KI-Tools: Weisung und Schulung der Mitarbeitenden betreffend KI im Unternehmen
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Unternehmen sollten den Einsatz von KI-Tools nicht allein auf die Anbieterprüfung beschränken, sondern interne Regelungen und Schulungen priorisieren. Ein generelles Verbot erhöht oft die Risiken durch unkontrollierte Privatnutzung, während eine aktive Einbindung mit klaren Weisungen die Kontrolle und Rechtssicherheit stärkt. Wesentlich ist die Festlegung, welche Datenkategorien in welche Tools eingegeben werden dürfen, sowie die obligatorische menschliche Überprüfung aller KI-Ergebnisse.
Die wichtigsten Punkte:
- Ein generelles Verbot von KI-Tools führt meist zu höheren Risiken durch Schatten-IT.
- Eine schriftliche Weisung definiert den rechtskonformen Umgang und die Verantwortlichkeiten.
- Konkrete Vorgaben zur Eingabe sensibler Daten (z. B. Personendaten) sind essenziell.
- Regelmässige, dokumentierte Schulungen sind unabdingbar für die Umsetzung.
- Technische und organisatorische Massnahmen müssen kombiniert werden.
Marco S. Meier
Marco S. Meier, RA, MLaw, CIPP/E, Informatiker EFZ, ist Partner bei Binder Rechtsanwälte KLG. Er berät und vertritt nationale und internationale Klienten in sämtlichen Bereichen des IT-, Technologie-, Datenschutz-, Cyber-Security- und Immaterialgüterrechts sowie in technologiebezogenen Compliance-Fragen, wie beispielsweise dem Einsatz oder der Entwicklung von künstlicher Intelligenz (KI). Zudem ist er versiert in Software- und Lizenzfragen sowie Technologie- und Outsourcing-Projekten in diversen Branchen. Die Beilegung von Streitigkeiten im ICT-Bereich sowie die Beratung bezüglich digitaler Marketingaktivitäten und IT/IP M&A-Transaktionen sind weitere Schwerpunkte seiner Tätigkeit.
Wie können Unternehmen die Risiken beim Einsatz von KI-Tools durch Weisungen und Schulungen minimieren?
Grundsatzentscheid: KI-Tools verbieten oder nicht verbieten
Bevor daran gedacht wird, wie künstliche Intelligenz im Unternehmen gewinnbringend eingesetzt werden kann, muss die Unternehmensführung den Grundsatzentscheid fällen, ob KI überhaupt im Unternehmensalltag eingesetzt werden soll. Unabhängig davon, wie der Entscheid ausfällt, wird es im Anschluss an den Entscheid zur Umsetzung des Entscheids kommen. Entscheidet sich die Unternehmensführung dafür die Nutzung von KI-Tools (z.B. ChatGPT, Copilot, DeepL, etc.) zu verbieten, muss dies den Mitarbeitenden mitgeteilt und entsprechende Regeln müssen transparent gemacht werden. Ein gänzliches Verbot der Nutzung von KI-Tools kann insbesondere dazu führen, dass die Mitarbeitenden die KI-Tools über einen privaten Account (z.B. in einer Gratisversion) nutzen. In diesem Fall hat das Unternehmen keine Kontrolle darüber, welche Versionen genutzt werden und ob diese den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Es liegt auf der Hand, dass ein Verbot in der Regel die Risiken für Unternehmen wesentlich erhöht, anstatt sie auf ein annehmbares Mass zu reduzieren.
Entscheidet sich die Unternehmensführung für den aktiven Einbezug von KI-Tools in bestimmten Bereichen, sollte sich das Unternehmen eingehend Gedanken dazu machen, wie der gewünschte Umgang mit evaluierten und genehmigten KI-Tools erfolgen soll. Gerade der Umgang mit KI-Tools durch Mitarbeitende sollte in den Grundzügen geregelt sein (z.B. in einer Weisung).
Durch die aktive Bereitstellung von KI-Tools im Unternehmen ergeben sich zahlreiche Vorteile, wie beispielsweise:
- die Kontrolle des Einsatzes der freigegebenen KI-Tools.
- der Einsatz von KI-Tools nach klaren Vorgaben.
- die ausschliessliche Nutzung von geprüften und rechtskonform einsetzbaren KI- Tools.
In den vorgenannten Fällen ist somit eine entsprechende Weisung an die Mitarbeitenden sinnstiftend. Aufgrund der zunehmenden Wichtigkeit sollte das Thema zudem geschult werden.
