IT-Dienstleistungsvertrag: So erstellen Sie einen rechtssicheren Vertrag

Normalerweise unterstehen IT-Dienstverträge dem Werkvertragsrecht. Wenn ein Lieferant Objekte speziellen Kundenbedürfnissen anpasst, z.B. Maschinen mit selbst erstellten Programmen  spricht man von Werklieferungsvertrag. Dieser gilt als Werkvertrag und ist in OR Art. 363 ff. geregelt. Zu beachten ist, dass ab 2026 eine Revision des Werkvertragsrechtes in Kraft tritt. Diese stärkt die Gewährleistungsrechte der Kunden, insbesondere im Bauwesen, was z.B. bei der Einrichtung von sogenannten „Smart-Häusern“ zu beachten ist. Am besten passt man die Verträge jetzt schon dem neuen Recht an, wir informieren rechtzeitig darüber.

Zu den Elementen des Werkvertrages können andere hinzukommen. Wenn ein Unternehmen eigene Software zur Verfügung stellt, gibt es im Vertrag auch Elemente des Lizenzvertrages. Verträge über Software sind darum in der Regel gemischte Verträge.

Parteien und ihre Pflichten

In einem ersten Schritt sind die Parteien des IT-Dienstleistungsvertrages festzulegen. Dabei ist auch zu bestimmen, ob bestimmte Personen/Spezialisten namentlich genannt werden oder ob die Partei, welche IT-Dienstleistungen erbringt, frei ist, welche Personen/Unternehmen sie beauftragt. Davon hängt nicht selten die Qualität der IT-Dienstleistung ab, weshalb darauf genügend Augenmerk gelegt werden sollte. Es ist dabei auch zu beachten, dass ein IT-Dienstleistungsvertrag immer auch Abhängigkeiten schafft und der Dienstleister nicht selten Einblick in sensible Daten und Geschäftsunterlagen erhält.

Für das gute Gelingen eines IT-Dienstleistungsvertrags ist die Erstellung eines Pflichtenhefts mit Terminen und Mitwirkungspflichten der Parteien möglichst detailliert vorzunehmen. Dabei ist auch zu berücksichtigen, dass häufig zu Beginn der Vertragsbeziehung die Details nicht alle definiert werden können und diese im Laufe der Vertragsbeziehung festgelegt werden müssen.

In vielen Fällen ist die Mitarbeit des Auftraggebers, bzw. Bestellers notwendig, indem dieser Informationen zu Problemlösungen abgibt. Bei umfangreicheren Projekten ist es üblich, die Projektmethode für den IT-Dienstleistungsvertrag zu bestimmen. Häufig wird dabei auf die vom Bund entwickelte Projektierungsmethode HERMES Bezug genommen.   

Das HERMES-Projektmanagement ist die gesamtheitliche Managementmethode für das Durchführen von Projekten und Programmen verschiedener Art in vielen Tätigkeitsfeldern, wie in der Anpassung der Organisation, der Informatik oder der Entwicklung von Dienstleistungen und Produkten. HERMES-Portfoliomanagement, HERMES-Projektmanagement und HERMES-Anwendungsmanagement sind gleichwertige Methodenelemente und bilden gemeinsam die HERMES-Methode.

Service Level Agreements

Für ein grösseres IT-Projekt werden normalerweise vor Vertragsschluss Service Level Agreements (SLA) vereinbart. SLA enthalten eine genaue Beschreibung vom Lieferanten oder der Drittfirma zu erbringenden Leistungen sowie die Darstellung der Schnittstellen und ihrer Verbindung zu anderen Systemen. Weiter sind Verfügbarkeit, Bandbreite, Datensicherung zu regeln und für die Gewährleistung und die Haftung relevante Fragen zu behandeln wie Wartungen, Störungs- und Problemmanagement. Dies gewährleistet einen reibungslosen Betrieb sowie eine hohe Kundenzufriedenheit.

Die Service-Level-Agreements sollte man im Interesse beider Vertragsparteien detailliert spezifizieren und gleichzeitig so flexibel gestalten, dass eine Anpassung an sich ändernde Rahmenbedingungen immer möglich sind. Solche werden beispielsweise ausgelöst durch einen Technologiewechsel. So haben beide Vertragspartner die Möglichkeit, ihre jeweilige Leistung zu verändern. Die Honorare werden dadurch den neuen Voraussetzungen angepasst und Risiken in der IT-Partnerschaft verringert. Für den Fall, dass neue Installationen oder sonstige Änderungen nötig sind, sollte man festlegen, wie die Kosten unter den Parteien aufgeteilt werden.

Urheber- und Eigentumsrechte

Je nach Umfang des IT-Dienstleistungsvertrags ist zu bestimmen, wem die aufgrund des IT-Dienstleistungsvertrages geschaffene Werke und Software gehören und wer die entsprechenden Lizenzrechte vergeben kann. In vielen Fällen stellt sich auch die Frage, ob ein Dienstleister die erstellte Software in einem anderen Zusammenhang oder für andere Unternehmen gebrauchen kann.

Je nach Art des IT-Dienstleistungsvertrages gehören selbstverständlich Geheimhaltungsvereinbarungen zum zwingenden Inhalt des Vertrages. Letztendlich sind die Dokumentationspflichten sowie die Preise und Zahlungsmodalitäten zu bestimmen.

Wichtig: Wer das Recht hat, ein Computerprogramm zu gebrauchen, darf sich die erforderlichen Informationen über Schnittstellen zu unabhängig entwickelten Programmen durch Entschlüsselung des Programmcodes beschaffen oder durch Drittpersonen beschaffen lassen (Art. 21 URG).

Beendigung des Vertragsverhältnisses

Je nach Umfang des IT-Dienstleistungsvertrags ist das Abnahmeprozedere wie auch Teilabnahmen zwischen den Parteien festzulegen. Ebenso ist festzulegen, was bei allfälligen Terminüberschreitungen gelten soll. Bei Verträgen über dauerhafte Zusammenarbeit sind auch Kündigungstermine zu vereinbaren.

Wichtig: Eine Vereinbarung, wie man nach der Erfüllung, bzw. Auflösung des Vertrages mit Daten und Unterlagen umgeht ist unerlässlich. Geheime Daten werden dann am beten unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Checkliste IT-Dienstleistungsvertrag

• Vertragsparteien, Kontaktpersonen

• Service-Level Agreement

• Gewährleistung: Neues Werksvertragsrecht berücksichtigen

• Regelmässige Informationspflichten

• Finanzen: Kaufpreis, Honorare, Zahlungstermine, allenfalls Möglichkeiten der Preisanpassung

• Immaterialgüterrechte: Recht zum Gebrauch und allenfalls Vergabe von Lizenzen auf neue Programme

• Geheimhaltung: Wichtig wenn Informationen über Produktentwicklungen oder sonstige Geschäftsgeheimnisse ausgetauscht werden

• Bei dauerhafter Zusammenarbeit: Kündigungsfristen

• Vorgehen nach Beendigung der Zusammenarbeit: Rückgabe oder Löschung von Daten und Unterlagen