ABC-Analyse: Senkung der betrieblichen Beschaffungskosten
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die ABC-Analyse ist ein systematisches Instrument, um Beschaffungsgüter nach ihrem wertmässigen Anteil am Gesamtbeschaffungswert zu kategorisieren. Dabei erhalten Güter der Kategorie A, die meist 70 bis 80 % der Kosten ausmachen, die höchste Priorität für Verhandlungen und Rabatte. Gleichzeitig ermöglicht die Methode, bei Kategorie C durch Standardisierung und Verzicht auf unnötige Teile Prozesskosten zu reduzieren und die Komplexität in der Materialwirtschaft zu senken.
Die wichtigsten Punkte:
- Kategorie A-Güter (ca. 70–80 % des Werts) erfordern die intensivste Steuerung und Verhandlungstätigkeit.
- Kategorie B-Güter (ca. 10–20 % des Werts) benötigen eine moderate, aber regelmässige Überwachung.
- Kategorie C-Güter (ca. 5–10 % des Werts) bieten Potenzial zur Kostensenkung durch Vereinfachung und Standardisierung.
- Die Analyse sollte Daten aus dem aktuellen Jahr sowie den zurückliegenden zwei Jahren umfassen.
- Die Grenzwerte zwischen den Kategorien sind nicht starr, sondern an die spezifische Datensituation anzupassen.
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Prof. Dr. rer. pol. Thomas Rautenstrauch ist Dozent für Controlling und Corporate Finance im Institut für Finance and Law der OST - Ostschweizer Fachhochschule. Er wirkt zudem seit 2007 als Dozent und Prüfungsexperte bei der ExpertSuisse für die Ausbildung zum dipl. Wirtschaftsprüfer und dipl. Steuerexperten sowie seit 2014 als Gastprofessor für Managerial Accounting im EMBA des MCI Management Center Innsbruck. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.
Wie senkt die ABC-Analyse die Beschaffungskosten im Schweizer KMU?
Einleitung in die ABC-Analyse
Das Bemühen um eine Ausschöpfung von Kostensenkungsmöglichkeiten erfordert im Allgemeinen, wie auch für die Beschaffungsfunktion, im Besonderen eine systematische Herangehensweise, welche mit einer ABC-Analyse beginnen sollte.
So gilt es zunächst einen wertmässigen Überblick über die Beschaffungsgüter des Unternehmens zu gewinnen, da Massnahmen zur Kostensenkung dort die grösste Wirkung zeigen, wo der wertmässige Anteil der Beschaffungsgüter der Unternehmung am höchsten ist.
Eine Methode zur Erreichung dieses Ziels ist die ABC-Analyse zur Senkung von Beschaffungskosten. Die Einkaufs- und Bestandsdaten eines Referenzzeitraums können in drei Kategorien A, B und C eingeteilt werden. Das Kriterium für die Zuordnung ist der wertmässige Anteil der Beschaffungsgüter am gesamten Beschaffungswert einer Periode. Hierzu werden nicht nur alle aktuellen Beschaffungsgüter sondern zusätzlich auch diejenigen der zurückliegenden zwei Jahre in die Analyse einbezogen und hinsichtlich Ihrer Kostenhöhe in eine Rangfolge gebracht. Das Ziel der Methode ist dabei festzustellen:
- Welche Beschaffungsgüter in der Praxis den grössten Anteil an den Gesamtkosten einnehmen und somit die stärkste Aufmerksamkeit der Entscheider im Einkauf erhalten sollten.
- Welche Beschaffungsgüter sich hinsichtlich ihrer Bedeutung massgeblich verändert haben (Senkung bzw. Steigerung >10% innerhalb des Referenzzeitraums.
Ergebnis einer ABC-Analyse
Die Abbildung dokumentiert beispielhaft das Ergebnis einer ABC-Analyse von Beschaffungsgütern und zeigt damit auch den Informationswert dieser Methode auf. Die Daten erhält man, wenn man die Bestellmengen der einzelnen Beschaffungsgüter über den Referenzzeitraum mit ihren Einstandspreisen multipliziert und so die Beschaffungswerte ermittelt. Die Bestellmengen sowie die Gesamtsumme der Beschaffungswerte sollten sich in jedem Fall mit der Lagerbuchhaltung abstimmen lassen.
