Daten analysieren: Die besten KI-Funktionen in Excel 365

Microsoft Excel hat sich im Laufe von 30 Jahren von einem einfachen Tabellenkalkulationsprogramm zu einem mächtigen Werkzeug für die Datenanalyse entwickelt. Durch die Integration von künstlicher Intelligenz (KI) hat Excel 365 die Art und Weise, wie wir Daten analysieren, interpretieren und visualisieren, revolutioniert. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen einen Überblick geben, um welche Funktionalitäten es sich dabei handelt.

04.02.2025 Von: Rainer Pollmann
Daten analysieren

Einleitung

Ohne grosse Ankündigung werden seit 2018 durch Microsoft Elemente von künstlicher Intelligenz in Excel integriert. Befanden sich KI-Elemente anfangs hauptsächlich in einer App sowie in dynamischen Bereichen und waren damit auf Mustererkennung und das Übertragen von Formeln und Funktionen beschränkt, bietet Excel Controllern inzwischen immer mehr Automatismen an, ohne dass etwas programmiert werden muss. 

Definition KI von Microsoft 

Im Allgemeinen wird künstliche Intelligenz (KI oder engl. AI) als Versuch bezeichnet, bestimmte Entscheidungsstrukturen des Menschen nachzubilden, indem Applikationen relativ eigenständig Probleme bearbeiten können. 

Das Fraunhofer Institut definiert KI als «… Lösungen und Methoden, die selbstständig Aufgaben erledigen, wobei die der Verarbeitung zugrundeliegenden Regeln nicht explizit durch den Menschen vorgegeben sind. Bisher erforderten diese Aufgaben menschliche Intelligenz und dynamische Entscheidungen. 

Jetzt übernimmt dies KI und lernt anhand von Daten, Aufträge und Arbeitsabläufe besser zu erledigen …» (Dukino) 

Microsoft definiert die Entwicklung von künstlicher Intelligenz durch vier Aspekte: 

  • Sehen: erkennen, was auf einem Bild oder in einem Video dargestellt ist.
  • Hören: gesprochenen Worte verstehen und in Text umwandeln.
  • Sprache: unter Berücksichtigung der vielen Nuancen und der Komplexität von Sprache (etwa Slang oder Redewendungen) die Bedeutung zu «begreifen». 

Microsoft integriert seit Jahren KI-Funktionen in Produkte wie z. B. Windows und MS Office. Man denke nur an Cortana oder auch den Microsoft Translator! Diktieren und Transkribieren in Microsoft Word nutzt ebenfalls Technologien der künstlichen Intelligenz (KI). 

Daten analysieren

Eine der bemerkenswertesten KI-Funktionen in Excel 365 ist das Daten analysieren. Diese Funktion analysiert Daten automatisch und bietet Einblicke, die Sie möglicherweise übersehen haben. Zu finden im Menü Start • Datenanalyse

Die Datenanalyse analysiert alle Daten einer Tabelle, deren Zusammenhänge und identifiziert Muster in der Veränderung von Daten. Dieses Feature soll dabei helfen, Trends, Muster und Ausreisser in einem Datensatz schneller identifizieren zu können und den Analyseaufwand zu verringern. Die Ergebnisse werden automatisch in kurzer Zeit in Form von Diagrammen und Kommentaren in einem speziellen Fenster angezeigt (siehe Abbildung 1). Vergleichbare Ergebnisse würden mit den Statistikfunktionen und dem AddIn für die Regessionsanalyse erheblich länger dauern und aufwendiger sein! 

Blitzvorschau 

Die Blitzvorschau erkennt Muster in Ihren Daten und vervollständigt oder formatiert diese automatisch. Die Blitzvorschau füllt Spalten automatisch aus, wenn sie ein Muster erkennt. Zu finden im Menü Daten • Blitzvorschau

  1. Geben Sie die gewünschte Zeichenfolge in eine Zelle ein und bestätigen Sie mit < Enter>.
  2. Markieren Sie die Zelle darunter. Excel erkennt das Muster und zeigt eine Vorschau der restlichen Spalte an, die mit dem kombinierten Text ausgefüllt ist.
  3. Wenn Sie diese Vorschau übernehmen möchten, drücken Sie <Enter>.
  4. Falls die Blitzvorschau nicht aktiviert ist, können Sie diese mit <CTRL>+<e> manuell ausführen.