Weisung als Massnahme zur Risikominimierung
Neben der sorgfältigen Auswahl von KI-Tools, welche den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden und den damit verbundenen technischen Einschränkungsmöglichkeiten, ist eine allgemeine Weisung für den rechtskonformen Einsatz von KI-Tool im Unternehmensalltag von zentraler Bedeutung. Aus rechtlicher Sicht kann sich das Unternehmen auf das arbeitsrechtliche Weisungsrecht berufen und entsprechende Grundregeln zum Einsatz von KI-Tools einführen. Inhaltlich sollte die Weisung verdeutlichen, wie ein KI-Tool rechtskonform eingesetzt werden kann, welche Verantwortung auf den Schultern der Mitarbeiter lastet, um den rechtskonformen Einsatz sicherzustellen, und welche ethischen Grundsätze im Zusammenhang mit der Nutzung von KI im Arbeitsalltag einzuhalten sind.
Damit die Weisung zielführend ist und zusätzlich einen Mehrwert liefert (z.B. aufgrund ihres edukativen Charakters), sollte der Inhalt wohl überlegt sein. In der Praxis hat sich gezeigt, dass neben bestimmten Grundsätzen konkrete Vorgaben zur Eingabe von bestimmten Datenkategorien in ein konkretes KI-Tool zielführend sind.
Inhalt einer KI-Weisung
Inhaltlich sollte sich die KI-Weisung des Unternehmens zuerst mit der Grundsatzfrage auseinandersetzen ob und welche KI-Tools genutzt werden dürfen und wer intern für das jeweilige Tool verantwortlich ist. Zudem sollte die Weisung bestimmte allgemeine Grundsätze festhalten. Dazu gehört beispielsweise:
- dass die Mitarbeitenden das KI-Tool (d.h. dessen Funktionsweise) in den Grundzügen verstehen.
- dass der Einsatz eines KI-Tools gegenüber betroffenen Personen transparent erfolgen muss.
- dass die datenschutzrechtlichen Grundsätze (z.B. gemäss der Weisung zum Datenschutz) bei der Nutzung von KI-Tools eingehalten werden müssen.
- dass betroffene Personen ihre Rechte effektiv wahrnehmen können (z.B. das datenschutzrechtliche Auskunftsrecht).
- dass immer eine Kontrolle des Ergebnisses, welches das KI-Tool liefert, durch einen Mitarbeitenden vorgenommen werden muss.
- dass die faire, rechtmässige und nicht-diskriminierende Nutzung des KI-Tools sichergestellt ist.
- dass die missbräuchliche Nutzung vermieden (ggf. sogar angezeigt) werden muss.
Selbstredend kann es im Unternehmen noch weitere, individuelle Grundsätze geben, welche Eingang in die Weisung finden.
Seminar-Empfehlungen
Bewährt hat sich in der Praxis insbesondere, dass zu den einzelnen genehmigten KI-Tools festgehalten wird, ob die Eingabe von bestimmten Datenkategorien, wie Personendaten, besonders schützenswerte Daten, geheimnisgeschützte Informationen, vertrauliche Informationen oder Geschäftsgeheimnisse, in das jeweilige Tool bedenkenlos erfolgen kann. Diese Richtlinie hilft den Mitarbeitenden die rechtskonforme Nutzung zu gewährleisten und unterstützt das Unternehmen wiederum bei der Risikominimierung.
Wichtig bleibt neben der Weisung an die Mitarbeitenden, dass Verständnis des Unternehmens für die Risiken eines evaluierten KI-Tools, welches beispielsweise über ein strukturiertes Risikoassessment vorgenommen werden kann. Nur so können die Verantwortlichen die Risiken verstehen und steuern. Aus technischer Sicht ist zudem die Implementierung von robusten und aktuellen IT-Sicherheitsmassnahmen zentral, sodass die Vertraulichkeit, die Verfügbarkeit und die Integrität der Daten, welche durch das KI-Tool bearbeitet werden, sichergestellt ist.
Schulung der Mitarbeitenden zum Umgang mit KI-Tools
Meist genügt eine Weisung alleine aber noch nicht, um die Mitarbeitenden zum verantwortungsvollen Einsatz von KI-Tools zu ermuntern. Gerade bei wichtigen Themen wie dem Einsatz von KI-Tools im Unternehmen ist eine entsprechende Schulung unabdingbar. Damit die Schulung ihre Wirkung nicht verfehlt, sollte sie nicht nur einmal, sondern in periodischen Abständen für alle Mitarbeitenden, welche KI-Tools nutzen, dokumentiert durchgeführt werden.