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Anschliessend sind die errechneten Beschaffungswerte absteigend zu sortieren und mit ihren prozentualen Anteilen am Beschaffungsgesamtwert zu ermitteln – einzeln sowie kumuliert. Danach ist die Einteilung in die Kategorien A, B und C vorzunehmen, wobei für die A-Kategorie ein kumulierter Anteilswert von 70 bis 80 % und für die im Anschluss folgende B-Kategorie von 80 bis 90% zur Anwendung kommt. Die Grenzwerte zwischen den Kategorien A, B und C sind jedoch keinesfalls fix, sondern im Zusammenhang mit der Datensituation zu bestimmen.
| Beschaffungsgüter | CHF | Anteil in % | Kum. Anteil in % | Klassifizierung |
| Material d | 164'950 | 14.4% | 14.4% | A |
| Teil z | 152'700 | 13.4% | 27.8% | A |
| Material g | 139'200 | 12.2% | 40.0% | A |
| Bauteil x | 117'450 | 10.3% | 50.3% | A |
| Hilfsmaterial c | 95'900 | 8.4% | 58.7% | A |
| Material e | 82'650 | 7.2% | 65.9% | A |
| Teil y | 79'600 | 7.0% | 72.9% | A |
| Hilfsmaterial b | 61'350 | 5.4% | 78.3% | B |
| Hilfsmaterial a | 56'800 | 5.0% | 83.3% | B |
| Teil u | 47'900 | 4.2% | 87.5% | B |
| Teil w | 38'350 | 3.4% | 90.8% | B |
| Material a | 31'600 | 2.8% | 93.6% | C |
| Material f | 18'900 | 1.7% | 95.2% | C |
| Material h | 13'550 | 1.2% | 96.4% | C |
| Bauteil s | 12'800 | 1.1% | 97.5% | C |
| Bauteil r | 9'200 | 0.8% | 98.4% | C |
| Hilfsmaterial d | 6'750 | 0.6% | 98.9% | C |
| Teil x | 4'400 | 0.4% | 99.3% | C |
| Teil q | 3'950 | 0.3% | 99.7% | C |
| Teil r | 3'700 | 0.3% | 100.0% | C |
| Total | 1'141'700 | 100.0% |
Kategorie A
Wie die Abbildung der ABC-Analyse erkennen lässt, fallen sechs Beschaffungsgüter in die Kategorie A, da sie einen Wertanteil von 72.9% an den Gesamtkosten umfassen. Die Beschaffungsgüter der Kategorie A sollten folglich auch die grösste Aufmerksamkeit im Hinblick auf notwendige Einsparungsmöglichkeiten erhalten, weil durch zusätzlich verhandelte Rabatte und Nachlässe auf den bisherigen Beschaffungspreis hier der grösste Einsparungseffekt erzielt werden kann.
Interessant ist auch die Einsicht, dass sich bei Beschaffungsgütern der Mengenanteil umgekehrt proportional zum Wertanteil verhält. Nach der empirisch oft beobachtbaren 80:20-Regel bedeutet dies, dass ca. 20% der Beschaffungsgüter einen Anteil von ca. 80% am gesamten Beschaffungswert ausmachen. Es besteht damit die Herausforderung, diese wichtigsten 20% (also die Beschaffungsgüter der A-Kategorie) herauszufiltern und Einsparungsmassnahmen auf diese zu beziehen, da hier die wertmässig grössten Einsparungspotenziale vorhanden sind.
Checkliste
- Ermitteln Sie die Bestellmengen und Einstandspreise aller Beschaffungsgüter über einen definierten Referenzzeitraum.
- Beziehen Sie zusätzlich Daten der zurückliegenden zwei Jahre in die Analyse ein.
- Multiplizieren Sie Mengen mit Preisen, um die individuellen Beschaffungswerte zu berechnen.
- Stimmen Sie die ermittelten Werte mit der Lagerbuchhaltung ab, um Datenkonsistenz sicherzustellen.
- Sortieren Sie die Beschaffungswerte absteigend und berechnen Sie die prozentualen Anteile sowie die kumulierten Werte.
- Definieren Sie die Grenzwerte für Kategorien A, B und C basierend auf Ihrer spezifischen Datenverteilung.
- Fokussieren Sie Verhandlungen und Rabattstrategien primär auf die identifizierten Kategorie-A-Güter.
- Prüfen Sie bei Kategorie-C-Gütern Möglichkeiten zum Ersatz durch Gleichteile oder Standardteile.
- Reduzieren Sie die Variantenkomplexität, um indirekte Prozesskosten in Logistik und Einkauf zu senken.
- Leiten Sie konkrete Massnahmen zur Kostensenkung aus den Analyseergebnissen ab und setzen Sie diese um.