Datentypen 

(Verknüpfte) Datentypen stellen eine Verbindung mit seriösen Datenquellen her, sodass Sie auf Informationen zu einer Vielzahl von Themen zugreifen können, ohne Excel verlassen zu müssen. Mit den Datentypen aus dem Menü Daten können Daten von Online-Datendiensten abgerufen werden. Man schreibt ein Stichwort in eine Zelle, gibt an, welche Informationen zu diesem Begriff benötigt werden, und aktiviert das Menü. Für Controller und Finanzer interessant ist die Rubrik Währung. Die Datenanalyse erkennt das in eine Zelle geschriebene Wechselkurspaar (ISO-Währungscodes) und liefert dafür – neben anderen möglichen Informationen – (u. a.) den aktuellen Preis (siehe Abbildung 2). 

Die Daten werden in diesem Fall von der Refinitiv INC. zur Verfügung gestellt. Bei diesem Unternehmen handelt es sich um einen spezialisierten Dienstleister, der ein Gemeinschaftsunternehmen der Thomson-Reuterscorp. und der London Stock Exchange plc. ist. Dieser Datenanbieter und auch die anderen, die Daten für Datentypen bereitstellen, sind dabei den Kriterien eines Service-Vertrags1 mit der Microsoft Corp. verpflichtet. 

Zeitreihenprognosen 

Wenn Sie über zeitbasierte Vergangenheitsdaten verfügen, können Sie sie verwenden, um eine Prognose zu erstellen. Dazu erstellt Excel ein neues Arbeitsblatt mit einer Tabelle der Vergangenheitswerte und der prognostizierten Werte sowie ein Diagramm, in dem diese Werte dargestellt werden. Excel 365 verwendet Algorithmen des maschinellen Lernens, um Trends und saisonale Muster in historischen Daten zu erkennen und Vorhersagen über zukünftige Werte zu treffen. Zu finden im Menü Daten • Prognoseblatt. 

Datenerfassung über Bilder 

Eine der innovativsten Funktionen von Excel 365 ist die Möglichkeit, Daten aus Bildern zu extrahieren. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie Tabellen oder handgeschriebene Notizen aus z. B. Screenshots digitalisieren möchten. Excel 365 verwendet KI, um die Daten aus dem Bild zu erkennen und in eine bearbeitbare Tabelle zu konvertieren. Menü: Daten • Bild zu Daten

Spillover oder dynamische Arrays 

Spillover-Funktionen, auch bekannt als dynamische Arrays, gehören nicht direkt zu den traditionellen KI-Fähigkeiten von Excel 365, aber sie sind eine wichtige Innovation, die die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz bei der Arbeit mit Daten erheblich verbessern. Sie ermöglichen es, Formeln zu erstellen, die automatisch in benachbarte Zellen überlaufen (spill), wodurch Berechnungen und Datenanalysen vereinfacht werden. Spillover- Funktionen, auch als dynamische Arrays bekannt, sind eine weitere wichtige Innovation in Excel 365. Diese Funktionen ermöglichen es, dass Formeln automatisch in benachbarte Zellen überlaufen, was die Erstellung und Verwaltung vom komplexen Daten analysieren vereinfacht. 

Dynamische Arrays 

Ein Array (engl. für Bereich, Matrix) ist im mathematischen Sinn eine Matrix. Excel meint damit einen konstanten Tabellenbereich, der aus einer bestimmten Anzahl von Zeilen und Spalten besteht. Dafür geben sogenannte Array-Formeln mehrere Ergebnisse oder ein einzelnes Ergebnis zurück. Dabei werden die mathematischen Prinzipien der Vektoren- und Matrizenrechnung angewendet. Arrayformeln erfordern daher das Markieren des gesamten Ausgabebereichs und das Abschliessen der Formel mit der Tastenkombination <Ctrl> + <Shift> + <Enter>. Sie werden daher auch als CSE-Formeln (<CTRL>+<SHIFT>+<ENTER>) oder als Array-Konstante bezeichnet. 

Dynamische Arrays entstehen dann, wenn Sie in eine Zelle eine Formel/Funktion eingeben, diese Eingabe mit <Enter> bestätigen und diese Funktion automatisch in einen Zellbereich übertragen wird (Überlauf). Dabei orientiert sich das Array an den vorhandenen Spalten und Zeilenbeschriftungen in Ihrem Zielbereich und erkennt Muster. Dadurch werden Ergebnisse automatisch entweder nach unten oder über die benachbarten Zellen «übertragen». Vorteilhaft dafür ist nach Beobachtung des Autors die Verwendung von «Intelligenten Tabellen» sowie von Namen für Zellen/Zellbereiche in Ihrem Excel- Modell. 

