Welchen Kernpunkt müssen Sie vermitteln? Welchen Kernpunkt muss sich Ihr Gesprächspartner unmissverständlich einprägen?
Notieren Sie sich alles, was Ihnen einfällt. Und jetzt beginnt die Arbeit. Kürzen Sie Ihre Aufzeichnungen. Denn im Gespräch sollten Sie zum Aspekt «Wissen» nur einen Satz mitteilen. Sie wollen schließlich effizient und schnell kommunizieren.
Schritt 2: Das Fühlen im Fokus
Alles, was Sie sagen, ruft Emotionen in Ihrem Gesprächspartner hervor. Dennoch haben Sie keine direkte Macht über die Gefühle Ihres Gegenübers. Sie können niemanden zwingen, sich so und nicht anders zu fühlen. Allerdings – und dies ist ganz entscheidend – haben Sie mehr Einfluss als Sie erahnen. Ihre Wortwahl, als auch die Art und Weise, wie Sie kommunizieren, spielt eine wichtige Rolle.
Fokussieren Sie deshalb unter diesem Schritt zwei Aspekte:
- Die Gefühle des Gegenübers. Welche Gefühle wollen Sie (versuchen) zu wecken?
- Ihre Wortwahl und der Ton Ihrer Kommunikation. Welche Worte rufen beispielsweise Begeisterung hervor? Mit welchen Worten schaffen Sie eine Identifikation? Mit welchen Worten können Sie Ihr Gegenüber motivieren? Wie müssen Sie kommunizieren, um positive Gefühle zu wecken? In welcher Tonart? Mit welchen non-verbalen Signalen? Auf was sollten Sie besonders achten (beispielsweise Augenkontakt)?
Setzen Sie Ideen frei. Sensibilisieren Sie sich für Ihre Ausdrucksweise. Sprechen Sie das Denkmuster Ihres Gesprächspartners an, um die gewünschten Gefühle noch besser aktivieren zu können. Auch bei diesem Schritt gilt es: Fassen Sie Ihre Aussage in nur einen Satz zusammen.
Schritt 3: Das Tun im Fokus
Ihr Output soll etwas bewirken. Konkretisieren Sie, zu was Sie Ihren Mitarbeiter oder Kollegen bewegen wollen. Fragen Sie sich:
- Was soll er tun?
- Womit soll er sich beschäftigen?
- Welche konkreten Handlungen – wie Präsentation überarbeiten, – schliessen sich Ihren Aussagen an?
Formulieren Sie auch bei diesem Schritt nur einen Satz als Aussage.
