Effektives Kostenmanagement: Haben Sie Ihre Kosten im Griff?
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Effektives Kostenmanagement umfasst alle Methoden zur gezielten Beeinflussung und Reduzierung von Kosten sowie zur Optimierung des Produktionsmixes unter Berücksichtigung von Engpassfaktoren. Es ergänzt die Kostenrechnung, indem es eine aussagefähige Erfassung voraussetzt und deren Wirkungen sichtbar macht. In unsicheren Zeiten dient es nicht nur der kurzfristigen Sicherung des Überlebens, sondern integriert auch strategische Aspekte wie Sustainability und ESG in den Transformationsprozess ganzer Geschäftsmodelle.
Die wichtigsten Punkte:
- Kostenmanagement muss die Ist-Situation via Kostenanalyse (Niveau, Struktur, Verlauf) erfassen.
- Klare Zuordnung der Verantwortlichkeiten und Pouvoirs ist die Voraussetzung für jedes Budget.
- Ein integrierter Planungsansatz verzahnt Sales, Operations und Finanzplanung mit Fokus auf Liquidität.
- Frühwarnindikatoren ermöglichen proaktives Handeln statt reaktiver Gegenmassnahmen.
- Ohne ein integriertes Datenmodell ist keine nachhaltige Lösung möglich.
Heimo Teubenbacher
Heimo Teubenbacher, Business Development Corporate Performance Management, pmOne Group, ist «Themenradar» und «Brückenbauer» zwischen dem Fachbereich Finanz & Controlling und der IT. Mit seiner mehr als 25-jährigen Erfahrung im Controlling und Risikomanagement bringt er das erforderliche Rüstzeug mit, das auf dem Weg zum «NEXT LEVEL Controlling» bzw. zur Digitalisierung des CFO-Bereichs gefragt ist.
Passende Arbeitshilfen
Wie können Unternehmen ein effektives Kostenmanagement implementieren, um aktuelle Herausforderungen zu meistern?
Effektives Kostenmanagement vor dem Hintergrund aktueller Herausforderungen
Kurz gesagt: Mit Kostenmanagement möchte man die Kosten beeinflussen. Es umfasst deshalb alle Methoden und Verfahren, die eine Einflussnahme auf die Kosten unterstützen. Dabei geht es in der Regel um die Reduzierung von Kosten. Vor dem Hintergrund der aktuellen Gesamtlage geht es aber auch vermehrt darum, wie sich unter Beurteilung von Engpassfaktoren ein optimaler Produktionsmix bzw. ein optimales Ergebnis ableiten lässt.
Kostenrechnung und Kostenmanagement ergänzen einander dabei insofern, als Kostenmanagement nur erfolgreich durchgeführt werden kann, wenn eine aussagefähige Erfassung und Abbildung der Kosten erfolgt und die Kostenrechnung die Wirkungen des Kostenmanagements aufzeigen kann. Wie ein effektives Kostenmanagement aussieht, wird nachfolgend erläutert.
Neben den Steuerungsaufgaben gehören zu einem funktionierenden Kostenmanagement-Konzept auch Kostenplanungs- und -kontrollaufgaben. In wirtschaftlich schwierigen bzw. unsicheren Zeiten, ist es erforderlich, die veränderten Absatzchancen mit erforderlichen Anpassungen der Produktionskapazitäten in Einklang zu bringen. Heftige Preisanstiege bei Rohstoffen und Transportmitteln, aber auch Beschaffungsengpässe stellen hierbei das Kostenmanagement und eigentlich die gesamte Unternehmenssteuerung auf eine harte Probe. Einen kurzfristigen und reaktiven Schwerpunkt im Kostenmanagement zu setzen, um das Überleben des Unternehmens zu sichern, ist aktuell im Fokus. Nicht ausser Acht zu lassen sind jedoch die gesamtwirtschaftlichen und gesellschaftlichen Entwicklungen – wie Sustainability & ESG sowie der «Green Deal» der EU –, die zu einem nachhaltigen Transformationsprozess ganzer Geschäftsmodelle führen und die strategische Dimension des Kostenmanagements betreffen.
Um konkrete Massnahmen zur Erreichung der erarbeiteten Kostenziele umsetzen zu können, ist zunächst die Ist-Situation in Form einer Kostenanalyse zu erfassen. Dabei geht es darum, einen Überblick über den Kostenzustand des Unternehmens zu erhalten. Gegenstand derartiger Analysen sind das Kostenniveau (absolute Höhe der Kosten), die Kostenstruktur (Anteil der fixen und variablen Kosten) und der Kostenverlauf (Reaktion der Kosten auf Variation eines oder mehrerer Kostentreiber wie z.B. Beschäftigung oder Beschaffungspreise etc.). Ausserdem gilt es, die relevanten Kostentreiber an sich und deren Einfluss auf das Kostenverhalten zu identifizieren.
Umfassende Kostensteuerung
Aufbauend auf den Planvorgaben und den Ergebnissen der Kostenanalyse lassen sich nun konkrete Handlungsbedarfe identifizieren und diese in einer Massnahmenplanung, einer Programmplanung oder in einem permanenten Prozess etablieren. Die Implementierung dieser Massnahmen bedingt üblicherweise mehr oder weniger drastische Veränderungen der bestehenden Organisation, Prozesse, Produkteigenschaften oder sogar des Produktportfolios.
Eine zuverlässige Kostenkontrolle sicherstellen
Um Abweichungen von den Planvorgaben erkennen und rechtzeitig entgegenwirken zu können, sind Kontrollen durchzuführen. Diese können den Charakter von Soll-Ist-Vergleichen haben. Dies bringt jedoch den Nachteil mit sich, dass bei Abweichungen nicht mehr entgegengewirkt werden kann. Deshalb ist es sinnvoll, in kürzeren Abständen sogenannte Planfortschrittskontrollen durchzuführen. Dies ist vor allem für Massnahmen und Projekte üblich. Dabei wird überprüft, ob man mit dem derzeitigen Stand der Entwicklungen die endgültigen Zielvorgaben noch erreichen kann bzw. ob der Weg zum Ziel noch stimmt.
Ausserdem ist es ratsam, in regelmässigen Abständen die Rahmenbedingungen, die zum Zeitpunkt der Planung vorherrschten, auf Gültigkeit zu überprüfen. Den Abweichungen lässt sich durch Massnahmen entgegenwirken, oder die Massnahmen sind an die geänderten Zielvorgaben anzupassen.
Um dem steuernden Charakter des Kostenmanagements zu entsprechen, sind im Rahmen der Kostenanalyse auch Frühwarnindikatoren in die Kostenanalyse und die Planungsvorgänge miteinzubeziehen. Dabei handelt es um Signale, die die zukünftigen Entwicklungen der Rahmenbedingungen anzeigen.
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