Kosten: Optimierungspotenzial durch clevere Planung realisieren

Einleitung in das Thema Kosten

Margendruck, gestiegene Personalkosten und volatile Energie- und Materialpreise haben in den vergangenen Jahren in vielen mittelständischen Unternehmen sichtbare Spuren in der Erfolgsrechnung hinterlassen. Der vorliegende Beitrag zeigt Ihnen praxisnah, wo Sie den Hebel ansetzen, wie Sie Aufwand und Ertrag einer Kostensenkungsaktion realistisch abschätzen, welche Punkte beim Sparen erfahrungsgemäss vergessen gehen und mit wie Sie Schritt-für-Schritt dabei vorgehen.  

Wo hinschauen?

Eine Faustregel im Kostenmanagement ist: Überall, wo detailliertes Knowhow über Liefermärkte fehlt und Ausschreibungen wegen Kompetenz- oder Ressourcenmangel nur in grossen Zeitabständen bzw. unregelmässig vorgenommen werden, bezahlen Unternehmen zwischen 10 und 30% p. a. zu viel.

Neben Prozessoptimierungen sind regelmässige Ausschreibungen im Abstand von zwei bis drei Jahren die «Geheimwaffe» im Mittelstand, um prozentual zweistellige Kostensenkungen zu erreichen. Doch bei welchen Kostenkategorien lohnt es sich? Wie setzen Sie am besten den Hebel an, um die verborgenen Schätze zu heben? Dass beim Sparen der interne Arbeitsaufwand in einem guten Verhältnis zum möglichen Resultat stehen muss, ist eine Binsenwahrheit. Ausschreibungen sollten ja keine Beschäftigungstherapie sein, sondern einen finanziellen, sachlichen Fokus haben. Für das optimale Verhältnis von Aufwand und Ertrag schätzen Sie am besten zu Beginn grob den maximalen zeitlichen Aufwand ein, den Sie in eine Kostenoptimierung investieren dürfen, um ein attraktives Resultat zu erreichen. Diesen maximalen Aufwand vergleichen Sie mit Ihren Erfahrungswerten. Wenn der geschätzte maximale Aufwand kleiner ist als der Erfahrungswert, dürfte sich der Aufwand lohnen. Diese Plausibilisierung machen wir mit einer «Umkehr-Rechnung»: Die heutzutage möglichen prozentualen Einsparungen beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen ausserhalb Ihres Kerngeschäfts liegen erfahrungsgemäss bei 10–30% oder sogar mehr. Hier ist anzumerken, dass interne Leute oft deutlich weniger Prozenteinsparungen erzielen als echte Marktkenner. Trotzdem, ein Beispiel für eine gelungene Kostensenkungsaktion ist somit:

• Annahme: CHF 100 000.– Kosten
• 20% Einsparung realisieren ergibt
• CHF 20 000.– p. a. und CHF 60 000.– kumuliert über drei Jahre
• Annahme: maximales internes Zeitinvestment ergibt 50% der erwarteten Einsparung von einem Jahr und CHF 10 000.– (50% von 20 000.–)
• maximaler Zeitaufwand bei Voll- Lohnkosten von z. B. CHF 90.– pro Stunde = 111 Stunden = 2,64 Arbeitswochen Aufwand 

Zur Realisierung einer Einsparung von CHF 20 000.– p. a. können Sie rund 2,6 Wochen Arbeit investieren, damit es sich intern lohnt. Die investierte Arbeit entspricht dann der Hälfte einer Jahreseinsparung. In der Praxis gehen wir als Faustregel davon aus, dass Einsparungen «drei Jahre halten». Damit ist Ihr Return-on- Investment attraktiv gestaltet. Wenn auch Ihr Erfahrungswert für den Aufwand damit reinpasst, packen Sie das Projekt an. Falls Sie intern ungenügende Ressourcen haben, sollten Sie sich nach externer Unterstützung umschauen. Kostenpotenzial im Bereich von 10–30% p.a. dürfen Sie als Führungskraft nicht liegen lassen. Damit Sie zusätzlich motiviert sind, mit Ihren Leuten oder mit einem externen Spezialisten die Kostensenkungen zu realisieren, lohnt sich diese Überlegung: Warum genau soll es denn getan werden? Die folgende Auflistung von möglichem Nutzen kann Ihnen helfen, alle ins Boot zu holen:

• Wir sparen, um mehr Liquidität für den Schuldenabbau zu erreichen, um Investitionen in Anlagen, Software, Werkzeuge, Weiterbildung zu finanzieren.
• Wir sparen, um niedrigere Verkaufspreise zu erreichen (Margendruck, Konkurrenz), um Kunden zu halten, Neue zu gewinnen.

Welche Punkte gehen im Sparen erfahrungsgemäss vergessen?

• sinkende Kosten durch bewussten Abbau unnötiger Leistungen, Reduktion der Serviceniveaus & Wartungsintervalle bzw. Adjustierung von Serviceverträgen von hoher zu mittlerer Verfügbarkeit (nur wenn betrieblich gerechtfertigt)
• Umlenkung von Verkaufs- und Marketing- Mitteln von unprofitablen in profitablere Waren, Dienstleistungen
• klare Definition der Qualitäts- und Servicekriterien vor einer Ausschreibung, Offertanfrage, Verhandlung. Schaffen Sie objektive Entscheidungsgrundlagen statt Bauchentscheide.
• Abholen und mitnehmen aller relevanten Beteiligten (intern, extern) mit stufengerechter Kommunikation in jeder Phase des Projekts schafft Vertrauen.
• Realisieren Sie, dass langjährige, zuverlässige Lieferantenbeziehungen oft den Blick auf Alternativen vernebeln.
• Aufschieben ist nicht erlaubt.
• «Das haben wir immer schon so gemacht » gilt im Einkauf nicht.
• «Das andere ist jetzt wichtiger» gilt nicht, dann «Cash is King».

Wie können Sie die Kostensenkungen am besten in der Praxis umsetzen?

Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung gibt Ihnen den Rahmen für die Priorisierung der Handlungsfelder und Arbeiten. Am besten gehen Sie in dieser Reihenfolge vor, um effektiv und effizient erfreuliche Resultate zu erreichen:

Analyse

Stellen Sie aus der letzten Erfolgsrechnung eine Liste mit den jährlichen Kosten für die folgenden Positionen zusammen:

• Aufwand für: Material, Handelswaren, Dienstleistungen ausserhalb des Kerngeschäfts
• Personalaufwand: Personalausleihe; Personalbeschaffung; übriger Personalaufwand
• Raumaufwand: Reinigung; Unterhalt; Leasing: Maschinen, Verkaufs-und Lagereinrichtungen, Büroeinrichtungen (Drucker, Informatik), Personaleinrichtungen
• Fahrzeug- und Transportaufwand: Reparaturen; Versicherungen; Leasing
• Sachversicherungen
• Energie- und Entsorgungsaufwand
• Verwaltungs- und Informatikaufwand:
• Büromaterial, Drucksachen,
• Fachliteratur; Druckerpark; Telefon, Internet, Datenleitungen; Buchführung, Beratung; Informatikaufwand: Leasing Hardware, Software, Lizenzen und Wartung
• Werbeaufwand: Inserate offline, online; Werbedrucksachen

Fokussieren

Fokussieren Sie sich je nach Betriebsgrösse nun auf die Positionen, welche mehr als CHF 50 000.– bzw. CHF 100 000.– Kosten pro Jahr verursachen. Sammeln Sie von diesen Positionen alle relevanten Daten und Informationen, um im Schritt 3 dann Angebote einzuholen, die Sie effektiv und effizient vergleichen können:

Welche Artikel, Dienstleistungen kaufen Sie ein (Spezifikationen im Detail schriftlich festhalten)?