Checkliste
- Grundsatzentscheid fällen: KI nutzen oder verbieten?
- Verantwortliche Personen für einzelne KI-Tools intern benennen.
- Allgemeine Grundsätze für den Umgang mit KI definieren (z. B. Transparenz, Fairness).
- Datenkategorien klassifizieren und Zulässigkeit der Eingabe pro Tool festlegen.
- Verpflichtung zur menschlichen Kontrolle aller KI-Ergebnisse einführen.
- Massnahmen zur Einhaltung des Datenschutzes und Auskunftsrechte regeln.
- Konsequenzen bei missbräuchlicher Nutzung klar kommunizieren.
- Regelmässige Schulungspläne für alle betroffenen Mitarbeitenden erstellen.
- Schulungen dokumentieren und in periodischen Abständen wiederholen.
- Technische Sicherheitsmassnahmen für die genutzten Tools überprüfen.
Weisung und Schulung – Zentrale Massnahmen beim Einsatz von KI-Tools
Zusammenfassend kann somit festgehalten werden, dass die Einführung einer Weisung sowie die Durchführung von Schulungen unabdingbare Massnahmen beim Einsatz von KI-Tools im Unternehmen sind. Im Zusammenspiel mit einer eingehenden Evaluation des KI-Tools, dem Abschluss entsprechender Verträge mit dem Anbieter und den technischen Massnahmen sind Weisung und Schulung unabdingbare Bestandteile, um die Risiken (sowohl rechtlich als auch aus Sicht der Reputation) auf ein angemessenes Mass zu reduzieren.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein generelles Verbot der Nutzung von KI-Tools führt in der Regel zur Erhöhung der Risiken und ist nicht zielführend.
- Die Risikobeurteilung vor der Nutzung des KI-Tools ist unabdingbare Voraussetzung für dessen Einsatz.
- Ergänzend zu den technischen Massnahmen müssen organisatorische Massnahmen ergriffen werden. Dazu gehört eine Weisung und eine Schulung.
- Inhaltlich erfasst die Weisung idealerweise die Grundsätze für den Umgang mit KI-Tools sowie spezifische Vorgaben für bestimmte KI-Tools, insbesondere bezüglich der Eingabe von unterschiedlich sensiblen Daten.
- Durch die Weisung und die Schulung sowie andere Massnahmen können die rechtlichen Risiken und die Risiken für die Reputation beim Einsatz vin KI-Tools reduziert werden.
FAQ: KI-Tools
Warum ist ein generelles Verbot von KI-Tools im Unternehmen oft kontraproduktiv?
Ein Verbot führt häufig dazu, dass Mitarbeitende KI-Tools über private Accounts nutzen. Das Unternehmen hat dann keine Kontrolle über die genutzten Versionen und kann die Einhaltung rechtlicher Anforderungen nicht sicherstellen, was die Risiken erhöht.
Was muss zwingend in einer KI-Weisung für Mitarbeitende enthalten sein?
Die Weisung muss klären, welche Tools genutzt werden dürfen, wer dafür verantwortlich ist, welche Daten eingegeben werden dürfen und dass alle Ergebnisse durch einen Menschen kontrolliert werden müssen. Zudem sind Grundsätze zu Transparenz und Datenschutz festzuhalten.
Wie oft sollten Schulungen zum Umgang mit KI-Tools durchgeführt werden?
Schulungen sollten nicht einmalig, sondern in periodischen Abständen für alle nutzenden Mitarbeitenden durchgeführt und dokumentiert werden, um das Bewusstsein für Risiken und Regeln aktuell zu halten.
Welche Daten sollten grundsätzlich nicht in KI-Tools eingegeben werden?
Besonders schützenswerte Daten, geheimnisgeschützte Informationen, vertrauliche Daten und Geschäftsgeheimnisse dürfen nur dann eingegeben werden, wenn dies explizit für das jeweilige genehmigte Tool erlaubt ist und die rechtlichen Anforderungen erfüllt sind.
Kann sich das Unternehmen auf das arbeitsrechtliche Weisungsrecht berufen?
Ja, aus rechtlicher Sicht kann sich das Unternehmen auf das arbeitsrechtliche Weisungsrecht stützen, um Grundregeln zum Einsatz von KI-Tools im Arbeitsalltag verbindlich einzuführen.