Zellbezüge (z. B. «B1»), egal ob relativ oder absolut definiert, helfen hier nicht weiter. So kann z. B. mit der Funktion SUMMEWENNS eine Kreuztabelle erstellt werden, in der ähnlich einer Pivot-Tabelle passend zur Zeilen- und Spaltenbeschriftung der Umsatz aus einer Tabelle addiert wird. Dazu müssen die Spalten- und Zeilenbeschriftungen mit den Zeichenfolgen (Strings) in der Datenquelle übereinstimmen. Der sogenannte Überlauf sorgt dafür, dass die Funktion SUMMEWENNS nur in eine Zelle eingegeben werden muss und in allen Zellen des Bereich automatisch ergänzt wird (siehe Abbildung 3). 

Arbeiten Sie ohne Namen für Zellen oder Zellbereiche, dann lässt sich diese Technik nur mit den Array-Funktionen umsetzen: 

  • FILTER()
  • ZUFALLSMATRIX()
  • SEQUENZ()
  • SORTIEREN()
  • SORTIERENNACH() 
    EINDEUTIG()

«Intelligente» Tabellen 

«Intelligente» Tabellen (von Microsoft nur Tabelle genannt) sind ein Datenbereich auf einem Tabellenblatt (Sheet), der über ein Menü als Tabelle definiert wird und sich danach wie eine Datenbank «verhält». Dieser Datenbereich erweitert sich automatisch, sobald weitere Daten hinzufügt werden. Formeln werden automatisch für jede neue Zeile ergänzt und müssen nicht manuell angepasst werden. 

Das macht die Tabelle für alle Anwendungsbereiche wertvoll, in denen dynamische Datenbereiche gewünscht sind, wie z. B.: 

  • Namen für Zellbereiche
  • Zellbereiche für Pivot-Tabellen
  • Zellbereiche für Diagramme
  • Zellbereich für Formeln/Funktionen 

Referenzieren Sie Formeln/Funktionen auf diesen Datenbereich, passen sich die Zellbezüge bei Erweiterungen des Datenbereichs in den Formeln/Funktionen automatisch an und liefern ohne manuelle Anpassung der Bezüge das richtige Ergebnis. 

Wie eine Datenbank-Tabelle hat jede «Intelligente » Tabelle auch eine Kopfzeile. Jede einzelne Zelle dieser Kopfzeile wird als Feldname im Sinne der Datenbanklogik aufgefasst. Geben Sie in Funktionen einen Teil einer intelligenten Tabelle als Zellbezug an, wird der als Feldname in der SQL-Schreibweise (Tabelle.Feld) umgesetzt. Diese Kombination Tabellen- und Spaltennamen wird von Microsoft als strukturierter Verweis bezeichnet. Strukturierte Verweise treten auch auf, wenn Sie ausserhalb oder innerhalb einer intelligenten Tabelle eine Formel erstellen, die sich auf Tabellendaten bezieht. Die Syntax der strukturierten Verweise ist an die Syntax von SQL angelehnt und passt sich beim Hinzufügen oder Entfernen von Daten in einer Tabelle an. Auffällig ist hier die andere Schreibweise einer Formel: Anstelle der Zellbezüge werden die in eckige Klammern gesetzten Feldnamen verwendet. 

Wenn Sie Daten mithilfe von Power Query oder MS Query in Ihr Excel-Modell importieren, so entsteht automatisch eine «intelligente Tabelle»!

Fazit 

Die Integration von KI in Excel 365 hat das Daten analysieren und visualisieren auf ein neues Niveau gehoben. Diese fortschrittlichen Funktionen sparen Zeit, verbessern die Genauigkeit und machen es einfacher, tiefe Einblicke in Ihre Daten zu gewinnen. Ob Sie ein Geschäftsanalyst, ein Finanzexperte oder ein Gelegenheitssurfer sind, die KI-Fähigkeiten von Excel 365 bieten Ihnen die Werkzeuge, die Sie benötigen, um Ihre Daten effizient und effektiv zu nutzen. 

QUELLEN 

Claudia Dukino (2019): Was ist Künstliche Intelligenz? Eine Definition jenseits von Mythen und Moden, https:// blog.iao.fraunhofer.de/was-ist-kuenstliche-intelligenzeine- definition-jenseits-von-mythen-und-moden/, letzter Aufruf 1.8.2024. 

Microsodt Corp. (2018): «A Future Computed – die gesellschaftliche Bedeutung von Künstlicher Intelligenz KI» (https://news.microsoft.com/cloudforgood/_media/downloads/ the-future-computed-german.pdf), letzter Aufruf 1.8.2024. 

FUSSNOTEN 

1 www.microsoft.com/de-DE/servicesagreement, zuletzt besucht am 29.11.2021.

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