• Welche Mengen kaufen Sie ein (Fokus auf erwartete Mengen)? Erstellen sie einen typischen Warenkorb, welcher offeriert werden muss, damit  Sie die Offerten schnell vergleichen können.
• Definieren Sie die Ausschlusskriterien für einen Lieferanten eine Dienstleistung (Muss-Kriterien bzw. allgemeine Anforderungen: z. B. Lieferzeiten, Abgabetermin Angebot; Abdeckung z. B. mindestens 80% aller Artikel im Warenkorb).
• Definieren Sie die Eignungskriterien (Qualität, Service, Konditionen wie Skonti, Zahlungsfristen, Rahmenvertrag, Mindestmengen, Logistik): Excel- Liste erstellen (Spalte Lieferanten, Zeile Qualitätskriterien); Punktzahl (0 nicht erfüllt/5 gut/10 sehr gut).

Angebote einholen

Machen Sie dann in den ausgewählten Bereichen eine kurze Lieferantenrecherche (bestehende und neue Lieferanten, Dienstleister regional, landesweit, europaweit, weltweit) im Internet oder in entsprechenden Einkaufsverzeichnissen. Verfassen Sie ein Anschreiben per E-Mail und senden Ihre Anfrage (Definitionen siehe oben schriftlich zu. Setzen Sie eine Angebotsfrist von vier bis sechs Wochen.

Werten Sie die Angebote in dieser Reihenfolge aus:

• Ausschlusskriterien prüfen: Welcher Lieferant hat diese erfüllt/nicht erfüllt senden Sie direkte Absagen an die Lieferanten, welche die Kriterien nicht erfüllen. Eignungskriterien prüfen der Lieferanten, die übrig bleiben: Nehmen Sie das Excel mit den Qualitätskriterien und Lieferanten und bewerten Sie die verbleibenden Angebote mit Punkten; dann Punkte zusammenzählen und Rang für Lieferanten vergeben.
• Bewertung der Ergebnisse: Vergleichen Sie die Pauschalpreise oder Preise für einen Warenkorb miteinander. Erstellen Sie daraus eine Rangliste in Kombination mit dem Rang aus den Eignungskriterien. Gewichten Sie den Rang Eignungskriterien z. B. mit 60%, den Preis mit 40%. Damit erhalten Sie einen gewichteten Rang mit den besten zwei bis drei Lieferanten.
• Absage nicht gewählter Dienstleister (Nr. 4 bis …)
• Gespräche mit zwei bis drei Toplieferanten und Dienstleistern
• Wahl des Dienstleisters, Schlussverhandlung
• Information über Zuschlag, Absage der restlichen Dienstleister

Umsetzung planen und kontrollieren 

• zuständige Person intern realisiert die Umsetzung des Angebots Schritt für Schritt
• Umsetzung in den ersten ein bis zwei Monaten begleiten
• Rechnungen kontrollieren und realisierte Einsparungen feiern

Fazit

Die Optimierung des Einkaufs von Waren und Dienstleistungen sollte Ihnen kurzfristige, liquiditätswirksame Erfolge im Rahmen von 10%–30% p. a., nachhaltig, bei gleicher Qualität und gleichem Service ermöglichen. Die Prozesskostenthemen generieren Ihnen mittel- bis langfristige Erfolge in der Form zurückgewonnener Stunden, weniger struktureller Arbeitskosten, oder einfach indem Sie unqualifizierte, repetitive Tätigkeiten abschaffen. Beachten Sie dabei, dass die Ziele nach dem SMART-Prinzip definiert werden sollten. Behalten Sie die Kosten-Nutzen- Balance im Auge. Arbeiten Sie mit externen Experten zusammen, wenn Sie deutlich bessere Resultate brauchen! Ihre interne Mannschaft kann zwar auch Kosten senken. Die oft fehlenden «legalen Insiderinformationen» von Experten führen oft jedoch zu ungünstigeren Resultaten. Der Experte von aussen kostet zwar Geld, wenn die Resultate deutlich besser sind, lohnt sich das.