01.04.2015

ABC-Analyse: Senkung der betrieblichen Beschaffungskosten

In der Praxis wird den Kostensenkungsmöglichkeiten im Beschaffungsprozess regelmässig zu wenig Beachtung geschenkt. Lesen Sie in diesem Beitrag mehr zur ABC-Analyse und profitieren Sie von unserer Arbeitshilfe zum Sofort-Download.

Von: Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch   Drucken Teilen  

Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch

Thomas Rautenstrauch ist Professor für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Accounting und Controlling sowie Leiter des Center for Accounting & Controlling an der HWZ Hochschule für Wirtschaft Zürich. Weiterhin ist er als Gastprofessor für Management Accounting im Executive MBA des Institute for Management in Technology (iimt) an der Universität Fribourg tätig. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.

ABC-Analyse

Das Bemühen um eine Ausschöpfung von Kostensenkungsmöglichkeiten erfordert im Allgemeinen, wie auch für die Beschaffungsfunktion, im Besonderen eine systematische Herangehensweise, welche mit einer ABC-Analyse beginnen sollte.

So gilt es zunächst einen wertmässigen Überblick über die Beschaffungsgüter des Unternehmens zu gewinnen, da Massnahmen zur Kostensenkung dort die grösste Wirkung zeigen, wo der wertmässige Anteil der Beschaffungsgüter der Unternehmung am höchsten ist.  

Eine Methode zur Erreichung dieses Ziels ist die ABC-Analyse zur Senkung von Beschaffungskosten. Die Einkaufs- und Bestandsdaten eines Referenzzeitraums können in drei Kategorien A, B und C eingeteilt werden. Das Kriterium für die Zuordnung ist der wertmässige Anteil der Beschaffungsgüter am gesamten Beschaffungswert einer Periode. Hierzu werden nicht nur alle aktuellen Beschaffungsgüter sondern zusätzlich auch diejenigen der zurückliegenden zwei Jahre in die Analyse einbezogen und hinsichtlich Ihrer Kostenhöhe in eine Rangfolge gebracht. Das Ziel der Methode ist dabei festzustellen:

  • Welche Beschaffungsgüter in der Praxis den grössten Anteil an den Gesamtkosten einnehmen und somit die stärkste Aufmerksamkeit der Entscheider im Einkauf erhalten sollten.
  • Welche Beschaffungsgüter sich hinsichtlich ihrer Bedeutung massgeblich verändert haben (Senkung bzw. Steigerung >10% innerhalb des Referenzzeitraums.

Ergebnis einer ABC-Analyse

Die Abbildung dokumentiert beispielhaft das Ergebnis einer ABC-Analyse von Beschaffungsgütern und zeigt damit auch den Informationswert dieser Methode auf. Die Daten erhält man, wenn man die Bestellmengen der einzelnen Beschaffungsgüter über den Referenzzeitraum mit ihren Einstandspreisen multipliziert und so die Beschaffungswerte ermittelt. Die Bestellmengen sowie die Gesamtsumme der Beschaffungswerte sollten sich in jedem Fall mit der Lagerbuchhaltung abstimmen lassen.

Anschliessend sind die errechneten Beschaffungswerte absteigend zu sortieren und mit ihren prozentualen Anteilen am Beschaffungsgesamtwert zu ermitteln – einzeln sowie kumuliert. Danach ist die Einteilung in die Kategorien A, B und C vorzunehmen, wobei für die A-Kategorie ein kumulierter Anteilswert von 70 bis 80 % und für die im Anschluss folgende B-Kategorie von 80 bis 90% zur Anwendung kommt. Die Grenzwerte zwischen den Kategorien A, B und C sind jedoch keinesfalls fix, sondern im Zusammenhang mit der Datensituation zu bestimmen.