Kategorie C
Zwar sind Beschaffungsgüter der Kategorie C für die Unternehmung aus Sicht des Wertanteils nur von geringer Relevanz, aber dennoch lassen sich auch hier Einsparungen realisieren. So stellt sich für die Planung von Kostensenkungsmassnahmen betreffend Beschaffungsgüter der Kategorie C die Frage, ob es Möglichkeiten zum Verzicht auf bzw. zum Ersatz von einzelnen Beschaffungsgütern gibt, um die C-Beschaffungsgüter mengenmässig zur reduzieren. Produzierende Unternehmen können durch die Verwendung von Gleichteilen bzw. Standardteilen im Rahmen einer Baukastenfertigung nicht nur die Menge der verwendeten Beschaffungsgüter massgeblich reduzieren, sondern auch die damit verbundenen Prozesskosten. Durch den Verzicht oder den Ersatz von Beschaffungsgütern reduziert sich folglich auch der Aufwand durch wegfallende Beschaffungsvorgänge, Lieferantenpflege und -kommunikation und weitere Aktivitäten und Prozesse. Folgendes Beispiel soll diesen Zusammenhang verdeutlichen:
Beispiel
Ein Unternehmen, verfolgt im Vertrieb die Absicht, die Kundenzufriedenheit einer spezifischen Käufergruppe durch ein auf sie zugeschnittenes Angebot zu befriedigen. Daraus resultiert in der Folge die Ausweitung der bisherigen Produktvarianten um eine weitere Variante, was zu einer Variantenkomplexität führt, welche sich dann in den Bereichen Materialwirtschaft, Logistik, Materialeinkauf usw. in einer erhöhten Teilekomplexität niederschlägt. Die erhöhte Komplexität verursacht so einen Mehraufwand in den indirekten Leistungsbereichen, der sich durch gestiegene Prozesskosten beziffern lässt, aber zumeist nur schwierig quantifiziert werden kann.
Fazit der ABC-Analyse
Kostensenkungen im Beschaffungsbereich sollten auf Grundlage einer ABC-Analyse und deren Ergebnisse abgestützt werden. Diese erlaubt dann sich mit den wesentlichen Beschaffungsgütern gezielt zu befassen, um Kosteneinsparungsmöglichkeiten bei den wertmässig bedeutendsten Materialien zu suchen. Zusätzlich sollte beachtet werden, dass sich auch Einsparungseffekte durch eine Verringerung der Komplexität erreichen lassen, in dem eine Verringerung der C-Beschaffungsgüter angestrebt wird.
FAQ: ABC-Analyse
Warum ist die ABC-Analyse für die Kostensenkung entscheidend?
Sie identifiziert diejenigen Beschaffungsgüter, die den grössten finanziellen Einfluss haben. Konzentriert man sich auf Kategorie A, erzielt man durch Rabatte und Nachlässe den grössten Hebel für die Gesamtkostenreduktion.
Wie werden die Kategorien A, B und C typischerweise definiert?
Kategorie A umfasst meist 70 bis 80 % des kumulierten Beschaffungswerts, Kategorie B folgt mit einem weiteren Anteil von etwa 10 bis 20 % (bis 90 % kumuliert), und Kategorie C deckt den restlichen, geringen Wertanteil ab. Diese Werte sind jedoch flexibel an die Unternehmenssituation anzupassen.
Welche Rolle spielt Kategorie C bei der Kostenoptimierung?
Obwohl Kategorie C nur einen geringen Wertanteil hat, bietet sie Potenzial zur Senkung von Prozesskosten. Durch die Reduktion der Teilevielfalt, den Einsatz von Standardteilen oder den Verzicht auf unnötige Beschaffungsgüter lassen sich administrative Aufwände und Lagerkosten deutlich verringern.
Wie oft sollte eine ABC-Analyse durchgeführt werden?
Eine regelmässige Durchführung, idealerweise jährlich, ist empfehlenswert, um Veränderungen in der Beschaffungslage zu erkennen. Die Analyse sollte dabei immer Daten aus dem aktuellen Zeitraum sowie den zwei vorangegangenen Jahren einbeziehen, um Trends zu identifizieren.
Was passiert, wenn sich die Bedeutung von Beschaffungsgütern ändert?
Die ABC-Analyse zeigt nicht nur den aktuellen Status, sondern auch signifikante Veränderungen (z. B. Steigerungen oder Senkungen von über 10 %). Solche Verschiebungen erfordern eine Anpassung der Einkaufsstrategie, um neue Prioritäten richtig zu setzen.