Beschaffungsgüter CHF
Anteil in %
Kum. Anteil in %
Klassifizierung
Material d164'950 14.4% 14.4% A
Teil z152'700 13.4% 27.8% A
Material g 139'200 12.2% 40.0% A
Bauteil x 117'450 10.3% 50.3% A
Hilfsmaterial c 95'900 8.4% 58.7% A
Material e 82'650 7.2% 65.9% A
Teil y 79'600 7.0% 72.9% A
Hilfsmaterial b 61'350 5.4% 78.3% B
Hilfsmaterial a 56'800 5.0% 83.3% B
Teil u 47'900 4.2% 87.5% B
Teil w 38'350 3.4% 90.8% B
Material a 31'600 2.8% 93.6% C
Material f 18'900 1.7% 95.2% C
Material h 13'550 1.2% 96.4% C
Bauteil s 12'800 1.1% 97.5% C
Bauteil r 9'200 0.8% 98.4% C
Hilfsmaterial d 6'750 0.6% 98.9% C
Teil x 4'400 0.4% 99.3% C
Teil q 3'950 0.3% 99.7% C
Teil r 3'700 0.3% 100.0% C
Total 1'141'700 100.0%

Kategorie A

Wie die Abbildung der ABC-Analyse erkennen lässt, fallen sechs Beschaffungsgüter in die Kategorie A, da sie einen Wertanteil von 72.9% an den Gesamtkosten umfassen. Die Beschaffungsgüter der Kategorie A sollten folglich auch die grösste Aufmerksamkeit im Hinblick auf notwendige Einsparungsmöglichkeiten erhalten, weil durch zusätzlich verhandelte Rabatte und Nachlässe auf den bisherigen Beschaffungspreis hier der grösste Einsparungseffekt erzielt werden kann.

Interessant ist auch die Einsicht, dass sich bei Beschaffungsgütern der Mengenanteil umgekehrt proportional zum Wertanteil verhält. Nach der empirisch oft beobachtbaren 80:20-Regel bedeutet dies, dass ca. 20% der Beschaffungsgüter einen Anteil von ca. 80% am gesamten Beschaffungswert ausmachen. Es besteht damit die Herausforderung, diese wichtigsten 20% (also die Beschaffungsgüter der A-Kategorie) herauszufiltern und Einsparungsmassnahmen auf diese zu beziehen, da hier die wertmässig grössten Einsparungspotenziale vorhanden sind.

Kategorie C

Zwar sind Beschaffungsgüter der Kategorie C für die Unternehmung aus Sicht des Wertanteils nur von geringer Relevanz, aber dennoch lassen sich auch hier Einsparungen realisieren. So stellt sich für die Planung von Kostensenkungsmassnahmen betreffend Beschaffungsgüter der Kategorie C die Frage, ob es Möglichkeiten zum Verzicht auf bzw. zum Ersatz von einzelnen Beschaffungsgütern gibt, um die C-Beschaffungsgüter mengenmässig zur reduzieren. Produzierende Unternehmen können durch die Verwendung von Gleichteilen bzw. Standardteilen im Rahmen einer Baukastenfertigung nicht nur die Menge der verwendeten Beschaffungsgüter massgeblich reduzieren, sondern auch die damit verbundenen Prozesskosten. Durch den Verzicht oder den Ersatz von Beschaffungsgütern reduziert sich folglich auch der Aufwand durch wegfallende Beschaffungsvorgänge, Lieferantenpflege und -kommunikation und weitere Aktivitäten und Prozesse. Folgendes Beispiel soll diesen Zusammenhang verdeutlichen:

Beispiel
Ein Unternehmen, verfolgt im Vertrieb die Absicht, die Kundenzufriedenheit einer spezifischen Käufergruppe durch ein auf sie zugeschnittenes Angebot zu befriedigen. Daraus resultiert in der Folge die Ausweitung der bisherigen Produktvarianten um eine weitere Variante, was zu einer Variantenkomplexität führt, welche sich dann in den Bereichen Materialwirtschaft, Logistik, Materialeinkauf usw. in einer erhöhten Teilekomplexität niederschlägt. Die erhöhte Komplexität verursacht so einen Mehraufwand in den indirekten Leistungsbereichen, der sich durch gestiegene Prozesskosten beziffern lässt, aber zumeist nur schwierig quantifiziert werden kann.

Fazit

Kostensenkungen im Beschaffungsbereich sollten auf Grundlage einer ABC-Analyse und deren Ergebnisse abgestützt werden. Diese erlaubt dann sich mit den wesentlichen Beschaffungsgütern gezielt zu befassen, um Kosteneinsparungsmöglichkeiten bei den wertmässig bedeutendsten Materialien zu suchen. Zusätzlich sollte beachtet werden, dass sich auch Einsparungseffekte durch eine Verringerung der Komplexität erreichen lassen, in dem eine Verringerung der C-Beschaffungsgüter angestrebt wird.

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